Работник не был в отпуске три года (О.В. Негребецкая, "Зарплата", N 1, январь 2013 г.)

Работник не был в отпуске три года

Не часто, но случается, что работники не ходят в отпуск по многу лет. Что делать с трехзначным числом неиспользованных дней отпуска, рассказывается в статье.

Трудовое законодательство запрещает работать без отпуска более двух лет (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Использовать отпуск нужно не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Перенести отпуск на следующий рабочий год можно только при одновременном выполнении двух условий:

- в исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на деятельности организации;

- с согласия работника.

Штраф за непредоставление отпуска более двух лет

Накапливая отпуска сотрудников, работодатель нарушает трудовое законодательство. За то, что работникам не предоставляются ежегодные отпуска организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить ее деятельность на срок до 90 суток. А регулярное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

В отпуск за три, нет - за четыре года!

Имеет ли право работник, который не отдыхал несколько лет, отгулять все неиспользованные отпуска в текущем году?

Наказание работодателя за нарушение трудового законодательства не отменяет его обязанности предоставить работнику возможность использовать все накопленные отпуска.

У работника сохраняется право отгулять неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды (письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0). Более того, в течение календарного года он может использовать несколько отпусков за разные рабочие годы (письмо Минфина России от 13.05.2010 N 03-03-06/4/55). Например, работник не был в отпуске в 2005 (28 календ. дн.), 2006 (28 календ. дн.) и 2008 годах (28 календ. дн.). Значит, в 2013 году он может сразу уйти в отпуск на 112 календарных дней (28 календ. дн. х 4 года).

В какой последовательности брать отпуска

Как правило, сотрудники используют накопленные отпуска не сразу, а постепенно. Давайте разберемся в порядке использования отпусков за прошлые годы.

В первую очередь - отпуск за текущий год. Итак, в текущем периоде сотрудник прежде всего должен использовать отпуск за текущий год. Это следует из нормы статьи 122 Трудового кодекса: "Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно". А вот все остальные неиспользованные отпуска могут быть отгуляны частично или полностью по согласованию с работодателем в той последовательности, о какой они договорятся.

Для старых отпусков - любая очередность. Роструд в письме от 01.03.2007 N 473-6-0 разъясняет, что ежегодные оплачиваемые отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться:

- либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год;

- либо по соглашению между работником и работодателем в любое время (без включения указанных дней в текущий график).

Отпускные "хвосты" в графике отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков в текущем году определяется в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Для удобства учета неиспользованные за прошлые рабочие годы отпуска следует включать в график на очередной (текущий) год. Документ хранится всего один год, поэтому важно, чтобы эти отпуска не потерялись.

В некоторых организациях учет таких отпусков ведут следующим образом. При составлении графика в форму N Т-7 добавляют дополнительную графу (ее можно назвать, например, "Период, за который предоставляется отпуск"). В ней указывают все периоды, за которые у работника есть неиспользованные отпуска. А напротив каждого периода проставляют количество календарных дней.

Если кто-то из сотрудников, имеющих неиспользованные отпуска, решил взять в очередном году два отпуска или более, то в графике для него следует запланировать два или несколько отпусков.

Чтобы не запутаться, мы рекомендуем в графике отпусков прошлые периоды, за которые предоставляется отпуск в текущем году, указывать в хронологическом порядке.

Если отпуск за прошлые рабочие годы в графике на текущий год не запланирован

По соглашению сторон трудового договора старые отпуска могут быть предоставлены работнику вне графика. Отпуск за прошлый период предоставляется на основании заявления работника и приказа директора.

Компенсация вместо неиспользованных отпусков

Можно ли заменить неиспользованные отпуска выплатой денежной компенсации? Ответ на этот вопрос зависит от того, имеет работник право на дополнительный отпуск или нет.

Напомним, что право на такие отпуска имеют, например, работники, занятые на вредных производствах, работники с ненормированным рабочим днем, сотрудники, работающие в районах Крайнего Севера (ч. 1 ст. 116 ТК РФ).

Примечание. Как узнать, что работник использовал накопленные отпуска

Информация о внеплановом отпуске за прошлые рабочие годы, как и о плановом отпуске за текущий год, отражается в разделе VIII "Отпуск" личной карточки работника (форма N Т-2) или разделе IX "Отпуск" личной карточки государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС)).

Работник не использовал отпуск продолжительностью более 28 календарных дней

Если отпуск не превышает 28 календарных дней, заменить его денежной компенсацией нельзя (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Такую компенсацию работник получит только при увольнении (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Если старый отпуск более 28 дней

Дополнительный оплачиваемый отпуск, как правило, присоединяется к основному (ч. 1 ст. 116 ТК РФ, п. 8 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.75 N 273/П-20).

Примечание. О том, что Инструкция подлежит применению, говорится в Определении Верховного суда РФ от 01.11.2012 N АПЛ-12-651.

Денежной компенсацией можно заменить только часть каждого из отпусков, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).

Примечание. Если старые отпуска запланированы в текущем графике

Чтобы в графике отпусков отразить факт замены, нужно сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (с указанием количества дней) заменена денежной компенсацией. Также следует указать реквизиты приказа о замене отпуска компенсацией.

Пример. Работнику ЗАО "РусИнвест" А.С. Линнику установлен ненормированный рабочий день. В связи с этим он имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день (28 календ. дн. ежегодного отпуска + 3 календ. дн. дополнительного отпуска) (ст. 119 ТК РФ). Работник не был в отпуске три года. При планировании отпусков на 2013 год он изъявил желание отпуск за 2008 год отгулять полностью, а за 2009 и 2010 годы получить компенсацию. За сколько дней отпуска ему можно выплатить компенсацию? И как в графике отразить предоставление ему отпусков?

Решение. К 2013 году у работника накопилось 93 дня неиспользованного отпуска (31 календ. дн. х 3 года). Но получить компенсацию можно только за дни, превышающие 28 календарных дней ежегодного отпуска. По желанию работника ему будет предоставлено 87 календарных дней отпуска (31 календ. дн. + 28 календ. дн. + 28 календ. дн.) и выплачена компенсация за 6 календарных дней (3 календ. дн. х 2 года). Фрагмент графика смотрите на следующей странице.

Образец

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

                                                                                                                        /-----------\

                                                                                                                        |    Код    |

                                                                                                                        |-----------|

                                                                                                           Форма по ОКУД|  0301020  |

                                                                                                                        |-----------|

                                   ЗАО "РусИнвест"                                                               по ОКПО|           |

-------------------------------------------------------------------------------------                                   \-----------/

                             (наименование организации)

Мнение выборного профсоюзного органа                                                            Утверждаю      генеральный директор

от "__" _________ 20__ г. N ____ учтено                                                         Руководитель -------------------------

                                                         /------------------------------------\                    (должность)

                                         График отпусков |   Номер   |     Дата      | На год |

                                                         | документа |  составления  |        |    Раецкий           П.С. Раецкий

                                                         |-----------+---------------+--------| ---------------- ---------------------

                                                         |     5     |   11.12.2012  |  2013  | (личная подпись) (расшифровка подписи)

                                                         \------------------------------------/

                                                    "11" декабря 2012 г.

                                                     --  ---------------

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Отпуск					Примечание
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Финансовый департамент	Финансовый директор	Линник А.С.		31	01.04.2013				31 календ. дн. за период с 13.03.2012 по 12.03.2013
Финансовый департамент	Финансовый директор	Линник А.С.		31	01.06.2013				31 календ. дн. за период с 13.03.2012 по 12.03.2013
Финансовый департамент	Финансовый директор	Линник А.С.		28	03.09.2013				28 календ. дн. за период с 13.03.2008 по 12.03.2009, три календарных дня ежегодного оплачиваемого отпуска заменяются денежной компенсацией. Приказ от 11.12.2012 N 101
Финансовый департамент	Финансовый директор	Линник А.С.		28	04.12.2013				28 календ. дн. за период с 13.03.2008 по 12.03.2009, три календарных дня ежегодного оплачиваемого отпуска заменяются денежной компенсацией. Приказ от 11.12.2012 N 102

Руководитель кадровой службы начальник отдела кадров       Барсуков            Н.Н. Барсуков

                             -----------------------   ----------------   ---------------------

                                   (должность)         (личная подпись)   (расшифровка подписи)

О.В. Негребецкая,

старший научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 1, январь 2013 г.