Бюджетный учет хозяйственных товаров (О. Фурагина, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2012 г.)

Бюджетный учет хозяйственных товаров

Хозяйственные товары, как и любое другое имущество учреждения, подлежат бюджетному учету и контролю за использованием. В статье рассмотрим особенности принятия на учет, списания, а также документального оформления движения хозяйственных товаров в учреждениях казенного типа.

Принятие на учет

В соответствии с п. 118 Инструкции N 157н*(1), п. 21 Инструкции N 162н*(2) хозяйственные материалы учитываются в составе материальных запасов на счете 0 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения". Расходы на их приобретение отражаются по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ*(3).

Как и все материальные запасы, хозяйственные товары принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (п. 100 Инструкции N 157н).

Напомним, что согласно п. 102 Инструкции N 157н фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признаются:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;

- суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки (вместе - расходы на доставку). Если в сопроводительном документе поставщика указано несколько наименований материальных запасов, расходы на их доставку (в рамках договора поставки) распределяются пропорционально стоимости каждого наименования материального запаса в их общей стоимости;

- суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанных с их использованием);

- иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Не включается в фактическую стоимость материальных запасов сумма общехозяйственных и иных аналогичных расходов кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материальных запасов.

Фактическая стоимость материальных запасов, по которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению кроме случаев, установленных законодательством РФ и Инструкцией N 157н (п. 107 Инструкции N 157н).

Учет операций по поступлению хозяйственных товаров ведется в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо журнале операций расчетов с подотчетными лицами в части операций поступления материальных запасов по фактической стоимости их приобретения.

Аналитический учет хозяйственных товаров ведется в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041)*(4) (п. 119 Инструкции N 157н). Единицей учета хозяйственных товаров может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. (п. 101 Инструкции N 157н).

Карточка (ф. 0504041) ведется:

- по наименованию, количеству, стоимости;

- по нефинансовым активам в пути - по отдельным поставщикам;

- по товарно-материальным ценностям, принятым на ответственное хранение, - по владельцам (собственникам).

Заполнение карточки начинается с переноса остатков на начало года. Записи в ней ведутся на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к журналам операций (ф. 0504071), в количественном и стоимостном выражении с выведением остатков на конец периода и составляются по каждому материально ответственному лицу отдельно.

Материально ответственные лица ведут учет хозяйственных товаров в книге (карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Оприходование хозяйственных товаров отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов, подтверждающих исполнение поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий договора по передаче (изготовлению) материальных ценностей (накладных поставщика, актов о приеме-передаче, извещений (ф. 0504805) и т.п.) (п. 22 Инструкции N 162н).

Извещение (ф. 0504805) используется при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, обязательств между учреждением и созданными им обособленными структурными подразделениями (филиалами), наделенными полномочиями ведения бухгалтерского учета, в том числе при реорганизации.

Извещение формируется в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждого учреждения (обособленного подразделения, филиала), участвующего в приемке-передаче объектов учета.

Учреждение, получившее извещение с прилагаемыми к нему документами, подтверждающими факт приемки-передачи объектов учета (актами о приеме-передаче, описями, реестрами, оправдательными документами поставщиков по централизованному снабжению, актами на недостачу и порчу ценностей или некомплектности предметов, выявленных при принятии ценностей, и т.п.), заполняет его в своей части реквизитов и направляет его второй экземпляр стороне, участвующей в расчетах.

Заполненное извещение принимается к учету с отражением соответствующих бухгалтерских записей в регистрах бухгалтерского учета.

В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004). Кроме того, этот же акт составляется и при оприходовании неучтенных хозяйственных товаров, выявленных при проведении инвентаризации.

Акт о приемке материалов составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передаются в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей (один экземпляр), отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику (второй экземпляр). Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Внутреннее перемещение хозяйственных товаров, их передача в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании первичных документов: Требования-накладной (ф. 0315006), Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (п. 24 Инструкции N 162н).

Требование-накладная (ф. 0315006) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Записи в Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных запасов, объектов основных средств стоимостью за единицу до 3 000 руб. включительно.

Списание с учета

Учет операций по выбытию и перемещению хозяйственных товаров ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071) (п. 120 Инструкции N 157н).

Журналы операций формируются на основании единой формы документа, в которую записываются наименование и номер создаваемого документа.

Журнал операций открывается путем перенесения остатков на начало периода. В журнале операций отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в Главную книгу (ф. 0504072).

При заполнении журналов операций расчетов с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, дебиторами по доходам в случае, если аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051), графы 6 и 7 "Остаток на начало периода" и графы 11 и 12 "Остаток на конец периода" журнала операций могут не заполняться.

Журнал операций подписывается главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим журнал операций.

Списание производится на основании (п. 25 Инструкции N 162н):

- Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

- Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к акту. Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения.

Выбытие (отпуск) хозяйственных товаров может производиться по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости (п. 108 Инструкции N 157н).

Применение одного из указанных способов определения стоимости при выбытии по группе (виду) материальных запасов осуществляется в течение финансового года непрерывно.

Определение средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов в течение текущего месяца на дату их выбытия (отпуска).

Установленный порядок определения стоимости хозяйственных товаров при их выбытии в течение отчетного года для соответствующих групп (видов) не изменяется (п. 110 Инструкции N 157н).

Выбытие хозяйственных товаров в размере естественной убыли производится на основании актов с отражением на расходы текущего финансового года (п. 111 Инструкции N 157н).

Выбытие хозяйственных товаров по основанию их списания в результате хищений, недостач, потерь производится на основании надлежаще оформленных актов с отражением стоимости материальных ценностей на уменьшение финансового результата текущего финансового года с одновременным предъявлением к виновным лицам сумм причиненных ущербов (п. 112 Инструкции N 157н).

Передача (возврат) материальных запасов подрядчикам, исполнителям работ или пользователям (в рамках возмездного (безвозмездного) пользования, за исключением проката) оформляется первичным (сводным) учетным документом (накладной, актом приемки-передачи и т.п.) с отражением внутреннего перемещения материального запаса без списания передаваемых объектов с балансового учета и одновременным их отражением на соответствующих забалансовых счетах (п. 116 Инструкции N 157н).

Бюджетный учет хозяйственных товаров

Пример 1

В казенное учреждение в рамках централизованного снабжения поступили и оприходованы на склад хозяйственные товары на сумму 20 000 руб. Извещение (ф. 0504805) получено, его второй экземпляр отправлен вышестоящей организации в подтверждение получения материальных ценностей. Дополнительных затрат, связанных с приобретением и получением хозяйственных товаров, у обеих сторон централизованного снабжения произведено не было.

Работникам учреждения были выданы хозяйственные товары на сумму 6 000 руб. В конце месяца на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) выданные хозяйственные товары списаны с учета.

В бюджетном учете данные операции следует отразить следующими проводками:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
В учете вышестоящей организации
Переданы хозяйственные товары учреждению	1 304 04 340	1 105 36 440	20 000
Списаны переданные материалы с забалансового учета после получения подтверждения об их получении от учреждения		05 *	20 000
В учете учреждения
Получены хозяйственные товары в рамках централизованного снабжения	1 105 36 440	1 304 04 340	20 000
Переданы со склада работникам учреждения хозяйственные товары	1 105 36 440 м.о.л.	1 105 36 440 м.о.л.	6 000
Списаны израсходованные материалы	1 401 20 272	1 105 36 440	6 000
* Согласно п. 341 Инструкции N 157н забалансовый счет 05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению" предназначен для учета материальных ценностей, оплаченных вышестоящим учреждением - заказчиком и отгруженных учреждениям (грузополучателям) в рамках централизованной закупки.

Принятие к учету на забалансовый счет материальных ценностей отражается вышестоящим учреждением - заказчиком на основании первичных документов, подтверждающих отгрузку материальных ценностей в пользу учреждения (грузополучателя), в сумме выплат на их приобретение.

При получении вышестоящим учреждением - заказчиком подтверждения о получении учреждением (грузополучателем) материальных ценностей, отгруженных в их адрес, указанные ценности подлежат списанию с забалансового учета по стоимости, по которой они ранее принимались к учету.

Аналитический учет по счету ведется в Книге учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке (ф. 0504055), по каждому учреждению (грузополучателю), виду материальных ценностей.

Пример 2

Казенное учреждение за счет бюджетных средств приобрело хозяйственные материалы на сумму 15 000 руб., отдельно оплачена их доставка - 200 руб. Кроме того, учреждение передало часть ранее приобретенных хозяйственных товаров на сумму 5 000 руб. своему обособленному подразделению по акту приема-передачи.

По данным операциям учреждение сделает проводки:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оплачены услуги по доставке хозяйственных товаров	1 106 34 000	1 302 22 000	200
Оплачена поставщику стоимость хозяйственных товаров	1 106 34 000	1 302 34 000	15 000
Оприходованы материальные запасы в сумме их фактической стоимости	1 105 36 000	1 106 34 000	15 200
Отражена внутриведомственная передача хозяйственных товаров	1 304 04 340	1 105 36 000	5 000

Приведем еще несколько предусмотренных Инструкцией N 162н операций по списанию хозяйственных товаров.

Списание потерь хозяйственных товаров, пришедших в негодность вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы:

Дебет счета 1 401 20 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит счета 1 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения".

Списание хозяйственных товаров, уничтоженных в результате террористических актов, иных действий, произведенных вне зависимости от воли учреждения как правообладателя:

Дебет счета 1 401 20 172 "Доходы от операций с активами"

Кредит счета 1 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения".

О. Фурагина,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(3) Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 N 180н.

*(4) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".