Документальное расставание (С. Щепетильникова, "Расчет", N 1, январь 2013 г.)

Документальное расставание

В течение года бухгалтеры каждой фирмы формируют огромные пачки документов. Закон обязует компании хранить бумаги. Светлана Шепетильникова узнала, как определить период, когда формы, бланки, накладные и отчеты должны находиться в архиве, и как правильно их уничтожить, когда придет пора проститься с ненужными бумагами?

Закон "О бухгалтерском учете" от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ четко заявляет всем экономическим субъектам, за исключением ИП, что "каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом". Так, в любой компании образуется невероятный ворох документов, который не только занимает место, но и тратит деньги фирмы, как минимум за счет аренды дополнительных квадратных метров.

Как долго хранить

В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы. Как долго хранить документы для налоговой инспекции, можно узнать в пункте 4 статьи 89 НК РФ, там сказано: "в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки". Вот вроде бы и нашли ответ: документы храним всего за три года. Кстати, в статье 196 ГК РФ указан аналогичный период, за который могут потребоваться бумаги: "Общий срок исковой давности устанавливается в три года".

Но не все так просто. Вернемся обратно к Налоговому кодексу: в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 черным по белому написано, что налогоплательщики обязаны "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других бумаг, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов". Другими словами, к тем, уже озвученным, годам, в течение которых нужно вести архив, прибавляем еще один. Кстати, аналогичное требование установлено и к налоговым агентам, коими зачастую выступают работодатели (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Обратимся к "новому завету" для бухгалтеров, а именно к статье 29 402-ФЗ: там нам предписывается хранить документы и электронные базы не менее пяти лет, а также дается отсылка к Федеральному закону от 22 ноября 2004 года N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010 г.) "Об архивном деле в Российской Федерации".

Как уже отмечалось, компании обязаны вести архив не только для налоговиков, но и для других ведомств. Дольше всего хранить бумаги нужно для ФСС. Этот вывод вытекает из подпункта 6 пункта 2 статьи 28 Федерального закона от 24 июля 2009 года N 212-ФЗ, который обязывает "обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов".

Процесс утилизации

Решившись проредить архивные полки, нужно вооружиться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года (далее - Перечень).

В основном, нас будет интересовать раздел 4 "Учет и отчетность" озвученного документа. Но вначале нужно собрать группу единомышленников. То есть руководитель экономического субъекта своим приказом (распоряжением) создает экспертную комиссию для отбора дел для хранения и уничтожения. Желательно, чтоб ее состав был не менее 3-х человек. В ходе своей работы комиссия подготавливает акт "О перечне документов, подлежащих уничтожению". При этом не переписывают все реквизиты документов, а группируют их по признаку однородности, в смысле - обобщенно, например: "Банковские документы за 2007 г.". По результату работы комиссия оформляет акт "Об уничтожении документов". Оговорюсь и скажу, что такая процедура не закреплена никакими нормативно-правовыми актами. Тем не менее будет лучше описать ее в своем документообороте.

Огонь, ножницы, мусорка

Выбирая способ расставания с документацией, помните, что не все возможные варианты одинаково полезны. Так, сжигая бумаги, можно получить штраф, поскольку несанкционированное разведение огня является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать документы на мусорку - тоже не очень хороший вариант, так как вы должны сохранять коммерческую тайну. Можно приобрести уничтожитель бумаг (шредер) и с его помощью измельчить ненужный архив. Есть и еще один законный и безопасный способ попрощаться с устаревшими бумагами - заключить договор с компанией по переработке макулатуры, за это фирма получит небольшое, но вознаграждение. Его в бухгалтерском учете можно будет отразить следующими записями:

Дебет 76 Кредит 91.1

- передача документов в макулатуру;

Дебет 91.2 Кредит 68.2

- начислен НДС;

Дебет 51 Кредит 76

- получено вознаграждение за макулатуру.

Примечание. Исключения из правил

Законодательство предусматривает исключения из общих правил хранения бумаг.

Наименование документа	Срок хранения	Основания
Документы на приобретение ОС	Дополнительно 4 года после списания ОС	Пп. 8 п. 1 ст. 23 и ст. 252 НК РФ Письма Минфина РФ 26.04.2011 г. N 03-03-06/1/270, от 15.09.2005 г. N 03-03-02/84
Документы, подтверждающие понесенный убыток	Пока убыток уменьшает налоговую базу (максимум 10 лет) и 4 года после	Пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 2, 4 ст. 283 НК РФ, п. 5 ст. 346.6 НК РФ - для плательщиков сельхозналога, п. 5 ст. 346.6 НК РФ - для УСН. Письма Минфина РФ от 23.04.2009 г. N 03-03-06/1/276, от 03.04.2007 г. N 03-03-06/1/206. Если ранее проводилась налоговая проверка, то документы по данному убытку можно не хранить, определение ВАС РФ от 06.06.2008 г. N 6899/08.
Документы, по списанной дебиторской задолженности	4 года с момента списания	Пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ
Годовая бухгалтерская отчетность	Вечно	Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г.
Счета-фактуры, книги покупок и продаж	4 года с даты последний записи	П. 13 и 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость

С. Щепетильникова

"Расчет", N 1, январь 2013 г.