Учет бланков строгой отчетности (М. Волкова, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.)

Учет бланков строгой отчетности

Каждое автономное учреждение при осуществлении своей деятельности сталкивается с учетом бланков строгой отчетности, основные нюансы которого утверждаются при формировании учетной политики. В представленном материале расскажем, какие документы относятся к бланкам строгой отчетности и как организовать их учет и хранение.

К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг, квитанционные книжки, голограммы, аттестаты, дипломы, бланки удостоверений, бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 118 Инструкции N 157н*(1)), а также квитанции (ф. 0504510).

В соответствии с п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ*(2) учреждения могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности. Порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков установлен Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (далее - Постановление N 359).

Согласно п. 2 Постановления N 359 к БСО также относятся билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам. Эти документы должны быть изготовлены типографским способом или сформированы с использованием автоматизированных систем.

К бланкам строгой отчетности законодательством установлены определенные требования, одним из них является наличие следующих реквизитов (п. 3 Постановления N 359):

- наименование документа, номер (шестизначный) и серия;

- наименование и организационно-правовая форма;

- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа;

- идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный учреждению, выдавшему документ;

- вид услуги;

- стоимость услуги в денежном выражении;

- размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

- дата осуществления расчета и составления документа;

- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать учреждения;

- иные реквизиты.

Обратите внимание! При оказании услуг учреждениями культуры (учреждения кино и кинопроката, театрально-зрелищные предприятия, концертные организации, коллективы филармоний, цирковые предприятия и зоопарки, музеи, парки (сады) культуры и отдыха), включая услуги выставочного характера и художественного оформления, и услуг физической культуры и спорта (проведение спортивно-зрелищных мероприятий) при необходимости из формы бланка документа могут быть исключены такие реквизиты, как размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать учреждения (п. 6 Постановления N 359).

Формы бланков документов, используемых при оказании услуг населению, утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности.

Серия и номер на бланке документа, изготовленного типографским способом, проставляются изготовителем. Дублирование этих реквизитов допускается только на копии (отрывной части) документа.

Наши читатели часто задаются вопросом, может ли учреждение распечатывать бланки строгой отчетности не типографским способом, а, например, с помощью ПК.

Пункт 4 Постановления N 359 допускает формирование бланков документов с использованием автоматизированной системы. Но для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа учреждением должны соблюдаться следующие требования (п. 11 Постановление N 359):

- автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;

- при заполнении бланка документа и его выпуске автоматизированной системой должны сохраняться уникальный номер и серия бланка.

Таким образом, при соблюдении учреждением перечисленных выше требований печать бланков строгой отчетности с помощью компьютера допускается, но при этом учреждение обязано по требованию налоговых органов представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (п. 12 Постановления N 359).

Бланк документа нужно заполнять четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором он заполнялся.

Хранение бланков строгой отчетности. Бланки строгой отчетности хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хранение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.

Копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, упаковываются в опечатанные мешки и хранятся в систематизированном виде не менее пяти лет. По окончании срока копии документов уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, в таком же порядке уничтожаются испорченные бланки строгой отчетности.

Бухгалтерский учет. Учет бланков строгой отчетности в автономных учреждениях ведется на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" (п. 337 Инструкции N 157н).

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 N 180н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется автономными учреждениями по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Аналитический учет. Учет на забалансовом счете осуществляется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль, а в случаях, установленных учреждением при формировании учетной политики, - по стоимости приобретения бланков.

Аналитический учет БСО ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам. В книге указываются дата получения (выдачи), условная цена, количество и проставляется подпись получившего лица. На основании данных по приходу и расходу выводится остаток на конец периода.

Внутренне перемещение бланков в учреждении отражается на основании первичных документов (требование-накладная ф. 0315007) путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие БСО производится при их выдаче, передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), также в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении). Выбытие бланков производится по стоимости, по которой они были приняты к учету, на основании оправдательных документов: акта приема-передачи, акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Списание осуществляется по решению комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, при этом акт (ф. 0504816) подписывают члены комиссии и утверждает руководитель учреждения.

Приведем типовые операции по учету бланков строгой отчетности:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Документ-основание
Поступление бланков строгой отчетности на склад	03 - склад		Накладная, счет-фактура
Передача бланков строгой отчетности в кассу	03 - касса	03 - склад	Требование-накладная (ф. 0315007)
Списание (выданных, испорченных) бланков строгой отчетности с забалансового учета		03 - касса	Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)

Пример

В мае автономное образовательное учреждение за счет субсидий приобрело бланки строгой отчетности: трудовые книжки - 10 шт. на сумму 2 000 руб., аттестаты - 500 шт. на сумму 125 000 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). По договору поставки учреждением был перечислен аванс в размере 30%.

В соответствии с учетной политикой учреждения трудовые книжки хранятся в кассе учреждения, а бланки аттестатов у материально ответственного лица - завуча О.О. Ивановой. В июне 490 аттестатов были израсходованы по назначению, 4 аттестата при заполнении были испорчены. (Цифры в примере приведены условные.)

Корреспонденция счетов по учету бланков строгой отчетности составляется согласно требованиям инструкций N 157н, 183н *(3):

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Пункт Инструкции N 183н
Перечислен аванс за изготовление бланков строгой отчетности	4 206 26 000	2 201 11 000 18	38 100	100
Отражены расходы на приобретение бланков строгой отчетности	4 401 20 226	4 302 26 000	127 000	138
Получены бланки строгой отчетности (трудовые книжки) в кассу учреждения в количестве 10 шт.	03 - касса
Получены аттестаты материально ответственным лицом в количестве 500 шт.	03 - Иванова
Зачтен аванс за изготовление бланков строгой отчетности	4 302 26 000	4 206 26 000	38 100	101, 157
Произведен расчет с поставщиком за изготовление бланков строгой отчетности	4 302 26 000	4 201 11 000 18	88 900	157
Списаны выданные бланки аттестатов и испорченные бланки в общем количестве 494 шт.		03 - Иванова

Оформление инвентаризации. Инвентаризация бланков осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.

Согласно п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Результаты инвентаризации отражаются в Инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). В данном документе путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Инвентаризационная опись составляется комиссией учреждения по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.

В описи отражаются наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения, сведения о фактическом наличии (цена, количество), сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма), сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам - количество и сумма).

Инвентаризационную опись подписывают председатель и все члены комиссии учреждения, осуществлявшей инвентаризацию.

М. Волкова,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

*(3) Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.