Оформление командировочного удостоверения ("Практическая бухгалтерия", N 1, январь 2013 г.)

Оформление командировочного удостоверения

Экономическая целесообразность расходов на командировки сомнений у налоговиков, как правило, не вызывает. Главное, чтобы у организации имелись все необходимые подтверждающие документы, оформленные надлежащим образом. Чтобы списать подотчетные суммы, бухгалтеру зачастую приходится буквально "выбивать" чеки, билеты и иные подтверждающие документы с работников. Между тем ряд документов должна готовить сама бухгалтерия, и в их числе командировочное удостоверение. Рассмотрим пошаговое оформление этого документа.

Нужно оформлять или нет

О том, нужно ли оформлять командировочное удостоверение, Минфин России рассказал еще в 2008 году. В письме от 26 мая 2008 г. N 03-03-06/2/60 специалисты финансового министерства отметили, что при направлении работника в командировку на срок более одного дня ему должно быть оформлено командировочное удостоверение. Это соответствует требованиям о документальном подтверждении расходов.

Для чего нужно

На основании решения работодателя работнику, направляемому в служебную поездку, в командировке оформляется командировочное удостоверение в целях подтверждения срока его пребывания. Это предусмотрено пунктом 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749).

В командировочном удостоверении содержатся сведения о дате приезда, пункте назначения, а также указана дата выезда из него.

Как оформлять

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных городах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой организации.

Требования к документу

Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму, обязательную к применению всеми организациями (форма N Т-10). Оно утверждено постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Командировка за границу

При направлении работника в командировку за пределы России командировочное удостоверение не оформляется (п. 15 Постановления N 749). Поскольку время пребывания сотрудника за границей можно определить по отметкам пограничной службы в загранпаспорте.

Особые случаи

Существует ряд особенностей при оформлении командировочного удостоверения в тех случаях, когда организация направляет своих работников в командировку для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов - физических лиц. Дело в том, что в таких ситуациях отметки о прибытии и выбытии не могут быть сделаны. Сразу отметим, что подобная ситуация законодательством РФ не урегулирована.

Подсказку дал Минфин России. В письме от 16 августа 2011 г. N 03-03-06/3/7 чиновники указали: если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами. В частности, такими документами могут быть:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

- проездные документы, из которых явствуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командирования.

Какие документы необходимо еще оформить

Помимо командировочного удостоверения в наличии для подтверждения произведенных расходов должны быть:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9 или Т-9а);

- служебное задание (форма N Т-10а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10);

- авансовый отчет (форма АО-1);

- отчет о выполненной работе.

Порядок оформления документов, связанных с командировкой

Решение отправить сотрудников в командировку

Приказ руководителя о направлении сотрудника (сотрудников) в командировку

Служебное задание

Командировочное удостоверение

Авансовый отчет

Кассовые чеки, проездные билеты, счета

Отчет о выполненной работе

"Практическая бухгалтерия", N 1, январь 2013 г.