Приобретение ГСМ по топливным картам (И. Зернова, "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.)

Приобретение ГСМ по топливным картам

В деятельности большинства образовательных учреждений используются транспортные средства. Для их функционирования приобретаются горюче-смазочные материалы. Их оплата может производиться как в безналичном порядке, так и наличными денежными средствами. В этой статье рассмотрим, как осуществляется обеспечение учреждений горюче-смазочными материалами при их безналичной оплате с использованием топливных карт.

Топливная карта, выдаваемая поставщиком горюче-смазочных материалов (ГСМ), является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт.

Различают следующие виды топливных карт:

а) денежные (выдаваемые на конкретный лимит стоимости ГСМ);

б) литровые (предусматривается объем ГСМ в литрах), которые могут быть:

- лимитированными;

- нелимитированными.

По лимитированной топливной карте может устанавливаться суточный лимит выборки ГСМ в литрах.

В нелимитированную топливную карту заносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного у поставщика ГСМ, которое может быть получено учреждением в полном объеме остатка на карте без суточного ограничения.

Отпуск ГСМ с использованием топливных карт прекращается терминалом АЗС с возникновении следующих причин:

- запрашиваемый объем топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;

- карта заблокирована.

Рассмотрим порядок учета ГСМ, приобретаемых по литровым топливным картам.

Документальное оформление

Для того чтобы получить возможность приобрести ГСМ по топливным картам, учреждение должно заключить договор с поставщиком. В нем указывается:

- наименование приобретаемых ГСМ и их стоимость;

- стоимость топливной карты, если она передается за плату или предусматривается, что топливные карты передаются учреждению бесплатно или с возвратом;

- вид топливной карты;

- условия оплаты (частичная или 100%-я предварительная оплата);

- дата перехода права собственности на ГСМ и другие условия. Как правило, право собственности на ГСМ переходит в момент заправки транспортного средства на АЗС.

Топливные карты выдаются учреждению после перечисления предварительной оплаты.

Полученные учреждением топливные карты затем выдаются конкретному водителю.

По завершении месяца поставщик должен представить учреждению следующий пакет документов:

- товарную накладную на объем и стоимость полученных ГСМ;

- счет-фактуру;

- детализированный отчет о производимых операциях с использованием топливных карт;

- акт сверки взаимных расчетов.

При заправке по топливной карте не производятся расчеты с применением наличных денежных средств, они осуществляются в безналичном порядке между учреждением и поставщиком. Топливная карта в данном случае является техническим средством для отпуска ГСМ на АЗС.

Учет топливных карт

Учет топливных карт зависит от того, как они передаются учреждению в соответствии с условиями заключенного договора.

При передаче за плату. В Письме Минфина РФ от 03.06.2008 N 02-14-10а/1611 разъясняется, что приобретенные карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, предназначенные для получения юридическими лицами, в том числе уполномоченными физическими лицами (держателями карт), предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), рассматриваются в целях бюджетного учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности.

Таким образом, топливные карты ГСМ следует учитывать на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Их аналитический учет нужно вести в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) (п. 338 Инструкции N 157н*(1)).

К этому счету могут быть открыты субсчета 03/1 "Топливные карты в кассе учреждения", 03/2 "Топливные карты у работников учреждения".

Поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике). Учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения (п. 337 Инструкции N 157н).

Выбытие бланков строгой отчетности отражается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету (п. 337 Инструкции N 157н).

Израсходованные, испорченные и недостающие бланки строгой отчетности списываются с забалансового учета на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Учет по забалансовому счету 03 ведется по простой системе, без применения метода двойной записи (п. 332 Инструкции N 157н).

Стоимость топливных карт может быть учтена в расходах единовременно.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 N 180н, расходы по изготовлению бланков строгой отчетности следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Представим в таблице основные операции, связанные с приобретением и выдачей топливных карт.

Инструкция N 162н*		Инструкция N 174н**		Инструкция N 183н***
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Произведена предоплата за изготовление топливных карт
0 206 26 560	0 304 05 226 0 201 21 610	0 206 26 560	0 201 11 610	0 206 26 000	0 201 11 610 0 201 21 610
Учтены расходы по полученным топливным картам
0 401 20 226 0 109 хх 226	0 302 26 730	0 109 хх 226	0 302 26 730	0 109 хх 226	0 302 26 000
Приняты к забалансовому учету топливные карты
03/1		03/1		03/1
Зачтена сумма предварительной платы за топливные карты
0 302 26 830	0 206 26 660	0 302 26 830	0 206 26 660	0 302 26 000	0 206 26 000
Выданы топливные карты сотрудникам
03/2	03/1	03/2	03/1	03/2	03/1
* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н. ** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. *** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

При бесплатной передаче. Согласно п. 332 Инструкции N 157н учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета. Таким образом, в целях учета топливных карт в учетной политике учреждения нужно предусмотреть дополнительный забалансовый счет, что будет способствовать контролю за их сохранностью.

При передаче с возвратом. Этот способ передачи топливной карты редко используется образовательными учреждениями. При этом способе для получения топливной карты учреждение вносит на расчетный счет поставщика ГСМ залоговую стоимость карты, после окончания срока действия карты она возвращается поставщику, который затем возвращает залоговую стоимость карты.

В данном случае приобретенная таким способом топливная карта не является собственностью образовательного учреждения, поэтому ее учет также нужно организовать на дополнительном забалансовом счете.

Инструкция N 162н		Инструкция N 174н		Инструкция N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Перечислена залоговая стоимость топливных карт
0 206 26 560	0 304 05 226 0 201 21 610	0 206 26 560	0 201 11 610	0 206 26 000	0201 11 610 0 201 21 610
Приняты к забалансовому учету топливные карты
27/1		27/1		27/1
Выданы топливные карты сотрудникам
27/2	27/1	27/2	27/1	27/2	27/1
Отражен возврат топливных карт сотрудниками
27/1	27/2	27/1	27/2	27/1	27/2
Отражен возврат топливных карт поставщику
	27/1		27/1		27/1
Отражен возврат залоговой стоимости топливных карт
0 304 05 226 0 201 21 510 (возврат в том же финансовом году)	0 206 26 660	0 201 11 510	0 206 26 660	0 201 11 000	0 206 26 000
0 303 05 830 0 210 02 130 (возврат в другом финансовом году)

Учет приобретенных ГСМ

Для того чтобы сотрудники могли приобрести ГСМ на АЗС с применением топливных карт, образовательное учреждение должно перечислить поставщику оговоренную условиями договора сумму.

В течение месяца сотрудники осуществляют заправку транспортных средств на АЗС с применением топливных карт.

Фактический расход ГСМ подтверждается путевыми листами, оформляемыми и представляемыми в бухгалтерию образовательного учреждения с регулярностью, утвержденной учетной политикой. Чеки, выдаваемые на АЗС, прикладываются к путевым листам.

Как было указано, по завершении месяца поставщик представляет образовательному учреждению пакет документов (приведен выше). На их основании производится сверка данных о полученных от поставщика ГСМ с данными, указанными в чеках, приложенных к путевым листам сотрудников (держателей карт).

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующей корреспонденцией счетов:

Инструкция N 162н		Инструкция N 174н		Инструкция N 183н
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Перечислена предварительная плата за ГСМ
0 206 34 560	0 304 05 340 0 201 21 610	0 206 34 560	0 201 11 610	0 206 34 000	0 201 11 000 0 201 21 000
Приняты к бухгалтерскому учету ГСМ, полученные на АЗС сотрудниками (держателями карт)
0 105 33 340	0 302 34 730	0 105 33 340	0 302 34 730	0 105 33 000	0 302 34 000
Произведен зачет аванса
0 302 34 830	0 206 34 660	0 302 34 830	0 206 34 660	0 302 34 000	0 206 34 000
Списан фактически израсходованный бензин на основании путевых листов
0 401 20 272 0 109 хх 272	0 105 33 440	0 401 20 272 0 109 хх 272	0 105 33 440	0  401 20 272 0 109 хх 272	0 105 33 000

Рассмотрим на примере отражение операций по приобретению ГСМ с использованием топливных карт, то есть в безналичном порядке.

Пример

Автономным учреждением заключен договор с поставщиком на поставку ГСМ в 2012 г. за счет средств субсидии на выполнение госзадания, условиями которого предусмотрено, что:

- учреждение оплачивает изготовление топливных карт в количестве 4 шт. в сумме 900 руб.;

- поставка ГСМ в 2012 г. осуществляется в количестве 3 200 л на сумму 80 000 руб.;

- топливные карты предоставляются при перечислении 100%-й предварительной оплаты;

- выборка ГСМ производится при осуществлении предварительной оплаты за квартал 20 000 руб. (80 000 руб. / 4 кв.);

- документы о количестве и стоимости выбранных ГСМ представляются поставщиком по окончании месяца.

Учетной политикой учреждения установлено, что:

- путевые листы оформляются ежедневно;

- сдача их в бухгалтерию также производится ежедневно;

- топливные карты, как бланки строгой отчетности, учитываются на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб.;

- топливные карты, находящиеся в кассе учреждения, учитываются на субсчете 03/1, а выданные сотрудникам - на субсчете 03/2;

- списание в бухгалтерском учете фактически израсходованного бензина производится по окончании месяца.

В течение января были произведены следующие операции:

- произведена предварительная оплата изготовления топливных карт в сумме 900 руб.;

- приняты к учету топливные карты в количестве 4 шт., из них 3 шт. выданы сотрудникам;

- произведена предварительная оплата ГСМ за I квартал в сумме 20 000 руб.;

- согласно первичным документам поставщика и данным чеков АЗС, предъявленных в бухгалтерию сотрудниками, получены и приняты к учету ГСМ в количестве 200 л на сумму 5 000 руб.;

- фактически израсходованные ГСМ на основании данных путевых листов составили 180 л на сумму 4 500 руб.;

- произведен возврат в кассу одной топливной карты в связи с увольнением одного сотрудника (держателя топливной карты).

Лицевой счет открыт в ОФК. Транспортные средства используются в рамках деятельности по выполнению госзаказа.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Произведена предварительная плата за изготовление топливных карт	4 206 26 000	4 201 11 000	900
Приняты к учету расходы по изготовлению топливных карт	4 109 60 226	4 302 26 000	900
Приняты к учету топливные карты	03/1		4
Произведен зачет предварительной платы за изготовление топливных карт	4 302 26 000	4 206 26 000	900
Отражена передача сотрудникам топливных карт	03/2	03/1	3
Произведена предварительная оплата ГСМ	4 206 34 000	4 201 11 000	20 000
Оприходованы ГСМ, отпущенные сотрудникам учреждения на АЗС	4 105 33 000	4 302 34 000	5 000
Произведен зачет предварительной оплаты отпущенных ГСМ	4 302 34 000	4 206 34 000	5 000
Списан фактически израсходованный бензин на основании данных путевых листов последним днем месяца	4 109 60 272	4 105 33 000	4 500
Отражен возврат топливной карты сотрудником учреждения	03/1	03/2	1

И. Зернова,

редактор журнала "Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.