Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 10 августа 2011 г. N 464 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний"

28. В ФСИН России предусмотрено использование следующих видов бланков:

бланк письма директора Федеральной службы исполнения наказаний;

бланк письма Федеральной службы исполнения наказаний;

бланк приказа Федеральной службы исполнения наказаний;

бланк распоряжения Федеральной службы исполнения наказаний.

29. При разработке и изготовлении бланков документов управление делами ФСИН России руководствуется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

30. В ФСИН России бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются для оформления приказов, распоряжений и служебных писем. Образцы бланков, применяемых в ФСИН России, приведены в приложениях N 1, 2, 3, 4 Инструкции.

При подготовке электронных документов в Федеральной службе исполнения наказаний используются электронные шаблоны бланков документов. Электронные шаблоны бланков документов Федеральной службы исполнения наказаний утверждаются директором ФСИН России.

31. Бланки каждого вида документа изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

32. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле бланка над серединой строк наименования ФСИН России, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

33. Наименование ФСИН России указывается в точном соответствии с Положением о Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 (далее - Положение о ФСИН России).

34. Сокращенное наименование помещается на бланке после полного наименования.

35. Для каждого вида бланков устанавливается определенный состав реквизитов:

36. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом A4 (210 x 297 мм) с применением цветной краски, отличной от черной.

37. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

38. Изготовление бланков писем, приказов (распоряжений) ФСИН России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам ФСИН России.

 

39. ФСИН России по поручению Минюста России вносит предложения по совершенствованию законодательства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции ФСИН России, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение законодательных актов Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе в установленном Минюстом России порядке.

40. ФСИН России по поручению Минюста России участвует в подготовке проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции ФСИН России.

41. Проекты актов вносятся в Минюст России для последующего представления в установленном порядке в Правительство Российской Федерации.

 

42. ФСИН России принимает нормативные правовые акты по вопросам исполнения уголовных наказаний и деятельности учреждений и органов УИС в случаях, установленных федеральными конституционными законами, федеральными законами и указами Президента Российской Федерации.

43. Нормативные правовые акты издаются ФСИН России в пределах своей компетенции в установленном законодательством Российской Федерации виде в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009.

44. Подготовку проекта нормативного правового акта осуществляет уполномоченное структурное подразделение с привлечением при необходимости специалистов научных и иных организаций.

45. Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

46. Ответственность за качественную подготовку, оформление проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями несут руководители структурных подразделений, которые разрабатывают проекты, за состояние нормотворческой работы по закрепленным направлениям деятельности ФСИН России - соответствующие заместители директора ФСИН России.

47. Ответственность за соответствие проектов нормативных правовых актов законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации возлагается на правовое управление ФСИН России, контроль за правильностью их оформления - на управление делами ФСИН России.

48. Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на структурное подразделение, к компетенции которого относится организация регулируемой деятельности. Если проект поручается подготовить нескольким структурным подразделениям, работу по его подготовке организует и осуществляет структурное подразделение, которое указано в поручении (плане) первым. При этом определяются ответственный исполнитель и другие должностные лица, ответственные за подготовку указанного проекта, и срок его подготовки.

49. Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

50. В целях недопущения включения в проект нормативного правового акта положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, при подготовке проекта нормативного правового акта используется Методика проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 N 96.

51. При подготовке наиболее важных, сложных и больших по объему проектов нормативных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, решением руководства ФСИН России могут создаваться рабочие группы (комиссии) из числа наиболее опытных работников, которые при необходимости на период деятельности в составе рабочей группы освобождаются от выполнения своих должностных обязанностей.

52. В процессе работы над проектом нормативного правового акта ФСИН России осуществляются сбор и изучение информации, относящейся к теме проекта. Такая информация может содержаться: в законодательных актах, указах Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, договорах о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации, ведомственных нормативных правовых актах, актах инспекторских проверок и справках о результатах выездов в служебные командировки, в обобщениях практики применения законодательства Российской Федерации, научной литературе и материалах периодической печати, а также в данных криминологических и социологических исследований, статистических и иных сведениях, характеризующих состояние организации и деятельности УИС.

53. Подготовке сложного проекта нормативного правового акта предшествует разработка его концепции, включающая определение предмета и цели нормативного правового акта, обоснование его основных положений и предполагаемых последствий применения, оценку возможных правовых альтернатив и методов правового регулирования в соответствующей сфере, выявление недостатков действующего правового регулирования и определение путей их устранения посредством издания нового нормативного правового акта.

54. После этого разрабатывается календарный план-график подготовки проекта нормативного правового акта. В календарном плане-графике обозначаются основные этапы работы по подготовке проекта, указываются сроки их завершения, определяются ответственный исполнитель и другие должностные лица (структурные подразделения), ответственные за результаты работы.

55. Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

56. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

57. В проект нормативного правового акта не подлежат включению различного рода рекомендации, советы, цитаты из книг или другие подобные тексты.

58. Не допускается издание нормативных правовых актов для объявления законодательных или иных нормативных правовых актов Российской Федерации, являющихся актами прямого действия.

59. При необходимости может подготавливаться нормативный правовой акт о мерах по выполнению содержащихся в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации предписаний, касающихся деятельности УИС.

60. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования ("Российская газета", Собрание законодательства Российской Федерации, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации и другие). В случае ссылки на акты законодательства Российской Федерации без воспроизведения их отдельных положений указание на официальный источник опубликования также является необходимым.

61. В случае воспроизведения в нормативном правовом акте отдельных положений иных нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, подлежащих государственной регистрации, либо ссылки на них необходимо указывать их вид, полное наименование федерального органа исполнительной власти, издавшего (принявшего) акт, дату издания (принятия), номер, наименование акта, а также регистрационный номер, присвоенный акту Министерством юстиции Российской Федерации при государственной регистрации, и дату государственной регистрации.

62. В случае воспроизведения в нормативном правовом акте отдельных положений актов федеральных органов исполнительной власти, признанных не нуждающимися в государственной регистрации (не требующими государственной регистрации), либо ссылки на них необходимо указывать их вид, полное наименование федерального органа исполнительной власти, издавшего (принявшего) акт, дату издания (принятия), номер, наименование акта, а также дату и номер письма Министерства юстиции Российской Федерации, которым акт признан не нуждающимся в государственной регистрации (не требующим государственной регистрации).

63. Ссылка на акт, не нуждающийся в государственной регистрации (не требующий государственной регистрации), не направлявшийся ранее на государственную регистрацию, возможна в случае одновременного направления его в Министерство юстиции Российской Федерации.

64. Ссылка в акте на нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, иного органа (организации), не прошедший государственную регистрацию, не допускается.

65. Одновременно с разработкой проекта нормативного правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении или признании утратившими силу соответствующих им ранее изданных актов или их частей.

66. Положения об изменении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст проекта нормативного правового акта (с указанием отменяемых глав, пунктов, подпунктов и абзацев) либо оформляются как приложение к нему.

67. Если положения об изменении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей невозможно включить в разрабатываемый нормативный правовой акт, готовится отдельный проект нормативного правового акта, предусматривающий соответствующие действия.

68. Изменения, вносимые в нормативный правовой акт, оформляются нормативным правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.

69. В случае признания ФСИН России утратившим силу нормативного правового акта, зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации, соответствующий документ о признании утратившим силу должен быть представлен на государственную регистрацию в установленном порядке.

70. Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти, изменяются или признаются утратившими силу совместно или по согласованию с этими федеральными органами исполнительной власти.

71. При необходимости внесения изменений в несколько нормативных правовых актов, зарегистрированных Министерством юстиции Российской Федерации, изменения в каждый акт рекомендуется оформлять отдельным документом.

72. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также, если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

73. Проект нормативного правового акта, оказывающий влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, подлежит направлению в Министерство финансов Российской Федерации на заключение, в котором дается оценка финансовых последствий принятия соответствующих решений для указанных бюджетов и внебюджетных фондов.

74. Проекты нормативных правовых актов, которыми регулируются отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, в области оценки соответствия и в области безопасности процессов производства, подлежат направлению в Министерство экономического развития Российской Федерации на заключение об оценке регулирующего воздействия.

75. Согласование проекта нормативного правового акта в ФСИН России оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности визирующего работника, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

76. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника нормативного правового акта.

77. При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются в письменном виде на отдельном документе, подписываются соответствующим должностным лицом, и прилагаются к указанному проекту.

78. Проекты нормативных правовых актов в соответствии с пунктом 5.6 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, также подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

79. На согласование в Минюст России направляются проекты приказов (распоряжений), завизированные руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также первым заместителем (заместителем) директора ФСИН России, курирующим регулируемое проектом направление деятельности, и заместителем директора ФСИН России, курирующим вопросы правового обеспечения деятельности УИС, но не подписанные директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности). К проекту в обязательном порядке прикладывается пояснительная записка.

80. Сопроводительное письмо о направлении проекта нормативного правового акта на согласование в Минюст России (приложение N 5) готовится на имя Министра юстиции Российской Федерации за подписью директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности).

81. Проекты нормативных правовых актов, затрагивающие социально-трудовые права работников, рассматриваются и принимаются с учетом мнения соответствующих профсоюзов (статья 11 Федерального закона от 12.01.1996 N 10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 148; 2002, N 12, ст. 1093, N 30, ст. 3029, 3033; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2700, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711; 2005, N 19, ст. 1752; 2008, N 30 (ч. 2), ст. 3616; 2009, N 1, ст. 17, N 27, ст. 3430).

82. Все проекты нормативных правовых актов в целях проверки их соответствия Конституции Российской Федерации, законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, ведомственным нормативным актам, нормам международного права, а также обязательствам, вытекающим из международных договоров Российской Федерации, подлежат обязательному рассмотрению и визированию в правовом управлении ФСИН России. Участие представителей правового управления в составе рабочей группы по подготовке проекта нормативного правового акта не освобождает разработчиков проекта от его рассмотрения в правовом управлении ФСИН России.

83. Проект нормативного правового акта, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений, с приложением к нему всех необходимых документов направляется на рассмотрение в правовое управление ФСИН России:

перед направлением проекта на согласование с федеральными органами исполнительной власти, другими учреждениями и организациями, не входящими в УИС (далее - другие организации);

перед направлением проекта на согласование в Минюст России;

перед представлением проекта нормативного правового акта на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности).

84. При направлении в правовое управление ФСИН России проекта законодательного или иного нормативного правового акта (в машинописном виде и на магнитном носителе) структурное подразделение, являющееся головным исполнителем (рабочая группа), прикладывает к нему перечень нормативных правовых актов Российской Федерации и ведомственных нормативных правовых актов, на основании которых осуществлена разработка проекта, а также перечень нормативных правовых актов, в которые в соответствии с проектом вносятся соответствующие изменения, пояснительную записку, необходимые расчеты и обоснования. Правовое управление ФСИН России осуществляет учет данных проектов и совместно со структурным подразделением, являющимся головным исполнителем, юридическое сопровождение при их прохождении в инстанциях.

85. Если представленный в правовое управление ФСИН России проект нормативного правового акта должным образом не оформлен, не согласован и необходимые визы на нем отсутствуют, а также к нему не приложены необходимые документы, правовое управление ФСИН России без рассмотрения возвращает проект головному исполнителю с указанием причин, послуживших основанием для возвращения проекта.

86. Правовое управление ФСИН России имеет право определять, с кем должен быть дополнительно согласован представленный проект нормативного правового акта.

87. В случае несоответствия проекта нормативного правового акта Конституции Российской Федерации, законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, нормам международного права, а также обязательствам, вытекающим из международных договоров Российской Федерации, или его неправильного оформления правовое управление ФСИН России возвращает проект для доработки.

88. По согласованию с руководителем структурного подразделения, являющегося головным исполнителем, замечания и предложения правового управления ФСИН России могут быть изложены непосредственно по тексту проекта.

89. Для проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов ФСИН России, за исключением проектов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, структурное подразделение, ответственное за разработку указанных проектов, обеспечивает их размещение на официальном сайте ФСИН России в сети Интернет в течение рабочего дня, соответствующего дню их направления в правовое управление ФСИН России.

90. При размещении проектов нормативных правовых актов для проведения независимой антикоррупционной экспертизы на официальном сайте ФСИН России указываются адрес электронной почты исполнителя проекта для направления экспертных заключений, даты начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы. Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы не может составлять менее 7 дней со дня размещения проекта на официальном сайте ФСИН России.

91. Нормативные правовые акты подписываются директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) после их согласования с Минюстом России.

92. Подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь следующие реквизиты:

наименование органа (органов), издавшего акт;

наименование вида акта;

наименование акта;

дату подписания (утверждения) акта и его номер;

наименование должности и фамилию лица, подписавшего акт.

93. Нормативный правовой акт, изданный совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должен иметь соответствующие номера и единую дату.

94. После подписания нормативные правовые акты ставятся на учет в нормативном фонде правового управления ФСИН России, а затем кодифицируются в управлении делами ФСИН России. Далее нормативные правовые акты ФСИН России направляются в Минюст России на государственную регистрацию. Нормативные правовые акты ФСИН России, признанные не нуждающимися в государственной регистрации, направляются правовым управлением ФСИН России для опубликования в журнале "Ведомости уголовно-исполнительной системы".

95. На государственную регистрацию нормативные правовые акты ФСИН России направляются структурным подразделением, являющимся головным исполнителем, не позднее 10 дней после подписания в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе). Нормативные правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия). Если нормативный правовой акт подписан лицом, исполняющим обязанности директора ФСИН России, к нему прикладывается копия приказа о возложении на него соответствующих обязанностей.

96. Сопроводительное письмо о направлении нормативных правовых актов ФСИН России в Минюст России на государственную регистрацию готовится на имя Министра юстиции Российской Федерации за подписью директора ФСИН России (приложение N 6).

97. К нормативному правовому акту ФСИН России, направляемому на государственную регистрацию, прилагаются:

а) справка, завизированная руководителем правового управления ФСИН России, содержащая:

сведения об основаниях издания нормативного правового акта;

сведения о действующих нормативных правовых актах по вопросам, регулируемым приказом, с информацией о сроках их приведения в соответствие с положениями приказа;

сведения о согласовании нормативного правового акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти (если такое согласование требуется);

сведения о проведении независимой антикоррупционной экспертизы с указанием даты начала и окончания размещения проекта нормативного правового акта на официальном сайте ФСИН России в сети Интернет;

б) копии полученных заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

98. После издания нормативного правового акта структурное подразделение, являющееся головным исполнителем, обеспечивает: доведение нормативного правового акта до исполнителей, изучение практики применения нового нормативного правового акта; организацию разъяснительной работы по проблемам, относящимся к предмету правового регулирования данного акта, а также по вопросам, возникшим в практике применения нового нормативного правового акта; накопление и систематизацию информации о ходе его исполнения, а также предложений о внесении в него изменений. На основе обобщения предложений в установленном порядке принимается решение о внесении в нормативный правовой акт соответствующих изменений.

 

99. В деятельности ФСИН России создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения (коллегии ФСИН России), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения).

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии ФСИН России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства ФСИН России с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности ФСИН России создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться акты совместно с другими федеральными органами власти, организациями по вопросам, представляющим совместный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение).

 

100. В соответствии с Положением о Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний", ФСИН России в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения.

101. Приказы (распоряжения) издаются по наиболее важным вопросам функционирования ФСИН России, правового регулирования различных направлений служебной деятельности, прохождения службы.

102. В ФСИН России издаются приказы следующих видов:

по основной деятельности (приказы по направлениям деятельности структурных подразделений, об утверждении решений коллегии ФСИН России, по организационно-штатным вопросам, организации и проведению стрельб и другие);

по личному составу (о назначении на должность, об отпуске, отзыве из отпуска, зачислении в распоряжение, командировании, увольнении, присвоении специальных званий, поощрении, взыскании).

103. Распоряжения издаются в целях оперативного управления и, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц.

104. Оформление нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

105. Не допускается совмещение в одном документе приказов по основной деятельности и по личному составу.

106. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствующую по форме и содержанию действующим законодательным и другим нормативным правовым актам Российской Федерации, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным. Предписания приказа (распоряжения) должны соответствовать ранее изданным по данному вопросу приказам (распоряжениям).

107. Проекты приказов (распоряжений) до представления их на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, начальником управления делами ФСИН России, первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России по курируемым направлениям деятельности, а в их отсутствие - должностными лицами, их замещающими.

108. Проекты приказов (распоряжений) ФСИН России по основной деятельности структурными подразделениями, разработчиками проектов, согласовываются (визируются) в указанной последовательности со следующими должностными лицами:

а) руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения;

б) начальником правового управления ФСИН России;

в) начальником управления делами ФСИН России;

г) первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России, к чьей компетенции в соответствии с установленным распределением обязанностей относятся предписания приказа (распоряжения).

109. Проект приказа (распоряжения) согласовывается должностными лицами, перечисленными в подпунктах "а", "в", "г" пункта 108 Инструкции, в срок до трех рабочих дней в зависимости от объема представленного документа.

Согласование проекта приказа (распоряжения) в правовом управлении ФСИН России осуществляется в срок, предусмотренный для проведения правовой экспертизы проекта приказа (распоряжения).

110. Проекты приказов по личному составу ФСИН России готовятся:

структурными подразделениями - о поощрении, о направлении в служебную командировку;

председателем комиссии по проведению служебной проверки, структурным подразделением, проводившим проверку оперативно-служебной, финансово-хозяйственной деятельности либо инициировавшим привлечение к дисциплинарной ответственности, - о привлечении должностных лиц к дисциплинарной ответственности.

Иные проекты приказов по личному составу готовятся управлением кадров ФСИН России.

111. После внесения на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию (визированию).

112. Решение по рассмотрению неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учету мнений заинтересованных структурных подразделений и достижению компромисса оформляется протоколом разногласий, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись.

113. В процессе согласования структурные подразделения, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с заинтересованными сторонами осуществляют доработку проектов, их обязательное редактирование в управлении делами ФСИН России.

Проекты приказов (распоряжений) представляются на редактирование только исполнителем, компетентным в вопросах, изложенных в проекте приказа (распоряжения).

На представленных проектах приказов (распоряжений) обязательно наличие визы руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа, и визы работника правового управления ФСИН России, проводившего правовую экспертизу проекта.

Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений) и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия проекта приказа (распоряжения) положениям нормативных правовых актов в сфере делопроизводства.

Редактор осуществляет редактирование текста проектов приказов (распоряжений) в срок от одного до пяти рабочих дней в зависимости от количества и объема представленных документов.

Не допускается представление на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) приказов (распоряжений) без штампа редактора.

Приказы (распоряжения) подписываются только после визы (штампа) работника правового управления ФСИН России (визирует проекты актов, не носящие нормативный характер) и управления делами ФСИН России. Виза (штамп) работника правового управления и управления делами ФСИН России помещается на оборотной стороне каждого листа документа.

114. Приказы (распоряжения) тиражируются исполнителем в строго ограниченном количестве. Дополнительно печатаются или тиражируются в количестве, указанном в разнарядке. До десяти экземпляров включительно расчет делается на документе (на обороте последнего листа), свыше десяти - составляется список на рассылку.

Если приказ (распоряжение) подлежит рассылке в учреждения и органы УИС, то на обороте последнего листа приказа (распоряжения) справа от разнарядки печатаются слова "Дополнительно размножено и разослано____экз."*(1).

 

115. Приказы (распоряжения) ФСИН России имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

а) Бланк.

Для оформления приказов (распоряжений) ФСИН России используется бланк установленной формы (приложения N 3, 4). Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений.

Совместные приказы с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями (приложение N 7) оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

б) Дата.

Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется управлением делами ФСИН России при его регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения).

Дата приказа (распоряжения) ФСИН России оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2009 г.

в) Регистрационный номер.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов) и др.) регистрационный номер дополняется буквенными индексами "лс", о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках "км" и др., например: "568-лс", "456-км". В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс "р", например: "145-р".

Регистрационный номер совместного с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого федерального органа исполнительной власти, организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту.

В ФСИН России регистрационные номера приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются управлением делами ФСИН России, приказов по личному составу - управлением кадров ФСИН России.

г) Заголовок.

Заголовок в приказе (распоряжении) ФСИН России отвечает на вопросы о чем? (о ком?), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N 13,14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

 

Об утверждении состава коллегии

УФСИН России по Сахалинской области

 

В заголовки приказов по личному составу включаются наименование действия, фамилия, инициалы работника, в отношении которых это действие осуществляется, например: "О поощрении Фамилия И.О. и Фамилия И.О.", "О снятии взыскания с Фамилия И.О.". Фамилии и инициалы более трех работников указываются в заголовке обобщенно, например: "О поощрении работников уголовно-исполнительной системы".

д) Текст.

Текст приказа (распоряжения) ФСИН России отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях".

В констатирующей части приказа (распоряжения), подготовленного на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, заголовок документа, заключенный в кавычки, а также сведения о его опубликовании в официальных источниках.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: "п р и к а з ы в а ю:" - в приказах или "п р е д л а г а ю:" и "о б я з ы в а ю:" - в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие.

Предписания в пунктах приказа (распоряжения) ФСИН России должны согласовываться в падеже с распорядительным словом:

"п р и к а з ы в а ю:" и "п р е д л а г а ю:" - кому? (дат. пад.); "о б я з ы в а ю:" - кого? (род. пад.). В совместном с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: "п р и к а з ы в а е м:"; "п р е д л а г а е м:" и "о б я з ы в а е м:"

В приказах по личному составу и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может отсутствовать, если предписанные действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписанные действия с указанием исполнителя и сроков исполнения.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний (структурные подразделения, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, территориальные органы ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок - в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения).

Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой.

Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности УИС и не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на директора ФСИН России, в этом случае приказ (распоряжение) заканчивается следующей формулировкой последнего пункта: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

В текст приказа по основной деятельности не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...". Структурные подразделения (должностные лица) получают копию приказа в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующих законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный правовой акт: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации ...".

Допускаются ссылки на другие пункты приказа (распоряжения) ФСИН России, а также на ранее изданные нормативные правовые акты, если требуется показать взаимную связь норм и избежать их повторения.

При первом упоминании ранее изданного нормативного правового акта указываются его вид, орган, издавший акт, дата, номер, наименование, сведения об опубликовании в официальных источниках (сведения о государственной регистрации, признании не нуждающимся в государственной регистрации). При ссылке на нормативный правовой акт обязательно упоминается соответствующий пункт (пункты) или другая его часть.

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны вид, дата, номер, наименование изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой "Признать утратившим силу...".

Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: "В пункте 1 приказа ... слова "..." исключить, "Абзац второй пункта 1 приказа ... дополнить словами "...".

В случае внесения изменений в действующие нормативные правовые акты в текст не включается пункт об осуществлении контроля.

е) Дата.

В заголовках, текстах и приложениях к приказам (распоряжений) ФСИН России допускается цифровой (словесно-цифровой) способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006 или 3 июля 2006 г.

В тексте не допускается разрыв даты при переносе ее на другую строку.

ж) Приложения.

Приложения в приказе (распоряжении) ФСИН России допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Наименование приложения должно совпадать с изложением в распорядительной части. Например: "Утвердить прилагаемое Положение о проведении смотра-конкурса на лучшего начальника караула специальных подразделений уголовно-исполнительной системы по конвоированию"; "Внести в приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19 мая 2005 г. N 368 "Об установлении должностных окладов сотрудникам территориальных органов Федеральной службы исполнения наказаний" изменения согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N". Например:

"1. Утвердить:

Порядок работы (дается полное наименование) (приложение N 1);

Состав (дается полное наименование) (приложение N 2).".

К приказу прилагаются утверждаемые им документы (инструкции, уставы, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов, графиков, схем, бланков документов.

В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: "Утвердить и ввести в действие с 1 августа 2001 г. прилагаемую Инструкцию", "Внести изменения в ... согласно Перечню (приложение N 1)", "Признать утратившими силу ... согласно прилагаемому Перечню".

Значительные по объему приложения к приказу (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (пункты - 1, 2, 3, подпункты - 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2.1). Допускается буквенное обозначение подпунктов - а), б), в).

Нумерация страниц каждого приложения к приказу (распоряжению) ведется раздельно.

При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни даются в приложении к приказу (распоряжению).

При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии, рабочей группы или перечня работников количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя, заместителя председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (приложение N 8).

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со знаком "N" (при наличии нескольких приложений), затем вид распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:

 

Приложение N 1
к приказу ФСИН России
от 10.05.2009 г. N 139

 

При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" может быть заменено на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа утверждаемого приложения), например:

 

Утверждено
приказом ФСИН России
от 10.05.2009 г. N 139

 

Приложения к приказу (распоряжению) ФСИН России подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу на обороте последнего листа приложения.

Приложения нумеруются отдельно от самого приказа (распоряжения).

з) Согласование.

Обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись.

Согласование проекта приказа (распоряжения) осуществляется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект.

Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. Фамилии визирующих лиц располагаются одна под другой по иерархии должностей (начиная с вышестоящей) в следующем порядке:

первый заместитель директора ФСИН России, заместители директора ФСИН России (по алфавиту), руководители структурных подразделений (по алфавиту), руководители учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (по алфавиту), начальник управления делами ФСИН России.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) ФСИН России оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Начальник управления кадров ФСИН России

специальное звание                  Подпись             И.О. Фамилия

Дата

 

На обороте последнего листа приказа (распоряжения) ФСИН России ниже фамилий визирующих лиц располагается разнарядка с указанием количества отпечатанных экземпляров, их направления в структурные подразделения, фамилии, инициалов, телефона исполнителя, ставится его подпись. В случае если должностное лицо, визирующее приказ (распоряжение), является его исполнителем, подпись ставится один раз.

Фамилия исполнителя с инициалами и его телефон, включая внутренний, на приказах (распоряжениях) ФСИН России указываются и на лицевой стороне этих документов, и на оборотной в разнарядке. На лицевой стороне слово "Исп." печатается с прописной буквы.

Внешнее согласование приказа (распоряжения) с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями осуществляется на отдельном для каждого другого федерального органа исполнительной власти, организации листе согласования (приложение N 9).

Согласование приказа (распоряжения) оформляется грифом СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами) с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специального звания, классного чина (при наличии), расшифровки подписи и даты согласования. Например:

 

           Согласовано

 

Руководитель Федерального архивного

           агентства

Подпись                 И.О. Фамилия

             Дата

 

Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:

 

       Согласовано

 

Письмо Российской академии

     медицинских наук

   от 01.01.2003 г. N 15

 

В этом случае гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

и) Подпись.

Приказы (распоряжения) подписывает директор ФСИН России.

В состав реквизита "Подпись" входят: сокращенное наименование должности директора ФСИН России, специальное звание, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и специальное звание печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне специального звания с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В случае отсутствия директора ФСИН России приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа ФСИН России.

При этом к должности директора ФСИН России добавляется сокращение "И.о.", а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение).

Не допускается подпись с предлогом "За" или косой чертой перед наименованием должности.

Не допускается внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания, без оформления соответствующего акта о внесении изменений.

 

116. Приказ о поощрении работников оформляется следующим образом:

а) в случае поощрения не более трех человек в заголовке приказа указываются их фамилии с инициалами;

б) в тексте фамилии располагаются по алфавиту независимо от занимаемых должностей и печатаются прописными буквами, специальное звание (классный чин) указывается перед фамилией, должность через запятую. Например:

майору внутренней службы (Фамилия, имя, отчество полностью), заместителю начальника УФСИН России по Амурской области.

Классный чин федеральному государственному гражданскому служащему указывается после Ф.И.О, затем должность. Например:

Фамилия, имя, отчество полностью, государственному советнику Российской Федерации 2 класса, главному специалисту-эксперту, управления кадров ФСИН России;

в) учреждения и органы УИС должны именоваться следующим образом:

ФКУ ИК-2 УФСИН России по Сахалинской области или ФКУ СИЗО-1 ГУФСИН России по Свердловской области.

Текст приказа формулируется следующим образом:

 

1. Наградить:

 

почетным знаком уголовно-исполнительной системы

"За отличие в службе" II степени

 

2. Выдать денежную премию:

 

в размере оклада денежного содержания

в размере должностного оклада

в сумме 10 000 рублей

 

В приказе о поощрении следует указывать статьи экономической классификации, по которым выплачиваются премии.

Выплату премий произвести по подстатье экономической классификации 211 "Заработная плата".

117. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания с работников оформляется согласно приложению N 10.

 

118. Положения, правила, инструкции утверждаются приложением к приказу (распоряжению).

Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему документы могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

В положении систематизированно определяются порядок образования, структура, функции, компетенция, объем прав и обязанностей, организация работы структурных подразделений. Например: "Положение об управлении делами Федеральной службы исполнения наказаний".

Положения обычно регламентируют деятельность конкретных подсистем УИС.

Правила, инструкции регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и работу конкретных категорий работников.

Инструкции содержат нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке и какими способами и методами осуществляется тот или иной вид деятельности.

 

119. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, специального звания (классного чина), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

 

                                              Утверждаю

                                  Заместитель директора ФСИН России

                                   генерал-майор внутренней службы

                                   Подпись            И.О. Фамилия

                                               Дата

 

120. Гриф УТВЕРЖДАЮ может использоваться для придания юридической силы следующим организационно-распорядительным документам:

а) планам, графикам работы, повесткам заседаний, коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов;

б) должностным инструкциям сотрудников ФСИН России и должностным регламентам федеральных государственных гражданских служащих ФСИН России;

в) финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок, инвентаризации;

г) архивным документам: описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.;

д) планам работы структурных подразделений;

е) иным документам по согласованию с директором ФСИН России.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 11.

Личная подпись должностного лица ФСИН России в грифе утверждения при необходимости может заверяться в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по форме, установленной соответствующими нормативными правовыми актами.

 

121. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

122. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

123. Протоколом оформляются решения, принятые на коллегиях ФСИН России, совещаниях под руководством директора ФСИН России, первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях (приложение N 12).

124. Протокол заседания (совещания) оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания работник) на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Times New Roman N 14.

125. Протокол имеет следующие реквизиты:

а) вид документа - ПРОТОКОЛ, слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

б) вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

в) место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится заседание (совещание), выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер" протокола сплошной линией;

г) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом в соответствии с подпунктом "б" пункта 115 Инструкции и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания);

д) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, может включать буквенные индексы. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии ФСИН России, протоколы совещаний у директора ФСИН России, протоколы совещаний у первого заместителя директора ФСИН России (заместителя директора ФСИН России), протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений, протоколы межведомственных совещаний и др.;

е) подпись

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

126. В ФСИН России протоколы могут издаваться в полной, а также в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст основной части протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

 

127. В ФСИН России используются различные виды официальных документов информационно-справочного характера для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

128. В зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электронной связи документы подразделяются на следующие виды: служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма.

129. Служебное письмо используется для оперативной связи между ФСИН России и другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа.

130. Виды служебных писем:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; на письма Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России и других федеральных органов исполнительной власти;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; актов Министерства юстиции Российской Федерации и других федеральных органов исполнительной власти;

ответы на запросы других организаций;

ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;

инициативные документы, в том числе методические рекомендации и информационные письма для учреждений и органов УИС.

 

131. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

а) Бланк.

Служебные письма оформляются в ФСИН России на бланках формата A4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.

Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.

В совместном с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются.

б) Адресат.

При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов "Федеральная служба". Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также физическим лицам при ответе на их обращения.

В состав реквизита "Адресат" входят: наименование организации (подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному физическому лицу, исполнитель документа указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес получателя.

Наименование учреждения или органа УИС, организации, подразделения органа государственной власти, организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в подразделение организации наименование подразделения организации также пишется в именительном падеже, например:

 

                                       Министерство внутренних дел

                                           Российской Федерации

                                           Главный информационно

                                           -аналитический центр

 

                                      ул. Новочеремушкинская, д. 67,

                                            г. Москва, 117418

 

При направлении служебного письма организации или его должностному лицу наименование организации (подразделения организации) указывается в родительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:

 

                                            Председателю Комитета

                                             Государственной Думы

                                            Федерального Собрания

                                             Российской Федерации

                                                по безопасности

 

                                                 И.О. Фамилия

 

Наименование организации (подразделения организации), а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Начальникам территориальных
органов ФСИН России
Начальникам учреждений,
непосредственно подчиненных
ФСИН России

 

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти.

При адресовании служебного письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

 

                                                 Фамилия И. О.

 

                                       ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                    г. Липки, Тульская обл., 301264

 

При адресовании документа должностному лицу организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем управления делами ФСИН России.

в) Дата.

Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации управлением делами ФСИН России, структурным подразделением.

Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом:

 

___12.05.2010 N_____

На N 538 от 15.04.2010

 

В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 N 609.

Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например: от 12 мая 2009 г. N 609.

По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат - или цифровым способом, или словесно-цифровым.

Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака N и самого номера (знак N на одной строке, сам номер - на другой).

г) Регистрационный номер.

Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на структурное подразделение, его подготовившее, порядковый номер документа и должностное лицо из числа руководства ФСИН России, подписавшее служебное письмо.

Например, N 2-55-01, где: 2 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено письмо; 55 - порядковый номер документа; 01 - индекс директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности).

Регистрационный номер служебным письмам, подписанным директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) и его заместителями, присваивается управлением делами ФСИН России.

Регистрация служебных писем за подписью руководителя структурного подразделения ведется в структурных подразделениях.

При регистрации исходящего документа за подписью двух и более должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, организации регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.

д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.

е) Заголовок.

Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".

Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.

ж) Текст.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части служебного письма, над подписью.

Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова "Уважаемый...!", то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект ..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным....", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность..."), на бланке письма директора - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о ....", "Считаю возможным принять участие в...").

Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности), подлежат обязательному редактированию в управлении делами ФСИН России.

з) Приложение.

Реквизит "Приложение" отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите "Приложение", затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение: 1. Проект федерального закона " "

на 7 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту на 3 л.

 

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

 

Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.

 

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается:

 

Приложение: программа в 3 экз.

 

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

 

Приложение: письмо Минфина России от 05.03.2006 N 02-03-04/25 с приложениями к нему, всего на 5 л.

 

и) Согласование.

Согласование служебных писем за подписью директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России осуществляется исполнителем.

Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты либо разъяснение положений нормативных правовых актов, методические рекомендации, представляемые на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) или первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России, в обязательном порядке подлежат согласованию с правовым управлением ФСИН России.

к) Подпись.

Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке ФСИН России, полное - в иных случаях), специальное звание, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:

 

Начальник управления кадров

специальное звание                Подпись               И.О. Фамилия

 

В служебных письмах, оформленных на бланках директора ФСИН России, в реквизите "Подпись" должность не указывается.

В случае, если у адресата имеется воинское или специальное звание, то используется бланк письма ФСИН России и в реквизите "Подпись" указывается:

"Директор

генерал-полковник внутренней службы".

Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются.

Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.

Служебные письма на бланках директора ФСИН России подписывает только директор ФСИН России.

Служебные письма, поступающие в адрес центрального аппарата ФСИН России, подписываются только руководителями территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, или лицами, исполняющими их обязанности.

Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И.о."). Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В соответствии с положением о структурном подразделении руководитель структурного подразделения имеет право вести переписку со структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти, другими организациями, структурными подразделениями, территориальными органами ФСИН России, учреждениями, непосредственно подчиненными ФСИН России, по вопросам, входящим в компетенцию структурного подразделения.

л) Служебное письмо, подготовленное в один адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения (с подписью директора ФСИН России) внизу на оборотной стороне последнего листа. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом - в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.

м) Обзорные письма, направляемые в территориальные органы ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита "Подпись", фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица.

Общая формулировка для обзорных писем:

 

                                Начальникам территориальных органов

                                            ФСИН России

                            Начальникам учреждений, непосредственно

                                      подчиненных ФСИН России

 

н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности". В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

132. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием структурного подразделения.

 

133. Служебная записка является внутренним документом, она реализует в пределах ФСИН России отношения субординации структурных подразделений с руководством ФСИН России и координации между структурными подразделениями.

В служебной записке в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц ФСИН России.

Служебная записка оформляется на бумажном носителе без реквизитов бланка.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - адресанта.

134. Докладная записка адресуется директору ФСИН России или первому заместителю (заместителю) директора ФСИН России по курируемым направлениям деятельности и содержит информацию, выводы и предложения по какому-либо вопросу.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

Докладная записка является внутренним документом, подлежит регистрации в управлении делами ФСИН России после наложения резолюции директором ФСИН России.

Для оформления докладной записки используется стандартный лист бумаги формата A4.

Служебные и докладные записки, касающиеся разработки, внесения изменений или отмены нормативных правовых актов Российской Федерации, в том числе ведомственных нормативных правовых актов, в обязательном порядке согласовываются с правовым управлением ФСИН России.

 

135. В соответствии со статьей 420 Гражданского кодекса Российской Федерации договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Государственный контракт заключается ФСИН России в целях обеспечения государственных нужд в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, с учетом положений Федерального закона от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. 1), ст. 3105).

Договор оформляется на стандартных листах формата A4.

136. Договор (соглашение), контракт (далее - договор) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими органами государственной власти Российской Федерации оформляется компетентными структурными подразделениями ФСИН России в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей. Договор, подготовленный иным федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, организацией, передается на экспертизу в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, затем оформляется, визируется и подписывается в аналогичном порядке.

137. Финансово-хозяйственный и иной гражданско-правовой договор оформляется компетентными структурными подразделениями в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретного вида договоров, затем визируется исполнителем и согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями.

 

138. В плане устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей.

Проект плана подлежит обязательному согласованию с руководителями структурных подразделений, деятельность которых он затрагивает или которым даются конкретные поручения.

План составляется в табличной форме на стандартных листах бумаги формата A4.

Табличная форма плана должна содержать графу "Исполнение", где напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка о выполнении (невыполнении, переносе срока исполнения).

139. Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятиях.

Данные отчета отражают в целом деятельность ФСИН России или отдельное направление ее деятельности, а также конкретного работника.

Отчет оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 (статистическая отчетность, отчет по финансовой деятельности).

140. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России или руководителями структурных подразделений в пределах их компетенций.

В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта излагаются:

основание (реквизиты распорядительного документа);

состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания, классные чины, фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии и инициалы членов комиссии);

присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания, фамилии и инициалы).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены.

Дата акта должна соответствовать дню факта или события, отраженного в нем.

Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе - приложении.

Акт является основанием для подготовки структурными подразделениями соответствующих распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится.

141. Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов УИС, а также других организаций о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени.

Обзор составляется на соответствующем бланке структурным подразделением по курируемому направлению служебной деятельности и подписывается директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителем.

142. Справка, прилагаемая к документу, оформляется в целях служебного информирования по поручению руководства ФСИН России.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.

Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц.

Реквизит "Подпись" в справке отсутствует, в конце может указываться структурное подразделение (должностное лицо), подготовившее справку.

143. Заключение, прилагаемое к документу, содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу.

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. В заголовке заключения указывается наименование документа или вопроса, во исполнение которого оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй - конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты.

Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии, утверждает директор ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности).

144. В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о нарушении общественного порядка, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.).

Рапорт оформляется на стандартном листе бумаги формата A4, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.

Слово "Р а п о р т" (З а я в л е н и е) пишется (печатается) с заглавной буквы, вразрядку, точка в конце не ставится.

145. Предписание выдается директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) подчиненным работникам для удостоверения предоставленных им служебных прав и возложенных на них обязанностей по отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.). Предписание оформляется на соответствующем бланке (приложение N 13).

Предписание подписывается директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), регистрируется и заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

146. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени ФСИН России, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на соответствующем бланке ФСИН России.

Оформление доверенности в ФСИН России осуществляется в соответствии со статьями 186, 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

Доверенность на право заключения договоров, совершения иных действий от имени ФСИН России, представления интересов ФСИН России в различных государственных, общественных и судебных органах оформляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование ФСИН России;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности);

содержание доверенных полномочий;

срок действия доверенности.

Доверенность подписывает директор ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности), регистрируется и заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

 

147. Телеграмма, направляемая через отделение почтовой связи, оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал передается в отделение почтовой связи, для управления делами ФСИН России снимается электронная копия с оригинала, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, Например: ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ;

б) перед текстом центрованно размещается реквизит "Наименование документа" - ТЕЛЕГРАММА;

в) после наименования помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), индекса предприятия связи (приложение N 14). Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);

д) визы собираются на лицевой стороне 2 экземпляра;

е) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Телеграммы подписывают директор ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности), первый заместитель (заместители) директора ФСИН России, а в исключительных случаях (по поручению директора ФСИН России или лица, исполняющего его обязанности) - руководители структурных подразделений.

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая Правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785, N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413, N 23, ст. 2715, N 48, ст. 5604; 2009, N 20, ст. 2469; 2010, N 2, ст. 233, N 12, ст. 1355, N 26, ст. 3363) подписывает только директор ФСИН России;

ж) первый экземпляр телеграммы заверяется в управлении делами ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

 

148. Телеграмма, направляемая по каналам ведомственной связи ФСИН России, оформляется без реквизитов бланка в одном экземпляре (при регистрации в управлении делами снимается электронная копия с подписанной телеграммы, оригинал с отметкой об отправке помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: СРОЧНАЯ;

б) под категорией телеграммы размещается реквизит "Наименование документа" - ТЕЛЕГРАММА;

в) после наименования документа помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием города, наименования конкретного учреждения или органа УИС, фамилии его руководителя, при направлении другим организациям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве 5 адресатов пишется в телеграмме, свыше 5 - составляется рассылочная ведомость (в этом случае в реквизите "Адресат" указывается общее наименование учреждений и органов УИС) (приложение N 15);

г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);

д) визы собираются на оборотной стороне последнего листа телеграммы;

е) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, специального звания (классного чина), фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы подписывают директор ФСИН России и его заместители, в исключительных случаях (по поручению директора ФСИН России или лица, исполняющего его обязанности) - руководители структурных подразделений;

ж) под реквизитом "Подпись" в левом нижнем углу телеграммы указываются фамилия исполнителя с инициалами и его телефон.

Изменения в тексте должны быть заверены подписью должностного лица, подписавшего телеграмму.

Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой "СРОЧНАЯ" визируется должностным лицом, подписавшим телеграмму, в верхнем поле документа.

 

149. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.

В ФСИН России создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством*(2).

Документы, создаваемые в ФСИН России и (или) поступившие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

150. Для подтверждения подлинности электронных документов в ФСИН России используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота ФСИН России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Электронные документы исполняются в форматах Open Document для офисных приложений, а также Microsoft Office для создания и обработки документов и PDF для хранения сканированных изображений.

Абзац шестой утратил силу.

При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.

152. Доставка документов в ФСИН России осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, электрической связи и по каналам межведомственного электронного документооборота.

153. Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью - срочная корреспонденция органов государственной власти Российской Федерации; электрической связью - факсимильные и электронные сообщения.

154. В управлении делами ФСИН России для доставки документов в пределах г. Москвы в исключительных случаях назначаются специально выделенные работники, которым сдаются пакеты для отправки.

155. Доставка документов осуществляется на специально закрепленных за управлением делами ФСИН России для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи. Перевозка служебных документов городским и общественным транспортом запрещена.

156. Ответственность за организацию отправки и доставки документов возлагается на начальника управления делами ФСИН России.

157. Доставка (отправка) документов осуществляется по реестру или разносным книгам. Служебные документы адресатам в пределах г. Москвы могут передаваться работниками управления делами ФСИН России по принадлежности под роспись в реестре через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров или под роспись в разносной книге.

 

158. Прием и первичная обработка поступающей# в ФСИН России документов осуществляется группой входящей корреспонденции управления делами ФСИН России (далее - группа входящей корреспонденции).

159. Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в ФСИН России документы в рабочее время принимается# работниками группы входящей корреспонденции и регистрируется# в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.

В вечернее время (после 18.00 - в понедельник-четверг, после 17.00 - в пятницу), выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы организационно-инспекторского управления ФСИН России (далее - оперативный дежурный ФСИН России), регистрируются в журнале учета пакетов и по возможности оперативно передаются в управление делами ФСИН России для регистрации.

160. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам ФСИН России, также оперативно передаются ими в управление делами ФСИН России для регистрации.

Принявший документы, пакеты работник структурного подразделения расписывается за их получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает их количество, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью "Для пакетов". Оперативный дежурный ФСИН России, кроме этих данных, в журнале учета пакетов записывает номера документов, указанные на пакетах.

161. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому учреждению или пересылаются надлежащему отправителю. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.

162. В группе входящей корреспонденции вскрываются все пакеты с документами, за исключением пакетов, имеющих пометку "Лично".

163. При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных на них учетных номеров номерам документов, находящихся в пакете; количество документов в приложении с учетными данными о них, указанными в сопроводительном письме, количество экземпляров и листов всех документов.

164. При отсутствии в пакете указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в управлении делами ФСИН России, другой - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается отправителю. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание, классный чин, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник управления делами ФСИН России (лицо, исполняющее его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный пакет.

При получении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

165. Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются лично адресатом, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах. Документы после их рассмотрения подлежат немедленной передаче в управление делами ФСИН России для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с установленным Инструкцией порядком.

166. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, пакеты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

 

167. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления группой входящей корреспонденции в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.

В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан - в течение трех дней.

168. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер в электронной базе данных. На первом листе каждого приложения ставится оттиск штампа или указывается: "Приложение к вх. N_____" и дата регистрации.

Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется группой входящей корреспонденции и состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в электронной базе данных.

Если при регистрации поступивших документов, используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.

При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой "Лично", в электронной базе делается запись "Пакет с пометкой "Лично".

169. На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.

170. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.

171. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение дня направляются адресатам.

172. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:

начальнику управления делами ФСИН России для доклада директору ФСИН России;

первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России по направлениям деятельности;

в структурные подразделения.

173. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота ФСИН России используются обязательные сведения о документах:

1) Адресант.

2) Адресат.

3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4) Вид документа.

5) Дата документа.

6) Номер документа.

7) Дата поступления документа.

8) Входящий номер документа.

9) Исходящий номер и дата документа.

10) Наименование либо аннотация документа.

11) Индекс дела.

12) Сведения о переадресации документа.

13) Количество листов основного документа.

14) Количество приложений к документу.

15) Общее количество листов приложений.

16) Указания по исполнению документа.

17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18) Отметка о конфиденциальности.

Состав обязательных реквизитов при регистрации документа в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом).

174. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты; плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы, бланки документов.

 

175. Документы директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности), первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России передаются на рассмотрение только после их регистрации. К ним прилагаются оформленные на отдельных листах проекты поручений, в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, инициалы и фамилия директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, даты поручений.

176. Проекты поручений директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) оформляются управлением делами ФСИН России.

Проекты поручений первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России оформляются их секретарями.

Тексты подписанных директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России поручений вносятся управлением делами ФСИН России в электронные регистрационные карточки электронной базы данных.

Подготовку копий документов с поручениями первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России осуществляют их секретари.

177. После рассмотрения директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России документы возвращаются в управление делами ФСИН России для перенесения указаний по исполнению документа в электронные регистрационные карточки электронной базы данных.

178. В соответствии с указаниями по исполнению рассмотренные документы направляются структурным подразделениям только через управление делами ФСИН России. При этом подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, а соисполнителям - электронные копии документов.

179. Для ознакомления руководителей структурных подразделений и их работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение N 16).

 

180. Регистрация отправляемых документов за подписью директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей осуществляется группой исходящей корреспонденции управления делами ФСИН России (далее - группа исходящей корреспонденции) в электронной базе данных.

Документы, подписанные директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности), представляются на регистрацию в группу исходящей корреспонденции в трех экземплярах. После регистрации первый экземпляр (оригинал) документа и приложения к нему (если имеются) направляются группой исходящей корреспонденции адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения; третий экземпляр со всеми имеющимися приложениями (копия) хранится в управлении делами ФСИН России до минования надобности.

Документы, подписанные первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России, представляются на регистрацию в группу исходящей корреспонденции в двух экземплярах. После регистрации первый экземпляр (оригинал) документа и приложения к нему (если имеются) направляются группой исходящей корреспонденции адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения.

181. Регистрация отправляемых документов за подписью руководителя структурного подразделения оформляется в структурном подразделении. Зарегистрированные документы направляются структурным подразделением в группу исходящей корреспонденции для отправки адресатам.

182. Группа исходящей корреспонденции осуществляет проверку правильности оформления и комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

183. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

184. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в соответствующих реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения.

185. Копия документа с визами согласования и приложениями к нему в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ хранится в деле вместе с документом-ответом), копия отправляемого документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

 

186. Отправка документов осуществляется группой исходящей корреспонденции в следующем порядке.

Документы за подписью директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, направляются фельдъегерской связью или по системе межведомственного электронного документооборота.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа электрической связью, принимает структурное подразделение-исполнитель.

187. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

188. Группа исходящей корреспонденции проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

189. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

190. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

191. Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются:

степень срочности, если она имеется на подписанном документе;

адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи;

номера документов, вложенных в пакет;

почтовый адрес отправителя.

В один пакет могут помещаться несколько документов.

192. В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка "К исх. N___".

На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например:

Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. N 10/3-65.

193. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов.

194. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.

195. Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело управления делами ФСИН России.

196. Документы массовой рассылки направляются в соответствии с указателем расчета-рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает начальник управления делами ФСИН России. Указатель расчета-рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения.

 

197. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном бланке.

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

 

                                               Фамилия И.О.

                                     Прошу подготовить проект ответа

                                               к 05.05.2010.

                                          Подпись       И.О. Фамилия

                                                  Дата

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения и даты.

198. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

199. Документы, поступившие в структурное подразделение с поручением руководства ФСИН России, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

200. Работники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений к нему с соблюдением правил, установленных в Инструкции;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае существенной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка к рассылке документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение);

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

201. Документы, полученные в управлении делами ФСИН России для ознакомления, подлежат возврату в 3-дневный срок, если не оговорен иной срок.

 

202. Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии с Инструкцией, после подписания директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) представляются на регистрацию в группу нормативного обеспечения управления делами ФСИН России (далее - группа нормативного обеспечения) вместе с указателем расчета-рассылки, подготовленным исполнителем, подписанным руководителем соответствующего структурного подразделения и утвержденным начальником управления делами ФСИН России.

203. Приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела управлением делами ФСИН России.

204. Приказы ФСИН России по личному составу, в том числе о командировках работников, регистрируются, рассылаются исполнителями. Регистрация и формирование их в номенклатурные дела осуществляются управлением кадров ФСИН России в соответствии со сроками хранения.

205. Издаваемые в ФСИН России приказы, распоряжения регистрируются отдельно самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года и регистрируются в журналах учета издаваемых нормативных правовых актов по виду издания и в день их подписания.

206. Все поступившие в ФСИН России копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказов (распоряжений), других федеральных органов исполнительной власти регистрируются в группе нормативного обеспечения, докладываются директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности), после рассмотрения возвращаются в группу нормативного обеспечения, для исполнения поручений, указанных директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности).

207. Поступившие копии нормативных правовых актов регистрируются в журналах учета поступающих нормативных правовых актов (изданные Минюстом России, другими федеральными органами исполнительной власти).

На каждом экземпляре поступившей копии нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения ставится оттиск штампа, в котором указываются порядковый учетный номер нормативного правового акта по журналу учету# поступающих нормативных правовых актов и дата поступления.

208. Ознакомление с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов производится под роспись на листе ознакомления (приложение N 16), как правило, по письменному поручению директора ФСИН России или должностного лица, которому они были адресованы. Листы ознакомления хранятся вместе с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов.

209. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с пунктом 132 Инструкции, заверенными печатью управления делами ФСИН России (управления кадров ФСИН России), направляются в соответствии с указателем расчета-рассылки адресатам. Подлинник указателя расчета-рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с подлинником приказа (распоряжения).

210. Поступающие копии приказов и распоряжений после их регистрации в журнале учета хранятся по годам и видам издания в папках, регистрах или скоросшивателях с составлением внутренних описей.

 

211. Доверенность на право совершения действий от имени ФСИН России, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах, оформленная в соответствии с пунктом 146 Инструкции, регистрируется в группе исходящей корреспонденции.

212. Зарегистрированный оригинал и копия доверенности выдаются под роспись представителю. Копия зарегистрированной доверенности помещается в номенклатурное дело соответствующего структурного подразделения.

213. Договоры, оформленные в соответствии с пунктом 136 Инструкции, регистрируются управлением делами ФСИН России.

Договоры, указанные в пункте 137 Инструкции, регистрируются структурным подразделением, определенным актом ФСИН России о порядке размещения государственных заказов для нужд ФСИН России.

Ответственность за своевременность представления договоров на регистрацию возлагается на структурное подразделение - инициатора размещения заказа либо на управление тылового обеспечения ФСИН России в зависимости от основания заключения договора (у единственного поставщика или по результатам проведения процедур размещения заказов).

Ответственность за соблюдение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации, для постановки договоров на учет в территориальном органе Федерального казначейства и внесения в реестр государственных контрактов возлагается на структурное подразделение - инициатора размещения заказа.

214. Договоры регистрируются в журнале учета регистрации договоров.

Регистрация договоров, за исключением договоров, заключенных на электронной площадке и подписанных электронной подписью, осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации договоров. При регистрации на договоре ставятся номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации договоров. Подпись директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителя) директора ФСИН России на договоре заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в управлении делами ФСИН России.

Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, ответственного за хранение договоров, остальные экземпляры направляются сторонам договора.

Копии договора, заверенные печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, направляются адресатам в соответствии с указателем расчета-рассылки, составленным структурным подразделением - инициатором размещения заказа. Указатель расчета-рассылки помещается в номенклатурное дело структурного подразделения вместе с соответствующим договором.

Договор, размещенный на электронной площадке, подписанный электронной подписью, регистрируется в установленном законодательством Российской Федерации порядке и учитывается в структурном подразделении, определенном актом ФСИН России о порядке размещения государственных заказов для нужд ФСИН России.

 

215. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями о структурных подразделениях, а также должностными инструкциями и регламентами конкретных работников.

216. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:

получение в управлении делами ФСИН России под роспись организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;

учет документов в электронной базе данных или регистрационных журналах учета документов (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются в отдельных журналах);

представление документов руководителю структурного подразделения;

своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до работников;

контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;

подготовка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения;

оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);

отправка документов структурного подразделения через управление делами ФСИН России.

217. Поступивший в ФСИН России документ в структурных подразделениях учитывается по входящему регистрационному номеру, присвоенному ему в управлении делами ФСИН России.

218. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в электронной базе данных или журналах учета структурного подразделения реквизитов документов:

регистрационный номер ФСИН России;

корреспондент;

наименование документа;

дата документа;

исходящий номер документа;

краткое содержание документа;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор

резолюции, дата подписи резолюции);

роспись в получении документа;

отметка об исполнении.

219. В журналах учета могут помещаться следующие дополнительные сведения:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

ход исполнения;

наличие приложений;

перенос сроков исполнения.

 

220. Все поступившие телеграммы подлежат регистрации в управлении делами ФСИН России в электронной базе данных входящих документов, после чего передаются в структурные подразделения, а при необходимости - директору ФСИН России.

221. Исходящие телеграммы регистрируются в электронной базе данных исходящих документов и хранятся в номенклатурных делах структурных подразделений на общих основаниях.

К порядковому номеру добавляется буквенный индекс "т". Например: N 2-55-01 т.

222. Запрещается передача по ведомственной сети связи ФСИН России документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования".

 

223. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота ФСИН России. Система электронного документооборота ФСИН России должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации*(3).

224. При получении электронных документов работник управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Получение электронных документов должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом 10-20 минут.

При приеме электронных документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

открыть электронный документ и убедиться в правильности его адресования;

проверить наличие сопроводительного письма, а также всех названных в документе приложений;

при поступлении электронного документа, содержащего нечитаемую информацию, или при отсутствии указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров направляется запрос о повторной передаче информации в адрес отправителя.

Работник управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, допущенные к передаче (приему) документов, несут персональную ответственность за соблюдение требований приема-передачи документов по каналам электрической связи.

Абзац восьмой утратил силу.

Запрещается передавать в электронных сообщениях сведения, составляющие государственную тайну, и сведения с пометкой "Для служебного пользования".

После подписания документа запрещается внесение каких-либо изменений в его текст.

При передаче руководству ФСИН России поступивших электронных документов на рассмотрение, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям ФСИН России, а также отправке и хранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью директора ФСИН России.

Регистрация электронного документа аналогична регистрации отправляемого документа на бумажном носителе с занесением в него номера документа и даты регистрации.

Контроль доставки отправленных электронных документов возлагается на работника управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, отправившего электронный документ. Контроль обеспечивается средствами электронной почты.

При отправке электронного документа обязательно указываются следующие реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, фамилия, инициалы и рабочий телефон работника, отправившего электронный документ.

 

225. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы, за исключением документов об освобождении из-под стражи подозреваемых, обвиняемых, осужденных, поступивших из Верховного Суда Российской Федерации, подтвержденных телеграммой категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".

Документы в адрес учреждений и органов УИС передаются по факсимильным аппаратам.

226. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.

Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация является официальным документом, если получена или направлена по абонентскому пункту электронной связи узлов связи ведомственной сети связи ФСИН России либо подтверждена телеграммой категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".

Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

227. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;

фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного работником, подписавшим факсограмму;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.

Принятая факсограмма докладывается директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) в день ее приема, срочная - немедленно и с поручением передается исполнителю под роспись, о чем делается отметка в соответствующем журнале учета.

228. При раздельном учете поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются в журнале учета принятых (переданных) факсограмм.

 

229. Учет объемов документооборота в ФСИН России ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

230. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в ФСИН России и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением делами ФСИН России и представляются директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности) в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

231. Под объемом документооборота в ФСИН России понимается количество документов, поступивших в ФСИН России и созданных ею за определенный период времени (квартал, полугодие, год).

232. Учет количества документов за определенный период времени (квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям (местам регистрации документов) и представляется по итогам года в управление делами ФСИН России.

233. При определении объема документооборота отдельно подсчитывается количество поступающих и создающихся в ФСИН России документов.

234. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

235. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

236. Сведения об объеме документооборота структурными подразделениями готовятся по установленной форме (приложение N 17).

237. Сведения о документообороте представляются структурными подразделениями в управление делами ФСИН России ежеквартально, к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

 

238. Поступающие на тиражирование документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3.

239. На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов.

240. На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: "Дополнительно размножено и разослано___экз.".

241. Тиражирование документов без визы начальника управления делами ФСИН России запрещается.

242. Основанием для копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа (наряда).

243. Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяются руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ (наряд) на производство копировально-множительных работ визируется в управлении делами ФСИН России, затем вместе с документом передается исполнителем для тиражирования.

244. Тиражирование документов производится в порядке очередности их поступления.

245. В первоочередном порядке тиражируются документы за подписью директора ФСИН России (к совещаниям, заседаниям коллегии, проекты нормативных правовых актов и т.п.), его заместителей и срочные. Срочность определяется директором ФСИН России, его заместителями и начальником управления делами ФСИН России.

246. Не производится тиражирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.

247. Поступающие заказы на выполнение копировально-множительных работ регистрируются в журнале учета заказов.

248. Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись.

249. Контроль за изготовлением копий документов возлагается на управление делами ФСИН России. Не допускается изготовление копий, превышающих количество, указанное в заказе (наряде).

 

263. Сроки исполнения поручений устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты этого документа.

264. В поручениях к конкретному документу директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

Соисполнители представляют головному исполнителю соответствующие материалы в течение первой половины срока, установленного для исполнения документа.

265. Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок.

266. Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению*(4)

а) в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

б) в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";

в) в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "срочно", "незамедлительно";

г) в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

267. Направленные на согласование проекты актов Правительства Российской Федерации (их копии) визируются директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) не более чем в 10-дневный срок.

268. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации направляется мотивированная просьба о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

269. Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

270. При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российский# Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

271. Ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

272. Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса срок.

273. Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе ФСИН России, и не должны превышать 30 дней.

274. Сроки представления проектов документов на подпись директору ФСИН России (лицу, исполняющему его обязанности):

а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения - в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения - не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока исполнения;

в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока;

г) ответов (докладов) Министру юстиции Российской Федерации на его поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока.

275. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только лица, установившие контроль.

276. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать управление делами ФСИН России, которое вносит необходимые изменения в электронную базу данных.

 

277. ФСИН России формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Разрабатывает и утверждает по согласованию с Федеральным архивным агентством перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения.

278. Формирование документального фонда осуществляется управлением делами ФСИН России путем составления номенклатуры дел ФСИН России (далее - номенклатура дел, если иное не оговорено особо), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив ФСИН России.

279. Номенклатура дел ФСИН России - ежегодно оформляемый в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения.

280. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

281. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения.

282. Номенклатура дел составляется на основании Положения о ФСИН России, Регламента ФСИН России о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность ФСИН России, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности ФСИН России.

283. В ФСИН России составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 18) и ФСИН России (приложение N 19).

Номенклатура дел в структурном подразделении составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом ФСИН России, управлением делами ФСИН России, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 октября текущего года в управление делами ФСИН России.

284. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в управление делами ФСИН России.

285. Номенклатура дел ФСИН России составляется управлением делами ФСИН России из номенклатуры дел структурных подразделений.

286. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив ФСИН России и Центральная экспертная комиссия ФСИН России (далее - ЦЭК ФСИН России)

287. Номенклатура дел ФСИН России (один раз в 5 лет) согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК Государственного архива Российской Федерации), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности ФСИН России документы Архивного фонда Российской Федерации. Номенклатура дел, подписанная начальником управления делами ФСИН России, согласовывается с ЦЭК ФСИН России и до 20 декабря текущего года утверждается директором ФСИН России. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года.

288. После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел.

289. Номенклатура дел ФСИН России готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело управления делами ФСИН России, второй используется в управлении делами ФСИН России как рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве ФСИН России, четвертый направляется в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел ФСИН России. Рабочий экземпляр номенклатуры дел ФСИН России может вестись в управлении делами ФСИН России и в электронном виде.

290. В случае изменения функций и структуры ФСИН России номенклатура дел ФСИН России подлежит переработке и согласованию с ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

291. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

292. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности ФСИН России в соответствии с Положением о ФСИН России.

293. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

а) В графе 1 "Индексы дел" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного в ФСИН России цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в разделе, например: индекс дела 1-1, где 1 - структурный номер управления делами ФСИН России, 1 - порядковый номер заголовка дела "Федеральные конституционные законы, федеральные законы. Копии".

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дел для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

Для переходящих дел индекс дела сохраняется.

б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается наименование видов документов, например: "Приказы ФСИН России по основной деятельности".

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов "ФСИН России" или "структурного подразделения"; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанными последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о командировках сотрудников управления (справки, докладные записки, акты и др.)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами ФСИН России по организационно-штатным вопросам".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка по финансово-хозяйственной деятельности" или "Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Минюстом России по вопросам основной деятельности ФСИН России".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивами субъектов Российской Федерации по организации и ведению архивной работы";

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности ФСИН России" или "Полугодовые планы основных мероприятий ФСИН России", или "Квартальные планы работ управления".

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:

наименование учреждения или органа УИС или других учреждений, органов и организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем по необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

в) Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года.

г) В графе 4 "Срок хранения дела, номера статей" указывается срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный номер N 18380) (далее - Перечень типовых документов), перечнем управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом ФСИН России, или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения;

д) В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для их продолжения.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

294. Закрытая номенклатура дел структурных подразделений текущего года представляется в управление делами ФСИН России до 15 марта следующего года.

 

295. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела.

296. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

297. Дела в ФСИН России формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

298. В каждом структурном подразделении выделяются работники (исполнители), ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители структурных подразделений и указанные работники (исполнители) обеспечивают сохранность документов и дел.

299. Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.

300. Документы, исполненные и направленные работниками "В дело", группируются в дела текущего делопроизводства одного года, за исключением переходящих дел.

301. В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.

302. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

303. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок работником (исполнителем) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

304. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:

а) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в) помещать приложения вместе с основными документами;

г) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;

з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);

к) по объему дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов, а дело временного (до 10 лет включительно) хранения толщина не должна превышать 4 см. При превышении данных объемов заводится второй том;

л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2".

305. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или их сочетании.

306. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по личному составу по командировкам, отпускам работников.

307. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

308. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

309. Документы коллегии ФСИН России группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии ФСИН России; б) документы к заседаниям коллегии ФСИН России.

310. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

311. Положения, уставы, инструкции, утвержденные приказами (распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, уставы, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

312. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2004 год должны быть отнесены к делам 2004 года, хотя они и составлены в 2005 году).

313. Карточки лицевых счетов на выплату заработной платы группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

314. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

315. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота ФСИН России.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: "Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".

316. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

317. Дела со дня их заведения до передачи в архив ФСИН России или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

318. В структурных подразделениях дела размещают в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их полную сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.

319. Дела документального фонда ФСИН России, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, а также перед передачей в архив ФСИН России проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации ФСИН России или ее структурного подразделения.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.

320. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписи в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более 30 дней и после его истечения подлежат возврату.

321. Иным органам государственной власти Российской Федерации и другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) или его заместителей.

322. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается карта-заместитель дела с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

323. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

324. Номенклатурные дела ФСИН России оформляются (готовятся к архивному хранению) управлением делами ФСИН России совместно с другими структурными подразделениями после завершения календарного года.

325. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

326. Обложка (титульный лист) дела постоянного и временного хранения и по личному составу (приложение N 20) оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки дел черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами, разборчиво, без сокращений. Допускается наклеивать титульный лист на обложку дела, оформленный машинописным или типографским способом.

327. На обложке дела указываются реквизиты: наименование ФСИН России и структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

а) наименование федерального органа исполнительной власти (Федеральная служба исполнения наказаний) - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, ФСИН России была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним его наименованием пишется и новое наименование;

б) наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой ФСИН России;

в) делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

г) заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам"), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

д) дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

е) количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

ж) реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов, или в перечне управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом ФСИН России (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

з) архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве ФСИН России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

328. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива Российской Федерации, в который будут передаваться дела, кодов Государственного архива Российской Федерации и ФСИН России по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

329. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

330. Наименования ФСИН России и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

331. Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью работника, ответственного за ведение делопроизводства.

332. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

333. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

334. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

335. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

336. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Если в деле имеется лист, сложенный и подшитый за середину, то такое дело подлежит переоформлению (перешивке).

337. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

338. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

339. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

340. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

341. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом прежние номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом прежняя заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

342. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив ФСИН России допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

343. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись (приложение N 21), которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

344. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

345. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 22), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

346. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

347. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

348. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела и нумеруются арабскими цифрами, порядковой нумерацией. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

349. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

350. Поручения руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело, нумеруется очередным порядковым номером.

351. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

352. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

353. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

354. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

355. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

356. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

357. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

358. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

359. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

360. Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять.

Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления количества листов в деле).

361. Сводная номенклатура дел ФСИН России текущего года должна быть закрыта в течение 1 квартала следующего года.

362. По окончании делопроизводственного года оформленные дела ставятся на инвентарный учет в журнале законченных делопроизводством дел, который ведется в структурных подразделениях.

Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных делопроизводством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

В журнале учета законченных делопроизводством дел делаются записи с указанием даты начала и окончания дела (тома), срока хранения, количества листов в деле (томе) и других необходимых данных, предусмотренных журналом.

 

363. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

364. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

365. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ФСИН России, которую готовит архив ФСИН России.

366. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 23) и представляются в архив ФСИН России.

367. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

368. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

369. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

370. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом ФСИН России;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

371. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

372. Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

373. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

374. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником управления делами ФСИН России и утверждается руководителем структурного подразделения.

375. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив ФСИН России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

 

376. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в ФСИН России при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив ФСИН России.

377. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФСИН России создается постоянно действующая ЦЭК ФСИН России. Положение о ЦЭК ФСИН России утверждается приказом ФСИН России.

378. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК ФСИН России под методическим руководством архива ФСИН России.

379. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ФСИН России; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

380. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ФСИН России.

381. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 23), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 24).

382. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела ФСИН России подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

 

383. Документы, образующиеся в процессе деятельности ФСИН России, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в ФСИН России на временном и депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

384. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации осуществляет архив ФСИН России.

385. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

386. Дела передаются в архив ФСИН России с соблюдением следующих условий:

в архив ФСИН России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача документов в архив ФСИН России производится по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 23).

387. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив ФСИН России не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

388. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив ФСИН России не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

389. Передача дел в архив ФСИН России осуществляется по графику, составленному архивом ФСИН России, согласованному с начальником управления делами ФСИН России и утвержденному распоряжением ФСИН России.

390. Прием дел производится работником архива ФСИН России в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ФСИН России и работника, передавшего дела).

391. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ФСИН России работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив ФСИН России (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив ФСИН России несет структурное подразделение, передающее документы).

392. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив ФСИН России независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

393. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности с соблюдением следующих требований: порядка отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления акта о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

Электронные документы подлежат уничтожению после истечения срока, установленного для их хранения, на основании акта, утвержденного директором ФСИН России.

394. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 24).

395. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).

396. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела структурными подразделениями.

397. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФСИН России одновременно).

398. Согласованные ЦЭК ФСИН России акты утверждаются директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.

399. После утверждения директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ФСИН России проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

 

400. ФСИН России в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

401. Изготовление печатей ФСИН России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) осуществляется централизованно на основании заявки управления делами ФСИН России федеральным казенным учреждением "Центр государственного имущества и жилищно-бытового обеспечения Федеральной службы исполнения наказаний" (далее - ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России) полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

402. Гербовые печати применяются в ФСИН России для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

403. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает директор ФСИН России.

404. В ФСИН России используются гербовые мастичные печати:

первая мастичная гербовая печать закрепляется за начальником (заместителем начальника) управления делами ФСИН России;

вторая - за главным бухгалтером главной бухгалтерии финансово-экономического управления ФСИН России;

третья - за работником управления делами ФСИН России, ответственным за отметку командировочных удостоверений;

четвертая - за руководителем Оперативной группы ФСИН России;

пятая - за главным государственным санитарным врачом ФСИН России;

шестая - за первым заместителем (заместителем) начальника управления собственной безопасности ФСИН России.

405. Гербовая металлическая рельефная печать для служебных удостоверений и специальных пропусков закрепляется за начальником или заместителем начальника управления кадров ФСИН России, или работником управления кадров ФСИН России, которому по функциональным обязанностям вменены оформление и выдача служебных удостоверений.

406. Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется на основании приказа ФСИН России, вынос их за пределы административного здания, в котором размещается ФСИН России, без письменного разрешения директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) не допускается.

407. В ФСИН России гербовой печатью заверяются подписи директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей на нижеприведенных служебных документах:

всех видах договоров, заключаемых ФСИН России с другими учреждениями, органами и организациями, в пределах ее компетенции в целях осуществления задач и функций ФСИН России;

финансовых документах и отчетах, представляемых в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документах по кассовым и кредитным операциям, расчетных чеках, приходных ордерах, платежных поручениях, справках по заработной плате;

документах по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждений и органов УИС;

актах о выполненных работах и предоставленных услугах;

актах экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийных письмах;

доверенностях;

трудовых книжках;

характеристиках работников;

представлениях к государственным и ведомственным наградам, присвоению специальных званий (классных чинов) и почетных званий, почетных грамотах, благодарностях, удостоверениях к наградам;

свидетельствах, справках о прохождении государственной службы, архивных и льготных;

других документах и их копиях, требующих специального удостоверения их подлинности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора ФСИН России, изготовленный по его поручению, хранится и используется начальником управления делами ФСИН России.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора ФСИН России используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для заверения приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

В ФСИН России могут изготавливаться мастичные печати и штампы с наименованием конкретных структурных подразделений без государственной символики.

408. Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или работников, удостоверяющих копии документов, на копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

409. Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

410. Мастичные печати (без государственной символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения, например: "Для пакетов", "Для справок", а также номерные "Для пакетов N 1", "Для справок N 1" и другие. Их оттиски ставятся на справках, экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись директора ФСИН России, внутренних документов (когда в этом есть необходимость), при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п.

411. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами и передаются в ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России.

412. Изготовленные печати (штампы) с проставлением их оттисков учитываются в журнале учета печатей и штампов (приложение N 25) и выдаются под роспись работникам, ответственным за их хранение и использование. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

413. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

414. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также правильность их использования несут руководители структурных подразделений и работники, за которыми закреплены соответствующие функции.

415. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

 

416. Бланки ФСИН России с изображением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России на основании заявки управления делами ФСИН России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

417. Бланки писем ФСИН России с изображением Государственного герба Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Для учета бланки писем ФСИН России нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в правой нижней части оборотной стороны бланка.

418. Управление делами ФСИН России обеспечивает получение, учет поступления бланков в журналах учета поступления и выдачи бланков (приложения N 26, 27) (учет бланков ведется раздельно по видам бланков) и выдачу бланков в структурные подразделения и учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России.

419. Бланки выдаются работникам, ответственным в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, под роспись в журнале. Бланки документов используются строго по назначению, хранятся в сейфах или надежно запираемых и опечатываемых шкафах и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим учреждениям, органам, организациям и физическим лицам.

420. В каждом структурном подразделении один раз в год на уничтожение бракованных и испорченных бланков составляется акт, утверждаемый руководителем структурного подразделения, который направляется в управление делами ФСИН России, после чего бланки уничтожаются в установленном порядке.

421. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений.