График отпусков: алгоритм разработки и "подводные камни" (М. Лапина, "Кадровик.ру", N 12, декабрь 2012 г.)

График отпусков: алгоритм разработки и "подводные камни"

График отпусков на 2013 год в соответствии с требованиями статьи 123 ТК РФ должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 года.

Шаг 1. Издаем приказ о разработке графика отпусков

Законодательство о труде не требует от работодателя издания специального приказа для разработки графика отпусков. Однако чтобы руководители структурных подразделений серьезнее и ответственнее относились к его составлению и согласованию, вовремя предоставляли в кадровую службу необходимую информацию, целесообразно такой приказ все же издать (образец приказа приведен в Приложении 1). В идеале порядок разработки графика отпусков должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации (в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, инструкции по кадровому делопроизводству, либо в виде отдельного документа - Регламента разработки графика отпусков).

Приложение 1

Пример оформления приказа о разработке графика отпусков

Общество с ограниченной ответственностью "Луч"

(ООО "Луч")

Приказ

16 ноября 2012 г.                                                   N 138

Москва

О разработке графика отпусков

В целях определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков в 2013 году

Приказываю:

1. Подготовить проекты графиков отпусков структурных подразделений с учетом производственных планов на 2013.

Ответственные: руководители структурных подразделений.

Срок исполнения: 30.11.2012.

2. Составить сводный график отпусков ООО "Луч" на 2013 год.

Ответственный: руководитель отдела кадров.

Срок исполнения: 16.12.2012.

3. Предоставить график отпусков генеральному директору для утверждения в срок до 17.12.2012.

Генеральный директор                 Соболев                 Г.Д. Соболев

                                   16.11.2012

С приказом ознакомлены:             Муфтахин                 С.З. Муфтахин

                                   16.11.2012

                                    Алтуфьева                Е.Д. Алтуфьева

                                   16.11.2012

                                     Петров                  С.А. Петров

                                   16.11.2012

                                    Гуревич                  Б.Ж. Гуревич

                                   16.11.2012

Шаг 2. Анализируем "отпускные истории" сотрудников

Для того чтобы составить график, необходимо ответить на три вопроса:

- на сколько дней отпуска имеет право каждый работник?

- какие отпуска включать в график?

- есть ли в организации работники, для которых законодательством предусмотрены льготы при предоставлении отпусков?

Итак, определяем, сколько дней отпуска положено каждому работнику. Продолжительность основного ежегодного отпуска работника составляет 28 календарных дней согласно ст. 115 ТК РФ. Для некоторых категорий работников законодательством предусмотрен удлиненный ежегодный отпуск. Например, для несовершеннолетних - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ); для инвалидов - не менее 30 календарных дней (ст. 23 ФЗ от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации").

Сотрудник может претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск, если он непрерывно проработал в организации шесть и более месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Если работник трудится в режиме неполного рабочего времени, отпуск предоставляется ему на общих основаниях (то есть в общем случае - продолжительностью 28 календарных дней), он не может быть уменьшен или не предоставлен (ст. 93 ТК РФ).

Отпуск за второй или последующие годы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с утвержденным графиком отпусков (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

График отпусков составляется на календарный год (например, на 2013), а рабочий год у каждого работника будет свой, потому что он исчисляется с момента поступления на работу.

Сотрудник принят на работу 3 февраля 2012 года. Его первый рабочий год начался 3 февраля 2012 года и закончится 2 февраля 2013 года; второй рабочий год - с 3 февраля 2013 год по 2 февраля 2014 года и так далее.

Может возникнуть ситуация, когда в течение одного календарного года работнику предоставляется отпуск за два рабочих года.

Работник принят 20 марта 2012 года и не был включен в график на 2012 год. При составлении графика на 2013 год для него были запланированы:

- отпуск за период работы с 20 марта 2012 года по 19 марта 2013 года продолжительностью 28 календарных дней;

- отпуск за период работы с 20 марта 2013 года по 19 марта 2014 года продолжительностью 28 календарных дней.

Единственное условие: второй отпуск должен быть запланирован в период соответствующего рабочего года, т.е. после 20 марта 2013 года.

Подобная ситуация может возникнуть также при предоставлении отпуска сотруднику, который имеет право использовать отпуск за первый год работы до истечения шести месяцев своей непрерывной работы у данного работодателя. В соответствии с частью второй ст. 122 ТК РФ до истечения шести месяцев непрерывной работы отпуск должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам и непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Для того чтобы воспользоваться своим правом на предоставление отпуска до истечения шести месяцев непрерывной работы, сотрудник должен написать заявление.

При исчислении стажа работы необходимо учесть особенности, предусмотренные ст. 121 ТК РФ. Для наглядности они изложены в таблице 1.

Таблица 1

Исчисление стажа работы

В стаж работы включается	В стаж работы не включается
Время, когда сотрудник фактически работал	Время, в течение которого сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин, в том числе был отстранен от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ.
Время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха	Время отпусков по уходу за ребенком
Время отпусков без сохранения заработной платы: 14 и менее календарных дней в течение рабочего года, предоставляемых по просьбе работника	Время отпусков без сохранения заработной платы: более 14 календарных дней в течение рабочего года, предоставляемых по просьбе работника
Период, когда работник был отстранен от работы, потому что не прошел обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине
Время вынужденного прогула, когда работник был незаконно уволен или отстранен от работы и впоследствии восстановлен
Время, фактически отработанное во вредных (опасных) условиях труда (для исчисления стажа, дающего право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда)

Время, которое не включается в стаж, смещает рабочий год работника на то количество дней, которое не вошло в стаж.

Работник принят 1 апреля 2012 года. Отпуск должен быть ему предоставлен за период работы с 01 апреля 2012 года по 31 марта 2013 года. Однако с 15 по 17 июля он был отстранен от работы за то, что не прошел медицинский осмотр (без уважительной причины). Это смещает его рабочий год на три дня, и отпуск будет предоставлен за период с 01 апреля 2012 года по 04 апреля 2013 года.

Работница использовала ежегодный отпуск за период с 1 апреля 2009 года по 31 марта 2010 года. В 2010 году она ушла в отпуск по уходу за ребенком и находилась в нем 2 года 7 месяцев. Время ее нахождения в отпуске по уходу за ребенком в стаж не включается, следовательно, рабочий год сдвигается на 7 месяцев. Следующий отпуск будет ей предоставлен за период с 01 ноября 2012 года по 31 октября 2013 года. Кстати, по окончании отпуска по уходу за ребенком женщина имеет право получить очередной отпуск авансом (ст. 260 ТК РФ).

Работнику по его просьбе в течение года предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 1, 14 и 20 календарных дней (всего 35 календарных дней). Из стажа должен быть исключен 21 календарный день, то есть время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Допустим, если ранее отпуск ему предоставлялся за период с 1 июля 2011 года по 30 июня 2012 года, то следующий период будет с 1 июля 2012 года по 21 июля 2013 года, далее - с 22 июля 2014 года по 21 июля 2015 года.

При определении продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Работник имеет право на 28 календарных дней отпуска. Его отпуск запланирован на период с 1 марта 2013 года по 28 марта 2013 года. 8 марта - праздничный нерабочий день, поэтому дата окончания отпуска смещается на один день - на 29 марта вместо 28-ого.

Кроме основных, в график отпусков необходимо включать ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (например, за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ); за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ) и другие, предусмотренные законодательством или коллективным договором). Дополнительные отпуска суммируются с основными (часть вторая ст. 120 ТК РФ). В некоторых случаях законодательством предусмотрено предоставление дополнительных отпусков в рабочих днях, из-за чего возникает путаница при суммировании календарных дней основного отпуска и рабочих дней дополнительного. При подсчете следует руководствоваться методикой, изложенной в письме Минтруда России от 01.02.2002 N 615-ВВ:

- от даты начала ежегодного основного отпуска отсчитывается определенное количество в календарных днях;

- от даты, следующей за последним днем отпуска, отсчитывается определенное количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на 6-дневную рабочую неделю;

- полученный период переводится в календарные дни.

Начало отпуска работника приходится на 3 июня 2013 года. От этой даты отсчитывается 28 календарных дней ежегодного основного отпуска, полагающегося работнику, - получаем 30 июня 2013 года. Работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях - 12 рабочих дней. От 1 июля 2013 года (с даты, следующей за последним днем отпуска) отсчитываем 12 рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на 6-дневную рабочую неделю. Произведя эту операцию, получаем 13 июля 2013 года. Весь период (с 3 июня 2013 года по 13 июля 2013 года) переводится в календарные дни - получаем 41 календарный день. Теперь мы можем заполнить приказ о предоставлении отпуска, ведь унифицированная форма Т-6 предусматривает только календарные дни, и оплата отпускных будет начислена работнику правильно.

Отпуск может быть предоставлен как полностью, так и по частям. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. Разделение отпуска на части возможно лишь по соглашению между работником и работодателем, поэтому если сотрудник настаивает на использовании отпуска в полном объеме одномоментно, работодатель не вправе ему отказать (часть первая ст. 125 ТК РФ).

При разделении отпуска на части зачастую возникает множество вопросов.

В некоторых организациях работникам не разрешают брать по 12 дней отпуска (с понедельника по пятницу следующей недели), заставляя включать выходные 13 и 14 день. Законно ли это? Вполне, ведь выходные дни согласно ст. 111 ТК РФ являются еженедельным непрерывным отдыхом, а если сотрудник не работал, то и отдыхать ему не от чего. С другой стороны иногда работники сами хотят взять отпуск с понедельника по пятницу, субботу с воскресеньем считать выходными, а со следующего понедельника оформить следующий отпуск (увеличивая тем самым период отдыха). Можно в таких ситуациях руководствоваться нормой ч. 1 ст. 120 ТК РФ, которая гласит, что продолжительность ежегодного основного отпуска исчисляется в календарных днях. К календарным дням относятся как рабочие, так и выходные дни. Если работник хочет исключить из своего отпуска выходные дни, общая продолжительность отпуска в течение года получится больше 28 календарных дней, что может рассматриваться как злоупотребление работником своим правом на отпуск.

В организации не разрешают дробить отпуск на мелкие части по 1-2 дня. Правильно ли это? Нет, если одна часть отпуска работника составляет 14 календарных дней и более, то остальные дни могут предоставляться ему как полностью, так и по частям (ст. 125 ТК РФ).

Работодатель отправляет работника в отпуск с выходного дня, следующего сразу за рабочим (датой начала отпуска является выходной день). Можно ли так делать? Нет, он нарушает право работника на еженедельный непрерывный отдых, предусмотренный ст. 111 ТК РФ.

Запрещается не предоставлять отпуска в течение двух лет подряд, а отпуска несовершеннолетним сотрудникам и работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда должны предоставляться ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Поэтому работникам кадровой службы необходимо следить, чтобы в организации не скапливалось множество неиспользованных отпусков. Как отмечается в письме Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0, отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. На мой взгляд, целесообразно включать "неотгулянные" работниками отпуска за прошлые рабочие периоды в график отпусков. Это облегчит их учет. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности. Значит, работник может к отпуску за любой рабочий год присоединить дни неиспользованного отпуска за прошлый год. Неиспользованный отпуск и отпуск за следующий год могут быть запланированы как подряд, так и разделены на части, главное, чтобы одна из частей была не менее 14 календарных дней, как того требует часть первая ст. 125 ТК РФ. Если неиспользованный отпуск не запланирован в графике, работник все равно может им воспользоваться в текущем году, если достигнет соглашения с работодателем (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 N 473-6-0).

Некоторые категории работников имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное им время (см. Таблицу 2).

Таблица 2

Категории работников, имеющие права на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное им время

Категории работников	Основание предоставления отпуска
Работник, жена которого находится в отпуске по беременности и родам	ч. 4 ст. 123 ТК РФ
Женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него	ст. 260 ТК РФ
Работники в возрасте до 18 лет	ст. 267 ТК РФ
Совместители (отпуск предоставляется им одновременно с отпуском по основной работе)	ч. 1 ст. 286 ТК РФ
Работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга)	п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих"
Одному из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (предоставляется отпуск продолжительностью не менее 14 календарных дней для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности)	ст. 322 ТК РФ
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы	п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы"
Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы	ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы"
Инвалиды войны; участники ВОВ; ветераны боевых действий; военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период; жители блокадного Ленинграда; сотрудники, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог	п. 17 ст. 14; п. 13 ст. 15; п. 11 ст. 16; п. 9 ст. 17; п. 9 ч. 1 ст. 18; п. 10 ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ "О ветеранах"
Работники, получившие или перенесшие лучевую болезнь, другие заболевания, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы	п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС"
Работники: - принимавшие в 1988-1990 годах участие в работах по ликвидации последствий чернобыльской катастрофы в пределах зоны отчуждения или занятые в этот период на эксплуатации или других работах на Чернобыльской АЭС; - военнослужащие и военнообязанные, призванные на специальные сборы и привлеченные в эти годы к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий чернобыльской катастрофы, независимо от места дислокации и выполнявшихся работ; - лица начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, проходившие в 1988-1990 годах службу в зоне отчуждения	п. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС"
Работники, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр)	п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне"
Дети первого и второго поколения граждан, получивших радиационное облучение, страдающие заболеваниями вследствие воздействия радиации на их родителей	ст. 12 Федерального закона от 26 ноября 1998 г. N 175-ФЗ "О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча"
Работники, сдавшие бесплатно кровь 40 и более раз или плазму 60 и более раз	ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов"

Если отпуск предоставляется в удобное время, кадровик вправе потребовать от работника подтверждения его права (например, справку с основного места работы совместителя о времени начала отпуска; удостоверение ветерана боевых действий и другие документы). Чтобы работодатель имел подтверждение того, что отпуск "льготнику" предоставлен именно в удобное для того время, сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска. Ознакомление работника с графиком отпусков или его подпись в приказе о предоставлении отпуска не считаются доказательством волеизъявления "льготника".

Целесообразно проинформировать руководителей структурных подразделений о наличии "льготников", чтобы те учли их права при согласовании графиков отпусков. Нелишне будет напомнить, что в соответствии с трудовым законодательством, работник может воспользоваться отпуском в любое время, даже если при подготовке проекта графика отпусков он письменно выразил желание пойти в отпуск в определенный период, и его пожелание было учтено. Отказать в переносе отпуска такому работнику работодатель не вправе.

Шаг 3. Собираем пожелания работников. Составляем проект графика

Проанализировав информацию об "отпускных историях" и правах работников, можно приступить к составлению проекта графика отпусков. Кто-то использует для этой цели унифицированный бланк графика отпусков по форме N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", кто-то составляет проект в произвольной форме. Законодательно этот аспект не регламентирован. Справочные издания часто рекомендуют начинать составление графика со сбора пожеланий работников относительно дат отпусков. На практике кадровики часто сталкиваются с тем, что работники не знают, какой продолжительности отпуск им положен (особенно если накопилось много неиспользованных отпусков), а их руководители, также не владея этой информацией, принимают решения, несоответствующие законодательству (например, отказывают в предоставлении отпуска второй год подряд). В результате неиспользованные отпуска продолжаются копиться до того момента, пока в организацию не придет инспектор Государственной Инспекции Труда. Поэтому можно посоветовать кадровым работникам следующее: заранее отразить информацию о работниках структурного подразделения (которую мы анализировали в шаге 2) в одном документе, и предоставить его руководителю. Зная, сколько дней отпуска положено каждому работнику, кто имеет право воспользоваться отпуском в удобное ему время, он сможет спланировать отпуска подчиненных таким образом, чтобы обеспечить как соблюдение прав работников, так и выполнение производственных планов подразделения, и взаимозаменяемость сотрудников в период отпусков. В этом же проекте графика отпусков работники могут выразить свои пожелания относительно времени ухода в отпуск и разделения отпуска на части. Пример такого документа приведен в Приложении 2.

Приложение 2

Пример оформления проекта графика отпусков

                           Отдел механизации ООО "Луч"

                    -----------------------------------------

                     наименование структурного подразделения

                                                 /----------------------\

                                                 |Номер документа|На год|

                                                 |---------------+------|

                       График отпусков           |       1       | 2013 |

                                                 \----------------------/

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Общая продолжительность отпуска, на который работник имеет право (в календарных днях)	Отметка о праве на отпуск в удобное для работника время	Пожелания работника о времени отпуска(ов) и разделении отпуска на части (заполняется работником)	Подпись работника	Предложение руководителя структурного подразделения о количестве календарных дней и дате начала отпуска(ов)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Начальник отдела	Скотников Дмитрий Игоревич	102	28	нет	Апрель, август по 14 дней	Скотников	14 с 03.04.13; 14 с 01.08.13	Согласовать с Генеральным директором
Ведущий технолог	Воропаев Анатолий Семенович	154	67	нет	Январь-март, полностью	Воропаев	40 с 11.01.13; 27 с 01.12.13	11 к.д. за период с 1 февраля 2011 года по 31 января 2012 года (работник был отозван из отпуска, приказ N 32-ок от 04.04.11 г.); 28 к.д. за период с 1 февраля 2012 года по 31 января 2013 года; 28 к.д. за период с 1 февраля 2013 года по 31 января 2014 года
Специалист	Ложкин Андрей Михайлович	204	28	инвалид	14 дней в мае; 7 дней в июле; 7 дней в сентябре	Ложкин	14 с 13.05.13; 7 с 01.07.13; 7 с 02.09.13
Технолог	Осокин Дмитрий Валерьевич	207	42	нет	в любое время	Осокин	14 с 15.04.13; 28 с 01.09.13	14 к.д. за период 16 июня 2011 года по 15 июня 2012 года (отпуск был перенесен по просьбе работника, заявление от 12.03.12 г.); 28 к.д. за период работы с 16 июня 2012 года по 15 июня 2013 года
Лаборант	Огаркова Жанна Семеновна	58	28	совместитель	01.11.13-06.12.13	Огаркова	01.11.13-06.12.13	Дополнительно 7 к.д. отпуска без сохранения заработной платы (основание - справка с основного места работы; ст. 286 ТК РФ)

Руководитель отдела кадров            Алтуфьева            Е.Д. Алтуфьева

                                     19.11.2012

Начальник отдела                      Скотников            Д.И. Скотников

                                     30.11.2012

Примечание: графы 1-5 заполняет работник кадровой службы; графы 6, 7 работники; графы 8, 9 - руководитель структурного подразделения.

Отпуска в зависимости от производственной необходимости могут быть запланированы как последовательно, - одни работники уходят отдыхать за другими, - так и одновременно - некоторым группам или всем работникам. Такой порядок предусмотрен Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными Постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169, которые применяются до сих пор в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Шаг 4. Утверждаем график отпусков

После того, как пожелания работников выяснены и согласованы с их непосредственными руководителями, можно приступать к составлению сводного графика отпусков организации. Заодно работнику кадровой службы необходимо еще раз как следует проверить правильность внесенных в график данных. Особенно это касается дат окончания отпуска - часто их забывают смещать, когда на период ежегодного оплачиваемого отпуска приходятся нерабочие праздничные дни.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы. Если в организации есть профсоюзный орган, график обязательно согласовывается с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен статьей 372 ТК РФ. Документом, подтверждающим факт согласования, обычно является выписка из протокола заседания профсоюзной организации. Если профсоюз не согласен с графиком, он направляет работодателю свое мотивированное мнение. Работодатель вправе принять его и внести изменения в график отпусков, либо не согласиться (в этом случае стороны проводят дополнительные консультации и составляют протокол разногласий). После этого график утверждается руководителем организации и становится документом, обязательным для исполнения как работодателем, так и работниками (часть вторая ст. 123 ТК РФ). Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике.

В случае необходимости, график отпусков может утверждаться отдельно для каждого структурного подразделения организации или обособленного подразделения (филиала). Законодательство не содержит ограничений на этот счет: отпуск должен предоставляться в соответствии с очередностью отпусков, установленной у работодателя (ч. 4 ст. 122), а очередность отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123). Следовательно, работодатель сам вправе решать, что ему удобнее - сводный график по организации или отдельные графики для подразделений. Целесообразно, чтобы порядок составления и утверждения графиков был подробно описан в локальном нормативном акте организации (коллективном договоре, Положении об отпусках и др.).

Справка. График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" в соответствии с "Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", утвержденными тем же Постановлением.

Шаг 5. Знакомим работников с графиком

Прямого указания на необходимость знакомить работников с графиком отпусков законодательство не содержит, лишь требует уведомить о начале отпуска за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Однако, из письма Роструда от 31 октября 2007 г. N 4414-6 следует, что график отпусков относится к локальным нормативным актам. А в соответствии с пунктом 9 части второй ст. 22 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Кроме того, зная время своего отпуска, работники могут планировать свой отдых. Ознакомить сотрудников с графиком отпусков можно с помощью листа ознакомления, либо дополнив унифицированную форму Т-7 соответствующей графой. Следует только помнить, что для изменения унифицированной формы работодателю следует издать специальный приказ (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Образец такого приказа Вы можете посмотреть в Приложении 3. Пример заполнения графика отпусков приведен в Приложении 4.

Приложение 3

Пример оформления приказа о внесении изменений в унифицированную форму Т-7

Общество с ограниченной ответственностью "Луч"

(ООО "Луч")

Приказ

19 ноября 2012 г.                                                   N 139

Москва

О внесении изменений в унифицированную форму N Т-7

В целях упорядочения процедуры ознакомления работников с графиком отпусков и в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, приказываю:

1. Дополнить унифицированную форму N Т-7 "График отпусков", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, дополнительной графой 11 "С графиком ознакомлен. Подпись. Дата".

2. Руководителю отдела кадров составить график отпусков на 2013 год по унифицированной форме N Т-7 с указанными в пункте 1 изменениями.

Генеральный директор                Соболев               Г.Д. Соболев

                                  19.11.2012

С приказом ознакомлена:            Алтуфьева              Е.Д. Алтуфьева

                                  19.11.2012

Приложение 4

Пример оформления графика отпусков

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301020  |

                                                            |-----------|

      Общество с ограниченной ответственностью       по ОКПО| 12345678  |

---------------------------------------------------         \-----------/

                 "Луч" (ООО "Луч")

---------------------------------------------------

              наименование организации

Мнение выборного профсоюзного органа                                      Утверждаю

от "14" декабря  2012 г. N   2   учтено                             Руководитель Генеральный директор

    --  --------           -----                                                 --------------------

                                     /------------------------------------\            должность

                     График отпусков |   Номер   |     Дата      | На год |    Соболев        Г.Д. Соболев

                                     | документа |  составления  |        | -------------- -------------------

                                     |-----------+---------------+--------| личная подпись расшифровка подписи

                                     |     1     |   17.12.2012  |  2013  |

                                     \------------------------------------/

                                                                     " 17 " декабря 2013 г.

                                                                       --   -------   --

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Примечание	С графиком ознакомлен. Подпись. Дата
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Отдел механизации	Начальник отдела	Скотников Дмитрий Игоревич	102	14	03.04.2013- 17.04.2013					Скотников 17.12.2012
Отдел механизации	Начальник отдела	Скотников Дмитрий Игоревич	102	14	01.08.2013- 14.08.2013					Скотников 17.12.2012
Отдел механизации	Ведущий технолог	Воропаев Анатолий Семенович	154	40	11.01.2013- 19.02.2013				11 к.д. за период с 1 февраля 2011 года по 31 января 2012 года (работник был отозван из отпуска с его согласия, приказ N 32-ок от 04.04.11 г.)	Воропаев 17.12.2012
Отдел механизации	Ведущий технолог	Воропаев Анатолий Семенович	154	27	01.12.13- 27.12.13					Воропаев 17.12.2012
...	...	...	...	...	...				...
Отдел механизации	Лаборант	Огаркова Жанна Семеновна	58	28	01.11.13- 29.11.13				Дополнительно отпуск без сохранения заработной платы на 7 к.д. с 30.11.2013 года по 06.12.2013 года. Основание: справка с основного места работы от 14.12.2012 N 387/1-О; ст. 286 ТК РФ	Огаркова 18.12.2012
...	...	...	...	...	...				...

Руководитель кадровой службы Руководитель отдела кадров     Алтуфьева      Е.Д. Алтуфьева

                             --------------------------   -------------- -------------------

                                     должность            личная подпись расшифровка подписи

Что делать, если в графике допущена ошибка

От ошибок никто не застрахован. Иногда случается так, что уже после согласования и утверждения графика, а также после ознакомления с ним работников, обнаруживается досадная ошибка (например, неверно указана дата или фамилия работника). Что делать? Перепечатывать и проходить процедуры согласования и утверждения заново - нелегкий труд, делать этого не стоит. Так как же внести исправления?

График отпусков - первичный учетный документ, и к нему применим тот же порядок внесения исправлений, который принят в бухгалтерском учете. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" гласит, что "в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц" (п. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

А вот что написано в действующем Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105):

- записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (п. 2.8);

- свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку (п. 2.9);

- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются (п. 4.1);

- ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2);

- исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п. 4.3).

Ответственность за неисполнение или отсутствие графика отпусков

Согласно статье 123 ТК РФ график отпусков является нормативным актом, который обязательно должен быть у каждого работодателя. Именно на его основании должны предоставляться ежегодные отпуска (а не на основании заявлений работников, как до сих пор принято в некоторых организациях). За отсутствие или неисполнение графика отпусков инспектор Государственной инспекции труда может наложить на организацию штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей, а на должностное лицо - от 1 до 5 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

М. Лапина,

Уфа

"Кадровик.ру", N 12, декабрь 2012 г.