Работа с персональными данными как инструмент минимизации кадровых рисков (А. Митрофанова, "Кадровик. Кадровый менеджмент", N 12, декабрь 2012 г.)

Работа с персональными данными как инструмент минимизации кадровых рисков

В статье рассмотрен вопрос минимизации кадровых рисков, связанных с приемом на работу новых сотрудников, путем проведения предварительной HR-разведки и анализа персональных данных, а также в процессе проведения собеседования со службой безопасности. Проанализирована правомерность использования современных методик анализа персональных данных.

Все чаще в современных компаниях возникают кадровые риски, связанные со снижением лояльности сотрудников, что свидетельствует, прежде всего, о том, что компании-работодатели плохо знают своих сотрудников. Все это требует от кадровых служб более серьезного и обоснованного подхода к работе с персональными данными как работающих сотрудников, так и кандидатов на вакантные должности.

Арсенал инструментов, используемых в компаниях для решения этой задачи, достаточно велик и разнообразен. Сегодня принято говорить о HR-разведке, под которой понимаются мероприятия или комплекс мероприятий, связанных со сбором и анализом информации о потенциальном сотруднике, а также деталях работы в области управления персоналом компаний-конкурентов или их структурных подразделений.

Разведка, касающаяся потенциального сотрудника, связана со стремлением компаний-работодателей снизить возможные угрозы, возникающие при приеме на работу нового сотрудника. С другой стороны, соискатели также проводят разведку, составляя портрет компании, чтобы подстраховаться от возможных рисков.

Помимо HR-разведки проверка персональных данных осуществляется службой безопасности, кадровой службой с помощью различных методов, основные из которых рассмотрены ниже.

Проверка персональных данных службой безопасности

Проверка персональных данных соискателя и собеседование со службой безопасности чаще всего проводится лишь после успешного завершения всех предусмотренных организацией этапов отбора кандидата: интервью с консультантом кадрового агентства, с HR-службой компании и непосредственным руководителем.

Несмотря на то что компанию-работодателя в первую очередь интересуют те элементы личных сведений о кандидате, которые способны угрожать бизнесу, к примеру, отсутствие нарушений закона или психических заболеваний, далеко не каждый соискатель спокойно отнесется к перспективе проверки на детекторе лжи или необходимости отвечать на вопросы о его семейной жизни.

Следует также отметить, что HR-службы ряда компаний проводят предварительный отсев кандидатов, осуществляя мониторинг информации о них в социальных сетях.

Больше того, компании-работодатели продолжают отслеживать интернет-активность своих сотрудников на различных веб-ресурсах (социальных сетях, форумах, блогах) и после их приема на работу, с целью минимизации угрозы для компании, которую они могут представлять. Конечно, по закону анализ информации, опубликованной в Интернете, не является вторжением в личную жизнь. Но работодателям не стоит забывать, что не каждый сотрудник спокойно отнесется к тому, что его активность даже во внерабочее время остается под постоянным присмотром начальства.

Рассмотрим юридическую сторону данного вопроса. Согласно ст. 86 ТК РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни сотрудника или кандидата только с его письменного согласия, поэтому претендент заполняет и подписывает анкету. Также при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не может основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Таким образом, в спорных вопросах сотрудникам лишь необходимо знать свои права и обязанности согласно законам. Однако, как показывает практика, когда соискатель, к примеру, отказывается от заполнения анкеты и по закону работодатель не может отклонить его кандидатуру по данной причине, в 99% случаев компании просто найдут иную причину для принятия отрицательного решения.

Заполнение анкеты в большинстве случаев является необходимым требованием для всех сотрудников без исключения, начиная от водителей и работников складов и заканчивая топ-менеджерами.

Это объясняется тем, что наличие проблем с законом является критичным для работника любого уровня, и подтвержденный факт наличия криминального прошлого у соискателя зачастую является причиной для отказа в приеме на работу. Причем уровень контроля повышается пропорционально уровню позиции, на которую претендует соискатель.

Ситуация упростилась в 2010 году после внесения изменений в Трудовой кодекс РФ, согласно которым факт наличия (отсутствия) судимости и (или) уголовного преследования теперь подтверждается при сдаче необходимых для приема на работу документов в виде справки, выданной в порядке и по форме, установленной федеральным органом исполнительной власти.

Проверка рекомендаций

Еще один источник информации о кандидате и уточнения его персональных данных - это рекомендации. Можно выделить два типа рекомендаций - рекомендации, представленные соискателем, в письменном виде (они, как правило, носят общий характер), и рекомендации, собранные работодателем или рекрутинговым агентством самостоятельно. Рекомендации могут быть получены как от непосредственного руководителя кандидата и его коллег, так и от его деловых партнеров и клиентов. Как правило, уже при заполнении первичной анкеты соискателей просят указать контакты тех, кто мог бы их рекомендовать.

Рекомендации в большинстве случаев начинают собирать уже после прохождения первичных этапов отбора, в случае заинтересованности компании-работодателя в данном кандидате, поскольку они призваны подтвердить или конкретизировать уже сложившееся о соискателе мнение.

За рубежом наиболее распространены письменные рекомендации - от преподавателей, бывших сотрудников и руководителей, которые подготавливаются соискателем заранее и представляются вместе с резюме. Самая большая проблема данных рекомендаций - субъективность, поскольку подобные рекомендации подчеркивают лишь положительные стороны соискателя.

В России письменные рекомендации широкой распространенности не получили. К тому же работодатели зачастую предпочитают лично собирать рекомендации у контактных лиц соискателя.

Личное собеседование со службой безопасности

Соискателям следует помнить, что работодатели заинтересованы в выяснении подробностей их личной жизни только в целях снижения угрозы собственному бизнесу. Желание работодателей перестраховаться вполне естественно, поэтому при прохождении собеседования с представителями службы безопасности кандидатам необходимо оставаться максимально открытыми. При этом соискателю необходимо морально подготовиться к тому, что вопросы, интересующие службу безопасности, будут касаться уже не профессиональных компетенций кандидата, а его частной жизни. К примеру, в центре внимания обязательно окажутся подробности карьерного пути кандидата и ответы на вопросы:

- Где вы работали прежде?

- Каковы причины увольнения с предыдущих мест работы?

В список вопросов также войдет просьба назвать имена прежних руководителей и предоставить их контактные данные. Зачастую представители службы безопасности связываются не только с начальниками, под управлением которых соискатели работали раньше, но и с бывшими коллегами. В некоторых случаях служба безопасности также использует методику "360 градусов": анализируют мнения начальника, коллег и бывших подчиненных, то есть смотрят на человека "сверху", "сбоку" и "снизу".

Еще один блок вопросов призван составить психологический портрет кандидата. К нему будут относиться вопросы о родителях и ближайших родственниках, их профессиях и местах работы. Также среди вопросов могут быть следующие:

- Каков круг ваших увлечений?

- Есть ли у вас дурные привычки, склонность к азартным играм?

Помимо прочего, служба безопасности может провести проверку вашей кредитной истории и истории мобильных переговоров.

Еще одним инструментом, который может быть использован на интервью со службой безопасности, является метод прямых вопросов и по аналогиям. Метод прямых вопросов заключается в просьбе прокомментировать те или иные факты, которые были обнаружены на стадии проверки.

Метод по аналогиям заключается в выявлении фактов по косвенной информации. Другим примером использования данного метода можно назвать многоразовое подведение соискателя к одной и той же теме, но с разных сторон и в те моменты собеседования, когда он этого не ждет. Например, в определенный момент могут "случайно" класть на стол картинки, вызывающие некоторые ассоциации с темой, которая заинтересовала службу безопасности.

В процессе собеседования также стараются выявить личностные качестве соискателя, определить, насколько он открыт, готов к сотрудничеству, искренен, управляем и т.д.

Конечная цель личного собеседования - перепроверить весь объем имеющейся у службы безопасности информации, однако интерпретация и конечные выводы все равно будут субъективными, поскольку зависят от конкретного человека. К примеру, в процессе собеседования служба безопасности может постараться выявить факты и причины возбуждения заведенного на соискателя уголовного дела, сделать собственные выводы относительно его причастности и виновности. Однако столь подробный анализ делают далеко не все представители службы безопасности, ведь гораздо проще сразу дать отказ по формальным причинам.

Метод стрессового интервью

Когда кандидат претендует на топовую позицию в компании, которая предполагает участие в формировании политики и стратегии развития, а также получение доступа к значительным финансовой средствам, собеседование со службой безопасности в большинстве случаев будет носить обязательный характер [2]. Как показывает практика, наиболее подходящим форматом для проведения подобного собеседования является стрессовое интервью. Цель данного метода - проверить эмоциональную и психологическую устойчивость кандидата и посмотреть его реакцию на зачастую провокационные вопросы. Например:

- Сколько зарабатывают ваши родители?

- Как долго вы живете с женой (или мужем)?

- Счастливы ли вы в браке?

- Есть ли у вас дети?

- Как часто вы врете?

В процессе подобного интервью соискатель должен спокойно и доброжелательно реагировать на любые вопросы о его частной жизни, причем ответы должны быть достаточно подробными, поскольку это сделает возможным получить расположение интервьюера, завоевать его доверие, что впоследствии позволит избежать множества уточняющих вопросов. Подобная беседа требует максимальной концентрации, ответы должны быть уверенными и четкими, манера поведения спокойной и безукоризненной. Поэтому соискателю необходимо заранее подготовиться к такой беседе, причем особенно тщательно подойти к выбору одежды, которая должна, с одной стороны, помочь ему чувствовать себя раскованно, а с другой - очень собранно.

Конечная цель личного собеседования - перепроверить весь объем имеющейся у службы безопасности информации, однако интерпретация и конечные выводы все равно будут субъективными, поскольку зависят от конкретного человека.

В течение всей беседы соискателю нужно оставаться спокойным, ничего не бояться, не поддаваться на провокации. При ответе ему можно говорить все, что он считает правильным, однако стараться не говорить лишнего. Если в биографии соискателя имеются какие-либо правонарушения, зафиксированные в соответствующих органах, то о них следует сказать сразу, поскольку они, вероятнее всего, уже известны службе безопасности после проведения предварительной проверки. В случае если задается прямой вопрос или вопрос, касающийся анкетных данных, следует давать точную и правдивую информацию.

Следует отметить, что оценка соискателей с помощью стресс-методик (испытание ожиданием, дотошные вопросы о личной жизни соискателя, разговор "на повышенных тонах") эффективна лишь в определенных случаях, в правильной дозировке и при правильном использовании.

Проверка на детекторе лжи

В некоторых компаниях стрессовая атмосфера обостряется в связи с использованием полиграфа, или детектора лжи. В некоторых компаниях (например, "Евросеть", Промсвязьбанк) прохождение подобного тестирования обязательно для каждого соискателя. По закону результаты, выявленные в ходе данной проверки, не могут стать причиной отказа в трудоустройстве. Поэтому работодатель вряд ли будет ссылаться на проваленный тест на детекторе лжи.

Типичными для России аспектами личности соискателя, выявляемыми при помощи полиграфа, являются:

- психофизические качества, устойчивость и адекватность в стрессовых ситуациях;

- социальная ориентация и социальная надежность соискателя, примеры асоциального поведения в прошлом;

- мотивационная сфера соискателя, его структура ценностей и целей;

- профессиональные качества и навыки руководителя.

О чем стоит позаботиться кандидату

Существует мнение, что в ходе проверки соискателей на ключевые руководящие должности, службы безопасности, особенно если речь идет о крупных компаниях, подключают к работе детективные агентства. В большинстве случаев так вынуждены поступать лишь те компании, в которых нет собственной службы безопасности.

Соискатель может отказаться от собеседования со службой безопасности или ограничить круг вопросов, на которые он готов отвечать (например, исключить вопросы о личной жизни). Он также имеет право уточнить процесс обработки и защиты его персональных данных. Служба безопасности не играет решающей роли в процессе подбора кандидатов, однако она обязательно дает свое заключение рекомендательного характера дирекции компании. И в большинстве случае работодатели к нему прислушиваются. Ведь подключение к процессу службы безопасности - это шаг, благодаря которому компания-работодатель старается снизить потенциальные риски, связанные с наймом нового специалиста.

Юлия Губанова, директор по персоналу ЗАО "Эйч Эл Би Внешаудит", напоминает, что перед встречей c "силовиками" соискателям необходимо внимательно проверить все свои персональные данные, доступные в открытых источниках: "Забейте свой электронный адрес и номер мобильного в поисковые системы, посмотрите результаты. Проверьте свои страницы в социальных сетях, оцените имеющиеся там фотографии и записи и т.д. Всегда помните: неоднозначная, каким-либо образом компрометирующая вас информация, размещенная в Интернете, может сыграть против вас при оценке службой безопасности" [2].

Одновременно соискатель должен составить подробный портрет компании-работодателя, основываясь на доступной в Интернете информации. Сайт компании - это ее лицо, по нему можно сказать о статусе компании, ее перспективах и планах развития. Узнать об истории, о направлениях деятельности и перспективах развития предприятия полезно еще потому, что так соискатель сможет продемонстрировать работодателю свою заинтересованность и получить несомненное преимущество перед остальными кандидатами.

Дополнительные сведения, которые можно найти в различных СМИ, на форумах и в блогах, возможно, окажутся весьма субъективными, однако дадут возможность оценить ее положение и статус в качестве работодателя на рынке труда. Важно ведь не только быть желанным сотрудником, но и найти себе надежное место работы.

Библиографический список

1. Работодатель следит за нами в ВКонтакте? [Электронный ресурс] URL: http://hh.ru/article.xml?articleId=2015.

2. HR-разведка [Электронный ресурс] URL: http://planetahr.ru/publication/165.0.

3. Яфизов М. Детектор лжи при приеме на работу: насколько эффективна эта мера и этично ли ее применение по отношению к претендентам? [Электронный ресурс] URL: http://www.c2f.ru/archives/detektor-lzhi-pri-prieme-na-rabotu-naskolko-ef fektivna-eta-mera-i-etichno-li-eyo-primenenie-pootnosheniyu-k-pretendenta m.

4. Береги честь смолоду [Электронный ресурс] URL:/http://planetahr.ru/publication/2682/.

А. Митрофанова,

ассистент кафедры управления персоналом

Государственного университета управления

Словарь управления персоналом

Персональные данные - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

"Кадровик. Кадровый менеджмент", N 12, декабрь 2012 г.