Вопрос: На начало 2012 года в нашей компании работали 9 сотрудников. Через несколько месяцев их количество увеличилось до 27, а в конце года осталось только 16 человек. И такая ситуация в организации не редкость. Сейчас нужно составлять график отпусков на 2013 год. Посоветуйте, как быть - переделывать график заново каждый раз, когда приходит новый работник? И какие отметки ставить в графике сотрудникам, которые не отгуляли свой отпуск и уволились? ("Зарплата", N 12, декабрь 2012 г.)

На начало 2012 года в нашей компании работали 9 сотрудников. Через несколько месяцев их количество увеличилось до 27, а в конце года осталось только 16 человек. И такая ситуация в организации не редкость.

Сейчас нужно составлять график отпусков на 2013 год. Посоветуйте, как быть - переделывать график заново каждый раз, когда приходит новый работник? И какие отметки ставить в графике сотрудникам, которые не отгуляли свой отпуск и уволились?

Составить и утвердить график отпусков работников компании на 2013 год нужно не позднее 17 декабря 2012 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). График составляется по форме N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Состав реквизитов и особенности заполнения графика отпусков

В графике отпусков должна содержаться информация о количестве календарных дней отпуска каждого сотрудника, дате начала по графику и данные о фактической дате начала отпуска, фактах перенесения отпусков.

В каком порядке располагать фамилии сотрудников

Сведения, идентифицирующие каждого работника, содержатся в графах 2-4. Как правило, небольшие компании используют алфавитный порядок.

Если у организации есть структурные подразделения, график составляют по каждому из них. Эта схема считается наиболее удобной при разветвленной структуре подразделений и большой численности работников.

Можно составлять документ и в хронологическом порядке - тогда первая запись будет о работнике, который уходит в отпуск в январе.

"Отпускные" планы

Графы 5 и 6 посвящены информации о планируемом количестве календарных дней отпуска и дате его начала. Они заполняются на этапе составления документа. Если сотрудник разбивает отпуск на части, информацию по каждой части указывают в отдельных строках.

После того как графы 1-6 заполнены, распечатанный график подписывает руководитель кадровой службы. Потом документ согласовывается с профсоюзом (если он есть в организации) и утверждается руководителем организации.

В графе 5 "Количество календарных дней" нужно указывать общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, при этом суммируются дни основного и дополнительного отпусков.

Категории работников, которым положен такой отпуск, перечислены в части 1 статьи 116 ТК РФ. К ним, в частности, относятся работники, занятые во вредных и опасных условиях труда, работники с ненормированным рабочим днем, сотрудники, работающие в районах Крайнего Севера.

Работодатели также могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, учитывая свои производственные и финансовые возможности. Условия предоставления таких отпусков должны быть оговорены в коллективном договоре.

"Отпускные" факты

Графы 7-9 при составлении графика не заполняются. Ведь ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другое время (ст. 124 ТК РФ). А значит, в них могут вноситься изменения. Именно поэтому в течение года графы 7-9 заполняются от руки.

Графа 7 "Фактическая дата отпуска" заполняется после того, как сотрудник отгулял отпуск, а графы 8 и 9 "Перенесение отпуска" - в случае, если отпуск переносится на другой период либо в связи с производственной необходимостью работника отзывают из отпуска.

Особые обстоятельства

В графе 10 "Примечания" могут быть указаны, например, основания предоставления более длительного (чем 28 календарных дней) отпуска или указана дата увольнения сотрудника.

Что нужно учесть при составлении графика

По общему правилу вновь принятый сотрудник может пойти в отпуск, если проработал в организации полгода (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Ему может быть предоставлен отпуск 28 календарных дней.

Следующие 28 дней отпуска положены только после того, как начнется второй рабочий год. Обычно второй рабочий год начинается спустя 12 месяцев со дня поступления на работу. Например, если работник принят 9 декабря 2011 года, право отгулять второй отпуск он получит с 9 декабря 2012 года. Но только в том случае, если в течение предшествующего года у него не было периодов, исключаемых из отпускного стажа в соответствии с частью 2 статьи 121 Трудового кодекса. Если такие периоды были, дата начала второго рабочего года сдвигается на соответствующее количество календарных дней.

Поэтому, перед тем как составить график отпусков, нужно выяснить, когда начинается новый рабочий год у каждого сотрудника и сколько календарных дней отпуска он уже использовал.

К моменту составления графика отпусков такая информация имеется по всем сотрудникам, которые числятся в организации. Подробно о ее использовании при заполнении графика отпусков читайте в электронном журнале "Зарплата", 2009, N 11. Здесь мы расскажем, как внести изменения и дополнения в график отпусков.

Основания внесения изменений в форму N Т-7

График отпусков составляется заранее на весь календарный год. Однако в течение года могут возникать обстоятельства, требующие его корректировки.

Корректировка "отпускных" планов. Внесение изменений в утвержденный график может потребоваться, если:

- сотрудник переносит дату отпуска;

- работника отзывают из отпуска.

В таких случаях делать дополнения к графику не нужно - внести корректировки в документ позволяет его форма (графы 8 и 9 "Перенесение отпуска").

При отзыве сотрудника из отпуска после издания соответствующего приказа работодателя в графе 8 следует указать реквизиты документа, на основании которого переносится отпуск. В графе 9 - дату предполагаемого отпуска.

Дополнительные реквизиты. О предстоящем отпуске работнику нужно напомнить не менее чем за две недели до его начала. Законодатели не определили, какой документ можно использовать в качестве уведомления о начале отпуска.

Несмотря на то что графы для проставления даты и подписи об ознакомлении в унифицированной форме N Т-7 изначально не предусмотрено, многие организации для этих целей используют именно график отпусков. Ведь при необходимости новую графу можно внести. Это разрешено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20.

Примечание. График не меняем, но в табеле отражаем

Если работник планирует продлить отпуск на время болезни, то приказ о продлении отпуска составлять не нужно, как не нужно вносить изменения в график отпусков. Однако для корректности расчетов по оплате труда работника в табеле учета рабочего времени необходимо разграничить время отпуска и время болезни в соответствии с данными листка временной нетрудоспособности.

Примечание. Сведения по уволившимся работникам

В течение года некоторые штатные работники могут уволиться, не отгуляв запланированный графиком отпуск. В этом случае просто не заполняют графы 7-9 формы N Т-7, а в графе 10 "Примечание" указывают, что сотрудник уволен, и проставляют дату уволь нения. Так делают в большинстве компаний, ведь этот вопрос законодательством не урегулирован.

Главное, чтобы вносимые в график изменения были оформлены приказом руководителя организации. То же касается любой другой информации, которую вы сочтете нужным отражать в графике отпусков.

Планируем отпуска новых работников в текущем году

Вопрос о внесении в график сведений об отпуске в текущем году вновь принятого сотрудника трудовым законодательством не урегулирован. Рассмотрим три возможных варианта решения этого вопроса.

Новая версия графика с учетом новых сотрудников

Самый трудоемкий вариант при поступлении каждого нового работника - создавать новую версию графика, в котором очередность установлена с учетом отпусков вновь принятых работников.

Порядок утверждения новой версии такой же, как и первичного графика отпусков.

Персональный график для нового сотрудника

Менее трудоемкий вариант - это создание дополнений к графику отпусков.

Приказ о дополнении графика. Прежде всего руководитель организации должен издать приказ о внесении дополнений в график (заметим, что дополнения в документ можно вносить в любое время и неограниченное число раз). Дополнения вносятся в том же порядке, что и утверждение самого графика.

Отдельный бланк формы N Т-7. Информацию о предстоящем отпуске нового работника можно фиксировать в отдельном документе по форме N Т-7.

Из-за новичка изменять и дополнять график не будем

Формально изменять и дополнять утвержденный и действующий график в связи с приходом новых сотрудников в течение календарного года нет необходимости.

Если вновь принятые сотрудники отработают в организации шесть месяцев, они автоматически получат право на ежегодный оплачиваемый отпуск и уйдут в него на основании заявления.

В письме читательницы сказано, что на момент утверждения графика отпусков на 2012 год в организации числилось девять человек. Значит, в графике на 2012 год должны быть отражены сведения о плановом распределении ежегодных оплачиваемых отпусков только этих сотрудников.

Если поступившие в 2012 году сотрудники проработали до середины декабря, то, составляя график отпусков на 2013 год, надо будет в него включить информацию по будущим отпускам этих работников.

Эксперты журнала "Зарплата"

1 декабря 2012 г.

"Зарплата", N 12, декабрь 2012 г.