Вносим изменения в штатное расписание (О.Н. Русакова, "Зарплата", N 12, декабрь 2012 г.)

Вносим изменения в штатное расписание

Рано или поздно любой работодатель сталкивается с необходимостью корректировки штатного расписания. Рассмотрим, как это сделать.

Напомним, что штатное расписание - это локальный нормативный акт, который отражает организационную структуру предприятия, его штатный состав и численность. В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий, размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок.

При его разработке применяется унифицированная форма N Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Работодатель вправе адаптировать форму N Т-3 под нужды организации. Изменения должны быть оформлены соответствующим приказом или распоряжением (постановление от 24.03.99 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").

Примечание. Законодательство разрешает лишь добавлять необходимые графы и дополнительные реквизиты. Удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Обновлять штатное расписание можно по мере необходимости

Законодательно не установлено, на какой период нужно составлять штатное расписание и с какой периодичностью его обновлять. Этот вопрос отдан на откуп работодателю. Главное условие: штатное расписание должно быть актуальным. Данное требование обусловлено тем, что наем, увольнение в связи с сокращением штата, переводы, изменения окладов - все эти кадровые действия производятся в соответствии со штатным расписанием. В Трудовую книжку наименования должности и структурного подразделения также вносятся в соответствии со штатным расписанием.

Основания изменения штатного расписания

В зависимости от этапа "жизненного" цикла организации у нее меняются потребности в человеческих ресурсах, финансовые возможности. Например, во время роста компании - это создание новых структурных подразделений, новых должностей, у "зрелой" стабильной фирмы - повышение зарплаты, в период кризиса - оптимизация структуры и сокращение штата... Такие события и являются основанием для внесения изменений в штатное расписание. Заметим, что порядок внесения изменений в штатное расписание всегда один, а вот сроки их внесения напрямую зависят от причины.

Если изменения не касаются работающих сотрудников

В том случае, когда будущие изменения штатного расписания не касаются ныне работающих сотрудников, сроки их введения в действие не принципиальны. Это справедливо, когда изменения связаны с созданием новых должностей, подразделений или выводом из штата вакантных позиций.

Если изменения касаются работающих сотрудников

Если меняются названия структурных подразделений, должностей у уже работающих сотрудников, готовится сокращение штата, подобные изменения необходимо утвердить не позднее двух месяцев до предстоящих преобразований. И работников, которых коснутся изменения, надо предупредить в письменной форме тоже не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Особенно четко данные сроки необходимо соблюдать при проведении процедуры сокращения штата.

Если в организации есть выборный профсоюзный орган, то и его необходимо оповестить о предстоящем сокращении не позднее чем за два месяца, при массовых увольнениях - за три месяца до события.

Примечание. При массовых увольнениях утвердить изменения штатного расписания необходимо за три месяца (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).

Помимо структуры организации, состава и численности штата, может вырасти уровень оплаты труда, например в связи с ростом инфляции работодатель решил с 1 января 2013 года проиндексировать*(1) зарплату на 6%. Это решение является основанием для внесения изменений в штатное расписание, как и изменение окладов по отдельным должностям.

Документооборот по внесению изменений в штатное расписание

Решение об изменении структуры, численности и фонда оплаты труда могут принять учредители или совет директоров.

Документальное оформление инициативы

Решение учредителей или совета директоров оформляется в виде протокола.

Инициировать изменение штатного расписания может и руководитель структурного подразделения, в котором такая потребность возникла. Для этого он пишет служебную записку (рис. 1 на с. 87) на имя руководителя организации. В служебной записке надо указать обоснование предстоящих изменений и их суть.

Рис. 1. Образец служебной записки

                                           Генеральному директору

                                           ООО "Новый век"

                                           Герасимову М.М.

                                           от директора отдела маркетинга

                                           Васильева А.А.

Служебная записка

В связи с расширением ассортимента и необходимостью активного продвижения продукции на региональные и международные рынки прошу ввести в отдел маркетинга с 29 октября 2012 года должность "специалист отдела маркетинга" в количестве двух штатных единиц с должностным окладом 21 000 руб. и надбавкой 3000 руб. за знание иностранного языка.

Васильев                                                    А.А. Васильев

15 октября 2012 года

Приказ о внесении изменений

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Если руководитель согласен расширить штат, он издает приказ о внесении изменений в штатное расписание (рис. 2 на с. 88).

Рис. 2. Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью "Новый век"

Приказ N 14-ШР
о внесении изменений в штатное расписание

г. Москва

17 октября 2012 года

В связи с производственной необходимостью

Приказываю:

Ввести в штатное расписание отдела маркетинга ООО "Новый век" новую должность "специалист отдела маркетинга" в количестве двух штатных единиц с окладом 21 000 руб. и надбавкой 3000 руб. за знание иностранного языка.

Изменения вступают в силу с 29.10.2012.

Начальнику отдела кадров В.В. Лисицыной внести изменения в штатное расписание в срок до 20 октября 2012 года.

Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                 Герасимов             М.М. Герасимов

С приказом ознакомлена               Лисицына              В.В. Лисицына

17 октября 2012 года

Приложение:

Служебная записка директора отдела маркетинга

А.А. Васильева

Дополнение к форме N Т-3 или новое штатное расписание?

На основании приказа вносят изменения в штатное расписание. Это может быть приложение к ранее утвержденному штатному расписанию или новая версия документа.

Приложение к штатному расписанию можно оформить на унифицированном бланке (рис. 3 на с. 89).

Рис. 3. Образец приложения к штатному расписанию

                                 Унифицированная форма N Т-3

                                 Утверждена постановлением Госкомстата РФ

                                 от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301017  |

                                                            |-----------|

                     ООО "Новый век"                 по ОКПО|           |

---------------------------------------------------         \-----------/

                 (наименование организации)

        Штатное расписание        /-------------------------\

                                  |   Номер    |    Дата    |

                                  | документа  |составления |

                                  |------------+------------|

                                  |  12/4 ШР   | 19.10.2012 |Утверждено

                                  \-------------------------/Приказом организации от "17" октября 2012 г. N 14-ШР

                                                             Штат в количестве       2      единиц

         на период с 29.10.2012 по                                            --------------

                     ----------    -----------

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавка, руб.			Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Отдел маркетинга	5	Специалист отдела продаж	2	21 000	3000			48 000	Надбавка за знание иностранного языка
		Итого	2					48 000

Руководитель структурных     директор отдела

 подразделений                  маркетинга       Васильев             А.А. Васильев

                             --------------- ------------------ ------------------------

                               (должность)    (личная подпись)    (расшифровка подписи)

                           Главный бухгалтер     Волкова              Н.Н. Волкова

                                             ------------------ ------------------------

                                              (личная подпись)    (расшифровка подписи)

"Бумажные" формальности. В любом случае документ следует распечатать. Его должны подписать главный бухгалтер и руководитель структурного подразделения. А на первой странице необходимо указать реквизиты приказа о внесении изменений в штатное расписание. Далее документ необходимо зарегистрировать и подшить.

Если много штатных должностей. Если в штате организации много должностей, для оптимизации "бумажного" документооборота есть смысл оформлять изменения штатного расписания в приложении. Ведь часто распечатывать многостраничный документ будет достаточно трудоемко. Тем более что штатные расписания и изменения к ним нужно хранить постоянно. А для этого необходимы архивы больших площадей.

Учитывая, что в крупных организациях кадровый учет ведется с помощью специализированных программ, у кадровика и руководства компании всегда есть возможность получить актуальное штатное расписание в электронном виде на любую дату.

Штатных должностей мало. А вот в небольших компаниях, где нет автоматизированного учета, целесообразно изменения штатного расписания оформлять посредством создания его новой версии.

О.Н. Русакова,

специалист по трудовому праву

"Зарплата", N 12, декабрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) О порядке проведения индексации заработной платы читайте в статье "Индексация зарплаты" (электронный журнал "Зарплата", 2012, N 3). - Примеч. ред.