Использование компьютеров для оплаты труда при суммированном учете рабочего времени (А.П. Павленко, "Нормирование и оплата труда в промышленности", N 12, декабрь 2012 г.)

Использование компьютеров для оплаты труда при суммированном учете рабочего времени

Приводятся методические рекомендации по использованию компьютерных программ для решения вопросов оплаты труда при суммированном учете рабочего времени.

Напомним читателям, что, согласно Трудовому кодексу РФ (статья 114), суммированный учет рабочего времени применяется, когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. В этом случае допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать одного года.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

В непрерывно действующих организациях, или цехах, или рабочих местах регулярно соблюдать график работы и установленную продолжительность рабочего дня или недели. невозможно. В этом случае необходимо применять суммированный учет рабочего времени, при котором ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может отклоняться от нормы рабочего времени, установленной законодательством. В этом случае переработка в одни дни должна компенсироваться недоработкой в другие дни.

Учетный период организация устанавливает самостоятельно. Так, например, если учетный период в организации - месяц, работники должны работать в октябре 2012 г. 184 часа (общее количество рабочих часов в октябре при 40-часовой рабочей неделе).

Аналогично в тех организациях или отдельных рабочих местах, где установлен посменный график, обычная продолжительность рабочего дня чаще всего не соблюдается. В этих случаях, чтобы верно рассчитывать зарплату сотрудников, нужно вести суммированный учет рабочего времени.

Налаживая в организации учет рабочего времени, начните с общих моментов. Пропишите в коллективном договоре и в правилах внутреннего распорядка режим работы каждой категории сотрудников.

Уже после этого нужно составить график работы для каждого сотрудника, который будет трудиться в организации посменно. При этом продолжительность смены может быть любой. Однако вам непременно надо установить так называемый учетный период - неделю, месяц, квартал, полугодие или год. Так, если учетный период IV квартал 20012 года, на рабочем месте работают пять человек, а смена длится 12 часов и у работников имеется возможность питаться во время смены, то на октябрь может быть составлен следующий график (таб. 1)

В строках "рабочие часы" проставляются часы работы. Графики в организациях могут устанавливать самостоятельно. Компьютеризация расчетов в них может быть применена для любых графиков. При построении сетки должны быть соблюдены два условия: чтобы каждый час рабочего дня был обеспечен работниками, а рабочие часы для всех работников были предусмотрены в графике. При этом суммарные затраты рабочего времени каждый день были бы равны 24 часам или немного превышали эту цифру. Причем необязательно торопиться использовать весь фонд рабочего времени, предусматривая, что в сутки будут работать 3 работника. Лучше оставить резерв рабочего времени для замещения больных работников. Этот резерв (если он останется) целесообразно предусмотреть в графике в конце расчетного периода (например, в декабре).

Если бы в учетном периоде не происходили следующие изменения: болезни, отпуска за свой счет и т.п., то автоматизировать расчет всех сумм не было бы необходимости. Однако на практике все меняется, и поэтому суммирование рабочих, ночных и праздничных часов, а также количество ночных смен целесообразно рассчитывать при любых изменениях. Эти расчеты будут основой для расчета заработной платы.

В рассмотренном выше примере мы разработали график для пяти работников, а, может быть, на этом рабочем месте должно трудиться больше или меньше человек. Эту задачку мы также можем решить с использованием компьютера.

Программа автора "Гр-линей" с помощью метода линейного программирования позволяет определять минимальную численность работников, чтобы в каждый день недели трудилось необходимое число работников.

Далее необходимо разработать графики для ноября и декабря, так как учетный период - IV квартал 2012 года (рис. 2 и 3). Эти графики построены таким образом, чтобы каждый рабочий отработал в этом учетном периоде, согласно производственному календарю 519 рабочих часов.

Кроме этих трех месячных графиков в программе на следующем листе приводятся суммарные данные за весь квартал (табл. 4).

Таблица 4

Суммированный учет рабочего времени. График работы в IV квартале 2012 года

Иванов	Сумма	Норма времени (час)	519
Рабочие часы	519	Отпуск	0
в т.ч. ночные	144	Сокращенные часы при работе в
в т.ч. праздничные	12	ночной смене	0
Кол-во отработанных сверхурочных часов, если число	0	Прочие зак. перерывы	0
со знаком "-", то резерв рабочего времени для		Скор. норма времени (час)	519
замещения заболевших
Часовая ставка	50	Примечание
Заработная плата	25 950	Если в коллективном договоре предусмотрена нормальная продолжительность работы в ночное время, то в ячейке 17 проставляется с пульта 0.
Ночные	2880
Праздничные	600
Сверхурочные	0
Заработная плата + доплаты	29 430
Петров	Сумма	Норма времени (час)	519
Рабочие часы	519	Отпуск	0
в т.ч. ночные	144	Сокращенные часы при работе в
в т.ч. праздничные	0	ночной смене	0
Кол-во отработанных сверхурочных часов, если число	0	Прочие зак. перерывы	0
		Скор. норма времени (час)
со знаком "-", то резерв рабочего времени для замещения			519
заболевших
Часовая ставка	50	Примечание
Заработная плата	25 950	Если в коллективном договоре предусмотрена нормальная продолжительность работы в ночное время, то в ячейке 17 проставляется с пульта 0.
Ночные	0
Праздничные	0
Сверхурочные	0
Заработная плата + доплаты	25 950
Сидоров	Сумма	Норма времени (час)	519
Рабочие часы	519	Отпуск	0
в т.ч. ночные	144	Сокращенные часы при
в т.ч. праздничные	0	работе в ночной смене	0
Кол-во отработанных сверхурочных часов, если число	0	Прочие зак. перерывы	0
со знаком "-", то резерв рабочего времени для		Скор. норма времени (час)	519
замещения заболевших
Часовая ставка	50	Примечание
Заработная плата	25 950	Если в коллективном договоре предусмотрена нормальная продолжительность работы в ночное время, то в ячейке 17 проставляется с пульта 0.
Ночные	57 600
Праздничные	0
Сверхурочные	0
Заработная плата + доплаты	83 550
Казаков	Сумма	Норма времени (час)	519
Рабочие часы	519	Отпуск	0
в т.ч. ночные	144	Сокращенные часы при
в т.ч. праздничные	12	работе в ночной смене	0
Кол-во отработанных сверхурочных часов, если число	0	Прочие зак. перерывы	0
со знаком "-", то резерв рабочего времени для замещения		Скор. норма времени (час)	519
заболевших
Часовая ставка	50	Примечание
Заработная плата	25 950	Если в коллективном договоре предусмотрена нормальная продолжительность работы в ночное время, то в ячейке 17 проставляется с пульта 0.
Ночные	588 600
Праздничные	600
Сверхурочные	0
Заработная плата + доплаты	615 150
Чижов	Сумма	Норма времени (час)	519
Рабочие часы	519	Отпуск	0
в т.ч. ночные	144	Сокращенные часы при
в т.ч. праздничные	0	работе в ночной смене	0
Кол-во отработанных сверхурочных часов, если число	0	Прочие зак. перерывы	0
со знаком "-", то резерв рабочего времени для замещения		Скор. норма времени (час)	519
заболевших
Часовая ставка	50	Примечание
Заработная плата	25 950	Если в коллективном договоре предусмотрена нормальная продолжительность работы в ночное время, то в ячейке 17 проставляется с пульта 0.
Ночные	0
Праздничные	0
Сверхурочные	0
Заработная плата + доплаты	25 950

В квартальном графике практически все цифровые значения рассчитываются с использованием специальных формул, установленных на основе действующих правовых положений трудового законодательства.

Правовые положения и формулы для расчета затрат времени и заработной платы

В этой статье остановимся в основном только на положениях, которые необходимы для расчета заработной платы. Так, часовая тарифная ставка работников, имеющих суммированный учет рабочего времени, рассчитывается посредством деления месячной тарифной ставки (оклада) на среднемесячное количество рабочих часов. При равном месяцу, кварталу или полугодию можно разделить сумму окладов за учетный период на норму рабочих часов в этом периоде.

Обычно оплата труда при суммированном учете рабочего времени производится за часы, фактически отработанные работником в каждом месяце.

При определении размера заработной платы за месяц учетного периода часовая тарифная ставка, рассчитанная таким образом, умножается на количество отработанных в этом месяце часов по графику работника.

В некоторых случаях работникам с суммированным учетом рабочего времени за каждый месяц учетного периода выплачивается фиксированный оклад независимо от проработанного времени по графику.

Особо надо остановиться на оплате ночного времени. В статье 96 ТК РФ говорится: "Продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час без последующей отработки.

Не сокращается продолжительность работы (смены) в ночное время для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также для работников, принятых специально для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Продолжительность работы в ночное время уравнивается с продолжительностью работы в дневное время в тех случаях, когда это необходимо по условиям труда, а также на сменных работах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем. Список указанных работ может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом".

Из текста статьи следует, что норма рабочего времени за учетный период может быть сокращена или нет в зависимости от содержания коллективного договора. В связи с этим в программах предусмотрены два варианта расчетов. В ячейках "Сокращенные часы при работе в ночной смене" проставляются "0".

Если же в коллективном договоре не предусмотрено сокращение времени в ночной смене, то сокращение рассчитывается автоматически в программе. При этом количество ночных смен подсчитывается по логико-математической формуле "СЧЁТЕСЛИ". Если количество часов, приходящихся на ночное время, больше половины часов в смене, то компьютер учитывает эту смену как ночную.

Статья 154 Трудового кодекса РФ гласит, что за ночные часы работнику полагается доплата. Порядок оплаты ночных часов, установленный в организации, надо предусмотреть в коллективном договоре и в правилах внутреннего трудового распорядка.

Постановлением Правительства РФ от 22 июля 2008 года N 554 установлены минимальные размеры повышения оплаты труда за работу в ночное время. Прибавка согласно документу должна составить не меньше 20% часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.

Необходимо также учитывать, что Федеральный закон от 20 апреля 2007 г. N 54-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О минимальном размере оплаты труда" и другие законодательные акты Российской Федерации" в статье 5 предусматривает следующее.

"В связи с принятием настоящего Федерального закона не допускается снижение тарифных ставок, окладов (должностных окладов), ставок заработной платы, а также компенсационных выплат (доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иных выплат компенсационного характера), установленных до дня вступления его в силу".

Указанный закон вступил в силу с 1 сентября 2007 года. Следовательно, в организациях, где были установлены до 1 сентября 2007 года доплаты и надбавки выше 20% тарифной ставки за работу в ночное время, не допускается их снижение.

Так, если доплата установлена в размере 40%, то в программах к заработной плате, начисленной, в том числе и за работу в ночное время, будет добавлена сумма, равная произведению числа часов, проработанных в ночное время на 40% часовой ставки. Если же процент доплат не 40, а 20 или 45%, то в формулах программы следует заменить коэффициент 0,4 на 0,2 или 0,45.

Работа в праздники в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ оплачивается не менее чем в двойном размере.

По общему правилу работа в выходные оплачивается так же, как и за праздничные дни. Однако для сотрудников с суммированным учетом действует другой порядок. А именно: если в соответствии с индивидуальным графиком общий выходной день для данного сотрудника является рабочим, то доплата ему не положена.

Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени - это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя, - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

При этом следует иметь в виду, что работник не должен отрабатывать периоды своего отсутствия на рабочем месте в ситуациях, предусмотренных законодательством. Это касается не только отпуска, но сокращения рабочего времени при работе в ночную смену, болезни, периода обучения с целью повышения квалификации.

Следовательно, такие периоды фактически уменьшают норму рабочего времени. Поэтому работа сверх такой уменьшенной продолжительности рабочего времени является сверхурочной.

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

В настоящее время оплата труда за пределами нормальной продолжительности рабочего времени при суммированном учете должна производиться следующим образом. Определяется общее количество часов сверхурочной работы по итогам учетного периода. Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а остальные - не менее чем в двойном размере. Такой порядок в соответствии со ст. 152 ТК РФ целесообразно оговорить в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре.

Однако это не единственная особенность оплаты сверхурочных работ в условиях суммированного учета.

Если сверхурочные работы осуществляются работником в нерабочий праздничный или выходной день, который по графику для него является нерабочим, то тогда оплата производится в двойном размере, т.е. применяются правила, установленные ст. 153 ТК РФ.

При этом необходимо учитывать, что есть разъяснение Госкомтруда (от 08.08.66 N 13/П-21), что при подсчете сверхурочных часов при суммированном учете переработка в выходные и праздничные дни не учитывается, так как уже оплачена в двойном размере.

Указанное разъяснение является действующим в соответствии с Решением Верховного Суда РФ от 30 ноября 2005 г. N ГКПИ05-1341, в котором говорится:

"4. При подсчете сверхурочных часов работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере".

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод - при подсчете сверхурочных часов, подлежащих оплате, работа в праздничные дни, а также в выходные дни, предусмотренные графиком, произведенная сверх нормы рабочего времени, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере.

Исходя из вышесказанного, в программах расчет доплат за сверхурочную работу производится, учитывая общее число сверхурочных часов, сокращенных на количество часов, уже оплаченных в двойном размере.

В квартальном листе программы (табл. 4) рассчитывается скорректированная норма времени за учетный период (в нашем случае квартал). Сначала с пульта проставляется норма времени по производственному календарю. Далее из нее компьютер вычитает часы, которые в соответствии с Трудовым кодексом, должны быть сокращены при работе в ночные смены и прочие, предусмотренные законодательством перерывы в работе (очередной отпуск и другие).

Часы, которые в соответствии с Трудовым кодексом должны быть сокращены при работе в ночные смены, подсчитываются компьютером равным количеству ночных смен. При этом ночной считается смена, в которой больше половины часов работы происходит в ночное время (с 22 часов до 6 утра). В каждом месяце по каждому рабочему в строке "ночное время" после суммы стоит ячейка, в которой рассчитывается количество ночных смен по формуле:

где - сумма ночных смен в данном месяце у конкретного рабочего;

- время работы в ночное время в течение текущей смены;

6 - минимальное количество часов работы в ночное время при продолжительности смены 12 часов. Если смена длится 8 часов, то в формуле должно стоять 4.

На основе правовых нормативных данных, в том числе и вышеописанных, в программе для расчета заработной платы каждого работника на квартальном листе (табл. 4) введены специальные формулы. Пример этих формул для одного рабочего приведен в табл. 5.

Таблица 5

Пример формул

Иванов	Условное обозначение	Формулы для расчета
Рабочие часы и их сумма	рч; Рч
в т.ч. ночные и их сумма	нч; Нч
в т.ч. праздничные и их сумма	пч; Пч
Кол-во отработанных сверхурочных часов	Сч
Часовая ставка	Чс
Заработная плата (основная)
Дополнительно начисленная заработная плата за работу в ночные часы
Дополнительно начисленная заработная плата за работу в праздничные часы
Дополнительно начисленная заработная плата за работу в сверхурочные часы
Заработная плата + доплаты

В формулах для расчета приводятся несколько обозначений, которые требует объяснения.

- норма времени, рассчитанная по производственному календарю.

- норма времени, скорректированная, рассчитывает компьютер путем вычитания из нормы времени, рассчитанной по производственному календарю, количества сокращенных часов при работе в ночную смену и прочих законодательно предусмотренных перерывов в работе.

- сумма окладов за учетный период.

При расчете доплат за сверхурочные работы компьютер использует логико-математическую формулу:

.

Если количество сверхурочных часов меньше или равны количеству оплачиваемых в двойном размере праздничных часов, то доплаты равны 0, а если больше, то количество сверхурочных часов, превышающих количество праздничных, оплачиваются как обычные сверхурочные часы. Первые два часа оплачиваются в полуторном размере, а вторые в двойном размере. При этом учитывается, что при расчете основной заработной платы сверхурочные уже оплачены в одинарном размере, то первые 2 часа умножаются на половину часовой ставки , а последующие на часовую ставку .

А.П. Павленко,

д-р экон. наук, профессор

"Нормирование и оплата труда в промышленности", N 12, декабрь 2012 г.