Положение о премировании: поощряем сотрудников правильно (А.А. Казарина, "Упрощенка", N 11, ноябрь 2012 г.)

Положение о премировании: поощряем сотрудников правильно

Кому нужно оформлять: всем "упрощенцам", выплачивающим премии своим сотрудникам.

На что обратить внимание: ссылку на положение о премировании нужно включить в трудовые договоры, заключенные с работниками.

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. Выдавать премии своим сотрудникам могут все работодатели. И если это входит в ваши планы, то вам также не лишне будет составить положение о премировании.

Выдавать сотрудникам премии - это право работодателя, но не обязанность (ст. 191 ТК РФ). Однако если премии вы решили выплачивать, то нельзя поощрять сотрудников так, как вам заблагорассудится. Все должно быть регламентировано и "по бумажке". Тогда премии будут считаться обоснованными для целей налогового учета. Напомним, премии сотрудникам относятся к расходам на оплату труда и могут уменьшать налоговую базу при УСН после их выплаты (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ).

Порядок премирования можно прописать непосредственно в трудовых соглашениях с работниками. Или в коллективном трудовом договоре, если он у вас имеется. Однако предпочтительнее подготовить отдельный внутренний документ - положение о премировании и утвердить его приказом по организации. А в трудовых договорах с работниками дать отсылку на него (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Ссылка может быть оформлена так, как показано на рис. 1. Обратите внимание: чтобы включить ссылку в уже действующий трудовой договор, переписывать его не нужно. Достаточно заключить с работником допсоглашение, куда и включить пункт о премировании.

Рисунок 1

Фрагмент условия трудового договора о премировании

Работнику выплачиваются премии, предусмотренные положением о премировании, действующим у работодателя. До заключения настоящего договора работодатель под роспись знакомит работника с содержанием указанного положения.

Структуру положения о премировании, как и его содержание, каждый работодатель определяет самостоятельно. Типовой формы документа нет. Поэтому у вас полная свобода творчества. Но все же, руководствуясь сложившейся практикой, некоторые моменты целесообразно отразить в положении. О них мы расскажем далее и предложим пошаговую инструкцию оформления документа. С готовым образцом можете ознакомиться на с. 88-89.

Рисунок 2

Пример положения о премировании

Утверждаю:

генеральный директор

ООО "Рассвет"

Любимов Любимов К.А.

11 января 2012 года

Положение о премировании работников ООО "Рассвет"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о премировании работников ООО "Рассвет" (далее - Положение) является локальным нормативным актом ООО "Рассвет" (далее - Общество). Настоящее Положение устанавливает порядок и условия премирования работников Общества.

1.2. Премирование заключается в выплате работникам денежных сумм сверх размера оклада и доплат за условия труда, отклоняющиеся от нормальных. Цель премирования - мотивация работников на улучшение результатов труда.

2. Виды премий и основания премирования

2.1. Настоящим Положением предусматривается текущее и единовременное премирование.

2.2. Текущие премии начисляются по итогам работы за квартал в случае достижения работником высоких производственных показателей. Под высокими производственными показателями понимаются:

- для работников производственного отдела - выполнение производственным отделом квартального производственного плана не менее чем на 100%, подтвержденное отчетом руководителя производственного отдела;

- для работников отдела продаж - выполнение отделом продаж квартального плана продаж не менее чем на 100%, подтвержденное отчетом руководителя отдела продаж;

- для работников бухгалтерии, директората - выполнение организацией квартального финансового плана не менее чем на 100%, подтвержденное отчетом руководителя организации.

2.3. К текущим премиям применяется повышающий коэффициент за выслугу лет в размере:

- 1,1 - если на конец периода, за который начисляется премия, стаж работы сотрудника в организации составляет от одного года до трех лет;

- 1,25 - если на конец периода, за который начисляется премия, стаж работы сотрудника в организации составляет более трех лет.

2.4. Текущая премия не выплачивается работнику, если в периоде, за который начисляется премия, он появился на работе в состоянии алкогольного (наркотического) опьянения, подтвержденном соответствующим освидетельствованием, или совершил прогул.

2.5. Единовременные премии могут начисляться работникам Общества за выслугу лет, а именно:

- по истечении пяти лет непрерывной работы в организации;

- по истечении 10 лет непрерывной работы в организации.

3. Порядок расчета премий

3.1. Размер текущих премий определяется для каждого работника в размере 25% его должностного оклада с учетом повышающего коэффициента, предусмотренного пунктом 2.3 настоящего Положения.

3.2. Если период, за который начисляется текущая премия работнику, отработан не полностью, премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.

3.3. Размер единовременных премий за выслугу лет определяется для каждого работника в размере:

- 10% его должностного оклада - по истечении пяти лет непрерывной работы в организации;

- 20% его должностного оклада - по истечении 10 лет непрерывной работы в организации.

4. Порядок назначения и выплаты премий

4.1. Текущие премии назначаются приказом руководителя организации по представлению руководителей отделов. Представления подаются в течение 10 рабочих дней по окончании периода, за который должна быть начислена премия. Решение о премировании принимается в течение трех рабочих дней со дня получения последнего представления.

4.2. Единовременные премии назначаются приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела кадров. Представление подается в последний рабочий день месяца, в котором наступили (выполнены) условия для премирования. Решение о премировании принимается в течение трех рабочих дней со дня получения представления.

4.3. Премии выплачиваются в денежной форме в течение месяца со дня издания приказа о премировании.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящее Положение вступает в силу со дня утверждения его руководителем Общества и действует до замены новым.

5.2. Контроль исполнения настоящего Положения возлагается на главного бухгалтера Общества.

Шаг N 1. Решите, кому выплачивать премии и за что

Прежде всего определитесь, какие премии вы будете выплачивать работникам. В положении лучше привести максимально полный их перечень, условия премирования, а также информацию о том, каким категориям работников они предоставляются - всем или только специалистам определенных отделов или должностей (ст. 132 ТК РФ).

Также не лишне обозначить условия, при которых премии можно лишить. Как правило, депремируют, если нарушены правила внутреннего трудового распорядка.

Если условия для выплаты премий выполнены, этот факт нужно подтвердить документально. И в положении о премировании желательно сразу предусмотреть перечень соответствующих документов. Если, конечно, это не премия к 8 Марта, Новому году или другая подобная премия, повод для выплаты которой и так очевиден.

Шаг N 2. Установите размеры премиальных выплат

Премии - на ваш выбор - могут быть фиксированными или рассчитываться в определенном порядке. В первом случае определите конкретный размер выплаты. Во втором - приведите алгоритм расчета. Как правило, премию определяют как процент (долю) от должностного оклада сотрудника. Но за основу допускается выбрать и другой показатель. Например, объем продаж в денежном выражении. Можно указать, что размер премии каждый раз назначает руководитель организации. А чтобы его распоряжения не показались проверяющим слишком субъективными, установите ограничение по размеру выплат. Например, предусмотрите, что премирование сотрудников возможно только в пределах суммы оклада.

Обратите внимание! Для расчета премий вы вправе устанавливать повышающие коэффициенты.

На заметку. Какие бывают премии

Премии могут быть единовременными или периодическими. Единовременные выплачиваются разово. Чаще всего это премии к юбилейной дате или празднику. Также сюда относятся поощрения за оперативное выполнение какого-либо рабочего задания или за труд с повышенными нагрузками. А периодические премии выплачиваются с определенной регулярностью. Как правило, ежемесячно или поквартально. Например, премии за эффективное выполнение текущей работы за квартал.

Также все премии традиционно делят еще по одному основанию: носят они производственный характер или непосредственно не связаны с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. Примером производственной премии является выплата за высокие результаты работы. А непроизводственной - выплаты работникам, имеющим детей.

Кроме того, вы всегда можете установить повышающие коэффициенты для расчета премии. Например, в зависимости от стажа работы сотрудника в компании или его квалификации. Следовательно, чем больше стаж или должность, тем больше и премия. Это дополнительно стимулирует подчиненных. Не забудьте описать случаи, когда расчет ведется по-особому. Например, если текущая премия начисляется за период, в котором сотрудник проработал неполное количество дней из-за того, что в этом периоде был принят на работу, находился в отпуске или уволился. Здесь оправдан расчет пропорционально отработанному времени. Или когда общий премиальный фонд ограничен и его на всех не хватает.

Шаг N 3. Предусмотрите порядок назначения и выплаты премий

Время выплаты премий влияет на то, в каком периоде вы сможете их учесть. Ведь, работая на УСН, вы используете кассовый метод учета расходов (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому целесообразно прописать четкие сроки назначения и выдачи премиальных сумм. А для начала определить, кто у вас будет отслеживать, что повод для премирования наступил. Например, ответственными за это можно назначить начальников отделов. И по их представлению уже руководитель организации в определенные сроки издает приказ или распоряжение о поощрении. На основании именно этого документа бухгалтерия начисляет премиальные.

Обратите внимание! До 1 января 2013 года следует применять унифицированную форму приказа о поощрении работников - N Т-11 или Т-11а. После этой даты можно утвердить свою форму.

Обратите внимание, что в этом году еще обязательны унифицированные формы такого приказа. Это форма N Т-11, если поощряется один сотрудник. Или форма N Т-11а - для группы сотрудников (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Начиная же с 2013 года, когда вступит в силу новый Закон о бухучете, можно будет применять форму, которую разработаете вы сами. Или продолжать пользоваться унифицированной. Это не запрещено. Но помните, что применяемую с нового года форму нужно утвердить в своей учетной политике для целей бухучета, предусмотрев в ней все обязательные реквизиты, необходимые для первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

После того как вы прописали порядок начисления премий, определите, когда они выплачиваются. Обычно премии платят в денежной форме в месяце, следующем за месяцем их начисления (и зачастую вместе с заработной платой). После чего работу над созданием положения о премировании можно считать выполненной.

Важное обстоятельство. Премия за производственные результаты назначается, если выполнены установленные показатели премирования. Для работников разных отделов или должностей показатели могут быть разные.

Полезные советы. Как назначать премии за производственные результаты

Производственные показатели премирования установите конкретно для подчиненного (должности) или отдела, в котором он работает. Лучше всего, если показатели будут реально измеримыми. Ограничиваться общими размытыми формулировками мы не рекомендуем.

Не бойтесь, если показатели будут варьироваться в зависимости от того, в каком подразделении работает награждаемый сотрудник. Это признак правильного подхода (ст. 132 ТК РФ). Так, для менеджеров отдела продаж логичным будет показатель объема продаж. Для рабочих, занятых на производстве, - норма выработки, сокращение брака и претензий от контрагентов. Можно отталкиваться от плановых показателей деятельности всей компании. Например, показателя рентабельности или объема выручки. Как правило, их значения устанавливаются в финансовом плане, составленном в целом по компании.

Конкретные показатели и их значения в самом положении о премировании можно не отражать, а сослаться на имеющиеся в наличии внутренние документы, в которых такие показатели установлены. Например, это может быть план продаж или производственный план. Подтвердят, что установленные показатели выполнены, соответствующие отчеты сотрудника или его руководителя. А также данные финансовой и управленческой отчетности.

А.А. Казарина,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 11, ноябрь 2012 г.