Вопросы составления графика отпусков (Т. Шадрина, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.)

Вопросы составления графика отпусков

Вот и наступил 2013 год. За время новогодних каникул мы с вами хорошо отдохнули и готовы трудиться с новыми силами. Начнем с того, что проверим: а все ли мы успели в прошлом году? Одним из документов, которыми кадровик "закрывает" год, является график отпусков. Хорошо, если он утвержден в срок, а если нет? Грозит ли работодателю ответственность за нарушение сроков утверждения графика отпусков, на что обратить внимание при составлении данного документа, мнение работников каких категорий необходимо учесть при определении периода отдыха, вы узнаете, прочитав статью.

На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Форма графика - Т-7 унифицирована Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Но прежде чем говорить о самом графике, коротко расскажем о ежегодном оплачиваемом отпуске.

О ежегодном оплачиваемом отпуске

Итак, на основании ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска установлена ст. 115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Однако некоторым категориям работников иными нормами ТК РФ и федеральными законами установлен отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск). Например, на основании ст. 267 ТК РФ несовершеннолетним работникам полагается 31 день оплачиваемого отпуска, а инвалидам - 30 календарных дней*(1). Педагоги, в зависимости от места работы и занимаемой должности, имеют право на отпуск от 42 до 56 календарных дней*(2). Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований в зависимости от стажа работы имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью от 30 до 40 календарных дней*(3).

Кроме того, на удлиненный оплачиваемый отпуск имеют право: сотрудники таможенных органов и органов внутренних дел, работники прокуратуры, государственные и муниципальные служащие, работники пожилого возраста и пр.

К сведению. Если в трудовом договоре сотрудника написано, что у него ненормированный рабочий день, то работодатель обязан удлинить ему отпуск не менее чем на три дня (ст. 119 ТК РФ). Конкретное количество дней, на которое удлиняется отпуск, прописывается либо в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте учреждения.

Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 949 "О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень" предусматривается право научных учреждений (организаций), финансируемых из федерального бюджета, устанавливать ежегодный оплачиваемый отпуск научным работникам, имеющим ученую степень:

- докторам наук - 48 рабочих дней;

- кандидатам наук - 36 рабочих дней.

Примечание. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Однако такие отпуска могут быть предоставлены только научным работникам, занимающим штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями, согласованными и утвержденными в установленном порядке.

Обратите внимание, что на основании Постановления Правительства РФ от 03.04.1996 N 391 "О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей" работникам организаций здравоохранения, осуществляющим диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также работникам организаций, работа в которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека, полагается отпуск продолжительностью 36 рабочих дней (с учетом ежегодного дополнительного отпуска за работу в опасных для здоровья условиях труда).

Для чего мы рассказали о продолжительности отпуска? Для того, чтобы вы знали, что в графике отпусков должна быть отражена именно установленная для конкретной категории работников продолжительность отпуска, и не меньше.

Однако при исчислении продолжительности отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. А это значит, что в графике отпусков нужно будет отразить не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные (например, за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, за ненормированный рабочий день).

Обратим внимание еще на один важный момент. Трудовым законодательством часть дополнительных отпусков все еще установлена в рабочих днях, при их суммировании с основным ежегодным отпуском, который установлен в календарных, возникают определенные сложности. Схема исчисления общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска в таком случае будет следующей: от даты начала отпуска (например, 01.03.2012) отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем - определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю (например, 12 рабочих дней отпуска за вредные условия труда) и определяется дата последнего дня отпуска (в нашем примере это 12 апреля 2012 года). После этого общий период отпуска (с 01.03.2012 по 12.04.2012) переводится в календарные дни. В нашем примере это 42 календарных дня, поскольку нерабочий праздничный день 8 марта, приходящийся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включается и не учитывается. Именно такой порядок пересчета рекомендован Минтрудом в Письме от 01.02.2002 N 625-ВВ.

Основное положение по отпуску мы сказали, теперь перейдем непосредственно к графику отпусков.

Учет мнения работников при составлении графика отпусков

Составляя график, работодатель должен учитывать пожелания сотрудников о времени предоставления отпуска. Нужно собрать пожелания сотрудников. В этом отделу кадров могут помочь руководители структурных подразделений. Они соберут с сотрудников сведения о предполагаемом времени отпуска, уладят разногласия между работниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, а также представят в отдел кадров сведения о согласованных датах начала отпусков своих подчиненных для составления сводного графика.

Кроме того, нужно собрать сведения о том, кто из сотрудников может пойти в отпуск в любое удобное для него время, ведь некоторым работникам федеральные законы предоставляют такое право. Со всех льготников надо собрать пожелания о времени будущего отпуска и составить их список.

Ниже назовем категории работников, которые имеют право воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском в любое удобное для них время:

- несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);

- муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ);

- сотрудницы, желающие использовать ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);

- работники, являющиеся родителями (опекунами, попечителями) ребенка в возрасте до 18 лет, для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, находящееся в другой местности. При наличии двух детей и более отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК РФ);

- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы*(4), а также Герои РФ и СССР, а также полные кавалеры ордена Славы*(5);

- ветераны и инвалиды войны (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах"), а также ветераны боевых действий (пп. 11 п. 1, пп. 4 п. 2, п. 3 ст. 16 этого же закона);

- граждане, сдавшие бесплатно кровь сорок раз и более или плазму шестьдесят раз и более, награжденные нагрудным знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");

Обратите внимание! В 2013 году вступил в силу новый Федеральный закон от 20.07.2012 N 125-ФЗ "О донорстве крови и ее компонентов". Гарантия донорам по предоставлению отпуска в любое удобное для них время сохранена.

- супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");

- граждане, пострадавшие в результате аварии на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");

- граждане, пострадавшие в результате ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (Закон РФ от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");

- внешние совместители (имеют право на отпуск в тот же период, на который приходится отпуск по основному месту работы, - ст. 286 ТК РФ).

Как проставлять в графике период отпуска - точными датами или достаточно месяца ухода в отпуск? Постановление N 1 не дает разъяснений по данному вопросу. Полагаем, что при указании в графике точных дат предполагаемого отпуска в дальнейшем работнику не надо будет писать заявление на его предоставление. Если же в графике указан только месяц, для издания приказа непременно потребуется заявление работника с указанием точной даты предполагаемого ухода в отпуск, что не очень удобно. Поэтому рекомендуем сразу точно указывать даты отпускного периода.

Нужно ли вносить в график сведения о неиспользованных отпусках?

В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы учреждения, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

На практике отпуск (или его часть) нередко продлевается или переносится на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника:

- в случае временной нетрудоспособности работника;

- в случае исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством или локальными нормативными актами.

Примечание. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

Кроме того, в связи с производственной необходимостью работника могут отозвать из отпуска, но только с его согласия. При этом неиспользованная часть отпуска предоставляется работнику в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год.

Как видим, соблюсти полностью график отпусков в течение календарного года обычно не представляется возможным. Вне зависимости от причин, по которым отпуск не был полностью использован, право на него у работника сохраняется.

Чтобы не накапливать отпуска, неиспользованные отпуска следует также включать в график на очередной календарный год. Последовательность предоставления отпусков целесообразно указывать в хронологическом порядке, как это отражено в графике. Сначала нужно выбрать все отпуска за предыдущие годы, затем предоставить отпуск за текущий год.

В каком порядке график отпусков согласовывается с профсоюзом?

Статьей 372 ТК РФ установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов. В частности, работодатель перед принятием решения об утверждении локального нормативного акта направляет его проект и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников, который не позднее пяти рабочих дней со дня получения указанного проекта направляет работодателю мотивированное мнение о нем в письменной форме.

Если профсоюз не согласен с проектом локального нормативного акта, он направляет работодателю предложения по его совершенствованию. При этом работодатель может согласиться с профсоюзом либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если к согласию прийти так и не удалось, возникшие разногласия оформляются протоколом. После этого работодатель имеет право принять локальный нормативный акт. Если профсоюз посчитает, что принятие графика отпусков без учета его мнения неблагоприятно отразится на работниках, он может обжаловать такой график в соответствующей государственной инспекции труда или в суде. Выборный орган первичной профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.

Нужно ли знакомить работников с графиком?

Трудовым законодательством не предусмотрена необходимость ознакомления работников с графиком отпусков, однако мы рекомендуем это делать, и вот почему. Статьей 123 ТК РФ установлено, что о времени начала отпуска сотрудников следует предупреждать не позднее чем за две недели. Две недели - небольшой срок, и большинству работников будет трудно спланировать отдых. Поэтому после утверждения графика с ним знакомят всех сотрудников под расписку (лучше, если подписи работников будут проставлены на оборотной стороне графика отпусков). Такая подпись означает, что работник согласен с периодом своего отпуска.

К сведению. Извещением о начале отпуска может служить сам приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6), если он будет издан не позднее чем за две недели до отпуска. Также работника можно поставить в известность отдельным уведомлением (также не менее чем за две недели до начала отпуска), а приказ издать ближе к началу отпуска, так, чтобы бухгалтерия успела начислить и выплатить отпускные.

Но есть и иной способ ознакомления сотрудников - путем внесения дополнительной графы в унифицированную форму, например: "С графиком ознакомлен. Дата. Подпись работника". Это можно сделать на основании Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20. Такое изменение унифицированной формы должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительными документами, например приказом руководителя организации.

Кроме этого, выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, могут быть представлены для ознакомления по структурным подразделениям учреждения, где вывешиваются на видном месте.

Заполнение графика

Повторимся: форма графика унифицирована и содержит десять граф.

В шапке документа указывается наименование организации - в соответствии с учредительными документами. Код организации, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)*(6). Дата составления графика оформляется цифровым способом. Также нужно указать, на какой год составлен график.

Также в шапке графика ставится отметка об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации о планировании отпусков. Если такого органа нет, данная строка остается незаполненной.

В графу 1 вносятся наименования структурных подразделений. В каком порядке их вносить, работодатель решает самостоятельно, но обычно первыми идут администрация учреждения и более крупные подразделения, а затем - более мелкие. Не будет ошибкой, если отделы будут размещены в алфавитном порядке.

В графу 2 таблицы "Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию" названия должностей переносятся из штатного расписания, причем без сокращений. Также без сокращений указываются фамилии, имена, отчества работников, но уже в графе 3. А в графу 4 вписываются табельные номера работников.

Общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, отражается в графе 5 (напомним, что при исчислении общей продолжительности отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском). Кроме того, в этой же графе должна быть указана продолжительность отпуска, не использованного работником по какой-либо причине в прошлом году. Ну и в графу 6 вносятся запланированные даты отпуска.

После того как заполнены все строки и графы документа, он подписывается руководителем кадровой службы, а затем утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.

Внесение изменений в график отпусков

На практике довольно часто возникают ситуации, когда необходимо внести изменения в уже утвержденный график отпусков. Возможно, отпуск придется перенести или продлить или изменить его продолжительность, например, в связи с переводом сотрудника на работу, на которой предоставляется дополнительный отпуск. А может быть и такая ситуация: при утверждении графика работник запланировал воспользоваться отпуском целиком, а впоследствии по каким-либо причинам (например, производственная необходимость или личные обстоятельства работника, если работодатель не возражает против разделения отпуска) придется разбить отпуск на две части. Нужно ли в таком случае вносить изменения в график отпусков?

Трудовой кодекс, как, впрочем, и Постановление N 1, не обязывает работодателя вносить коррективы при возникновении изменения периода отпуска, однако нет норм и запрещающих это делать. Мы рекомендуем все-таки корректировать график, тем более что в унифицированной форме для фиксирования перенесения отпуска существуют отдельные графы - 8 и 9. Отзыв из отпуска можно отразить в графе 10 "Примечание".

Обратите внимание! Вносить изменения в уже утвержденный документ работодатель имеет право только с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица, учитывая мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (если она есть).

Про разделение отпуска после утверждения графика по инициативе работника скажем следующее. Конечно, работник может обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если работодатель согласен, издается приказ о разделении отпуска с отражением в графике. Однако работодатель может и не согласиться на такое разделение, если посчитает, что оно нецелесообразно, может отказать в удовлетворении просьбы работника. Для того чтобы не вносить постоянно коррективы в график отпусков, желательно заранее согласовать с работником вопрос о разбивке отпуска.

Если работники принимаются на работу после утверждения графика отпусков, работодателю также стоит внести изменения в утвержденный график - включить в него новичков.

Внесение изменений в график лучше всего оформить так же, как и сам график: например, указать новые даты начала и окончания отпуска, продолжительность которого изменилась.

Ответственность за отсутствие или несоблюдение графика отпусков

Сразу скажем, что график отпусков составляется практически во всех учреждениях, однако не везде соблюдается - отпуска переносятся без уважительных причин, дробятся, что негативно сказывается на работе учреждения, и пр. А ведь в силу ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Ответственность предусмотрена как за несоставление графика работодателем, так и за его несоблюдение сторонами трудового договора.

Итак, если график отпусков не утвержден, то есть отсутствует в учреждении, это является нарушением трудового законодательства, и на основании ст. 5.27 КоАП РФ за это предусмотрен административный штраф:

- от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц;

- от 30 000 до 50 000 руб. для учреждения.

Вместо штрафа КоАП РФ позволяет применить более серьезное наказание - приостановление деятельности учреждения на срок до 90 суток.

Если график отпусков не соблюдается, например, в случае непредставления отпуска работодателем в установленные графиком сроки, применяется все та же ст. 5.27 КоАП РФ. В то же время работодатель может предложить работнику перенести его отпуск на следующий рабочий год в случае, когда предоставление отпуска по графику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Но если работник возражает против этого, отпуск должен быть предоставлен ему по графику.

Т. Шадрина,

эксперт журнала "Автономные учреждения: бухгалтерский

учет и налогообложение"

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

*(2) Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 N 724 "О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам".

*(3) Федеральный закон от 22.08.1995 N 151-ФЗ "Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей".

*(4) Пункт 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям социалистического труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы".

*(5) Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы".

*(6) Утвержден Постановлением Росстата от 06.04.2012 N 107.