Составляем график отпусков (И. Шиндер, "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.)

Составляем график отпусков

Утвержденным графиком отпусков для работников всех структурных подразделений учреждений устанавливается плановая дата предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков с разбивкой по месяцам на календарный год. Как составить график и что при этом следует учесть, рассмотрим в этой статье.

Обязанность работодателя по составлению графика отпусков возложена на него Трудовым кодексом (ст. 123). Ежегодный график отпусков должен быть утвержден работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа учреждения (при его наличии) не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Утвержденный график отпусков устанавливает право работников на ежегодный отдых и позволяет работодателю:

- заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (п. 9 ст. 136 ТК РФ);

- при необходимости возложить обязанности работника, уходящего в отпуск, на другого работника;

- следить за своевременным предоставлением отпуска.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников под подпись.

Проведение предварительной работы перед составлением графика отпусков

Перед тем как составить график отпусков, нужно провести определенную работу.

1. Прежде всего следует выявить категории работников, которые имеют право использовать отпуск в удобное для них время года. К ним, в частности, относятся:

- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

- участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе инвалиды (ст. 14-19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");

- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");

- лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");

- лица, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы, граждане, эвакуированные из зоны отчуждения и переселенные (переселяемые) из зоны отселения, и некоторые другие лица, подвергшиеся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и иных работ, связанных с любыми видами ядерных установок (пп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");

- работники (мужья), жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);

- родители (опекуны, попечители), работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. По их просьбе работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК РФ).

2. Получить пожелания работников о датах планируемых ими отпусков, выраженные в заявлениях.

3. Выявить не использованные некоторыми работниками в силу определенных причин отпуска или части отпуска в предшествующем году.

4. Запросить у работников, поступающих или обучающихся в учебных заведениях, сведения о времени сдачи вступительных экзаменов или сдачи экзаменационной сессии.

5. Запросить у внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

6. Иметь данные о стаже, дающем право на отпуск.

Если работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков ему целесообразно предложить написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

В образовательных учреждениях предоставление ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков осуществляется, как правило, по окончании учебного года в летний период.

Составление и утверждение графика отпусков

Для составления графика отпусков используется форма Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1)).

График отпусков оформляется следующим образом:

- в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;

- в графе 2 - должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;

- в графе 3 - Ф.И.О. работника;

- в графе 4 - табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера;

- в графе 5 - количество календарных дней положенного работнику отпуска;

- в графе 6 - запланированная дата отпуска.

Перед утверждением графика графы 1-6 формы Т-7 должны быть заполнены.

В поле "Утверждаю" проставляется подпись руководителя учреждения или иного уполномоченного лица. В графе "Номер документа" следует указать его порядковый номер в соответствии с принятой в учреждении нумерацией для таких документов, а дату его составления проставить в соответствующей графе. Также должна быть заполнена графа "Мнение выборного профсоюзного органа", указана дата (не позднее чем за две недели до наступления календарного года) и номер такого документа. График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы.

Остальные графы 7, 8 и 9 формы заполняются по факту использования отпуска работником.

Графа 7 заполняется по окончании отпуска.

При переносе отпуска в графе 8 указываются реквизиты документа, на основании которого он переносится (личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т.п.). Если же переноса не было, данная графа не заполняется.

Если отпуск переносится, в графе 8 указываются реквизиты документа, на основании которого он переносится (личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т.п.). Если же переноса не было, данная графа не заполняется.

Сроки отпусков работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время, также должны быть отражены в графике. Планируемая дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

Ответы на отдельные вопросы

Требуется ли получение от работника письменного заявления для предоставления ему ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с графиком отпусков? Из статьи 123 ТК РФ следует, что оплачиваемые отпуска предоставляются ежегодно в соответствии с графиком отпусков, о времени начала которого работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Таким образом, Трудовой кодекс не обязывает работника предупреждать работодателя о своем уходе в отпуск.

Однако в некоторых случаях наличие заявления обязательно. Например, написать заявление на имя руководителя для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска должны работники, которые вправе получить его до истечения шести месяцев непрерывной работы в учреждении (ст. 122 ТК РФ).

Как правильно оформить перенос отпуска на иной период? Статьей 124 ТК РФ предусмотрено, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в следующих случаях:

- при временной нетрудоспособности работника во время отпуска (период временной нетрудоспособности оплачивается в общеустановленном порядке (Письмо ФСС РФ от 05.06.2007 N 02-13/07-4830));

- при исполнении работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- когда работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска (в соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала);

- когда работник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за две недели до его начала;

- в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы работодателя (в этой ситуации с согласия работника отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год, но должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется);

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Когда у работника возникает причина, согласно которой он переносит время отпуска, утвержденное графиком отпусков на другое время, ему следует написать соответствующее заявление с указанием причины переноса, дат начала и окончания отпуска, а также его продолжительности.

Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в Постановлении N 1, следует, что при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного на это. Эти изменения должны вноситься на основании приказа руководителя. Если руководитель согласен на перенос отпуска работника, он визирует заявление и издает приказ о переносе отпуска, а в графике отпусков указываются фактические даты отпуска в соответствии с приказом.

Нужно ли при составлении графика отпусков включать в него дни неиспользованных ежегодных отпусков предыдущих лет? В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы учреждения, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Как объяснил Роструд в Письме от 01.03.2007 N 473-6-0, ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В первом случае можно указать в графе 5 графика отпусков количество календарных дней отпуска с учетом неиспользованных дней отпуска за предыдущий период, во втором случае следует ограничиться количеством календарных дней отпуска за очередной год.

Надо ли вносить изменения в график отпусков в отношении работников, принятых на работу после утверждения графика отпусков на календарный год? Трудовой кодекс не содержит положений, регулирующих порядок внесения в этом случае изменений в график отпусков. Учреждение в своем локальном акте должно определить такой порядок:

1) либо утвердить актом:

- периодичность внесения изменений в график отпусков;

- категории работников, в отношении которых будут вноситься изменения в график отпусков (например, прошедших испытание, принятых на неопределенный срок или на срок более 6 месяцев);

- что изменения, вносимые в график отпусков, должны утверждаться в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика отпусков;

- что изменения в составленный и утвержденный до начала календарного года график отпусков вносятся путем оформления приложений к нему по форме Т-7;

2) либо указать в локальном акте, что отпуск в отношении вновь принятых работников предоставляется по их заявлениям без внесения изменений в график отпусков.

И. Шиндер,

эксперт журнала "Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.