Налоговый учёт расходов на организацию семинара (О. Дьячкова, "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 12, декабрь 2012 г.)

Налоговый учёт расходов на организацию семинара

Комментарий к письму Минфина России от 16.10.12 N 03-03-06/1/551 "О порядке учёта расходов на организацию и проведение семинаров для целей налогообложения прибыли".

Проведение семинаров - это вид предпринимательской деятельности, который получил широкое распространение в последнее десятилетие. Бесконечные изменения в законодательстве дают организациям возможность заработать на консультационных услугах в виде однодневных и многодневных семинаров. Посещают семинары и бухгалтеры, и кадровики, и юристы, и менеджеры.

Однако до сих пор вопрос о признании расходов для целей налогообложения, которые организация несёт в связи с проведением семинара, остаётся открытым. Вот и на этот раз организация обратилась в Минфин России с подобным вопросом, описав те расходы, которые она несёт в связи с проведением семинаров.

А расходы организаторов весьма разнообразны. Это, например, расходы:

- на размещение информации о проведении семинара в СМИ, в том числе и в интернете;

- рассылку приглашений, брошюр или каталогов рекламного характера;

- аренду зала и оборудования (компьютеры, экраны, проектор, флип-чарт и др.);

- гонорар или заработную плату лекторов, оплату их проезда к месту проведения семинара и обратно, а также на проживание (в случае необходимости);

- раздаточный материал в виде книг, брошюр или дисков;

- сувенирную продукцию (ручки, блокноты, пакеты с логотипом организации) для участников семинара;

- кофе-паузы, обеды или фуршеты для участников.

К сожалению, в своём письме от 16.10.12 N 03-03-06/1/551 специалисты Минфина России не дали какого-то конкретного ответа. Они написали, что налогоплательщику придётся самостоятельно разбираться, по какой статье следует учитывать те или иные расходы. То есть самостоятельно определять, к какому виду расходов относятся те или иные затраты - к рекламным расходам, к представительским или к иным расходам.

И только после того, как налогоплательщиком будет найдено основание для признания того или иного расхода, он должен использовать специальные нормы, установленные главой 25 НК РФ для соответствующего расхода.

При этом чиновники напоминают, что расходы должны соответствовать тем критериям, которые установлены статьёй 252 НК РФ: они должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.

Как правило, проблем с документальным подтверждением у организации не возникает. Особенно в случае, если она заключила договор с контрагентом на оказание услуги.

А вот с экономическим обоснованием всё гораздо сложнее. Это налогоплательщику кажется, что его расходы нужны, чтобы получить прибыль, и без них никак не обойтись. Однако налоговики обычно придерживаются иного мнения.

Например, нужно ли кормить участников семинара? Почему организатор семинаров оплачивает обед для слушателей? Ведь цель проведения семинара - передать участникам определённый объём информации по заявленному вопросу, сформировать у них определённые навыки и умения. Причём тут еда?

Итак, вопросов, связанных с организацией и проведением семинаров, много. Специалисты финансового ведомства не дают никаких конкретных рекомендаций. Попробуем это сделать самостоятельно.

Прежде всего, необходимо установить следующий факт: оплачивают ли слушатели своё участие в семинаре или нет. Дело в том, что некоторые компании проводят бесплатные семинары в рекламных целях для продвижения основного продукта. Это может быть программный продукт, справочная система, газета или журнал, те или иные услуги.

В целях налогообложения платные и бесплатные семинары будут учитывать по-разному.

Бесплатный семинар с целью продвижения основного продукта

Итак, организация проводит бесплатный семинар, преследуя цель привлечь внимание участников к основному продукту, который она продвигает на рынке. В этом случае все расходы, связанные с проведением такого мероприятия, следует относить к рекламным расходам.

Напомним, что при расчёте налога на прибыль расходы на рекламу учитываются в соответствии с пунктом 4 статьи 264 НК РФ. При этом часть затрат организация может включить в состав прочих расходов полностью, а остальные затраты - в размере 1% от суммы выручки от реализации товаров, работ, услуг за соответствующий отчётный (налоговый) период.

Компании, которые организуют и проводят семинары, могут полностью включить в расходы затраты:

- на размещение информации о проведении семинара в СМИ, в том числе и в интернете;

- изготовление приглашений, брошюр или каталогов рекламного характера.

Все остальные затраты являются нормируемыми и учитываются в составе прочих расходов только в пределах установленного лимита, за исключением расходов на кофе-паузы, обед или фуршет для участников. Бесплатное питание в данном случае будет рассматриваться как безвозмездная передача имущества. Стоимость безвозмездно переданного имущества при расчёте налога на прибыль не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Адресная или безадресная информация о бесплатном семинаре

Обратите внимание на один нюанс. Учесть при расчёте налога на прибыль расходы на рекламу организация может только в том случае, если проведённое мероприятие соответствует определению понятия "реклама".

Напомним, что под рекламой понимается информация, которая, во-первых, распространяется любым способом и с использованием любых средств, во-вторых, направлена на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

И наконец, в-третьих, адресована неопределённому кругу лиц (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.06 N 38-ФЗ "О рекламе").

Под неопределённым кругом лиц понимаются те лица, которые не могут быть заранее определены в качестве получателей рекламной информации и конкретной стороны правоотношений, возникших по поводу реализации объекта рекламирования. Об этом говорится в письме ФАС России от 05.04.07 N АЦ/4624, которое было направлено для использования нижестоящими органами письмом ФНС России от 25.04.07 N ШТ-6-3/348@.

Следовательно, если организация разместила объявление о проведении бесплатного семинара в средствах массовой информации и записывает на семинар всех желающих, то затраты на проведение семинара учитываются в том порядке, который мы описали выше.

Если же организатор делает адресные рассылки приглашений на бесплатный семинар, то участниками семинара станет ограниченный круг лиц. Поэтому расходы на такое мероприятия к рекламным расходам не относятся. А это означает невозможность учёта расходов на проведение бесплатного семинара при расчёте налога на прибыль, поскольку они являются безвозмездно переданными услугами (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Платный семинар

Теперь рассмотрим другую ситуацию, когда организация проводит платные семинары. В этом случае проведение семинаров является обычным видом деятельности, осуществляемым организацией. Следовательно, расходы, которые связаны с этим видом деятельности, являются экономически обоснованными и учитываются при расчёте налога на прибыль. Рассмотрим поподробнее каждый вид расходов.

Расходы на рекламу. На основании подпункта 28 пункта 1 статьи 264 НК РФ компания может включить в состав рекламных расходов затраты:

- на изготовление приглашений, брошюр или каталогов рекламного характера;

- размещение информации о проведении семинара в СМИ, в том числе и в интернете;

- сувенирную продукцию (ручки, блокноты, пакеты с логотипом организации) для участников семинара.

При этом расходы на изготовление сувенирной продукции являются нормируемыми и учитываются при расчёте налога в размере 1% от суммы выручки от реализации товаров, работ, услуг.

Расходы на рассылку приглашений, брошюр или каталогов рекламного характера. Такие расходы учитываются в зависимости от получателей такой рассылки.

Если рассылка является адресной, то есть осуществляется по базе данных потенциальных клиентов и предназначена для конкретных лиц, то относящиеся к ней расходы рекламными не признаются (письмо Минфина России от 05.07.11 N 03-03-06/1/392). Такие затраты учитываются на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и реализацией, и, следовательно, не нормируются (письма УФНС России по г. Москве от 30.09.08 N 20-12/091764, от 18.02.08 N 20-12/015163, от 18.08.06 N 20-12/74671).

Организация может распространять рекламную информацию путём безадресной рассылки. Для этого можно заключить договор со сторонними лицами, на основании которого печатная продукция будет раскладываться в почтовые ящики жильцов или информация в электронном виде будет направлена по телекоммуникационным каналам связи на электронную почту юридических лиц определённого региона. Такую рассылку контролирующие органы называют безадресной, а связанные с ней затраты рассматривают как рекламные расходы на основании пункта 4 статьи 264 НК РФ. На это указано в уже упомянутых письмах УФНС России по г. Москве.

Таким образом, расходы на рассылку рекламных материалов признаются рекламными только в том случае, если информация направляется заранее не известным получателям. К таким расходам относится также оплата услуг курьерского агентства по безадресной доставке и распространению печатных материалов рекламно-информационного характера (письмо Минфина России от 12.01.07 N 03-03-04/1/1).

Расходы на аренду зала и оборудования (компьютер, экран, проектор, флип-чарт и др.) организация может учесть при расчёте налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Порядок учёта расходов на ведущего семинара зависит от того, является ли ведущий работником компании, организующей семинар, или нет.

В первом случае организация должна начислить лектору заработную плату и страховые взносы в ПФР, ФСС России и ФФОМС. При этом заработная плата будет учитываться при расчёте налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ), а страховые взносы - в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для проезда работника-лектора к месту проведения семинара ему необходимо оформить командировку. Расходы на проезд, на проживание и суточные можно учесть в составе прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если ведущий семинара не является работником организации и не зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, то расходы на выплату ему гонорара организации следует включить в состав расходов на оплату труда на основании пункта 21 статьи 255 НК РФ. Кроме того, организации необходимо начислить страховые взносы в ПФР и ФФОМС на сумму гонорара лектора.

По условиям договора организация может компенсировать лектору расходы на проезд к месту проведения семинара и на проживание. Сумму компенсации организация включит в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (п. 1 письма Минфина России от 30.03.11 N 03-03-06/4/24).

А вот страховые взносы на эту сумму начислять не нужно, поскольку компенсация расходов физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера не облагается страховыми взносами (подп. "ж" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 N 212-ФЗ).

Что касается вопроса об удержании НДФЛ с суммы компенсации расходов лектора на проезд и проживание, то мнения Минфина России и ФНС России не совпадают.

Налоговики считают, что суммы компенсации издержек подрядчика (исполнителя) по договору о выполнении работ или оказании услуг в объект налогообложения НДФЛ не включаются (письмо ФНС России от 25.03.11 N КЕ-3-3/926).

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что суммы компенсации расходов исполнителя по гражданско-правовому договору облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 05.09.11 N 03-04-05/8-633). Придётся включить в налогооблагаемый доход лектора стоимость билетов на проезд и стоимость номера в гостинице даже в том случае, когда организация самостоятельно оплачивает подобные расходы. Об этом говорится в письме Минфина России от 20.03.12 N 03-04-05/9-329.

При этом лектор вправе получить профессиональный налоговый вычет в сумме расходов на проезд и проживание, фактически произведённых и подтверждённых документально (письмо Минфина России от 05.08.11 N 03-04-06/3-178). Для этого ему необходимо подать заявление организатору семинара и представить подтверждающие документы. В такой ситуация налоговая база по доходам, полученным лектором, будет определяться как разница между суммой выплат по договору и суммой расходов, понесённых лектором (письмо Минфина России от 05.03.11 N 03-04-05/8-121).

Если же ведущий семинара зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, сумма гонорара учитывается:

- в составе материальных расходов, если речь идёт о приобретении работ и услуг производственного характера (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). К работам (услугам) производственного характера относится выполнение отдельных операций по выполнению работ или оказанию услуг;

- в составе прочих расходов, если индивидуальный предприниматель, не состоящий в штате организации, выполняет работы или услуги непроизводственного характера (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК РФ). Об этом говорится в письме ФНС России от 13.07.10 N ШС-37-3/6521.

По нашему мнению, гонорар лектора - индивидуального предпринимателя следует включить в состав материальных расходов.

Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в этом случае не нужно. Предприниматель сделает это самостоятельно.

Расходы на изготовление раздаточного материала в виде книг, брошюр или дисков непосредственно связаны с проведением семинара. Следовательно, их можно учесть при расчёте налога на прибыль на основании статьи 254 НК РФ.

Если раздаточный материал организатор семинаров записывает на диски, то в расходы будет включаться стоимость приобретённых дисков.

Если организация самостоятельно изготавливает брошюры для слушателей, в расходы необходимо включить стоимость бумаги и расходных материалов.

Если же раздаточный материал готовится в типографии, то оплата услуг типографии включается в состав материальных расходов (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Напомним, что этот пункт позволяет учесть для целей налогообложения расходы на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, а также на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика.

Расходы на кофе-паузы, обед или фуршет для участников. По мнению чиновников, стоимость питания участников семинара компания-организатор может учесть при расчёте налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но только при условии, что питание включено в стоимость договора на участие в семинаре (письмо Минфина России от 13.08.12 N 03-03-06/1/406).

Кроме того, специалисты Минфина России считают, что подлежит вычету НДС по товарам (работам, услугам), приобретаемым для организации обедов и кофе-пауз, стоимость которых включена в стоимость услуг по проведению семинаров, облагаемых НДС.

Расходы по договору

На практике возможна и другая ситуация, когда компания заключает договор со сторонней организацией на организацию и проведение семинара. При этом в перечень услуг, которые оказывает сторонняя организация, включаются:

- аренда помещения (выставочной площадки);

- аренда оборудования (экран, компьютерная техника) и инвентаря, необходимого для проведения презентаций;

- составление списка участников семинара;

- рассылка приглашений участникам семинара в соответствии с определённым списком;

- фуршет для участников семинара;

- оказание услуг связи;

- уборка помещения.

Стоимость услуг по договору указана одной суммой. Как в этом случае учесть расходы на оплату услуг сторонней организации?

В комментируемом письме N 03-03-06/1/551 специалисты Минфина России не дали прямого ответа.

По нашему мнению, расходы на оплату услуг сторонней организации компания - организатор семинара может включить в состав материальных расходов как расходы на работы и услуги производственного характера (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).

О. Дьячкова,

аудитор

"Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 12, декабрь 2012 г.