"Бухгалтерия на аутсорсинге: бесспорные преимущества" (интервью с О.Н. Новиковой, генеральным директором компании "Ниеншанц-Альянс") (Е. Тарасова, "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2013 г.)

"Бухгалтерия на аутсорсинге: бесспорные преимущества" (интервью с О.Н. Новиковой, генеральным директором компании "Ниеншанц-Альянс")

О достоинствах и рисках при переходе на бухгалтерский аутсорсинг, ответственности сторон и проведении налоговых проверок с участием аутсорсинговых фирм мы поговорили с Ольгой Николаевной Новиковой, генеральным директором компании "Ниеншанц-Альянс". Компания "Ниеншанц-Альянс" входит в холдинг "Ниеншанц" и специализируется на аутсорсинге учетных функций. Девиз организации: "Качественный аутсорсинг по доступным ценам". В области бухгалтерских услуг она делает все - от постановки учета для новых организаций до восстановления бухгалтерии у фирм "с историей". В рамках обслуживания компания консультирует клиентов по всем вопросам, связанным с финансами, бюджетированием, налоговым законодательством и, разумеется, бухгалтерским учетом.

Организации с каким видом деятельности наиболее часто (по вашему опыту) передают учет на аутсорсинг? Это представители малого, крупного или среднего бизнеса?

Из моего опыта, охотнее на аутсорсинг переходят компании со статусом "крупные" или максимально приближенные к этой категории. На мой взгляд, это отчасти объясняется дальновидностью развитых компаний, прекрасно понимающих выгоды от партнерства на аутсорсинге, а отчасти - психологией. Согласитесь, когда у вас в штате три человека, один из которых - бухгалтер, коллектив начинает восприниматься как вторая семья. И зачастую расстаться с членом этой семьи, особенно когда опыт совместной работы исчисляется годами, собственник просто не хочет. И, даже признавая экономическую выгодность перехода на аутсорсинг, тем не менее остается при своем мнении. Как известно, работа с привычками - самая сложная.

Примечание. Чаще всего бухгалтерию на аутсорсинг переводят крупные компании.

Зачастую директору сложно отказаться от "бухгалтерии под рукой". Какие выгоды у компаний при переходе на бухгалтерский аутсорсинг?

Как правило, решение о переходе на аутсорсинг принимается в состоянии открытой войны с инспектирующими органами. Либо владелец бизнеса получил уведомления о штрафах, либо дело дошло до ареста расчетного счета. Другой вариант - собственник решил продать компанию и обнаружил, что учет в течение всего срока работы фирмы велся, мягко говоря, некорректно. На мой взгляд, Закон о бухучете абсолютно прав: в конечном итоге ответственность за то, как организован процесс ведения учета на предприятии, лежит на руководителе. И то, что многие фирмы приходят к состоянию краха по причине неумения планировать бюджет, разорительных штрафов, обмана со стороны непроверенных контрагентов - не вина некомпетентного бухгалтера, а вина руководителя. Ведь именно он взял на работу такого специалиста, а в ходе работы ни разу не позаботился об его проверке, например, организовав аудит. Выгоды от перехода на аутсорс для меня, например, очевидны. Самый большой плюс: материальная ответственность ложится на плечи фирмы, которая ведет вам учет. И это правильно - в конечном итоге каждый должен отвечать за качество своей работы. Еще один немаловажный плюс - это отсутствие прямых и косвенных затрат у владельца бизнеса на содержание бухгалтера: штатного или приходящего. Нет расходов на программное обеспечение, на налоги с зарплаты, на оформление больничных, декретных. И, принимая во внимание, что отношения при аутсорсинге клиент ведет фактически с юридическим лицом, такие нюансы, как личностный фактор, исключаются по умолчанию. Закрепленный за компанией бухгалтер никогда не поставит ей, к примеру, ультиматум на повышение зарплаты просто потому, что не она ее выплачивает.

Примечание. Аутсорсинговая компания не оставит генерального директора один на один с налоговой проверкой.

Какие налоговые выгоды получает клиент? Насколько это рискованно?

Интересный вопрос по налоговым выгодам для клиента. Здесь можно говорить не о прямых, а о "косвенных", альтернативных выгодах. Существуют легитимные способы снижения налогового бремени (например, в налоговом учете использовать амортизационную премию, ускоренную амортизацию, начислять резервы по сомнительным долгам, применять льготные ставки по страховым взносам и пр.). Штатный бухгалтер не всегда может знать о наличии таких прав в силу своей узкой специфики. В то же время при аутсорсе клиент фактически имеет доступ к интеллектуальным ресурсам всех сотрудников компании. В частности, в нашей организации мы практикуем проведение еженедельных круглых столов, на которых обсуждаются последние изменения в законодательстве, регулярно устраиваются "мозговые штурмы" на тему нестандартных хозяйственных операций клиента.

Риск от сотрудничества с достойной компанией-аутсорсером сведен фактически к нулю. Чем может рисковать клиент? Все условия прописаны в договоре. В приложении подробно приведены факторы, влияющие на стоимость обслуживания. Клиент всегда видит - если меняется какой-то фактор, меняется, соответственно, и цена. Причем наша компания всегда дает возможность клиентам понизить стоимость обслуживания. Например, если клиент оставляет за собой функцию ведения первичной документации.

Примечание. Чтобы перевести бухгалтерию на аутсорс, получать какое-либо разрешение от собственника организации не требуется.

Может ли директор выбрать "своего" бухгалтера, попросить поменять бухгалтера, который ведет фирму? Нужно ли разрешение собственника, чтобы перевести бухгалтерию на аутсорс?

Предпочтения клиента учитываются на начальном этапе. При согласовании договора мы спрашиваем у наших клиентов, есть ли у них дополнительные пожелания к работе. При этом учитывается буквально все. Поэтому по умолчанию руководитель отдела сопровождения назначает ведущего бухгалтера для клиента, но если у последнего не возникнет взаимопонимания со своим бухгалтером, будет предложен альтернативный вариант.

Законодательно нет требования о том, что генеральный директор компании (если не он является собственником) должен предоставить какое-то письменное уведомление о том, что собственник согласен на формат работы на аутсорсинге. А в статье 7 Закона N 402-ФЗ прямо указано, что "ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта". Не собственником.

Примечание. Аутсорсинговая компания поможет подобрать клиенту легитимные способы снижения налоговой нагрузки.

Может ли быть комбинированный вариант - в штате есть бухгалтер, а отчетность составляет и отправляет аутсорсер? Нужно ли фирме покупать бухгалтерские программы и электронную отчетность при работе с аутсорсинговыми компаниями?

Несмотря на общепринятое мнение, что аутсорсинг - это полная альтернатива штатному или приходящему бухгалтеру, мы не являемся угрозой существования штатной единицы. Особенно если речь идет о штате бухгалтеров в достаточно крупной компании. Как показывает практика, при действующем бухгалтере с удовольствием отдают на аутсорсинг расчет блока "зарплата". Или же компания, оставляя за собой ведение всей первичной документации, отдает на аутсорсинг подготовку регламентированной отчетности. Это удобно в первую очередь тем, что все программное обеспечение для сдачи электронной отчетности, подготовки отчетов по установленным формам приобретает партнер-аутсорсер, избавляя тем самым своего клиента от внушительных издержек.

Примечание. Зачастую компании предпочитают совмещать услуги штатного бухгалтера и аутсорсинг.

Какую ответственность несут аутсорсинговые фирмы перед клиентом? Если налоговая инспекция оштрафовала фирму за неверный расчет базы по налогу, то кто оплатит этот штраф? Кто принимает решение, обжаловать эту санкцию в суде или нет?

Именно аутсорсер несет зафиксированную в договоре прямую материальную ответственность перед клиентом за возникновение штрафов или пеней в ходе своей деятельности. По крайней мере, у любой серьезной аутсорсинговой компании прописан этот пункт в договоре. Мы - не исключение. Если по нашей вине клиенту начисляют штраф, мы в безапелляционном порядке перечисляем сумму уплаченного штрафа на его расчетный счет. Все судебные споры с налоговыми органами ведем мы сами. Это еще один плюс работы с аутсорсинговыми компаниями: как правило, в их штате есть и кадровые службы, и юридические. Разумеется, нужно понимать, что, если клиент несколько лет некорректно вел учет, а потом решил заключить с нами договор на обслуживание, штрафы, возникшие за предыдущие периоды отчетного "бездействия", будет оплачивать он сам.

Примечание. Компания-аутсорсер несет материальную ответственность перед клиентом в случае возникновения штрафов, начисленных по ее вине.

Как проходит выездная налоговая проверка, если бухгалтерия полностью на аутсорсе? Куда приходят проверяющие и кто передает документы?

Пункт 1 статьи 89 Налогового кодекса гласит следующее: налоговая проверка проводится на территории (в помещении) налогоплательщика на основании решения налогового органа. В случае если у налогоплательщика отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной налоговой проверки, то проверка может проводиться по месту нахождения налогового органа. Это что касается формальной стороны вопроса.

На деле же компания сталкивается со следующими трудностями: разместить представителей инспектирующих органов, собрать все документы в одном месте и в одно время и при этом не потерять оригиналы в процессе сборов, пройти процедуру ответов на все вопросы со стороны проверяющих, объяснить природу каждого спорного документа и т.д. Большую часть этих проблем решают внешние аутсорсеры. Во-первых, они предоставляют помещения для проведения проверки. Во-вторых, они аккуратно готовят все необходимые документы, предоставляя гарантию, что самый важный счет-фактура не потеряется накануне проверки. В-третьих, аутсорсеры профессионально прокомментируют любой вопрос, поступающий со стороны проверяющих органов. Другими словами, фактически аутсорсинговая компания берет на себя все сложности, связанные с процедурой многоступенчатой выездной проверки - вплоть до транспортных издержек.

Примечание. Аутсорсинговая компания - незаменимый помощник при участии фирмы в налоговой проверке.

Беседу провела

Е. Тарасова,

заместитель главного редактора

"Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2013 г.