Вопрос: Сотрудники силового ведомства входят в административное здание строго по электронным пропускам. Каков порядок учета электронных пропусков, изготовленных в виде пластиковых карт, в бухгалтерском учете? ("Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.)

Сотрудники силового ведомства входят в административное здание строго по электронным пропускам. Каков порядок учета электронных пропусков, изготовленных в виде пластиковых карт, в бухгалтерском учете?

С учетом специфики деятельности отдельных силовых министерств и ведомств применение охранных комплексов в виде турникетов продиктовано мерами безопасности.

Электронный пропускной документ предназначен для многократного (однократного) прохода на охраняемую территорию. При проходе через турникет владелец электронного пропускного документа прикладывает его к считывателю радиочастотных карт. При положительном сравнении имеющихся данных, нанесенных на пластиковую карту электронного пропуска, турникет разрешает доступ на территорию объекта (в административное здание). Таким образом, персональная электронная карта (пропуск) является основным документом работника для прохода в здание через контрольно-пропускной пункт.

Порядок использования персональных электронных карт (пропусков), а также осуществления контроля за их использованием и выдачей утверждается внутренними документами по силовому министерству и ведомству.

Как правило, персональная электронная карта (пропуск) выдается работнику под личную роспись в журнале выдачи персональных электронных карт (пропусков).

Изымается электронный пропуск в случае увольнения сотрудника из силового ведомства (министерства) до проведения с ним полного расчета при подписании обходного листа.

Таким образом, исходя из предназначения данного устройства и того, что оно подлежит специальному учету и контролю, целесообразности его учитывать как объект бухгалтерского учета на балансовых счетах учреждения не имеется.

Вместе с тем в целях организации порядка использования электронных пропусков, а также внутреннего контроля за их движением между ответственными лицами, целесообразно вести учет на забалансовом счете.

Положениями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Инструкции N 157н*(1) бухгалтерский учет операций учреждения осуществляется в денежном эквиваленте, при этом особенности организации бухгалтерского учета устанавливаются учетной политикой учреждения.

На основании изложенного учет пластиковых карт (электронных пропусков) целесообразно осуществлять по условной оценке "одна карта - один рубль" в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной им учетной политики. Указанным локальным актом учреждения согласно п. 332 Инструкции N 157н учреждение вправе ввести дополнительный забалансовый счет в целях организации управленческого учета электронных пропусков либо предусмотреть их учет на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

Рассмотрим отражение операции, связанной с изготовлением и выдачей электронных пропусков, в учете казенного учреждения.

Пример

Казенное учреждение заключило договор на изготовление пластиковых карт пропусков для выдачи сотрудникам. Поставщик выполнил услуги по изготовлению 20 карт на сумму 5 000 руб. (стоимость условная). После принятия их к учету они были выданы материально ответственным лицом сотрудникам учреждения.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оплачена стоимость услуг по изготовлению пластиковых карт (пропусков)	1 302 26 830	1 304 05 226	5 000
Оказана услуга по изготовлению карт-пропусков	1 401 20 226	1 302 26 730	5 000
Приняты к учету карты пропуска в место их хранения (например, КПП)	03 (ФИО м.о.л.)		20
Выданы из отдела учета пропусков карты (электронные пропуска) сотрудникам учреждения		03 (ФИО сотрудников учреждения)	20

М. Зарипова,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 мая 2013 г.

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.