Особенности внедрения ERP-системы (И. Шлепанов, "Консультант", N 11, июнь 2013 г.)

Особенности внедрения ERP-системы

Использование правильно построенной ERP-системы открывает новые возможности для управления предприятием и позволяет значительно повысить эффективность управления бизнес-процессами. Избежать ошибок при внедрении и достигнуть наилучшего результата поможет знание характерных для подобных проектов особенностей. Мы расскажем о том, на что следует обратить внимание.

ERP-система - это информационная система, предназначенная для комплексной автоматизации процессов учета, планирования и контроля. Такие системы позволяют управлять финансами, производством, закупками, запасами, цепочкой поставок, взаимоотношениями с клиентами, логистикой, персоналом и другими бизнес-процессами предприятий с различной отраслевой спецификой и масштабом деятельности. Сегодня какая-либо разновидность ERP-системы применяется в большинстве крупных организаций, а для любой публичной компании ее наличие - фактически необходимое условие работы.

Рынок предлагает множество ERP-систем. На что обратить внимание? Как организовать работу по внедрению системы?

Делаем выбор

На этапе первоначального мониторинга менеджменту компании доступны лишь самые очевидные параметры программного продукта - стоимость базовых модулей и лицензий, основные функции. Однако при подготовке полноценного проекта автоматизации необходимо учитывать много других аспектов, приоритетность каждого из которых будет зависеть от особенностей и масштабов организации.

В первую очередь требуется определить цели автоматизации: что и зачем мы собираемся автоматизировать. При этом отталкиваться нужно от реальных потребностей предприятия. Именно от этого будет зависеть выбор ERP-системы, формирование требований к ее функционалу и техническим возможностям.

Например, для иностранных представительств на первый план выйдет возможность автоматизации учета по МСФО, GAAP и национальным стандартам. Торговой компании будут особенно интересны модули управления закупками, продажами, ценообразованием, взаимоотношениями с клиентом. Производственное предприятие выберет систему с расширенным блоком автоматизации производства, которая позволит управлять затратами, заказами, инженерными данными, рассчитывать себестоимость, планировать загрузку производственных мощностей, контролировать выполнение производственных заказов и т.п.

На этом этапе целесообразно провести внутренний предпроектный аудит. Во-первых, это позволит сформулировать основные требования к будущей системе, а во-вторых - существенно сократит бюджет проекта. Во многих случаях аудит можно провести силами топ-менеджмента компании - они лучше разбираются в текущих бизнес-процессах. Для решения наиболее сложных задач (либо при необходимости оценки результатов) имеет смысл привлекать сторонних экспертов.

По результатам аудита должны быть составлены пожелания к структуре бизнеса, описаны входящие в бизнес-процессы участники, документы, проводки системы. Следует также утвердить и унифицировать используемые справочники, классификаторы и т.д. Наконец, важно составить список документов и шаблонов, наличие которых во внедряемой системе обязательно, их параметры (названия, строки и форматы). Определить требования к отчетам, формируемым программным продуктом, - к формам, периодам получения и формирования, языку, структурным подразделениям.

Также полезно оценить существующую информационную систему, если такая имеется: какие функции она обеспечивает, а чего не хватает? Придется ли встраивать ее в новую систему или лучше отказаться от ее использования? Если это стандартное учетное решение - его функции полностью возьмет на себя ERP-система. Если же речь идет об узкоспециализированном отраслевом продукте, который невозможно заменить, - придется учитывать совместимость решений.

При выборе системы важно оценить ее производительность, в т.ч. в свете возможного расширения деятельности предприятия. Это особенно актуально для крупных компаний с большими объемами учетной информации. Если программный продукт не сможет обработать все поступающие данные, то его установка теряет смысл. Принимайте во внимание перспективы роста бизнеса и количества документации. Важна и масштабируемость системы - возможности для оперативного внедрения уже запущенной в эксплуатацию программы в новых отделениях организации. Это позволяет полностью обеспечить потребности растущей компании в автоматизации.

Большинство современных систем выполнено по модульному принципу. Они растут вместе с бизнесом, позволяя добавлять новый функционал (новые модули) в соответствии с изменением запросов предприятия. Так, можно выделить модули планирования деятельности компании, бюджетирования, логистики, ведения учета, управления персоналом, управления производством, управления клиентами. Главное - удостовериться, что предлагаемые программой функции смогут полностью удовлетворить потребности вашей организации в перспективе.

Для полноценной работы система должна соответствовать требованиям российского бухгалтерского и налогового законодательства. Вашему бизнесу может быть важна и возможность ведения учета по правилам МСФО. Не все ERP-системы обеспечивают данный функционал - следует обратить на это внимание.

Формируем проектную команду

Сегодня на рынке присутствует достаточно компаний, предлагающих услуги по внедрению. Перед началом работ необходимо убедиться, что исполнителю хватит опыта и квалификации для вашего проекта. Внедренец также должен обеспечить качественную сервисную поддержку после завершения проекта по автоматизации. Вообще на данном этапе вполне целесообразно прибегнуть к тендерным процедурам.

Конечно, всегда можно попытаться провести автоматизацию силами собственного IT-отдела. Это позволит сократить расходы, но недостаток опыта подобной деятельности у сотрудников может привести к ошибкам в работе конечного продукта, увеличению сроков и стоимости проекта. Нередки случаи, когда компания тратит миллионы на внедрение ERP-системы, расширяя собственный штат IT-специалистов, а в итоге система не приживается. Приходится привлекать специалистов, а это требует новых расходов.

Параллельно с выбором исполнителя собирается команда проекта. В ней должны состоять сотрудники, принимавшие участие в выборе системы, представители топ-менеджмента (занятые в предпроектном аудите), работники ключевых подразделений компании. В качестве руководителя желательно назначить человека, имеющего опыт подобной работы. Это позволит избежать многих последующих ошибок и сократит непредвиденные расходы.

На что обратить внимание

После того как партнер по внедрению выбран, а команда проекта сформирована, наступает следующий этап - заключение контракта на внедрение системы. При составлении следует точно определить предмет договора. Четко обозначить поставленные задачи и, самое главное, требуемый конечный результат. Его можно представить в виде приложений к договору, перечня проводок, схем, таблиц, описания процессов и т.д. Важен и список документов, которыми будет подтверждено выполнение работ, процедура приемки и тестирования результатов заказчиком.

Исполнитель может попытаться использовать проект в качестве тренировочной площадки для малоопытных сотрудников. Чтобы избежать этого, при составлении договора составляется список лиц, участвующих в работах со стороны интегратора. Указываются их квалификация, контактные данные, роль в проекте. Добавьте в соглашение пункт, запрещающий заменять этих людей без согласования с заказчиком.

Стоимость работ следует зафиксировать максимально жестко. Не всегда возможно проконтролировать реальное число часов, затраченных сотрудниками исполнителя на проекте. В результате при системе оплаты труда в зависимости от затраченного времени часто происходит превышение запланированного бюджета. При заранее же определенной стоимости работ партнер по внедрению будет стремиться укладываться в установленные временные рамки. Как правило, полностью договориться на таких условиях невозможно. Но необходимо добиться, чтобы перечень работ, оплата за который зафиксирована еще при заключении договора, был как можно шире.

Обязательно регламентируйте порядок расчетов с исполнителем. Для удобства можно разбить весь проект на детализированные этапы, каждый из которых оплачивается отдельно после принятия его заказчиком. Такая система поможет контролировать денежные потоки проекта, упростит процедуры.

Полезно также обозначить ответственность исполнителя за нарушение сроков исполнения работ, временные рамки, выделяемые на исправление ошибок, выявленных в результате тестирования этапа или задачи. Принять порядок разрешения споров, документы, которыми должны обмениваться стороны в случае возникновения претензий, сроки их предоставления.

После начала работы внедренца важно активное участие в проекте сотрудников вашей организации, тщательный контроль за результатами. Вкупе с соблюдением перечисленных рекомендаций это позволит максимально сократить сроки проекта и уменьшить издержки и, что самое главное, - получить максимально соответствующий потребностям предприятия конечный продукт.

Пример проекта по внедрению ERP-системы

В качестве примера проекта по внедрению ERP-системы приведем проект автоматизации крупного международного производственно-товарного холдинга "Световые технологии". Целью проекта являлось создание единой информационной системы для производственного и финансового планирования, корпоративного учета и отчетности, которая объединила бы в себе данные всех подразделений и филиалов компании на территории России.

Специфика проекта состояла в том, что структура холдинга включает в себя производственные и торговые компании, которые располагаются в России, странах СНГ и Западной Европе. В компании применяется довольно сложная схема ведения учета и контроля. Отчетность необходимо формировать по российским, международным, а также корпоративным стандартам.

Ранее учет на предприятии велся с использованием информационных систем от разных вендоров. Был затруднен обмен информацией между подразделениями и филиалами холдинга. Из-за неоднородности форматов данных возникали трудности в части консолидации информации при формировании как регламентированной отчетности, так и аналитики для нужд управленческого учета. Рост бизнеса компании требовал качественно нового уровня развития систем управления финансами, производственной и оперативной деятельностью. Требовалось оптимизировать работу конструкторского и технологического отделов.

Ввиду отсутствия отлаженного механизма взаимодействия между отделами разработанные решения часто возвращались на дополнительную доработку, процесс различного рода согласований занимал много времени, в результате затягивался запуск новой продукции в производство.

Кроме того, в компании используется сервис по формированию заказов через сайт. Со временем число клиентов, пользующихся данным сервисом, заметно возросло и менеджерам потребовался инструмент, который позволил бы оперативно обрабатывать интернет-заявки и формировать заказы покупателей.

Усовершенствовать применяющиеся на предприятии системы было затруднительно, поскольку функциональная доработка одной системы требовала модификации другой, при этом могли меняться механизмы обмена данными между ними. Поэтому для решения поставленных задач было принято решение о внедрении современной ERP-системы.

Основой для создания системы стала программа "1С: Управление производственным предприятием 8". Для решения задач в части финансового управления было выбрано отраслевое решение "БИТ. Финанс", а для оптимизации работы конструкторского и технологического отделов - система "1С: PDM. Управление инженерными данными".

Масштабный проект был реализован в несколько этапов. На первом этапе силами заказчика было проведено сближение бухгалтерского, управленческого учета и учета по МСФО. Для реализации следующих этапов были привлечены эксперты нашей компании, сформирована проектная команда.

Следующим этапом стало совершенствование методологии управления ресурсами компании (MRPII). Затем были проведены предпроектное обследование, моделирование бизнес-процессов и составление технического задания. Четыре месяца продолжались разработка и тестирование системы, обязательное обучение работе с ней. Завершающими этапами стали перенос данных и тестирование ключевыми пользователями. По окончании всех этих процессов система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Проект был реализован за семь месяцев - это крайне сжатый срок. Во время работы были периоды, когда над проектом трудились одновременно более 25 человек, среди которых - как представители заказчика, так и внедренца. Всего с обеих сторон были задействованы 82 сотрудника. Общая выработка по проекту составила 11 397 человеко-часов.

Бюджет проекта включал в себя:

- затраты на внедрение (консультации, разработка) - более 1,6 млн. евро;

- затраты на дополнительное "железо" - более 0,3 млн. евро;

- создание собственного отдела по разработке и внедрению.

В итоге была создана единая информационная система для управления ключевыми бизнес-процессами компании. Была автоматизирована работа бухгалтерии, отдела кадров, финансового, производственного, транспортного отделов, склада, конструкторского и технологического отделов. Всего в системе работают 650 сотрудников холдинга.

Результатом проекта стало значительное повышение эффективности деятельности предприятия. Организовано оперативное планирование закупок комплектующих и материалов. Повысилось качество планирования производства. Производственные заказы выполняются значительно быстрее, возросла скорость обслуживания клиентов, повысилось качество управления ассортиментным портфелем предприятия. Оптимизирован процесс управления ассортиментным портфелем предприятия. Вдвое ускорен процесс формирования заказов через сайт компании. Обеспечен оперативный обмен данными между всеми подразделениями и филиалами компании в России. Упрощен процесс консолидации данных по компании. Вдвое быстрее формируется отчетность по МСФО.

Это - лишь один из многих проектов, который иллюстрирует всю сложность и все преимущества внедрения ERP-системы.

В целом можно сказать, что ERP-системы позволяют значительно увеличить производительность предприятия и повысить качество управленческих решений. С их помощью легко устанавливается связь между различными отделами и филиалами компании, сокращаются объемы документооборота, количество рутинного ручного труда. В результате работы с ERP-системой операционные затраты снижаются в среднем на 15%, коммерческие - на 35%. Среди других преимуществ - экономия оборотных средств, предотвращение кассовых разрывов, уменьшение цикла реализации, дебиторской задолженности, усиление контроля за рабочим процессом, прозрачность деятельности для руководства.

И. Шлепанов,

руководитель отдела проектов

компании "1С: Первый БИТ"

"Консультант", N 11, июнь 2013 г.