Вопрос: В соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Означает ли это, что непосредственно в каждой организации должны быть приняты формы всех применяемых первичных документов? Рискует ли организация быть привлеченной к ответственности, если в 2013 году она по-прежнему использует в учете документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм (в частности, применяет программное обеспечение 1С)? ("Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2013 г.)

В соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете*(1) формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Означает ли это, что непосредственно в каждой организации должны быть приняты формы всех применяемых первичных документов? Рискует ли организация быть привлеченной к ответственности, если в 2013 году она по-прежнему использует в учете документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм (в частности, применяет программное обеспечение 1С)?

Действительно, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете, вступившим в силу 1 января 2013 года, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению главного бухгалтера.

Такое допущение направлено, прежде всего, на то, чтобы организации применяли в работе удобные (доработанные) формы первичных документов, учитывающие нюансы и специфику деятельности.

Но, как показывает практика, разработать собственный первичный документ не проблема - определенные неудобства возникают при использовании его на практике. Так как большинство организаций применяют в работе бухгалтерское программное обеспечение, для того чтобы использовать в работе свою "первичку", понадобится перенастройка программного продукта, что, в свою очередь, может быть связано и с материальными, и с временными затратами. Поэтому многим предприятиям удобнее по-прежнему пользоваться утвержденными унифицированными формами, которые выдает программа.

Что ж, проанализируем положения российского законодательства о бухгалтерском учете и ответим на вопрос, правомерно ли в 2013 году продолжать применять в учете первичные документы, содержащиеся в альбоме унифицированных форм.

В пункте 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете перечислены следующие обязательные реквизиты первичных документов:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

- подписи указанных выше лиц (в том числе фамилия, инициалы). Так как первичные учетные документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, например, документация по учету торговых операций*(2), по учету результатов инвентаризации*(3), по учету материалов*(4), по учету основных средств*(5), содержат все реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете, следовательно, они могут применяться организациями и в 2013 году. Добавим, что Постановление Госкомстата РФ от 29.05.1998 N 57а, Минфина РФ от 18.06.1998 N 27н*(6) не отменено, а это значит, что оно продолжает действовать в качестве нормативного акта.

При этом факт применения в организации в качестве первичных учетных документов форм, содержащихся в альбомах унифицированных форм, должен быть закреплен в учетной политике организации. Многие бухгалтеры сетуют на то, что даже это сделать трудозатратно. Однако это не повод, чтобы не выполнять требование п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"*(7): учетной политикой утверждаются формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации. Таким образом, руководитель организации определяет состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (см. дополнительно Информацию Минфина РФ N ПЗ-10/2012).

Ключевой момент. Формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, в то же время они могут быть использованы организациями, так как содержат в себе все обязательные реквизиты.

По нашему мнению, воспользовавшись последовательно альбомами унифицированных форм, необходимо утвердить лишь те формы документов, которые используются на предприятии. Причем сделать это удобнее, утвердив отдельное приложение к учетной политике. Это даст организации возможность при необходимости вписать в названное приложение форму документа, о которой "забыли" или если она будет применяться впервые. Некоторые аудиторы рекомендуют убрать из правого верхнего угла ссылку: "Утверждена Постановлением Госкомстата..." и заменить ее, например: "Утверждена Приказом от 01.01.2013 N 1, приложение к учетной политике".

Формы первичных документов, утвержденные организацией, могут использоваться, безусловно, для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли (см., например, Письмо Минфина РФ от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700).

Одновременно с этим организации должны помнить о том, что обязательными продолжают оставаться формы учетных документов, используемых в качестве первичных, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании, например формы кассовых документов. В частности, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ*(8) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

- приходных и расходных кассовых ордеров (формы КО-1, КО-2 *(9));

- кассовой книги (форма КО-4);

- книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

- расчетно-платежных и платежных ведомостей (формы Т-49, Т-53).

Кроме того, по мнению Минфина, для подтверждения заключения договора на перевозку груза необходима транспортная накладная, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (письма от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014, от 28.01.2013 N 03-03-06/1/36). В частности, в последнем из названных писем организация задала вопрос Минфину о правомерности своих действий. Она планировала утвердить в учетной политике на 2013 год для подтверждения затрат на перевозку грузов следующие оправдательные документы:

- документ, аналогичный товарно-транспортной накладной по форме 1-Т *(10);

- акт оказанных услуг на перевозку грузов (при этом транспортную накладную, о которой шла речь выше, не заполнять).

Чиновники не дали положительного ответа, обосновав свою позицию тем, что согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или ГК РФ). На основании п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом*(11), утвержденных в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не установлено в договоре перевозки груза) по форме согласно приложению 4, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.

Напомним, что ранее (до вступления в силу Закона о бухгалтерском учете, а точнее, после того, как была утверждена новая форма транспортной накладной) вопрос о том, какими документами подтверждаются транспортные расходы, обсуждался очень широко. Вначале мнение чиновников было неутешительным для предприятий: документов должно быть два (ТТН по форме 1-Т и транспортная накладная), так как у них разное предназначение. Транспортная накладная новой формы обязательна к заполнению, поскольку устанавливает порядок организации перевозки грузов. В то же время, как считали чиновники, для подтверждения транспортных расходов в целях налогообложения предприятия - заказчики автотранспорта в обязательном порядке должны иметь ТТН, поскольку она служит для учета работы транспорта и расчетов заказчиков с перевозчиками за оказанные услуги по перевозке грузов (см., например, письма Минфина РФ от 08.11.2011 N 03-03-06/1/722, от 11.11.2011 N 03-03-06/1/746, N 03-03-06/1/744). Позднее сформировалась иная позиция: в целях исчисления налога на прибыль для подтверждения затрат по перевозке груза автомобильным транспортом достаточно одного надлежащим образом оформленного документа: либо транспортной накладной, либо товарно-транспортной накладной по форме 1-Т (Письмо ФНС РФ от 21.03.2012 N ЕД-4-3/4681@).

Получается, что сегодняшние разъяснения чиновников в свете вступившего в силу Закона о бухгалтерском учете не соответствуют позиции 2, поскольку было бы логично разрешить организациям применять в целях подтверждения транспортных расходов первичный учетный документ, разработанный предприятием самостоятельно, взяв за основу ТТН по форме 1-Т.

От себя добавим, что если доставка груза осуществляется силами поставщика или покупателя без привлечения транспортной организации (соответственно, не заключается договор перевозки груза), для подтверждения транспортных расходов в целях налогообложения прибыли достаточно составить путевой лист на транспортное средство.

Еще один случай, когда, по мнению контролирующих органов, должны применяться унифицированные формы первичных документов, - направление работника в командировку. На этот раз разъяснения дал Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1. В таком случае следует руководствоваться нормами гл. 24 ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, и при направлении работника в командировку заполнять командировочное удостоверение по форме Т-10 *(12).

А.О. Егорова,

эксперт журнала "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение"

1 июня 2013 г.

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

*(2) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

*(3) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

*(4) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а.

*(5) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7. 

*(6) "Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации".

*(7) Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 N 106н.

*(8) Утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

*(9) Формы кассовых документов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1.

*(10) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.

*(11) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

*(12) Утверждена Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.