Представляем сведения о среднесписочной численности работников (Е.А. Соболева, "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.)

Представляем сведения о среднесписочной численности работников

Впереди нас ждут новогодние каникулы, после которых начнется новый сезон сдачи отчетности. В связи с этим в настоящей статье напомним, какие сведения необходимо представить в январе 2013 года в налоговый орган и орган статистики. Отметим, что данная информация связана с расчетом среднесписочной численности работников. Чтобы у бухгалтера не возникало вопросов по этому поводу, рассмотрим подробно порядок ее подсчета.

Представляем сведения в налоговую инспекцию

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются налогоплательщиком в налоговый орган не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации - не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором она была создана (реорганизована). Указанные сведения представляются по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, в налоговый орган по месту нахождения организации (по месту жительства индивидуального предпринимателя). В настоящее время форма сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год утверждена Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению указанной формы представлены в Письме ФНС РФ от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@.

Она оформляется налогоплательщиком, кроме раздела "Заполняется работником налогового органа". В строке "Представляется в" отражаются полное наименование и код налогового органа, в который представляются сведения.

В строке "Среднесписочная численность по состоянию на" указывается среднесписочная численность работников организации (индивидуального предпринимателя) по состоянию на 1 января текущего года за предшествующий календарный год.

При заполнении сведений прописываются фамилия, имя, отчество руководителя организации полностью, а также проставляются его подпись, которая заверяется печатью организации, и дата подписания.

При подтверждении достоверности и полноты показателей, указанных в сведениях, представитель налогоплательщика отражает полное наименование организации либо фамилию, имя и отчество физического лица - представителя налогоплательщика в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

В данных разъяснениях сказано, что среднесписочная численность работников по состоянию на установленную дату определяется налогоплательщиком в соответствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения N 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности", утвержденным Постановлением Росстата от 09.10.2006 N 56.

К сведению. Начиная с отчетности за 2012 год действуют форма N 1-Т и указания по ее заполнению, утвержденные Приказом Росстата от 24.07.2012 N 407 "Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования" (далее - Приказ N 407).

Отметим, что сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год могут быть представлены в электронном виде (после разработки форматов) в соответствии с порядком представления налоговой декларации (расчета) и документов в электронном виде, определяемым Минфином. В настоящее время Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом Минфина РФ от 02.04.2002 N БГ-3-32/169.

Обратите внимание! Если организация не представит данные сведения в установленный срок, она может быть привлечена к ответственности на основании п. 1 ст. 126 НК РФ. Величина штрафа составит 200 руб. за каждый непредставленный документ. Также руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде наложения штрафа в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Порядок представления сведений в органы статистики

Пунктом 1 Приказа N 407 утверждены формы федерального статистического наблюдения с указаниями по их заполнению, в частности:

- форма N 1-Т "Сведения о численности и заработной плате работников" (приложение 1), которую необходимо представлять с отчета за 2012 год;

- форма N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников" (приложение 5), которую необходимо подавать с отчета за январь 2013 года. Что касается отчета за 2012 год, то он представляется по форме N П-4, утвержденной Приказом Росстата от 19.08.2011 N 367.

Сроки представления указанных сведений установлены в формах федерального статистического наблюдения (п. 2 Приказа N 407):

- форму N 1-Т необходимо подавать до 20 января после отчетного периода;

- форму N П-4 - не позднее 15-го числа после отчетного периода.

К сведению. Согласно п. 3 Приказа N 407 с введением указанного в п. 1 настоящего приказа статистического инструментария признаются утратившими силу приказы Росстата, в том числе Приказ от 19.08.2011 N 367 в части утверждения форм федерального статистического наблюдения N 1-Т, 1-Т (условия труда), П-4.

Заполняем форму N 1-Т

Форму N 1-Т заполняют юридические лица всех видов экономической деятельности (кроме субъектов малого предпринимательства), не представляющие сведений о численности и заработной плате работников по форме N П-4. Форма N 1-Т подается в территориальные органы Росстата по месту нахождения организации. Итак, рассмотрим порядок заполнения этой формы:

- в адресной части формы указывается полное наименование отчитывающейся организации в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке, а затем в скобках приводится краткое наименование;

- в строке "Почтовый адрес" отражаются наименование субъекта РФ, юридический адрес с почтовым индексом. Если фактический адрес не совпадает с юридическим, указывается также фактический почтовый адрес;

- в кодовой части проставляется код Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) на основании уведомления о присвоении такого кода, направляемого (выдаваемого) организации территориальными органами Росстата;

- в графе 4 указывается среднесписочная численность работников за год, которая определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12. Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е (для февраля - по 28-е или 29-е) число, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца;

Обратите внимание! Более подробные рекомендации по заполнению данной формы изложены в п. 78-81, 85-92 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1, П-2, П-3, П-4, П-5 (м), утвержденных Приказом Росстата от 24.10.2011 N 435 (далее - Указания). Об этом идет речь в указаниях по заполнению формы N 1-Т, утвержденных Приказом N 407.

- в фонд заработной платы (графа 5) включаются начисленные организацией суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с условиями труда и режимом работы, доплаты и надбавки, премии, единовременные поощрительные выплаты, а также оплата питания и проживания, имеющая систематический характер;

- в графе 6 в составе выплат социального характера отражаются суммы средств, связанные с предоставленными работникам социальными льготами, в частности, на лечение, отдых, проезд, трудоустройство (без пособий из государственных внебюджетных фондов).

Порядок расчета среднесписочной численности

Как было отмечено выше, среднесписочная численность работников организации рассчитывается на основании п. 78-81, 85-92 Указаний. Рассмотрим более подробно порядок ее подсчета.

Согласно п. 78 Указаний среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е (для февраля - по 28-е или 29-е) число, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням. Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудовых договоров.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Отметим, что среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату (например, на последнее число отчетного периода).

В среднесписочную численность включаются следующие работники:

- наемные работники, работавшие по трудовым договорам и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более;

- собственники организаций, получавшие заработную плату в данных организациях;

- фактически явившиеся на работу, включая тех, которые не работали по причине простоя;

- находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;

- не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);

- не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;

- принятые на работу в режиме неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием;

Обратите внимание! К этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени. Это, в частности, работники в возрасте до 18 лет, сотрудники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда, женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления детей, женщины, работающие в сельской местности, работники, являющиеся инвалидами I и II групп.

- принятые на работу с испытательным сроком;

- заключившие трудовые договоры с организацией о выполнении работы на дому (надомники). В списочной и среднесписочной численности работников надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы;

- имеющие специальные звания;

- направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;

- временно направленные на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;

- студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);

- обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантуре, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;

- обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работники, поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ;

- находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставленных в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;

- имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;

- получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;

- находившиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

- принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, нахождения в отпусках по беременности и родам, уходу за ребенком);

- находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от его длительности;

- находившиеся в простоях по инициативе работодателя и причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;

- принимавшие участие в забастовках;

- работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта РФ, где производятся вахтовые работы, работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера;

- иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории РФ;

- совершившие прогулы;

- находившиеся под следствием до решения суда.

Кроме работников организации, в среднесписочную численность включаются лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы). Они учитываются как целые единицы по дням явок на работу.

Что касается лиц, работавших неполное рабочее время в соответствии с трудовыми договорами, штатным расписанием или переведенных с их письменного согласия на работу в режиме неполного рабочего времени, то при определении среднесписочной численности работников они учитываются пропорционально отработанному ими времени. Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели, например:

- 40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

- 36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

- 24 часа - на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

б) определяется средняя численность частично занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Обратите внимание! Работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

Согласно п. 80 Указаний в списочную численность не включаются следующие работники:

- принятые на работу по совместительству из других организаций;

- выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;

К сведению. Работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки, оформленный в одной организации как внутренний совместитель либо заключивший договор гражданско-правового характера с этой же организацией, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица).

- привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;

- переведенные на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;

- направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендии за счет средств этих организаций, а также заключившие ученические договоры на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендий;

- подавшие заявления об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;

- собственники данной организации, не получающие заработную плату;

- члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;

- адвокаты;

- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

Обращаем внимание, что некоторые работники, учитываемые в списочной численности, не включаются в среднесписочную численность. К ним относятся:

- женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, лица, находившиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

В заключение данного раздела отметим, что если организация работала неполный год (имеет сезонный характер работы или была создана после 1 января), то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.

Заполняем форму N П-4

Данную форму заполняют юридические лица - коммерческие и некоммерческие организации (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера), всех видов экономической деятельности и форм собственности.

Обратите внимание! При наличии у юридического лица обособленных подразделений настоящая форма заполняется как по каждому обособленному подразделению, так и по юридическому лицу без таких подразделений.

Сведения по форме N П-4 представляются юридическим лицом в территориальные органы Росстата по месту нахождения соответствующего обособленного подразделения (по обособленному подразделению) и месту нахождения юридического лица (без обособленных подразделений). В случае, когда юридическое лицо (его обособленное подразделение) не осуществляет деятельность по месту своего нахождения, форма представляется по месту фактического осуществления им деятельности. Рассмотрим более подробно порядок заполнения отдельных строк формы N П-4:

- в адресной части формы указывается полное наименование отчитывающейся организации в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке, а затем в скобках прописывается краткое наименование. На бланке формы, содержащей сведения по обособленному подразделению юридического лица, указываются наименования обособленного подразделения и юридического лица, к которому оно относится;

- по строке "Почтовый адрес" отражаются наименование субъекта РФ и юридический адрес с почтовым индексом. Если же фактический адрес не совпадает с юридическим, указывается также фактический почтовый адрес. Для обособленных подразделений, не имеющих юридического адреса, обозначается почтовый адрес с почтовым индексом;

- в кодовой части формы проставляется код ОКПО на основании уведомления о присвоении данного кода, направляемого (выдаваемого) организации территориальными органами Росстата. По территориально обособленному подразделению юридического лица указывается идентификационный номер, который устанавливается территориальным органом Росстата по месту расположения такого подразделения;

- по строке 01 показывается численность сотрудников списочного состава, работавших в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ). Если за отчетный квартал один и тот же работник переводился на режим неполного рабочего дня (недели) более одного раза, он учитывается один раз как один человек (целая единица);

- по строке 02 отражается численность сотрудников списочного состава, работавших на условиях неполного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем (ст. 93 ТК РФ). Показываются работники, заключившие с организацией трудовые договоры о работе в режиме неполного рабочего времени или переведенные с их согласия на работу в таком режиме, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии со штатным расписанием. Если один и тот же работник в течение отчетного квартала переводился на режим неполного рабочего дня (недели) более одного раза, он отражается один раз как один человек (целая единица);

- по строке 03 указывается численность работников списочного состава, находившихся в простое полный рабочий день по причинам, зависящим от работодателя, и причинам, не зависящим от работодателя и работника. Если у одного и того же работника в течение отчетного квартала было более одного дня простоя, он показывается один раз;

- по строке 05 отражается численность работников списочного состава, которым были предоставлены отпуска без сохранения заработной платы по их письменным заявлениям в соответствии со ст. 128 ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором, а также неоплачиваемые отпуска по инициативе работодателя. Если работник в отчетном квартале имел более одного отпуска, он учитывается один раз как один человек (целая единица);

Обратите внимание! При заполнении строк 01-05 необходимо учитывать: если сотрудник в течение отчетного квартала работал, например, в режиме неполного рабочего времени сначала по инициативе работодателя, затем по соглашению между работником и работодателем, а в конце квартала находился в отпуске без сохранения заработной платы, он показывается один раз по строке 01, 02 или 05, исходя из причины его работы в таком режиме или нахождения в отпуске без сохранения заработной платы большую часть времени в квартале.

- в численность принятых работников списочного состава (строка 06) включаются лица, зачисленные в отчетном квартале в данную организацию приказом (распоряжением) о приеме на работу, переведенные на работу из другой организации (юридического лица или обособленного подразделения);

- по строке 07 показывается численность работников списочного состава, принятых на вновь образованные (созданные) в отчетном квартале рабочие места в результате расширения, реорганизации производства, увеличения сменности работы и т.п.;

Обратите внимание! Вновь созданные и впервые представившие отчет организации должны заполнить строки 06 и 07 на всех работников. При этом сказано, что к вновь созданным организациям не относятся компании, созданные на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных или несамостоятельных подразделений. В связи с этим в строках 06, 07, 08, 10 не указываются работники, уволенные и тут же вновь принятые в реорганизованную организацию.

- в численность выбывших работников списочного состава (строка 08) включаются все сотрудники, оставившие работу в данной организации независимо от оснований (по инициативе работника, работодателя, в связи с истечением срока трудового договора, по соглашению сторон, по причине призыва или поступления на военную службу, перевода работника с его согласия в другую организацию (юридическое лицо или обособленное подразделение) или перехода на выборную должность и др.), уход или перевод которых оформлен приказом (распоряжением), а также выбывшие в связи со смертью. В этой строке отражаются работники, для которых последним днем работы стал последний день месяца - 30-е или 31-е (для февраля - 28-е или 29-е) число;

- по строке 09 показывается численность работников списочного состава, выбывших из организации в связи с расторжением трудовых договоров по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ);

- по строке 10 отражается численность сотрудников, уволенных в связи с сокращением численности работников или штата;

- в численность выбывших по собственному желанию (строка 12) включаются работники списочного состава, выбывшие из организации по своей инициативе, ввиду избрания на должности, замещаемые по конкурсу, переезда в другую местность, перевода супруга в другую местность, за границу, зачисления в образовательные учреждения, аспирантуру или клиническую ординатуру, увольнения по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, необходимости ухода за больными членами семьи или инвалидами I группы, увольнения по собственному желанию (в отношении беременных женщин, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов в возрасте до 18 лет));

- по строке 13 отражается списочная численность работников на последнее число отчетного квартала (в соответствии с Указаниями). В строке 13 не указываются работники, для которых последним днем работы в организации стал последний день отчетного квартала. Эти работники учитываются в строке 08;

- по строке 14 показывается численность работников списочного состава в целых единицах, которых предполагается принять на вакантные рабочие места, по состоянию на последнее число отчетного квартала;

- по строке 15 отражается численность работников списочного состава, намеченных к высвобождению в следующем квартале. При этом в данную численность не включаются работники, у которых в следующем квартале истекает срок срочного трудового договора, работники, увольняющиеся в следующем квартале в связи с выходом на пенсию;

- по строке 16 приводится численность работников, выполнявших временные, сезонные и общественные работы в соответствии с гл. 45 и 46 ТК РФ, а также в связи с мерами, принятыми в целях снижения напряженности на рынке труда, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 31.12.2008 N 1089;

- по строке 20 показывается численность работников (включая внешних совместителей и лиц, работавших по договорам гражданско-правового характера), привлекавшихся к этим работам независимо от места заключения трудовых или гражданско-правовых договоров, если в организации осуществлялись работы вахтовым методом (гл. 47 ТК РФ). При этом, если в течение отчетного квартала у работника было более одной вахты, он учитывается один раз как один человек (целая единица). Кроме того, данная строка заполняется организациями, в которых работы вахтовым методом производились в их структурных подразделениях, расположенных в других субъектах РФ, если структурные подразделения не заполняют сведения по форме N П-4 (НЗ).

Е.А. Соболева,

эксперт журнала "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.