Новые формы документов индивидуального (персонифицированного) учета (О. Заболонкова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.)

Новые формы документов индивидуального (персонифицированного) учета

Введены новые формы документов для индивидуального (персонифицированного) учета, которые должны представляться страхователями в ПФР с 2013 года. Рассмотрим, какие это документы и как их заполнять.

Напомним, что все страхователи обязаны представлять в ПФР необходимые сведения в целях персонифицированного учета застрахованных лиц (ст. 11, 15 Закона N 27-ФЗ*(1)). Страхователи - это юридические лица и их обособленные подразделения, осуществляющие прием на работу по трудовому договору, а также заключающие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы. В целях Закона N 27-ФЗ организации, в которых лица, осужденные к лишению свободы, привлекаются к труду, приравнены к понятию "страхователь". Индивидуальный (персонифицированный) учет - организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством РФ (ст. 1 Закона N 27-ФЗ).

Постановлением Правления ПФ РФ от 28.01.2013 N 17п "О внесении изменений в Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 июля 2006 г. N 192п" введены следующие формы:

- "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (СЗВ-6-4)" (далее - сведения СЗВ-6-4);

- "Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (АДВ-6-5)" (опись АДВ-6-5).

Сведения СЗВ-6-4, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, формируются отдельной пачкой.

Также формируются отдельными пачками сведения СЗВ-6-4:

- с типом формы "корректирующая", "отменяющая";

- подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, содержащие корректирующие сведения.

В сведениях СЗВ-6-4, сформированных в пачку, реквизит "N п/п" (порядковый номер) заполняется сквозным порядком в пределах пачки.

Сведения СЗВ-6-4 представляются страхователями с первого отчетного периода 2013 года.

Напомним, что отчетными периодами признаются I квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год (ст. 1 Закона N 27-ФЗ).

Страхователь представляет в территориальный орган ПФР относящиеся к отчетному периоду индивидуальные сведения в отношении каждого работающего у него застрахованного лица ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, пп. 1 п. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ*(2)). Данные сведения представляются вместе с расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам (форма РСВ-1 *(3)).

Например, в 2013 году за I квартал необходимо представить сведения в ПФР до 15 мая.

Правила заполнения сведений СЗВ-6-4

Сведения СЗВ-6-4 формируются в отдельные пачки для каждого кода категории застрахованного лица и типа договора и сопровождаются формой АДВ-6-5.

Сумма страховых взносов на страховую и накопительную части трудовой пенсии в этой форме указывается в размере суммы, начисленной с базы для начисления страховых взносов, но не более чем с предельно облагаемой.

Приведем перечень реквизитов формы сведений СЗВ-6-4 и правила их заполнения:

Реквизит	Правила заполнения	Обязательность заполнения
Реквизиты страхователя
Регистрационный номер ПФР	Указывается номер, под которым работодатель зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР	Заполнять обязательно. Регистрационный номер ПФР сообщается работодателю территориальным органом ПФР
Наименование организации (сокращенное)	Указывается краткое наименование организации	Заполнять обязательно
ИНН, КПП	Указывается ИНН налогоплательщика-работодателя и КПП	Заполнять обязательно
Код категории застрахованного лица	Заполняется в соответствии с одноименным классификатором параметров*. Корректирующие (отменяющие) сведения должны содержать код категории застрахованного лица, указанный в исходных сведениях	Заполнять обязательно
Дата представления в ПФР	Указывается дата приема документов территориальным органом ПФР	Заполняется территориальным органом ПФР
Отчетный период	Символом "Х" отмечается отчетный период (квартал, полугодие, девять месяцев, год), сведения за который содержит форма	Заполнять обязательно
Тип сведений (отмечается символом "Х")
Исходные	Сведения, первый раз подаваемые страхователем за застрахованное лицо	Заполнять обязательно. Если представленная исходная форма была возвращена страхователю из-за содержащихся в ней ошибок, взамен представляется также исходная форма
Корректирующие	Сведения, подаваемые с целью изменения ранее поданных сведений о застрахованном лице за указанный отчетный период. В случае перерегистрации страхователя при подаче корректирующей формы обязательным является заполнение реквизита "Регистрационный номер ПФР в корректируемый период"	Заполнять обязательно. Если в исходной форме были представлены сведения, не соответствующие действительности, в корректирующей форме указываются сведения в полном объеме. Таким образом, информация корректирующей формы полностью заменяет информацию исходной формы. Корректирующие формы представляются вместе с исходными формами за отчетный период, в котором была обнаружена ошибка. Сопровождаются формой АДВ-6-2. При этом отчетный период, за который вносятся изменения, указывается в графе "За отчетный период" напротив типа формы "Корректирующая"
Отменяющие	Сведения, подаваемые с целью полной отмены ранее поданных сведений о застрахованном лице за указанный отчетный период. В случае перерегистрации страхователя при подаче отменяющей формы обязательным является заполнение реквизита "Регистрационный номер ПФР в корректируемый период"	Заполнять обязательно. В отменяющей форме заполняются реквизиты до "Страховой номер" включительно. Отменяющие формы представляются вместе с исходными формами за отчетный период, в котором была обнаружена ошибка. Сопровождаются формой АДВ-6-2. При этом отчетный период, за который вносятся изменения, указывается в графе "За отчетный период" напротив типа формы "Отменяющая"
Договор (тип договора), заключенный с застрахованным лицом (отмечается символом "Х")
Трудовой	Заполняется по застрахованным лицам, которым плательщики страховых взносов осуществляют начисления в виде выплат и иных вознаграждений в их пользу по трудовым договорам	Заполнять обязательно
Гражданско-правовой	Заполняется по застрахованным лицам, которым плательщики страховых взносов осуществляют начисления в виде выплат и иных вознаграждений в их пользу по гражданско-правовым договорам	Заполнять обязательно. В случае если с застрахованным лицом в течение отчетного периода заключено более одного гражданско-правового договора, на застрахованное лицо представляется одна форма СЗВ-6-4
Сведения о застрахованном лице
Фамилия, имя, отчество	Указываются в именительном падеже. Заполняется аналогично одноименным реквизитам СЗВ-1	Заполнять обязательно
Страховой номер	Указывается страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Заполняется аналогично одноименным реквизитам СЗВ-1	Заполнять обязательно
Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица
Указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица за последние три месяца отчетного периода с помесячной разбивкой в рублях и копейках		Заполнять в случае наличия в течение отчетного периода сведений. Указание итоговых значений обязательно
Сумма выплат и иных вознаграждений	Указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов в пользу физического лица в рамках трудовых отношений, в том числе трудовых и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в соответствии с п. 1 и 2 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, за исключением выплат, поименованных в п. 14 и 15 ст. 1 и в п. 3 ст. 9 указанного закона	Заполнять в случае наличия в течение отчетного периода сведений. Указание итоговых значений обязательно
В том числе выплаты и вознаграждения, на которые начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование: - входящие в базу для начисления страховых взносов, не превышающую предельную; - входящие в базу для начисления страховых взносов, превышающую предельную	Указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов в пользу физического лица, на которые плательщиками страховых взносов - страхователями начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Для плательщиков страховых взносов, осуществляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу членов экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов, в отношении членов экипажей судов указывается сумма выплат и иных вознаграждений, соответствующая сумме выплат и иных вознаграждений, на которые начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование	Заполнять в случае наличия в течение отчетного периода сведений. Указание итоговых значений обязательно
Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений застрахованного лица, занятого на соответствующих видах работ, на которые начислены страховые взносы по дополнительному тарифу
Указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица за последние три месяца отчетного периода с помесячной разбивкой в рублях и копейках		Заполнять в случае наличия в течение отчетного периода сведений. Указание итоговых значений обязательно
Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных застрахованному лицу, занятому на видах работ, указанных пп. 1 п. 1 Закона о трудовых пенсиях **	Указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов в пользу физического лица, на которые плательщиками страховых взносов - страхователями начислены страховые взносы по дополнительному тарифу	Заполнять в случае наличия в течение отчетного периода сведений. Указание итоговых значений обязательно
Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных застрахованному лицу, занятому на видах работ, указанных в пп. 2-18 п. 1 ст. 27 Закона о трудовых пенсиях	Указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов в пользу физического лица, на которые плательщиками страховых взносов - страхователями начислены страховые взносы по дополнительному тарифу	Заполнять в случае наличия в течение отчетного периода сведений. Указание итоговых значений обязательно
Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование
Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии	Начислено: указывается сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии, начисленная в последние три месяца отчетного периода, в рублях и копейках. Для плательщиков страховых взносов, осуществляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу членов экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов, в отношении членов экипажей судов указывается сумма страховых взносов, соответствующая сумме страховых взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по основному тарифу.	Заполнять в случае наличия сведений в течение отчетного периода
	Уплачено: указывается сумма уплаченных страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии в последние три месяца отчетного периода, в рублях и копейках. Суммы излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов в данном реквизите не учитываются	Заполнять в случае наличия сведений в течение отчетного периода или уплаты за застрахованное лицо (в т.ч. уволенное) задолженности за предыдущие отчетные периоды
Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии	Начислено: указывается сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, начисленная в последние три месяца отчетного периода, в рублях и копейках. Для плательщиков страховых взносов, осуществляющих выплаты и иные вознаграждения в пользу членов экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов, в отношении членов экипажей судов указывается сумма страховых взносов, соответствующая сумме страховых взносов на финансирование накопительной части трудовой пенсии по основному тарифу.	Заполнять в случае наличия сведений в течение отчетного периода
	Уплачено: указывается сумма страховых взносов, уплаченных на страховую часть трудовой пенсии в последние три месяца отчетного периода, в рублях и копейках. Суммы излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов в данном реквизите не учитываются	Заполнять в случае наличия сведений в течение отчетного периода или уплаты за застрахованное лицо (в том числе уволенное) задолженности за предыдущие отчетные периоды
Период работы за последние три месяца отчетного периода
С (дд.мм.гггг)	Даты должны находиться в пределах отчетного периода	Заполнять в случае наличия сведений в течение отчетного периода
Территориальные условия (код)	Заполняется аналогично одноименным реквизитам СЗВ-1. При этом размер районного коэффициента, установленный в централизованном порядке к заработной плате работников непроизводственных отраслей в районах Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, не указывается. Если работник выполняет работы в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени. Если работник выполняет работы в режиме неполного рабочего дня, отражается объем работ (доля ставки) в данный период	Заполнять в случае наличия сведений в течение отчетного периода
Особые условия труда (код)	Заполняются аналогично одноименным реквизитам СЗВ-1. Периоды отпуска без сохранения содержания и отпуска по временной нетрудоспособности указываются с использованием кодов классификатора параметров. Для застрахованных лиц, занятых на работах, указанных в пп. 1-18 п. 1 ст. 27 Закона о трудовых пенсиях, коды особых условий труда и (или) основания для досрочного назначения трудовой пенсии указываются только в случае начисления (уплаты) страховых взносов по дополнительному тарифу. При отсутствии начисления (уплаты) страховых взносов по дополнительному тарифу коды особых условий труда и (или) основания для досрочного назначения трудовой пенсии не указываются	Заполнять в случае наличия сведений в течение отчетного периода
Исчисление страхового стажа: - основание (код); - дополнительные сведения
Условия для досрочного назначения трудовой пенсии: - основание (код); - дополнительные сведения
* Приложение 1 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п (далее - Постановление N 192п). ** Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-Ф3 "О трудовых пенсиях в Российской Федерации".

Правила заполнения описи АДВ-6-5

Опись АДВ-6-5 представляется плательщиком страховых взносов - страхователем (работодателем) в составе пачки входящих исходных (корректирующих, отменяющих) документов, содержащих сведения СЗВ-6-4.

Опись документов, передаваемых страхователем (работодателем) в территориальный орган ПФР, подписывается исполнителем (по требованию руководителя), заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации.

Приведем перечень реквизитов описи АДВ-6-5 и правила их заполнения:

Реквизит	Правила заполнения	Обязательность заполнения
Реквизиты страхователя
Регистрационный номер ПФР	Указывается номер, под которым работодатель зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР	Заполнять обязательно. Регистрационный номер ПФР сообщается работодателю территориальным органом ПФР
Наименование организации (сокращенное)	Указывается краткое наименование организации	Заполнять обязательно
ИНН КПП	Указывается ИНН налогоплательщика работодателя и КПП	Заполнять обязательно
Код категории застрахованного лица	Заполняются в соответствии с одноименным классификатором параметров*	Заполнять обязательно
Дата представления в ПФР	Указывается дата приема документов территориальным органом ПФР	Заполняется территориальным органом ПФР
Отчетный период	Символом "Х" отмечается отчетный период (квартал, полугодие, девять месяцев, год), сведения за который содержит форма	Заполнять обязательно
Тип сведений	Заполняется аналогично одноименному реквизиту сведений СЗВ-6-4	Заполнять обязательно
Договор (тип договора), заключенный с застрахованным лицом (отмечается символом "Х")
Трудовой	Заполнять аналогично одноименному реквизиту сведений СЗВ-6-4	Заполнять обязательно
Гражданско-правовой
Количество документов в пачке	Указывается количество документов в пачке соответствующего типа	Заполнять обязательно
Номер пачки документов, присвоенный страхователем	Указывается порядковый номер пачки документов, присвоенный страхователем (работодателем)	Заполнять в случае, если пачка документов сопровождается электронным представлением
Номер регистрации пачки в территориальном органе ПФР	Указывается входящий номер, под которым при приеме в территориальном органе ПФР зарегистрирована пачка документов, и год регистрации пачки	Заполняется сотрудником ПФР при приеме пачки документов
Сумма выплат и иных вознаграждений	Указываются суммарные значения в рублях и копейках по всей пачке	Заполнять обязательно
Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии (начислено, уплачено)
Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии (начислено, уплачено)
* Приложение 1 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением N 192п.

Новая форма РСВ-1 ПФР

Приказом Минтруда РФ от 28.12.2012 N 639н*(4) утверждены новая форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР и на обязательное медицинское страхование в ФФОМС плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (РСВ-1 ПФР), и порядок ее заполнения. Отчетность по этой форме необходимо сдавать уже с I квартала 2013 года.

Новая форма расчета, как и прежде, включает в себя титульный лист и пять разделов. Изменения связаны с тем, что с 1 января 2013 года введены дополнительные тарифы пенсионных взносов в отношении застрахованных лиц, занятых на некоторых видах работ, в том числе на работах с вредными условиями труда.

В частности, в раздел 1 "Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам" введены две новые графы 5 и 6, в которых указываются суммы страховых взносов по дополнительному тарифу для отдельных плательщиков страховых взносов. Изменения внесены и в раздел 2. Изменились его наименование ("Расчет страховых взносов по тарифу и по дополнительному тарифу") и содержание. Он включает в себя в себя раздел 2.1 "Расчет страховых взносов по тарифу" и новые разделы 2.2, 2.3, в которых отражается расчет дополнительных взносов. В разделе 2.1 теперь надо указывать и общее число сотрудников, за которых начислены взносы (строка 260).

В разделе 4 "Суммы доначисленных страховых взносов с начала расчетного периода" появились графы, в которых приводятся доначисления по дополнительным тарифам. Также необходимо указывать основание для доначисления страховых взносов (графа 2):

- 1 - в случае доначисления по актам проверок (камеральной и (или) выездной), по которым в отчетном периоде вступили в силу решения о привлечении к ответственности плательщиков страховых взносов;

- 2 - в случае, если плательщиком страховых взносов самостоятельно доначислены страховые взносы при выявлении факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате за предыдущие отчетные периоды в соответствии со ст. 7 Закона N 212-ФЗ.

Также в отдельной графе этого раздела необходимо указывать сумму доначисленных взносов с сумм, превышающих предельную величину базы для начисления страховых взносов (графа 6).

О. Заболонкова,

редактор журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

*(2) Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

*(3) Утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 15.03.2012 N 232н "Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, и порядка ее заполнения".

*(4) Зарегистрирован в Минюсте 04.03.2013 N 27441.