Генеральная уборка бизнеса (Е. Кашпорова, "Расчет", N 12, декабрь 2012 г.)

Генеральная уборка бизнеса

Первое представление о том, как проводится инвентаризация, мы все получили из фильма "Служебный роман" Эльдара Рязанова. Со временем основная суть этого процесса не изменилась, однако оформляется опись имущества другими документами. Елена Кашпорова, генеральный директор ООО "КЦ "ЮрАудит" рассказала, как правильно отразить итоги внутренней ревизии с учетом недавних поправок законодательства.

Для начала разберемся, в каких ситуациях организации следует провести инвентаризацию? И старым, хорошо знакомым Федеральным законом N 129-ФЗ, и новым Федеральным законом N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", вступающим в силу с 1 января 2013 года, предусмотрено, что активы и обязательства необходимо инвентаризировать. При этом сроки и порядок этого мероприятия, а также перечень объектов, подлежащих проверке, с начала следующего года компания сможет определять самостоятельно. Не упомянуты в N 402-ФЗ и конкретные хозяйственные операции, при которых проведение ревизии обязательно. Эта информация содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного Приказом МФ РФ от 29 июля 1998 года N 34н. Так, пункт 27 указанного документа гласит, что проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- в случае смены материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ и отраслевыми документами.

Итак, мы видим, что перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации является обязательным. При этом не стоит затягивать данное мероприятие до 31 декабря, начинать можно с 1 октября. А в компаниях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, внутренняя проверка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) инициируется в период их наименьших остатков (п. 27 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 г. N 34н).

Основная цель проведения инвентаризации - установить, соответствуют ли данные учета действительности. Стоит обратить внимание на существенное изменение, которое было внесено Федеральным законом N 402-ФЗ. Так, выявленные при проверке расхождения между фактическим наличием продукции и данными регистров бухгалтерского учета подлежат внесению в бухучет в том отчетном периоде, в котором началась ревизия.

Состав комиссии

Проведение проверки остатков товара стоит начинать с создания постоянно действующей инвентаризационной комиссии. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты), а также представители внутреннего и внешнего аудита. Состав группы утверждает руководитель компании.

Директор издает приказ на проведение инвентаризации (по форме N ИНВ-22) и передает его комиссии. В документе глава предприятия перечисляет объекты, подлежащие проверке, устанавливает длительность мероприятия и дату его окончания, указывает причину, по которой проводится ревизия, приводит состав рабочей группы и прописывает иные важные сведения. Обращу ваше внимание на то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении внутренней проверки служит основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. в Приложении к Приказу Минфина России от 13.06.1995 г. N 49 - далее Методические указания).

Иногда возникает вопрос - а как быть, если в штате организации числится один директор? В этом случае функции проведения инвентаризации следует возложить на него, так как отдельных требований к количеству членов комиссии не установлено (пп. 2.3 и 2.4 Методических указаний).

Подготовка к старту

Внутренняя проверка проводится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний). Эти сотрудники должны до начала инвентаризации предоставить комиссии последние - на момент проведения ревизии - приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров. Также специалисты обязаны дать расписку о том, что к началу проверки все бумаги на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии; все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы; выбывшие - списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Перед проведением внутренних контрольных мероприятий помещения, в которых будут проходить работы, опечатываются. Это помогает поддерживать порядок и сохранность товарно-материальных ценностей.

Полным ходом

При проведении проверки следует руководствоваться Методическими указаниями. Причем, во время проведения внутренней ревизии пересчету подлежит как собственная продукция, так и отгруженная, находящаяся в пути, и полученная в переработку. На ТМЦ, принадлежащие другим фирмам, составляется отдельная ведомость: инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5).

По возможности на период проведения проверки организации следует приостановить приемку и выдачу товарно-материальных ценностей. Если же это сделать нельзя, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием ТМЦ во время проведения ревизии.

Если на склад поступают новые товары во время проведения подсчета остатков, то их принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии, приходуют по реестру и заносят в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В этой бумаге указывается число поступления ТМЦ, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, название товара, его количество, цена и выплаченная сумма.

Важно не забыть, что в этом случае в приходном документе делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности. Когда ревизия закончится, продукция принимается по реестру или товарному отчету (п. 3.18 Методических указаний).

В исключительных случаях, только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера, ТМЦ могут быть отпущены со склада покупателям. Делается это материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии. Согласно пункту 3.19 Методических указаний, такие продажи отражаются в отдельной описи "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".

Если в ходе проведенной инвентаризации были выявлены отклонения фактического количества ТМЦ от данных бухучета, составляется сличительная ведомость. Она пишется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам.

Финальная прямая

Итоговые сведения о результатах проведенной ревизии остатков продукции переносятся в общую ведомость учета (по форме N ИНВ-26). В ней указываются наименование и номера счетов бухучета, суммы недостачи, списанные в пределах и сверх норм естественной убыли, а также отнесенные на виновных лиц и зачтенные по пересортице.

В соответствии с пунктом 5 статьи 274 НК, фирма, на основании инвентаризационной описи и сличительной ведомости, отражает в налоговом учете в составе внереализационных доходов выявленные и ранее не учтенные ценности по их рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК). В соответствии с абзацем 2 пункта 2 статьи 254 и статьи 268 НК, при последующем списании или продаже таких активов их стоимость (признаваемая расходом), будет равна сумме дохода, указанного при оприходовании (абз. 2 п. 2 ст. 254 и ст. 268 НК).

Так как в Налоговом кодексе понятие "пересортица" отсутствует, выявленные недостачи и излишки отражаются в полном объеме, без проведения взаимозачета. При этом, в случае пропажи части товара, организация должна провести расследование и попытаться установить виновных в краже продукции лиц. Если они не установлены, то потери фирмы нужно отнести к внереализационным (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ) на дату вынесения следователем постановления о прекращении уголовного дела (Письмо Минфина России от 08.06.2009 г. N 03-03-05/103).

nota bene. Результаты инвентаризации оформляются следующим пакетом документов:

- инвентаризационной описью по форме N ИНВ-1;

- инвентаризационная опись ТМЦ (форма N ИНВ-3);

- акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (форма N ИНВ-4);

- инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5);

- акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма N ИНВ-6);

- сличительная ведомость результатов инвентаризации (форма N ИНВ-19);

- ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Е. Кашпорова,

генеральный директор ООО "КЦ "ЮрАудит"

"Расчет", N 12, декабрь 2012 г.