Деньги под отчёт: финансисты пропагандируют безналичные расчёты (Н. Шишкоедова, "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 12, декабрь 2012 г.)

Деньги под отчёт: финансисты пропагандируют безналичные расчёты

Комментарий к письму Минфина России от 05.10.12 N 14-03-03/728 "О целесообразности введения механизмов безналичных расчётов с подотчётными лицами с применением расчётных (дебетовых) банковских карт работников".

С развитием электронных платёжных систем и современных банковских технологий во многих странах мира наличные расчёты сводятся к минимуму и фактически вытесняются иными формами расчётов - использованием банковских карт, чеков, электронных платежей типа WebMoney и т.д.

По мнению финансистов, перейти на безналичные расчёты пора и в России - в том числе и в секторе государственного управления. В частности, вместо выдачи подотчётных сумм наличными деньгами из кассы в комментируемом письме от 05.10.12 N 14-03-03/728 Минфин России предлагает использовать банковские дебетовые карты.

Берите пример с Минфина

По мнению чиновников, важное значение в модернизации и росте экономики России играют электронные платёжные системы. Поэтому актуальным становится вопрос о минимизации наличного денежного обращения в секторе государственного управления.

Уже сейчас вместо выдачи наличных денежных средств работникам государственных органов и государственных учреждений деньги переводят в безналичном порядке на счета, открытые данным работникам для расчётов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

Минфин России полагает, что сферу применения расчётных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить на организации сектора государственного управления с типом транзакций (помимо расчётов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) по расчётам с подотчётными лицами.

Преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчёты с подотчётными лицами с применением расчётных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платёжных процессов, автоматизация сверки расчётов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

Обращение банковских карт в РФ регулируется утверждённым Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт, от 24.12.04 N 266-П. В соответствии с этим документом держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

А по нормам Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" (который пока ещё действует - до 31 декабря 2012 года) особенности организации бухгалтерского (бюджетного) учёта определяются локальными актами государственных органов и государственных учреждений в рамках учётной политики.

По мнению чиновников, в правила организации и ведения бухгалтерского (бюджетного) учёта с подотчётными лицами вполне могут включаться положения, предусматривающие расчёты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке.

Статьёй 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются именно на уровне конкретной организации - коллективным договором или локальным нормативным актом.

В пример финансисты приводят своё ведомство. В настоящее время в рамках реализации учётной политики и с учётом положений коллективного договора Минфином России уже осуществляется выдача денежных средств под отчёт на командировочные расходы безналичным способом.

Подотчётное лицо пишет заявление, в котором указывает реквизиты, необходимые для перечисления средств ему на счёт, открытый в кредитной организации, при командировании:

- на территории РФ - в российской валюте (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;

- на территории иностранных государств - в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина России.

И практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчётов с использованием расчётных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем (наймодателем) обязанностей по возмещению произведённых работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надёжность осуществления платежей.

Убедившись в этом на собственном опыте, Минфин России рекомендует всем государственным и муниципальным учреждениям (ГМУ) и государственным органам минимизировать наличное денежное обращение путём введения механизмов безналичных расчётов с подотчётными лицами с применением расчётных (дебетовых) банковских карт работников. Делается это в целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами.

Использование зарплатных карт - уже не новость

Впрочем, то, что ГМУ имеют право использовать зарплатные карты работников для перечисления на них подотчётных сумм, - это не новость.

Так, больше года назад в письме Федерального казначейства от 26.07.11 N 42-7.4-05/5.2-500 разъяснялось, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчётных (дебетовых) банковских карт ("зарплатных" карт), находится в области применения трудового законодательства. Это значит, что у ОФК нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных расходов на "зарплатные" карты работников.

Однако будет не лишним прописать такую форму выдачи подотчётных сумм в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте, как того требует трудовое законодательство. Кроме того, следует обращать внимание на формулировки, используемые в первичных документах.

Дело в том, что в прошлые годы налоговые инспекторы неоднократно "придирались" к подотчётным суммам, перечисленным на зарплатные карты. При этом выдвигались такие аргументы: раз карта зарплатная, то и поступившая на неё сумма - это зарплата, с которой нужно удерживать НДФЛ.

Впрочем, судьи налоговиков не поддерживали. Они исходили из фактических доказательств. Работодатель мог доказать, что перечисленная на зарплатную карту работника сумма является именно подотчётными средствами, а не заработной платой.

В качестве доказательств суды принимали такие аргументы:

- возможность выдачи денег под отчёт в безналичном порядке на банковскую карту сотрудника предусмотрена в коллективном договоре или локальном нормативном акте;

- указание в платёжном документе на то, что перечисляемая сумма представляет собой подотчётные средства;

- расходование средств подтверждалось авансовым отчётом. С учётом этого суды признавали, что никакой НДФЛ удерживаться не должен и речь идёт именно о подотчётных суммах. Примером такого решения является постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.08 по делу N А52-174/2007.

Коммерческие организации, не отставать от госсектора!

Советами Минфина России вполне могут воспользоваться и коммерческие организации. Ведь в случае перечисления подотчётных сумм на зарплатные карты работников и сама процедура, и порядок бухгалтерского учёта будут значительно проще, чем при использовании корпоративных карт.

Для наглядности напомним сначала, что происходит при использовании корпоративной банковской карты. Её особенность в том, что, хотя открывается такая карта на имя конкретного уполномоченного организацией сотрудника, фактически деньги, перечисляемые на данный карточный счёт, принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник же всего лишь получает право распоряжаться деньгами фирмы, находящимися на её карточном счёте. При этом сама карта (фактически кусочек пластика) вообще является собственностью банка. Учитывать такую карту на балансе в качестве актива нет никакой необходимости, но, безусловно, нужно обеспечивать сохранность и контроль за движением карт, для этого следует разработать и вести журнал выдачи и возврата карт.

Поскольку счёт, к которому открывается корпоративная карта, принадлежит организации (является одним из её банковских счетов), необходимо соблюдать требования законодательства и сообщать об открытии и закрытии карточных счетов в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Чего, безусловно, не придётся делать, если в расчётах с подотчётниками будут использоваться их личные банковские карты (в том числе и зарплатные).

Кроме того, раз деньги на этом счёте принадлежат организации и в момент выдачи карты работнику они остаются всё на том же счёте, факт выдачи карты не означает, что нужно дебетовать счёт 71 "Расчёты с подотчётными лицами". А поскольку карточный счёт - это не расчётный счёт, а отдельный банковский счёт, отражать движение денежных средств по карточному счёту следует с применением счёта 55 "Специальные счета в банках". К этому счёту для указанных целей открывают отдельный субсчёт - к примеру, субсчёт 55-4 "Специальные карточные счета (СКС)".

Причём записи по счёту 55 (как и по счетам 51 "Расчётные счета" и 52 "Валютные счета") производятся на основании выписок банка, в которых отражается фактическое поступление (зачисление) и списание банком средств по данному счёту.

Пример 1

Торговая организация часто направляет коммерческого директора в командировки и поручает ему приобретать различные товары и оплачивать разные услуги. Для удобства расчётов организация открыла на имя коммерческого директора корпоративную дебетовую банковскую карту.

В текущем месяце на карточный счёт было перечислено 26 000 руб., на начало месяца по счёту числился остаток в размере 1000 руб. Коммерческий директор в ходе командировки при помощи корпоративной карты оплатил авиабилеты на сумму 12 000 руб., проживание в гостинице в размере 7600 руб., снял наличными в банкомате причитающиеся ему суточные в размере 2500 руб., а также приобрёл необходимую для работы профессиональную и справочную литературу стоимостью 3400 руб. и канцтовары стоимостью 1200 руб. (при этом часть канцтоваров на сумму 300 руб. была им использована во время командировки).

Согласно выпискам банка списание вышеперечисленных сумм производилось в разные дни, причём суммы за литературу и канцтовары были списаны уже после возвращения работника из командировки и утверждения авансового отчёта, а остальные суммы списывались банком ещё до утверждения авансового отчёта.

В бухгалтерском учёте торговой организации вышеуказанные операции будут отражены следующим образом.

При перечислении денег на специальный карточный счёт (на корпоративную карту) делается запись:

Дебет 55 Кредит 51

- 26 000 руб. - отражено увеличение остатка по счёту корпоративной карты за счёт перечисления (перевода) средств с расчётного счёта.

Списание денег со специального карточного счёта до предъявления работником авансового отчёта (на основании выписок банка по СКС) отражается так:

Дебет 71 Кредит 55

- 12 000 руб. - списаны средства с СКС в адрес перевозчика или посредника, через которого работником были приобретены авиабилеты;

Дебет 71 Кредит 55

- 7600 руб. - списаны денежные средства с СКС в адрес гостиницы (в оплату проживания работника);

Дебет 71 Кредит 55

- 2500 руб. - списаны с СКС денежные средства, которые работник снял наличными в банкомате (в счёт суточных).

В результате этих записей по дебету счёта 71 образуется дебиторская задолженность подотчётного лица в части тех сумм, которые фактически списаны банком в оплату соответствующих услуг и расходов до момента утверждения авансового отчёта.

Списание фактических расходов подотчётного лица на основании утверждённого авансового отчёта с приложенными к нему оправдательными документами фиксируется проводками:

Дебет 44 Кредит 71

- 22 100 руб. (12 000 + 7600 + 2500) - отражены командировочные расходы работника (на проезд, проживание, суточные);

Дебет 44 Кредит 71

- 3400 руб. - списаны расходы на приобретение работником профессиональной и справочной литературы;

Дебет 10 Кредит 71

- 1200 руб. - оприходованы приобретённые работником канцтовары (учётной политикой может быть предусмотрено и списание канцтоваров напрямую на счёт 44 в случае несущественности их стоимости);

Дебет 44 Кредит 10

- 300 руб. - списаны использованные канцтовары.

В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо по счёту 71, соответствующее той части фактически понесённых работником расходов, подтверждённых согласно авансовому отчёту, в отношении которых банк ещё не произвёл реальную оплату (списание денежных средств с карточного счёта).

При списании средств с СКС после утверждения авансового отчёта бухгалтер сделает записи:

Дебет 71 Кредит 55

- 3400 руб. - списаны денежные средства с СКС в адрес книжного магазина или иного продавца профессиональной и справочной литературы;

Дебет 71 Кредит 55

- 1200 руб. - списаны денежные средства с СКС в адрес продавца канцтоваров.

После этих записей счёт 71 автоматически "закроется", а остаток по счёту 55 будет соответствовать не использованной работником сумме - 300 руб. (1000 + 26 000 - 12 000 - 7600 - 2500 - 3400 - 1200).

Если же расчёты будут производиться непосредственно через личные (в том числе зарплатные) банковские карты работников, а не через корпоративные карты, порядок бухгалтерского учёта существенно упростится.

Ведь при перечислении денег можно будет сразу дебетовать счёт 71. Иначе говоря, фактически составляется проводка, аналогичная той, которую применяют при выдаче наличных денежных средств под отчёт, только вместо счёта 50 "Касса" кредитуется счёт 51. Никакой необходимости применять счёт 55 не возникает. И совершенно не важно, в какой именно момент банк будет списывать денежные средства с карточного счёта, принадлежащего работнику: организация-работодатель к этому никакого отношения не имеет.

Нужно будет лишь списать фактически осуществлённые подотчётником расходы на основании утверждённого авансового отчёта, выявить остаток неиспользованной суммы или образовавшийся перерасход и урегулировать окончательные расчёты. Работник должен вернуть неиспользованные суммы (причём деньги могут быть внесены наличными в кассу), или фирма должна возместить ему перерасход (либо наличными деньгами из кассы, либо путём перечисления на ту же зарплатную карту).

Пример 2

Изменим частично условия примера 1. Предположим, что вместо корпоративных карт решено использовать обычные зарплатные банковские карты работников. Иными словами, подотчётная сумма перечисляется в безналичном порядке на ту же личную карту работника, на которую ему выплачивается заработная плата.

Остатка не использованной ранее подотчётной суммы за работником не числилось, перед командировкой на его зарплатную карту была перечислена подотчётная сумма в размере 26 000 руб., а после возвращения из командировки и утверждения авансового отчёта ему было дополнительно возмещено 700 руб.

В этом случае проводки будут значительно проще.

При перечислении подотчётной суммы на зарплатную карту делается запись:

Дебет 71 Кредит 51

- 26 000 руб. - перечислена подотчётная сумма в безналичном порядке с расчётного счёта на зарплатную карту (карточный счёт) работника.

Списание фактических расходов подотчётного лица на основании утверждённого авансового отчёта с приложенными к нему оправдательными документами отражается проводками:

Дебет 44 Кредит 71

- 22 100 руб. (12 000 + 7600 + 2500) - отражены командировочные расходы работника (на проезд, проживание, суточные);

Дебет 44 Кредит 71

- 3400 руб. - списаны расходы на приобретение работником профессиональной и справочной литературы;

Дебет 10 Кредит 71

- 1200 руб. - оприходованы приобретённые работником канцтовары.

Учётной политикой может быть предусмотрено и списание канцтоваров напрямую на счёт 44 в случае несущественности их стоимости;

Дебет 44 Кредит 10

- 300 руб. - списаны использованные канцтовары.

При возмещении перерасхода делается запись:

Дебет 71 Кредит 51

- 700 руб. (22 100 + 3400 + 1200 - 26 000) - возмещён работнику перерасход в связи с превышением фактических расходов, утверждённых согласно авансовому отчёту, над первоначально выплаченной подотчётной суммой.

Как видим, упрощение налицо. Но ещё более значительным оно будет в случаях использования зарплатных карт при заграничных командировках работников. В этих случаях отпадёт необходимость производить переоценку остатков валютных средств по счёту 55 "Специальные счета" и определять рублёвый эквивалент каждой операции в иностранной валюте, совершаемой по СКС (на каждую дату поступления и списания средств). Что автоматически сведёт к минимуму вероятность возникновения курсовых разниц.

От редакции. В комментарии, к сожалению, оставлена без внимания возможность снятия с зарплатной карты работника комиссии банка при получении им наличности из банкомата. Ведь в местности, куда он направлен в командировку, может не оказаться банкоматов того банка, которым выдана эта карта. Комиссия в таком случае будет оплачиваться за счёт личных средств работника. При её же компенсации сотруднику работодатель должен будет решать возникающие обязательства по налогам и взносам.

Н. Шишкоедова,

консультант-эксперт

"Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 12, декабрь 2012 г.