Годовой отчет - 2012. Налоговый учет отдельных видов прочих расходов ("Расчет", N 1, январь 2013 г.)

Годовой отчет - 2012. Налоговый учет отдельных видов прочих расходов

В книге "Годовой отчет - 2012 под общей редакцией Владимира Мещерякова" рассмотрены некоторые виды затрат, которые ревизоры не признают обоснованными или которые в налоговом учете можно учесть по разным основаниям. "Расчет" совместно с сайтом buhgod.ru публикует отрывок о спорных расходах.

Расходы на воду

На протяжении многих лет эта статья затрат вызывала бурные споры. Минфин России в письме от 2 декабря 2005 года N 03-03-04/1/408 разъяснял, что расходы на приобретение питьевой воды можно учесть при исчислении базы по налогу на прибыль, если по заключению санитарно-эпидемиологической службы вода в водопроводе не пригодна для питья. Эту позицию министерство подтвердило и в письме от 31 января 2011 года N 03-03-06/1/43. Поэтому во избежание налоговых споров стоимость бутилированной воды для сотрудников фирмы списывали за счет собственных средств. Хотя арбитражные суды в большинстве случаев поддерживали налогоплательщиков.

Но в письме Минфина России от 25 мая 2012 года N 03-03-06/1/274 представлен противоположный вывод. С 2012 года вы можете без колебаний учитывать эти затраты как расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренные законодательством Российской Федерации (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Пунктом 18 Приказа Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 года N 181н установлено, что одним из мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков является приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой. Этот документ - подзаконный нормативный акт к статье 226 ТК РФ. Финансирование мероприятий по улучшению условий и охраны труда работодателями осуществляется в размере не менее 0,2 процента суммы затрат на производство продукции (работ, услуг). Конкретный перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков определяется работодателем исходя из специфики его деятельности.

Пример

ЗАО "Долина" купило для работников питьевую воду глубокой очистки. Стоимость воды - 7100 руб. (в т.ч. НДС - 1083 руб.). При покупке и списании воды бухгалтер фирмы сделал проводки:

Дебет 20, Кредит 60

6017 руб. (7100 - 1083) - стоимость воды включена в состав расходов по обычным видам деятельности;

Дебет 19, Кредит 60

1083 руб. - учтена сумма НДС по воде;

Дебет 68, Кредит 19

1083 руб. - сумма НДС по воде принята к вычету;

Дебет 60, Кредит 51

- 7100 руб. - оплачена вода поставщику Затраты на покупку питьевой воды уменьшают налогооблагаемую прибыль "Долины".

Расходы на охрану

Охрану можно нанять или создать собственное соответствующие подразделение. Какой из этих способов выгоднее?

Создавая подразделение по безопасности, в первую очередь определите, для чего оно вам нужно. Так, если требуется охрана для организации пропускной системы посетителей, то создавать для этого специальную службу вовсе не обязательно. В этом случае достаточно сформировать административно-хозяйственный отдел (АХО), а охранников нанять как вахтеров. Это позволит избежать лишних трудностей с оформлением охранного подразделения, да и расходы по содержанию АХО уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы в обычном порядке.

С настоящим же охранным подразделением все гораздо сложнее. Дело в том, что для осуществления такой деятельности нужно иметь лицензию МВД России (ст. 11 Закона РФ от 11.03.1992 г. N 2487-1). А к организациям, занимающимся охраной, Положение о лицензировании частной охранной деятельности (утв. Постановлением Правительства РФ от 23.06.2011 г. N 498) предъявляет очень высокие требования. Поэтому фирмы, ведущие дела в других сферах, организовать собственное охранное подразделение не могут. Таким компаниям, чтобы получить лицензию, придется создавать дочернюю организацию, основным видом деятельности которой будет оказание охранных услуг.

Помимо лицензии охранная фирма должна иметь свой устав. В нем нужно указать, для чего создана такая компания. Устав обязательно нужно согласовать с местным отделом внутренних дел. Кроме того, чтобы приобрести оружие для охраны, организация должна получить специальное разрешение.

Фирме, занимающейся безопасностью, нужно застраховать охранников на случай гибели, получения увечья или иного повреждения здоровья, связанного с осуществлением профессиональной деятельности (ст. 19 Закона РФ от 11.03.1992 г. N 2487-1). Если этого не сделать, компанию могут лишить лицензии. Расходы по страхованию сотрудников уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Очевидно, что создание собственной охраны многим организациям невыгодно. Поэтому есть еще один вариант решения этой проблемы - нанять соответствующих специалистов.

Если вы решили воспользоваться услугами охранного агентства, то в первую очередь вам нужно заключить с ним договор. Агентство должно иметь соответствующую лицензию. В контракте обязательно нужно указать номер лицензии и дату ее выдачи охранному агентству (ст. 9 Закона РФ от 11.03.1992 г. N 2487-1).

Расходы по оплате услуг охранных агентств можно включить в состав прочих расходов и на их сумму уменьшить налогооблагаемую прибыль (пп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако для этого у компании должны быть подтверждающие документы, а именно: письменный отчет охранного агентства о результатах оказанных услуг и акт о выполненных работах, подписанный руководителями охранного агентства и вашей фирмы.

Кстати, налоговики при проверках обращают внимание на то, чтобы в договоре с агентством был указан фактический адрес охраняемой территории и ее точные размеры. В противном случае инспекторы посчитают эти затраты экономически необоснованными и, как следствие, доначислят налог на прибыль.

Еще один вопрос, который возникает у бухгалтера: можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы по охране арендованного имущества?

В принципе, в НК РФ не сказано, затраты на охрану какого имущества (собственного или арендованного) уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому, по нашему мнению, затраты на оплату услуг по охране арендованного имущества фирма также может включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Чтобы полностью исключить претензии ревизоров, советуем включить в договор аренды пункт, в котором говорится, что одной из обязанностей арендатора является охрана арендуемого объекта.

Расходы на топливо

В состав прочих расходов включают затраты на покупку бензина для служебного транспорта общехозяйственного назначения. Причем, по мнению налоговиков, такие расходы нужно учитывать только в пределах норм.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, Минфин рекомендует налогоплательщику при определении норм расхода топлива руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо от 22.06.2010 г. N 03-03-06/4/61).

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Минтрансом России 14 марта 2008 года (АМ-23-р). В данном документе приведены базовые значения расхода топлива, масла и смазок для разных марок отечественных и зарубежных легковых автомобилей, грузовиков и автобусов.

Эти величины нужно корректировать на специальные коэффициенты в зависимости от сезона, местности, массы груза. Полученные значения Минтранс предлагает использовать в том числе для "расчетов по налогообложению предприятий".

Однако у бухгалтера есть причины так не поступать. Ведь НК РФ не дает права Минтрансу утверждать лимиты расходов ГСМ для расчета налогов. В Кодексе вообще нет ни слова о том, что затраты на топливо нормируются. Кроме того, Методические рекомендации Минтранса России нельзя считать официальным документом: он не был опубликован и не был зарегистрирован в Минюсте. А способ, которым транспортники вводят Нормы в действие (информационное сообщение), не предусмотрен законодательством.

Итак, вы можете уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму фактических затрат на ГСМ, даже если они выше установленных Минтрансом лимитов. Несмотря на это, инспекторы наверняка возьмут на вооружение Нормы коллег при проверке обоснованности расходов. Позиция арбитражных судов в данном вопросе однозначна - это неправомерно. Это подтвердил и ВАС РФ в Определении от 14 августа 2008 года N 9586/08. Как учесть расходы на ГСМ, покажет пример.

Пример

ООО "Сусанин" оказывает транспортные услуги По договору фирма должна перевезти стройматериалы со склада из Серпухова в Москву. Водителю из кассы под отчет было выдано 1400 руб. для заправки автомашины бензином. Кроме того, он получил путевой лист. В конце дня водитель представил в бухгалтерию авансовый отчет о покупке 50 литров топлива. Стоимость 1 литра - 28 руб. К отчету приложены чеки HHT на сумму 1400 руб.

В путевом листе указаны пункты назначения, время выезда и возвращения, пробег автомобиля и фактический расход бензина, равный 45 литрам.

Все поездки осуществлялись для перевозки материалов по заключенному компанией договору.

Бухгалтер должен сделать такие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

1400 руб. - выданы под отчет водителю деньги на бензин;

Дебет 10 Кредит 71

1400 руб. - представлен авансовый отчет по купленному бензину;

Дебет 20 Кредит 10

1260 руб. - списано 45 литров бензина в расходы на основании путевого листа.

На всю стоимость фактически израсходованного бензина можно уменьшить доходы фирмы при расчете налога на прибыль.

Чтобы у проверяющих было меньше оснований для претензий, можно утвердить приказом руководителя собственные нормы расхода топлива. При этом заранее предусмотреть, что в отдельных случаях эти нормы могут быть увеличены, например, в зимнее время, для городских поездок в часы пик или из-за изношенности двигателя автомобиля.

Несмотря на то что минтрансовские нормативы не обязательно применять для расчета налога на прибыль, их можно использовать для других целей. Например, они понадобятся для планирования будущих расходов или для расчетов с водителями.

Расходы на медицинское обследование

ТК РФ обязывает работодателя создать для сотрудников нормальные и безопасные условия труда. Компания должна в предусмотренных законодательством случаях организовывать проведение медосмотров. Вправе ли фирма включить в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, затраты на медицинское обследование? И можно ли обследовать за счет организации бухгалтеров, управленческий персонал и других работников, чья деятельность связана с использованием персональных компьютеров?

Статья 213 ТК РФ обязывает работодателя проводить медосмотры сотрудников. Оплата медобследования возложена на фирму.

Медосмотры могут быть:

- предварительные - проводимые до заключения трудового договора;

- периодические - помогающие проследить состояние здоровья сотрудников в течение их трудовой деятельности;

- внеочередные - проводимые по особым медицинским показаниям.

В обязательном порядке медосмотр проходят работники, чья деятельность связана с управлением транспортом, с вредными условиями труда, занятые в пищевой промышленности, а также сотрудники, не достигшие 18 лет.

Перечень вредных производственных факторов и работ, при которых обязательны предварительные и периодические медосмотры, утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 года N 302н.

Расходы, связанные с прохождением сотрудниками и соискателями обязательных медицинских осмотров, включаются в целях налогообложения прибыли в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако Минфин считает, что указанные затраты должны производиться в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Минздравсоцразвития. Только в этом случае они уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли (письма Минфина России от 06.10.2009 г. N 03-03-06/1/648, от 31.01.2011 г. N 03-03-06/1/196).

Расходы на проведение необязательных (не предусмотренных законодательством) осмотров не учитываются в целях исчисления налога на прибыль.

Отметим также, что затраты, связанные с проведением обследований бухгалтеров, сотрудников управленческого персонала, а также других трудящихся, напрямую связанных с работой на компьютере, можно учесть при налогообложении прибыли. На основании упомянутого выше приказа Минздравсоцразвития от 12 апреля 2011 года N 302н лица, работающие с ПЭВМ более 50 процентов рабочего времени, должны проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (один раз в два года) медицинские осмотры.

Услуги связи

Расходы на связь у организации могут быть нескольких видов: на оплату услуг телефонного узла, в виде компенсации расходов на предоставленную связь арендодателем, на оплату счетов сотовых операторов, а также компенсация за использование аппарата сотрудника в служебных целях.

К расходам фирмы на услуги связи у налоговых инспекторов особое отношение. Исключением являются счета телефонного узла. Обоснованность других трат они всегда ставят под сомнение. Ревизоры рассуждают так. Раз фирма платит за переговоры, то она обязана доказать, что они были совершенны ее специалистами не для личных целей.

И если при проверке контролеры не обнаружат необходимых документов, подтверждающих производственный характер звонков, то они исключат эти затраты из расходов в налоговом учете и квалифицируют их как доход сотрудников. Соответственно, потребуют доплаты налога на прибыль и НДФЛ.

Иногда ревизоры проявляют еще больше изобретательности. Например, они полагают, что звонить по служебным делам сотрудники фирмы могут только в рабочее время. Предположим, что у компании есть детализация телефонных звонков. Из нее видно, в какое время работники пользовались связью. Если проверяющие обнаружат, что часть разговоров сотрудники ведут в выходные дни или в период отпуска, то тут же включат сумму в доход персонала. Инспекторы доначислят НДФЛ, пени и потребуют заплатить штраф.

В суде же ревизоры будут обязаны доказать, что фирма оплатила личные звонки работников. Некоторые арбитры полагают, что время, когда был совершен вызов, не может свидетельствовать о его цели и содержании. Так, служебный звонок можно сделать в нерабочее время и наоборот - личный в рабочее. Подобная позиция изложена, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 19 января 2009 года N КА-А40/12732-08 по делу N А40-21839/08-117-76.

Впрочем спорным моментом является и необходимость расшифровки телефонных звонков. Специалисты Минфина считают, что для того, чтобы услуги связи учесть в расходах, нужна детализация с указанием номеров и абонентов, с которыми сотрудники вели переговоры (письмо Минфина России от 19.01.2009 г. N 03-03-07/2). Тем не менее расшифровку вызовов можно и не заказывать. В некоторых случаях суды прямо указывают, что детализация звонков для подтверждения производственного характера расходов не требуется (Постановления ФАС Московского округа от 3.07.2009 г. N КА-А40/4697-09-2 по делу N А40-34897/08-117-96, от 29.01.2010 г. N КА-А40/14759-09-2 по делу N А40-571/09-76-3, Центрального округа от 6.03.2009 г. по делу N А35-4080/07-С8).

Доказать, что траты на телефонные вызовы не носили рабочей цели, ревизоры должны независимо от того, есть ли у фирмы расшифровка звонков или нет. А вот помочь инспекции с доказательствами такой документ может вполне. Особенно дотошные чиновники могут проверить, принадлежат ли вашим контрагентам телефоны, по которым звонил сотрудник. Конечно, из того, что номер не принадлежит поставщику или заказчику, не следует, что разговор был личным. Сотрудник, например, мог вести переговоры с потенциальным клиентом, которые не увенчались подписанием договора, - такие расходы являются производственными и направленными на получение дохода. Однако лишнюю информацию проверяющим можно не представлять вовсе. Больше информации о составлении главного документа года можно получить на сайте Buhgod.ru.

"Расчет", N 1, январь 2013 г.