Вопрос: Мы являемся казенным учреждением. Подскажите, пожалуйста, на какую дату (по какому курсу) в целях бюджетного учета производится отражение подотчетных сумм, выданных сотруднику, направленному в командировку за границу, и произведенных им расходов, если указанные средства выданы в иностранной валюте или в рублях? ("Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.)

Мы являемся казенным учреждением. Подскажите, пожалуйста, на какую дату (по какому курсу) в целях бюджетного учета производится отражение подотчетных сумм, выданных сотруднику, направленному в командировку за границу, и произведенных им расходов, если указанные средства выданы в иностранной валюте или в рублях?

Казенные учреждения в целях организации и ведения бюджетного учета обязаны руководствоваться инструкциями N 157н *(1), 162н *(2). Далее рассмотрим порядок отражения в целях бюджетного учета подотчетных сумм, выданных командированному сотруднику в иностранной валюте и в рублях.

Если подотчетные суммы выданы в иностранной валюте. В соответствии с п. 215 Инструкции N 157н учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Задолженность подотчетного лица уменьшается на сумму отраженных в авансовом отчете произведенных им расходов, подтвержденных оправдательными документами.

Исходя их вышеизложенного при выдаче в подотчет командируемому сотруднику аванса в иностранной валюте полученные и израсходованные им подотчетные суммы учреждение в бюджетном учете отражает одновременно в соответствующей иностранной валюте, а также в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи денежных средств под отчет. Стоит отметить, что при этом не производится перерасчет выданной иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

При возврате сотрудником неизрасходованных подотчетных сумм в иностранной валюте они также отражаются в бюджетном учете в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (то есть на дату внесения денежных средств в кассу) (п. 154 Инструкции N 157н).

Пример 1

Работник казенного учреждения направлен в командировку за границу 12 ноября 2012 года (курс ЦБ РФ 1 евро = 40,2238 руб.). Ему было выдано 500 евро на оплату проживания в гостинице.

По приезду из командировки 19 ноября 2012 года (курс ЦБ РФ 1 евро = 40,4759 руб.) работник отчитался о произведенных расходах, приложив к авансовому отчету акт об оказании услуг по проживанию и чек об оплате услуг гостиницы на сумму 470 евро. Неизрасходованную сумму аванса (30 евро) работник внес в кассу в этот же день.

В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, в евро / руб.
Выдана сумма в иностранной валюте в подотчет командированному сотруднику, направляемому за границу (500 евро x 40,2238 руб.)	1 208 26 560	1 201 34 610	500 / 20 111,90
Приняты к учету расходы по оплате услуг гостиницы (470 евро x 40,2238 руб.)	1 401 20 226	1 208 26 660	470 / 18 905,19
Внесен в кассу неизрасходованный остаток аванса (30 евро x 40,4759 руб.)	1 201 34 510	1 208 26 660	30 / 1 214,28
Произведен перерасчет внесенного остатка в связи изменением курса валют (30 евро x (40,4759 - 40,2238 руб.))	1 208 26 560	1 401 10 171	7,57 руб.

Если подотчетные суммы выданы в рублях. Как правило, в случае, когда работнику, направленному в командировку за границу, аванс выдан в рублях, их обмен на иностранную валюту осуществляется самим работником. Документом, подтверждающим курс обмена, является справка о покупке валюты.

В данном случае командировочные расходы, совершенные в иностранной валюте, принимаются к бюджетному учету также в иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу покупки валюты. Курс покупки определяется на основании справки о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Если командированный сотрудник не может подтвердить курс покупки иностранной валюты в связи с отсутствием такой справки, то командировочные расходы следует принимать к учету одновременно в иностранной валюте (в соответствии с документами, подтверждающими произведенные расходы) и в рублях по курсу ЦБ РФ, действующему на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина РФ от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193).

Пример 2

Работнику казенного учреждения, направленному в командировку за границу, выдали 12 000 руб. для оплаты расходов на проживание. По возвращении из командировки работник отчитался о произведенных расходах, приложив к авансовому отчету акт об оказании услуг по проживанию в гостинице и чеки по оплате данных услуг на сумму 300 евро, а также справку о покупке 300 евро по курсу 1 евро = 40 руб.

В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, евро / руб.
Выдан аванс командированному сотруднику, направляемому за границу	1 208 26 560	1 201 34 610	12 000 руб.
Приняты к учету расходы по оплате услуг проживания в гостинице по курсу согласно справке о покупке иностранной валюты (300 евро x 40 руб.)	1 401 20 226	1 208 26 660	300 / 12 000

Пример 3

Изменим условия предыдущего примера и предположим, что справка о покупке иностранной валюты у работника отсутствовала. На дату утверждения авансового отчета курс ЦБ РФ составил 1 евро = 39 руб. Неизрасходованный остаток (300 руб.) работник сдал в кассу.

В данном случае операции отразятся в бюджетном учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, евро / руб.
Выдан аванс командированному сотруднику, направляемому за границу	1 208 26 560	1 201 34 610	12 000 руб.
Приняты к учету расходы по оплате услуг проживания в гостинице по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (300 евро x 39 руб.)	1 401 20 226	1 208 26 660	300 / 11 700
Внесен в кассу неизрасходованный остаток денежных средств	1 201 34 510	1 208 26 660	300 руб.

Т. Кочнова,

к.э.н., зам. главного бухгалтера Минобрнауки РФ

1 января 2013 г.

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.