Оформляем авансовый отчет (Ю.Н. Калмыкова, "Руководитель бюджетной организации", N 5, май 2013 г.)

Оформляем авансовый отчет

Каждая организация выдает денежные средства своим сотрудникам для приобретения каких-либо товаров или для поездки в командировку. Сотрудник, в свою очередь, должен отчитаться перед бухгалтерией об израсходованных денежных средствах. Для этого разработана специальная форма - авансовый отчет. Попробуем разобраться во всех нюансах оформления этого документа.

Авансовый отчет (форма 0504049 *(1)) применяется в бюджетных организациях для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Воспользуйтесь формой

Формы первичных учетных документов для бюджетных организаций устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ*(2). Поэтому, если вы не хотите проблем с налоговой инспекцией, проследите, чтобы авансовый отчет вашего работника был составлен по утвержденной форме.

Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение о порядке ведения кассовых операций), утвержденного ЦБ РФ, подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник не составит отчет в течение указанного срока, никаких штрафных санкций за это не предусмотрено, главное - не давать ему под отчет новых сумм до полного погашения задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег*(3).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре, заполняется подотчетным лицом и работником бухгалтерской службы организации. К нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Обратите внимание, что со временем билеты и чеки выцветают, поэтому для обеспечения сохранности и читаемости информации рекомендуем копировать документы с заверением уполномоченным на это лицом.

Требования к заполнению

Авансовый отчет (форма 0504049) оформляется подотчетным лицом, работником бухгалтерской службы бюджетной организации и утверждается руководителем бюджетной организации.

При его заполнении подотчетные лица приводят общие сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1-6 о фактически израсходованных ими суммах на оборотной стороне с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (товарные чеки, чеки ККТ, квитанции, проездные билеты и иные документы). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В конце отчета ставится подпись подотчетного лица.

Работник бухгалтерской службы бюджетной организации получает от подотчетного лица заполненный авансовый отчет, после чего происходит его регистрация. Авансовые отчеты нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года. Далее работник бухгалтерии проверяет правильность заполнения всех реквизитов, соответствие произведенных расходов приложенным оправдательным документам. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Взамен сданного отчета работник бухгалтерской службы бюджетной организации выдает подотчетному лицу расписку (отрывная часть бланка).

После заполнения авансовый отчет, оформленный и подписанный подотчетным лицом, работником бухгалтерской службы бюджетной организации и главным бухгалтером бюджетной организации, передается на утверждение ее руководителю.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерская служба бюджетной организации производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке и осуществляет окончательные расчеты с подотчетным лицом.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (в рублях по курсу ЦБ РФ). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации.

Суммы авансовых денежных средств, полученных подотчетным лицом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Обратите внимание, что авансовые отчеты хранятся в архиве бухгалтерской службы бюджетной организации в соответствии с установленным в ней порядком, но не менее пяти лет*(4).

Возврат подотчетных денежных средств

Может возникнуть такая ситуация, что подотчетное лицо потратило меньшую сумму, чем та, которая была ему выдана. В этом случае сотрудник должен вернуть остаток неизрасходованных денежных средств в кассу бюджетной организации. Для этого необходимо оформить приходный кассовый ордер.

Но бывает и так, что работник не хочет добровольно возвращать неизрасходованные денежные средства. Возникает резонный вопрос: как быть в этой ситуации? Ответ прост: остаток неизрасходованных средств следует удержать из его заработной платы. Для этого руководствуемся ст. 137 ТК РФ, в которой сказано, что удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности могут производиться, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях.

Работодатель вправе принять решение об удержании средств из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат (при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания).

В соответствии с Письмом Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0 решение об удержании работодатель принимает и оформляет в виде приказа или распоряжения, унифицированной формы которого нормативными правовыми актами не установлено. Для удержания сумм из заработной платы с работника необходимо получить его письменное согласие. Также обратите внимание, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выдаче заработной платы не может превышать 20%.

Ю.Н. Калмыкова,

эксперт журнала

"Руководитель бюджетной организации"

"Руководитель бюджетной организации", N 5, май 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

*(2) Пункт 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(3) Пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций.

*(4) Пункт 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".