Следует ли проводить инвентаризацию расчетов с сотрудниками учреждения? (С. Валова, "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 12, декабрь 2012 г.)

Следует ли проводить инвентаризацию расчетов с сотрудниками учреждения?

В редакцию нашего журнала обратилось учреждение с просьбой разъяснить следующую ситуацию. В ноябре 2012 года в учреждении запланирована инвентаризация активов организации. Проведение инвентаризации расчетов с контрагентами запланировано на декабрь, обычно она проводится посредством подписания актов сверок с поставщиками. Учредитель в этом году прислал указания, согласно которым расчетные обязательства должны быть сверены и с сотрудниками учреждения. Правомерны ли данные требования? Если правомерны, каким образом администрация должна подтверждать свои обязательства?

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств изложен в Методических указаниях по проведению инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Пунктом 3.44 Методических указаний установлено, что инвентаризация расчетов должна подтвердить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Исходя из этого в основу инвентаризации расчетов должны быть положены сведения о задолженности, отраженные по состоянию на соответствующую календарную дату по счетам расчетов. Таким образом, требования учредителя правомерны, что подкреплено законодательной базой.

Что касается проверки расчетов с сотрудниками учреждения, должна быть проверена задолженность по следующим счетам:

302 11 "Расчеты по заработной плате" (обоснованность расчетов по заработной плате);

302 12 "Расчеты по прочим выплатам" (обоснованность расчетов по компенсациям и иным аналогичным выплатам);

302 13 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда" (обоснованность расчетов по больничным листам, а также пособиям, связанным с материнством и детством);

304 02 "Расчеты с депонентами" (обоснованность расчетов по заработной плате, стипендиям не полученным в срок);

208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (обоснованность расчетов по авансовым суммам, выданным в подотчет).

Проверяем расчеты по начислению и выплате зарплаты

В соответствии с п. 256 Инструкции N 157н*(1) для расчетов с сотрудниками учреждения по заработной плате используется счет 302 11 "Расчеты по заработной плате". По кредиту данного счета отражается начисление выплат, входящих в систему оплаты труда. В силу ст. 129 ТК РФ это плата за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки или оклада, компенсационные и стимулирующие выплаты. По дебету счета отражаются удержания, производимые из начисленных выплат, а именно: НДФЛ, алиментные обязательства работника, профсоюзные взносы, выданная часть заработной платы.

Задача бухгалтера и инвентаризационной комиссии - внимательно изучить документы - основания, по которым осуществляется начисление выплат. Отметим, что основаниями для начисления заработной платы служат:

- приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы;

- положение по оплате труда и иные нормативные акты, в соответствии с которыми происходит начисление выплат;

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

- записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях;

- другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

При инвентаризации показатели первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета сверяют с суммами, отраженными на счете 302 11 "Расчеты по заработной плате". В ходе проверки выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам (п. 3.46 Методических указаний).

В ходе документальной проверки инвентаризации комиссия должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности, и оформить ее результаты с помощью акта инвентаризации (п. 3.48 Методических указаний).

Как показывает практика, чаще всего в учете выявляется кредиторская задолженность по депонированной заработной плате, не полученной в установленный срок сотрудниками организации.

Напомним, что не полученная в срок заработная плата должна быть депонирована. Данное требование закреплено в п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П.

В бухгалтерском учете операции по депонированию сумм, не полученных работниками государственных (муниципальных) учреждений, отражаются следующим образом:

- у казенных, бюджетных учреждений (п. 107 Инструкции N 162н*(2), п. 137 Инструкции N 174н*(3)):

Дебет счета 0 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 0 304 02 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"

- у автономных учреждений (п. 165 Инструкции N 183н*(4)):

Дебет счета 0 302 11 000 "Расчеты по заработной плате"

Кредит счета 0 304 02 000 "Расчеты с депонентами".

Проверяем расчеты по прочим выплатам

Расчеты по прочим выплатам осуществляются с использованием счета 302 12 "Расчеты по прочим выплатам" (п. 256 Инструкции N 157н). Это, как правило, различные виды компенсаций и выплат, обусловленные трудовым договором, статусом должностных лиц в соответствии с законодательством РФ. К ним относятся:

- суточные при служебных командировках, компенсации по возмещению расходов, связанных с оплатой найма (поднайма) жилых помещений в соответствии с законодательством РФ;

- ежемесячная денежная компенсация на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий педагогическим работникам образовательных учреждений, научным сотрудникам в соответствии с Законом РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании";

- возмещение расходов, связанных с проездом при переезде из районов Крайнего Севера, лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных;

- компенсация за использование личного имущества сотрудника в служебных целях;

- другие аналогичные расходы.

Иными словами, это все расходы, совершаемые по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.

При проверке расчетов по счету 302 12 "Расчеты по прочим выплатам" проверяется обоснованность тех или иных выплат, наличие внутренних локальных документов, в соответствии с которыми осуществляется выплата, а также правильность применения законодательства РФ.

Напомним, что начисление компенсационных выплат аналогично заработной плате осуществляется по кредиту счета 302 12 "Расчеты по прочим выплатам", по дебету - их выплата.

Проверяем расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда

На счете 302 13 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда" отражаются суммы начисленных работникам пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, пособий по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и других выплат за счет средств государственного социального страхования. Проверка расчетов, производимых с использованием данного счета, необходима не только в целях подтверждения их обоснованности, но и для исключения ошибок, поскольку данный вид расходов осуществляется за счет средств ФСС.

Обратите внимание! В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования" страховщики имеют право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства РФ. Непринятие к зачету произведенных расходов неизбежно влечет не только уплату страховых взносов, но и применение к учреждению штрафных санкций. Согласно ст. 47 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия) плательщиков страховых взносов влечет взыскание штрафа в размере 20% неуплаченной суммы страховых взносов.

При проведении проверки следует обратить особое внимание на наличие документов, подтверждающих данный вид расходов:

1) для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам необходимы:

- листок нетрудоспособности;

- справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других страхователей;

- заявление работницы о выплате пособия по беременности и родам, в котором должен быть указан выбор порядка расчета пособия;

- документы, подтверждающие страховой стаж (как правило, это трудовая книжка);

- расчетный листок, на котором производится расчет пособия (напомним, что он должен быть приложен к листку нетрудоспособности);

2) для назначения и выплат детских пособий, пособий, связанных с материнством и детством, необходимы:

- документы, перечисленные в Порядке и условиях назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 N 1012н;

- заявление на выплату пособий и расчетов, оформленных бухгалтерией учреждения.

Напомним, что начисление пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС, осуществляется бухгалтерской записью:

- у казенных, бюджетных учреждений (п. 102 Инструкции N 162н, п. 133 Инструкции N 174н):

Дебет счета 0 303 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"

Кредит счета 0 302 13 730 "Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда"

- у автономных учреждений (п. 161 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 303 02 000 "Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"

Кредит счета 0 302 13 000 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда".

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов, совершаемых по счету 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами", представляет собой сверку подотчетных сумм по отчетам подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также сумм выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний). Проверяется правомерность совершаемых расходов согласно законодательству РФ.

При проведении проверки по командировочным расходам следует обратить внимание на наличие:

- служебного задания;

- приказа о направлении в командировку;

- командировочного удостоверения;

- документов, приложенных к авансовому отчету, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки, проездные билеты, счета за проживание в гостинице).

В случае если работник потратил меньше, чем получил под отчет (об этом свидетельствует авансовый отчет), денежные средства должны быть возвращены в кассу учреждения или на его лицевой счет. При этом подтверждающими документами будут приходный кассовый ордер и выписка с лицевого счета о поступлении денежных средств.

* * *

В заключение отметим, что итоги инвентаризации фиксируются в акте (п. 2.5 Методических указаний). Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используются формы документов, утвержденные Приказом Минфина РФ N 173н*(5), к которым относятся Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) и Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Опись формируется инвентаризационной комиссией и отражает:

- сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

- общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) оформляется на основании описи и подписывается председателем и всеми членами комиссии, проводящей инвентаризацию. Он составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

С. Валова,

эксперт журнала

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных) учреждений"

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 12, декабрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Приказ Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению".

*(3) Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению".

*(4) Приказ Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению".

*(5) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".