Командировка: кого, на сколько, как оформить? (Е.И. Горбачева, "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 24, декабрь 2012 г.)

Командировка: кого, на сколько, как оформить?

Ныне действующее Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках), утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, применяется уже пять лет, но все же вопросы по оформлению командировок периодически возникают. Возможно, этому способствует то обстоятельство, что Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62) до сих пор сохраняет силу в части, не противоречащей ТК РФ и новому Положению о командировках. В предложенном материале ответим на несколько наиболее часто встречающихся у бухгалтеров вопросов о командировках и об их оформлении.

Командировка совместителя

Вопрос. Можно ли направить в командировку совместителя и выписать ему командировочное удостоверение?

Препятствий для направления совместителя в командировку нет. Читаем п. 2 Положения о командировках: в командировки направляются работники, состоящие с организацией в трудовых отношениях. Совместитель - полноценный работник, с которым заключен трудовой договор, следовательно, данный пункт касается его в полной мере.

Далее. Есть несколько категорий сотрудников, которых нельзя направлять в командировки. Это ограничение установлено Трудовым кодексом. К ним относятся работающие по ученическому договору (ст. 203), беременные женщины (ст. 259), работники в возрасте до 18 лет (ст. 268). Есть еще женщины с детьми до трех лет, которые направляются в командировки только с их согласия, и инвалиды. Совместителей в этом списке нет. Так что если конкретный совместитель не относится к названным лицам, в командировку его можно отправить наравне со штатными сотрудниками.

Пункт 9 Положения о командировках написан специально для совместителей - там уточнено, что средний заработок совместителя сохраняется в той организации, которая отправила его в командировку. Командировочное удостоверение совместителю тоже оформляется в общем порядке на основании служебного задания.

Вопрос. Может ли совместитель отказаться от командировки по той причине, что его не отпускают на основной работе?

Совместительство - выполнение работником другой регулярной работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ). Конечно, на основной работе совместитель обязан согласовать свою командировку с руководством, причем руководство отнюдь не обязано его отпускать, это вопрос доброй воли. Если согласование не удастся, работнику будет оформлен прогул со всеми вытекающими последствиями. Чаще всего основной работодатель разрешает сотруднику отбыть в командировку по совместительству, тогда это время оформляется у него как отпуск за свой счет. Но если к соглашению прийти не удается, у совместителя возникают большие трудности. Ведь работодатель по совместительству со своей стороны не обязан признавать такую причину отказа от командировки уважительной. Поскольку в силу ст. 166 ТК РФ работник обязан направиться в командировку по распоряжению руководителя, необоснованный отказ есть нарушение трудовой дисциплины, наказуемое по ст. 192, 193 ТК РФ вынесением замечания, выговора или увольнением.

Выход из такой ситуации достаточно очевиден: в трудовой договор с совместителем следует с самого начала включить положения о возможности направления его в командировки, предусмотреть возможность его отказа и предоставления ему административного отпуска на время, когда его на основной работе, в свою очередь, направят в командировку, или внести пункты, определяющие порядок направления совместителей в командировки, в локальный нормативный акт организации - Положение о командировках, например.

Приказ о направлении в командировку

Вопрос. Нужно ли вместе с командировочным удостоверением оформлять приказ о направлении в командировку?

Обратимся к Положению о командировках. В нем упоминается только о двух документах для оформления командировки: в п. 6 - о служебном задании, утверждаемом руководителем и содержащем цель командировки, в п. 7 - о командировочном удостоверении, подтверждающем срок пребывания в командировке. Оформление приказа было предусмотрено Инструкцией N 62, но не в качестве обязательного документа, а на усмотрение руководителя организации. Реквизиты приказа по большей части дублируют информацию, которая содержится в командировочном удостоверении, поэтому на сегодняшний день необходимости в его составлении нет.

В ранних письмах (до 2008 года) чиновники говорили о необходимости составления всех документов по командировке, поименованных в Инструкции N 62, но после введения в действие нового Положения о командировках ситуация изменилась. Столичные налоговики, к примеру, разъясняют, что расходы по командировке принимаются к учету на основании авансового отчета с приложением следующих оправдательных документов: командировочного удостоверения, документов о найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду (Письмо от 28.10.2012 N 16-15/113462@). Приказ о направлении в командировку, служебное задание и отчет по нему признаны в данном письме необязательными для документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли. Аналогичные выводы были сделаны Минфином в письме от 14.09.2009 N 03-03-05/169.

Примечание. Наличие или отсутствие приказа о командировке не влияет на признание в налоговом учете командировочных расходов обоснованными.

Следовательно, по ныне действующим правилам оформления первичных документов бухгалтерского учета, установленным в том числе Положением о командировках, приказ оформлять не нужно, а в налоговом учете его наличие или отсутствие не влияет на признание расходов по командировке обоснованными. Однако если организация считает для себя удобным составлять такой документ, она вполне может это делать, закрепив данный порядок в правилах документооборота. Но при этом от командировочного удостоверения отказываться нельзя, ведь именно оно содержит информацию, подтверждающую произведенные расходы: цель командировки как подтверждение их производственного характера и срок командировки для расчета их суммы.

Обратите внимание! Командировочное удостоверение подлежит архивному хранению. Пунктом 8.1 Перечня типовых управленческих архивных документов*(1) для него установлен срок хранения пять лет после возвращения сотрудника из командировки.

Командировка или временный перевод в обособленное подразделение?

Вопрос. Налоговая инспекция не признает расходы по командировке работника на срок более двух месяцев, направленного нами в соседнюю область для организации филиала (оформление документов и переговоры с местной администрацией). Как быть в такой ситуации?

В настоящее время в Положении о командировках нет ограничения по срокам - все определяется руководителем. Подтверждением, что это именно командировка, может стать служебное задание и отчет о его выполнении, где отражен конечный результат поездки. Если данные документы будут приложены к авансовому отчету командированного сотрудника, сомнений в квалификации расходов как командировочных быть не должно. А вот если служебное задание не оформлено и отчет не составлен, это повод для проверяющих признать направление работника в другую местность на длительный срок переводом на работу в обособленное подразделение с обязанностью оформить создание такого подразделения.

На чем основываются такие выводы? На определении обособленного подразделения, которое можно найти в п. 2 ст. 11 НК РФ. Оно характеризуется территориальной обособленностью, оборудованным стационарным рабочим местом (на срок более месяца). В свою очередь, определение рабочего места нам предлагает Трудовой кодекс: это место, куда работнику надо прибыть в связи с его работой и которое находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). Таким образом, чтобы командировка осталась командировкой, а не временным переводом работника в обособленное подразделение, прежде всего нужно доказать, что рабочие места там не оборудованы (нет мебели, офисной техники).

Если командированный сотрудник проживает в гостинице, а в рабочее время находится на территории принимающей стороны, вопрос о контроле работодателя над рабочим местом отпадает сам собой. Немного сложнее ситуация, если организация арендует жилье для работника, с учетом того, что аренда на длительный срок существенно экономит расходы работодателя по сравнению с проживанием в гостинице. Арендованное помещение, конечно, формально находится под контролем организации-работодателя, но и здесь можно доказать, что работник использует помещение исключительно для проживания, ориентируясь на цель командировки. В этом случае важно оформить служебное задание максимально четко, отметив, что в обязанности работника входит посещение регистрирующих организаций, соответствующих государственных учреждений для консультаций и оформления документов.

Рабочий день или командировка?

Вопрос. Как в табеле учета рабочего времени отметить день начала командировки, если сотрудник его полностью отработал, а вечером отбыл к месту назначения?

Действительно, по согласованию с работодателем работник может в день отъезда в командировку выйти на работу (п. 4 Положения о командировках). В табеле учета рабочего времени (форма N Т-13) отработанное время отмечается кодом "Я", время в командировке - кодом "К". Если за один и тот же день работнику положены средний заработок как находящемуся в служебной командировке и оплата рабочих часов, можно применить двойное кодирование "Я/К". Выбор здесь на усмотрение организации. Совсем не отметить командировку нельзя: это будет нарушением ст. 167 ТК РФ о гарантиях при направлении сотрудников в служебные командировки, ведь за этот день работник должен получить плату в размере среднего заработка.

Примечание. Законодателем не установлен порядок начисления выплат в случае, если работник в день приезда (отъезда) из (в) командировки(у) вышел на работу.

С другой стороны, работодатель, согласовав с работником выход на работу, обязан предусмотреть вознаграждение, и лучше, если оно будет прописано в локальном нормативном акте, например в Положении о командировках, действующем в организации. Вид вознаграждения - премия, увеличение суточных, доплата до оклада - оговаривается там же. В связи с тем что, оформленная правильно, эта выплата является частью системы оплаты труда, она будет признана в составе расходов, принимаемых при налогообложении прибыли (письма Минфина России от 14.09.2010 N 03-03-06/2/164, от 03.12.2012 N 03-03-06/1/756).

Е.И. Горбачева,

эксперт журнала "Актуальные вопросы

бухгалтерского учета и налогообложения"

"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 24, декабрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2012 N 558.