Учет БСО и денежных документов в учреждениях силовых министерств и ведомств (О. Фурагина, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.)

Учет БСО и денежных документов в учреждениях силовых министерств и ведомств

Как известно, учреждения в своей деятельности применяют бланки строгой отчетности (БСО) и денежные документы. Одни отражаются на забалансовом счете, другие - на балансовом. Учреждения силовых министерств и ведомств - не исключение. Например, денежные аттестаты, аттестаты на вещевое имущество, воинские перевозочные документы являются БСО, и учет их ведется на забалансовом счете, маркированные почтовые конверты - денежные документы, они учитываются на балансовом счете. Рассмотрим особенности их бюджетного учета.

Учет БСО

Для учета находящихся на хранении и выдаваемых в рамках хозяйственной деятельности учреждения БСО предназначен забалансовый счет 03 "Бланки строгой отчетности" (п. 337 Инструкции N 157н*(1)).

БСО учитываются на этом счете в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке один бланк - один рубль, а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики - по стоимости приобретения бланков.

Внутренние перемещения БСО в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие БСО при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится по стоимости, по которой БСО были ранее приняты к учету, на основании:

- акта приема-передачи;

- Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Приказом Минфина РФ N 173н*(2) разъяснено, что этот акт применяется для оформления решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о списании бланков строгой отчетности. Он применяется также для оформления решения о списании испорченных бланков строгой отчетности (в том числе при их заполнении).

Акт формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия БСО. Подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду БСО в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045) (п. 338 Инструкции N 157н).

Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Учет БСО (квитанционных книжек, аттестатов, дипломов, бланков удостоверений, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и т.п.) ведется по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица.

На основании данных по приходу и расходу БСО выводится остаток на конец периода.

Расходы на приобретение бланочной продукции (в том числе бланков строгой отчетности, первичных учетных документов) относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ*(3)).

Согласно Инструкции N 162н*(4) бухгалтерские записи по учету БСО будут следующими:

Содержание операции	Дебет счета	Кредит счета
Поступление БСО в учреждение	03
Внутреннее перемещение БСО между МОЛ учреждения:
- списание с подотчета одного МОЛ;		03
- принятие в подотчет другим МОЛ	03
Выбытие БСО		03

Пример 1

Сотруднику учреждения выданы денежные средства в подотчет на приобретение БСО - 500 руб. Согласно авансовому отчету он приобрел БСО в количестве 250 шт. на сумму 500 руб. В соответствии с учетной политикой БСО учитываются на забалансовом счете в условной оценке - один бланк.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы из кассы денежные средства под отчет	1 208 26 560	1 201 34 610	500
Согласно авансовому отчету принята к учету сумма расходов на приобретение БСО	1 401 20 226	1 208 26 660	500
Отражено поступление БСО на забалансовый счет	03		250 шт.

Пример 2

В рамках централизованного снабжения учреждение - государственный заказчик приобрело БСО в количестве 10 000 шт. по цене 1,5 руб. за штуку на общую сумму 15 000 руб. Согласно договору с типографией перечислен аванс 30% - 4 500 руб. Учетной политикой учреждения установлено, что БСО, приобретенные для централизованного снабжения, учитываются на забалансовом счете по стоимости их приобретения. Затем учреждение - государственный заказчик передало своему подведомственному учреждению - получателю 5 000 шт. БСО на сумму 7 500 руб. Подведомственное учреждение также учитывает БСО по стоимости приобретения.

В учете учреждения-заказчика и учреждения-получателя необходимо сделать следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
В учете учреждения - государственного заказчика
Перечислен аванс за изготовление БСО	1 206 26 560	1 304 05 226	4 500
Поступили БСО	1 401 20 226	1 302 26 730	15 000
Отражено на забалансовом счете поступление БСО	03		15 000
Произведен зачет ранее перечисленного аванса	1 302 26 830	1 206 26 660	4 500
Произведен окончательный расчет с типографией	1 302 26 830	1 304 05 226	10 500
Переданы БСО учреждению-получателю		03	7 500
В учете учреждения-получателя
Поступили БСО	03		7 500

Учет денежных документов

Согласно п. 169 Инструкции N 157н денежные документы - это оплаченные талоны на бензин и масло, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, на турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п. Для их учета предназначен счет 201 35 "Денежные документы".

Обратите внимание! Денежные документы хранятся в кассе учреждения (п. 169 Инструкции N 157н).

Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи "Фондовый" (п. 170 Инструкции N 157н).

Приходные и расходные кассовые ордера с записью "Фондовый" регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, которыми оформляются операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи "Фондовый". Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки "В том числе на заработную плату" и "Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня" не заполняются.

Записи в Кассовой книге (ф. 0504514) производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.

Кассовая книга (ф. 0504514) должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера.

Ведение Кассовой книги (ф. 0504514) ручным, автоматизированным способом осуществляется в порядке, установленном ЦБ РФ для ведения кассовых операций в РФ.

К сведению. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утверждено ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции N 157н).

Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) (далее - Карточка (ф. 0504051)) применяется для аналитического учета операций с финансовыми активами и обязательствами в разрезе счетов бухгалтерского учета, а при необходимости - в разрезе дебиторов и кредиторов.

Карточка (ф. 0504051) открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции.

В конце месяца в Карточке (ф. 0504051) подсчитываются итоги по остаткам.

Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции N 157н).

Журнал открывается путем перенесения остатков на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в Главную книгу (ф. 0504072).

Журнал подписывается главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим его.

В соответствии с п. 50 Инструкции N 162н по счету 201 35 000 "Денежные документы" оформляются следующие операции по приему в кассу и выдаче из кассы денежных документов:

1) поступление денежных документов в кассу:

Дебет счета 1 201 35 510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения"

Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 1 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" (1 302 13 730,1 302 21 730,1 302 22 730,1 302 26 730,1 302 61 730-1 302 63 730,1 302 91 730,1 302 34 730)

2) выдача из кассы денежных документов:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 1 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (1 208 13 560, 1 208 21 560, 1 208 22 560,1 208 26 560,1 208 61 560-1 208 63 560, 1 208 91 560, 1 208 34 560)

Кредит счета 1 201 35 610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения"

3) безвозмездная передача главным распорядителем, распорядителем, получателем бюджетных средств, денежных документов:

Дебет счетов:

- 1 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты" (1 304 04 213, 1 304 04 221, 1 304 04 222, 1 304 04 226, 1 304 04 262, 1 304 04 290, 1 304 04 340) (в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств);

- 1 401 20 241 "Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям" (в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета);

- 1 401 20 242 "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций",

- 1 401 20 251 "Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации"

Кредит счета 1 201 35 610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения"

Пример 3

В порядке внутриведомственных расчетов главный распорядитель бюджетных средств передал находящемуся в его ведении казенному учреждению оплаченные талоны на бензин на сумму 15 000 руб. (30 шт. по цене 500 руб.).

В учете главного распорядителя и учреждения данная операция будет отражена следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
В учете главного распорядителя
Переданы талоны подведомственному учреждению	1 304 04 340	1 201 35 610	150 000
В учете учреждения
Поступили талоны от вышестоящей организации	1 201 35 510	1 304 04 340	15 000

Пример 4

Учреждение приобрело маркированные почтовые открытки в количестве 20 шт. по цене 12 руб. за штуку, маркированные конверты в количестве 30 шт. по цене 10 руб. за штуку, всего на общую сумму 540 руб. Затем подотчетному лицу было выдано десять открыток на сумму 120 руб. и пять конвертов на сумму 50 руб., всего - 170 руб.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили маркированные открытки и конверты	1 201 35 510	1 302 21 730	540
Оплачены поставщику открытки и конверты	1 302 21 830	1 304 05 221	540
Выданы в подотчет открытки и конверты	1 208 21 560	1 201 35 610	170

О. Фурагина,

эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция о применении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

*(3) Утверждены Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 N 180н.

*(4) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.