Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 17.10.2012 N 03-04-05/10-1198 (В.В. Данилова, "Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера", N 12, декабрь 2012 г.)

Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 17.10.2012 N 03-04-05/10-1198

Организации в процессе своей хозяйственной деятельности рассчитывают и уплачивают налоги. Нужно отметить, что при этом возникают нюансы документооборота, способствующие тому, что данные налогового учета изменяются. Как правило, такие уточнения приводят к изменению сумм начисленных налогов, причитающихся к возврату из бюджета.

В комментируемом Письме Минфина РФ от 17.10.2012 N 03-04-05/10-1198 рассмотрен вопрос возврата сумм НДФЛ. При этом финансовое ведомство указало, что в данном случае переплата может быть возвращена в порядке ст. 78 НК РФ. Итак, рассмотрим данное письмо более подробно.

Напомним, что общий порядок возврата и зачета излишне уплаченных и взысканных налогов приведен в указанной статье. Соответственно, его обязаны соблюдать налогоплательщики, налоговые агенты, плательщики сборов и налоговые органы. При этом правила возврата НДФЛ физическому лицу, которых налоговый агент должен придерживаться, установлены ч. 1 ст. 231 НК РФ. Отметим, что указанная норма регулирует правоотношения по возврату НДФЛ не только между работодателем и его работниками, но и с другими физическими лицами, не состоящими с данным работодателем в трудовых отношениях. Такое мнение подтверждено Письмом Минфина РФ от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193.

В первую очередь следует помнить, что если налоговый агент излишне удержал из дохода налогоплательщика НДФЛ, то эти суммы налога необходимо вернуть. Однако прежде налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

Отметим, что форма сообщения и способ его передачи не установлены законодательно. Соответственно, налоговый агент может составить его в произвольной форме и передать налогоплательщику лично в руки или иным способом. Кроме того чтобы налоговый агент мог зафиксировать факт обнаружения излишнего удержания НДФЛ из доходов налогоплательщика, следует составить справку с указанием даты выявления ошибки (в данном случае - излишней переплаты НДФЛ). При этом факт излишнего удержания НДФЛ и сумму излишка необходимо довести до сведения физического лица в письменной форме, так как это будет служить основанием для своевременного исполнения обязанностей налогового агента.

Образец справки об обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ:

                         ООО "Коммерсанты и Ко"

           ИНН 7715123456, КПП 771501001, ОГРН 1077123123123

            Адрес: 130130, г. Москва, ул. Политбойцов, д. 2

Справка
Об обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ

19 ноября 2012 г. бухгалтер организации обнаружил факт излишнего удержания НДФЛ с доходов мастера Г.Г. Копейкина в связи с возвратом им части материальной помощи, выплаченной в мае 2011 года согласно дополнительному соглашению к трудовому договору. Основанием послужило заявление на увольнение Г.Г. Копейкина и приказ о его увольнении.

При обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ сумма налога была пересчитана. В результате сумма излишнего удержания составила 13 000 руб.

Главный бухгалтер                  Рублева                   В.В. Рублева

19.11.2012

Образец сообщения о факте излишнего удержания НДФЛ:

                         ООО "Коммерсанты и Ко"

           ИНН 7715123456, КПП 771501001, ОГРН 1077123123123

            Адрес: 130130, г. Москва, ул. Политбойцов, д. 2

Мастеру производственного цеха

Г.Г. Копейкину

Сообщение от "20" ноября 2012 г.
О факте излишнего удержания НДФЛ

19.11.2012 бухгалтер организации обнаружил факт излишнего удержания НДФЛ с Ваших доходов в связи с возвратом части материальной помощи, выплаченной Вам в мае 2011 года согласно дополнительному соглашению к трудовому договору.

При обнаружении факта излишнего удержания НДФЛ сумма налога с Ваших доходов была пересчитана. В результате сумма излишнего удержания составила 13 000 руб.

Просьба подать на имя директора заявление о возврате на Ваш текущий счет в банке излишне удержанной суммы НДФЛ.

Директор                              Грошев                  Н.Н. Грошев

Главный бухгалтер                     Рублева                В.В. Рублева

тел: (495) 123-45-67

После получения налогоплательщиком сообщения об излишне уплаченном НДФЛ сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании его письменного заявления.

Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы НДФЛ производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога, в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления от налогоплательщика. При этом необходимо знать, что возврат физическому лицу излишне удержанных сумм налога производится налоговым агентом только в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, который следует указать в его заявлении.

Приведем образец заявления налогоплательщика о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ:

Директору ООО "Коммерсанты и Ко"

Н.Н. Грошеву

от мастера

Г.Г. Копейкина

Заявление

Прошу возвратить мне излишне удержанный НДФЛ в сумме 13 000 руб. в связи с возвратом части суммы материальной помощи в размере 100 000 руб., выплаченной мне на расходы для приобретения жилья согласно дополнительному соглашению к трудовому договору.

Материальная помощь в полном размере (200 000 руб.) была выплачена мне в мае 2011 г. Излишне удержанную сумму НДФЛ прошу перечислить на мой расчетный счет N 40702810000001234567 в ЗАО КБ "Банк Москвы" в г. Москве, корр. счет: 30101810300000000123, БИК 044525123, ИНН 7710401234, КПП 775001001.

Мастер                                 Копейкин             Г.Г. Копейкин

20 ноября 2012 г.

В случае если возврат излишне удержанной суммы налога осуществляется налоговым агентом с нарушением установленного срока, на сумму излишне удержанного и не возвращенного налогоплательщику в установленный срок налога начисляются проценты, подлежащие уплате налогоплательщику, за каждый календарный день нарушения срока возврата. Напомним, что процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в дни нарушения срока возврата.

Если же возникнет ситуация, при которой суммы НДФЛ, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджетную систему РФ, недостаточно для осуществления возврата физическому лицу в трехмесячный срок после получения соответствующего заявления, то налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему налогоплательщиком заявления должен обратиться в налоговый орган по месту своего учета с заявлением о возврате излишне удержанной им суммы НДФЛ. При этом к заявлению налогового агента необходимо подложить подтверждающие факт излишнего перечисления налога документы. К таким документам можно отнести:

- дополнительное соглашение к трудовому договору с работником;

- заявление налогоплательщика;

- приказ об увольнении;

- регистры налогового учета за соответствующий налоговый период;

- платежные поручения;

- расчетные ведомости;

- справка по счету 68;

- справка по ф. 2-НДФЛ и др.

В самом заявлении налоговый агент должен указать:

- просьбу о возврате НДФЛ;

- сумму возвращаемого налога;

- налоговый период, за который она была излишне удержана и уплачена в бюджет;

- основания для возврата;

- реквизиты налогового агента;

- реквизиты налогоплательщика.

Отметим, что возврат налоговому агенту перечисленной в бюджетную систему РФ суммы НДФЛ осуществляется налоговым органом в порядке, установленном ст. 78 НК РФ. При этом согласно ч. 6 ст. 78 НК РФ сумма излишне уплаченного налога возвращается в течение одного месяца со дня получения соответствующего заявления. Следует помнить, что теперь заявление на зачет (возврат) сумм налога согласно ст. 78 НК РФ можно подавать в налоговые органы как в письменном виде, так и в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (при наличии у налогоплательщика усиленной квалифицированной электронной подписи).

Однако налоговый агент вправе осуществить возврат суммы НДФЛ за счет собственных средств до осуществления ему возврата из бюджетной системы РФ излишне удержанной и перечисленной им из средств налогоплательщика суммы НДФЛ.

Также следует знать, что при отсутствии налогового агента (например, при его ликвидации) налогоплательщик вправе подать заявление в налоговый орган о возврате излишне удержанной с него и перечисленной ранее налоговым агентом суммы НДФЛ одновременно с представлением налоговой декларации по окончании налогового периода. При этом заявление о зачете (возврате) суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня уплаты суммы НДФЛ.

Кроме того, следует знать, что возврат налогоплательщику суммы излишне уплаченного налога при наличии у него недоимки по иным налогам соответствующего вида или задолженности по соответствующим пеням, а так же штрафам, подлежащим взысканию в случаях, предусмотренных НК РФ, производится только после зачета суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки (задолженности).

В.В. Данилова,

редактор журнала "Оплата труда:

акты и комментарии для бухгалтера"

"Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера", N 12, декабрь 2012 г.