Главный бухгалтер передает дела (Д. Корнилов, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2012 г.)

Главный бухгалтер передает дела

При увольнении главного бухгалтера новому специалисту необходимо за короткое время принять дела, оценить состояние учета, наличие возможных ошибок и риски. Как это сделать, расскажем в статье.

В настоящее время не существует специального правового документа, регламентирующего процедуру передачи дел увольняемого главного бухгалтера. Тем не менее не вызывает сомнения целесообразность оформления приема-передачи дел при уходе главного бухгалтера, особенно на крупных предприятиях или если на него дополнительно возложены обязанности по ведению кассы, отчетов по складам, производствам и т.д. Вместе с тем ранее, в советское время*(1), была закреплена обязанность приемки и сдачи дел при назначении и освобождении главного бухгалтера путем оформления акта проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

В настоящее время порядок приемки-передачи дел и материально ответственных лиц нужно закреплять в локальном акте компании. В инструкции следует отразить передачу:

- регистров бухгалтерского и налогового учета;

- локальных актов (учетная политика, положения об инвентаризации);

- отчетности;

- денежных средств и материальных ценностей;

- актов камеральных и налоговых документов.

Из актов камеральных и налоговых проверок новый бухгалтер может выявить основные нарушения, риски, возникающие у компании в части ведения бухгалтерского и налогового учета.

Поскольку первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет*(2), то именно наличие данных документов должно быть проверено новым главным бухгалтером.

Кроме того, в локальном акте должен быть закреплен порядок передачи книг и журналов:

- регистрации доверенностей;

- регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;

- кассовой книги;

- книги покупок и продаж.

Необходимо также в локальном акте установить порядок проведения инвентаризации всего имущества и обязательств фирмы. В случае смены главного бухгалтера рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств компании. Случаи обязательного проведения инвентаризации, в частности, включают*(3):

- смену материально ответственных лиц;

- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества. В целях оценки ведения учета следует обратить внимание на следующее:

- отражение всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете;

- наличие большой дебиторской и кредиторской задолженности;

- наличие фактов осуществления проводок в учете без заключения договоров;

- отсутствие подтверждающих документов (накладных, актов);

- неправильное заполнение счетов-фактур;

- взаимодействие с фирмами-однодневками.

Следует прежде всего выделить грубые нарушения бухгалтерского и налогового учета.

К ним целесообразно относить следующие деяния:

- отсутствие первичных документов;

- отсутствие регистров бухгалтерского учета;

- отсутствие бухгалтерской отчетности;

- систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное и неправильное отражение в первичных документах, на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений;

- нарушение установленных законодательством порядка и сроков хранения бухгалтерской отчетности;

- нарушение установленных законодательством о бухгалтерском учете сроков представления бухгалтерской отчетности.

Также не лишним будет понять: а не приближение ли выездной налоговой проверки стало причиной увольнения предыдущего главбуха? Основные критерии назначения проверки определены ФНС России*(4).

Примечание. Из актов камеральных и налоговых проверок новый бухгалтер может выявить основные нарушения, риски, возникающие у компании в части ведения бухгалтерского и налогового учета.

Нюансы учета

Любая отрасль, каждая компания имеет свои нюансы работы. Например, применение в компании особых форм учетных документов, использование отдельных бланков строгой отчетности. Нюансы могут возникать в случае ведения раздельного учета при применении ЕНВД и общей системы налогообложения, раздельного учета по НДС при осуществлении экспортно-импортных операций.

Целый ряд особенностей связан с отраслевой направленностью бухгалтерского учета. Конечно, бухгалтеру, работающему в строительстве, сложно будет вникнуть в аспекты учета кинокомпании или другого предприятия с незнакомой спецификой.

Особенности характерны для каждой отрасли. Поэтому на новом месте бухгалтеру нужно внимательно вникать во все нюансы учета.

Конечно, увольняющийся сотрудник не обязан раскрывать те самые особенности бухгалтерского учета. Но для того чтобы вникнуть в специфику работы компании, новому сотруднику хорошо бы заранее продумать вопросы, которые он задаст по:

- отраслевым особенностям ведения учета;

- порядку контроля расчетов с поставщиками/покупателями;

- особенностям визирования документов и документооборота в компании;

- наличию собственных разработанных форм первичных документов;

- наличию особых локальных актов, регулирующих порядок учета (создание резервов отпусков, резервов на ремонт основных средств и пр.);

- особенностям ведения раздельного учета;

- наличию задолженности, нереальной к взысканию;

- особенностям учета производственных расходов и расходов на административно-управленческий персонал.

Примечание. Также не лишним будет понять: а не приближение ли выездной налоговой проверки стало причиной увольнения предыдущего главбуха? Основные критерии назначения проверки определены ФНС России.

Документы приемки-передачи

Приемку-передачу дел от увольняемого сотрудника новому необходимо оформить путем издания распорядительного документа. Приказ или распоряжение подписывает генеральный директор или иное уполномоченное лицо. Если новый сотрудник не вышел, то приемку-передачу дел возможно осуществить путем передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера его заместителю или иному лицу, которое будет осуществлять его функции. Также на практике возможна ситуация, когда дела передаются генеральному директору.

В приказе указываются:

- лица, ответственные за прием и передачу дел;

- сроки приема-передачи дел;

- дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

- порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Очень важно определить срок приемки-передачи дел. Обычно данный срок устанавливают в две недели (срок предупреждения работодателя об увольнении по собственному желанию)*(5).

Поскольку весь порядок приемки-передачи описать в распорядительном документе достаточно проблематично, то лучше частности закрепить в локальном акте фирмы.

Его подписывают экс-бухгалтер и принимаемый на его должность сотрудник. Также в случае проведения инвентаризации акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии.

В случае несогласия сторон с актом оформляют протокол разногласий. Четкий перечень сведений, которые должны содержаться в акте, отсутствует.

В акте следует отразить определенные данные:

- фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;

- дату и номер приказа (распоряжения) руководителя компании, на основании которого проводилась передача дел;

- наименования и количество переданных документов (дел, папок или подшивок), хранящихся в бухгалтерии;

- наименования и количество переданных дел (папок или подшивок), находящихся на хранении в архиве;

- серии и номера неиспользованных банковских чеков;

- наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

- номера доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

К акту прилагают документы:

- акты об инвентаризации наличных денежных средств в кассе по состоянию на конец дня приема дел;

- инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности;

- копию акта сверки по расчетам с бюджетом;

- ключи "клиент-банк", сертификаты спецоператора связи.

Примечание. Очень важно определить срок приемки-передачи дел. Обычно данный срок устанавливают в две недели (срок предупреждения работодателя об увольнении по собственному желанию). Поскольку весь порядок приемки-передачи описать в распорядительном документе достаточно проблематично, то лучше частности закрепить в локальном акте фирмы.

Примечание. При увольнении главного бухгалтера основной принцип приемки-передачи - "доверяй, но проверяй". Поэтому от того, насколько полно новый бухгалтер проверит ведение дел, оценит возможные риски, будет зависеть дальнейшая деятельность его и компании в целом.

Отказ от передачи дел

Трудовое законодательство устанавливает, что при прекращении трудового договора выплаты всех сумм, причитающихся работнику, производят в день его увольнения. Если сотрудник в день увольнения не работал, то суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным требования о расчете*(6). При прекращении трудового договора все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Работодатель обязан выдать сотруднику в последний день работы трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении*(7).

Поэтому удержать работника путем неподписания обходного листа, невыплаты денежных средств или невыдачи трудовой книжки не получится.

Вместе с тем следует помнить, что обязанность приемки-передачи может быть прописана в локальных актах, с которыми будет ознакомлен сотрудник, а также в трудовом договоре и должностной инструкции. Следовательно, в случае неисполнения данных актов работодатель может наложить дисциплинарное взыскание на главного бухгалтера. Напомним, что в трудовом кодексе предусмотрены такие виды ответственности, как замечание, выговор и увольнение*(8). Но суровая мера в виде увольнения по статье на основании отказа от передачи дел неправомерна, так как не будет соответствовать степени проступка.

Отказ от передачи дел должен насторожить руководство компании. Возможно, он связан с растратой, хищением или другими нарушениями. Если в трудовом договоре не предусмотрено, что указанные лица в случае причинения ущерба несут материальную ответственность в полном размере, то, при отсутствии иных оснований, для привлечения этих лиц к такой ответственности с них можно взыскать сумму лишь в пределах среднемесячного заработка. Главный бухгалтер может быть привлечен и к уголовной ответственности*(9). Однако в случае увольнения недобросовестного главного бухгалтера компании предпочитают "не выносить сор из избы", поскольку факт привлечения бывшего главного бухгалтера к уголовной ответственности может больно ударить по репутации бизнеса, привести к дополнительным налоговым проверкам и привлечению компании к административной ответственности.

Д. Корнилов,

генеральный директор аудиторской

компании "БИЗНЕС-СТУДИО"

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) пост. Совмина СССР от 24.01.1980 N 59

*(2) ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ)

*(3) ст. 12 п. 2 Закона N 129-ФЗ

*(4) приказ ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333

*(5) ст. 80 ТК РФ

*(6) ст. 140 ТК РФ

*(7) пост. Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

*(8) ст. 192 ТК РФ

*(9) ст. 199, 199.1 УК РФ