Планирование потребности в кадрах в государственном органе (Е. Митрофанова, О. Писарева, Т. Лукьянова, "Кадровик. Кадровый менеджмент", N 1, январь 2013 г.)

Планирование потребности в кадрах в государственном органе

Статья посвящена методическим аспектам планирования потребности в персонале государственного органа. Методологической основой предложенного подхода является вычисление показателей профессионального уровня и уровня компетенций с помощью факторного анализа на основе метода экспертных оценок.

Совершенствование системы работы с кадрами является одной из основных задач реформирования государственной гражданской службы Российской Федерации. Эффективная работа с персоналом в организации, как показывает теория и практика управления, зависит от форм и методов планирования потребности в персонале. Наряду с планированием персонала в организации следует уделять внимание определению потребности в персонале на ближайшую или долговременную перспективу. Использование технологий, связанных с планированием персонала и определением потребности в нем, создает условия и возможности эффективного функционирования организации и дальнейшего ее развития.

Именно эти обстоятельства обусловили необходимость разработки методики планирования потребности в кадрах определенного профессионального уровня и компетенций для государственной гражданской службы.

Основные положения методики планирования потребности в кадрах для государственной гражданской службы

Разработанная методика предлагает комплексную оценку потребности государственного органа в кадрах, которая будет учитывать количественную и качественную составляющую выявленной потребности на основе оценки профессионального уровня и компетенций государственных гражданских служащих.

Предлагаемая методика, с одной стороны, позволяет максимально учитывать интересы государственного органа в вопросах кадрового планирования, а с другой - содействует обоснованной оптимизации кадрового состава.

Помимо основной поставленной задачи определения и планирования потребности в кадрах методика позволяет решать следующие задачи по следующим направлениям:

- оценка эффективности распределения функций административного регламента при действующем кадровом составе, а также при его потенциальном изменении;

- оценка целесообразности и эффективности повышения квалификации и профессиональной переподготовки конкретного гражданского служащего;

- обоснование управленческих решений по поводу зачисления гражданского служащего в кадровый резерв.

В основе методики определения и планирования потребности в кадрах определенного профессионального уровня и компетенций лежит комплексная оценка количественной и качественной потребности в персонале государственного органа, выявленной на основе анализа полноты и качества исполнения должностных регламентов. Административные и должностные регламенты определяют основные требования к работе чиновника, а также к набору необходимых для этой работы знаний, умений, навыков.

При проведении расчетов с применением методики используется следующие данные: положения о подразделениях, должностные регламенты, штатное расписание; набор показателей профессионального уровня; набор показателей компетенций; набор показателей реализации функций в рамках конкретных должностей; нормативные требования должности к профессиональному уровню и компетенциям работника; персональные данные государственных служащих, характеризующие их профессиональный уровень и компетенции. При этом государственные служащие рассматриваются как особая социально-профессиональная группа, основной функцией которой является исполнение административных регламентов.

Общий укрупненный алгоритм методики включает выполнение шагов, представленных на рисунке.

Оценка показателей профессионального уровня и уровня компетенций гражданских служащих при расчете кадровой потребности государственного органа

Методологической основой методики является исчисление матрицы показателей профессионального уровня и уровня компетенций с помощью факторного анализа на основе метода экспертных оценок. Метод экспертных оценок - достаточно простой, однако эффективный механизм оценки, который не требует сложных исследований. Расчет перспективной потребности в кадрах определенного профессионального уровня и компетенций проводится в сочетании прогнозного и проектно-программного подходов. Для просмотра прогнозных кадровых потребностей применяется метод моделирования.

При этом профессиональный уровень определяется как степень развития профессиональных характеристик (показателей) гражданского служащего, учитывающих опыт, образование и профессиональные знания с точки зрения решения конкретных служебных задач в соответствии с замещаемой должностью. Соответственно компетентностный уровень - степень развития компетенций (личностно-деловых, коммуникативных, управленческих) гражданского служащего.

Система показателей профессионального уровня и компетенций гражданского служащего сформирована с учетом мнений руководителей и специалистов государственных органов (табл. 1).

Таблица 1

Состав показателей оценки профессионального уровня и компетенций персонала

Показатели профессионального уровня и компетенций	Содержание критериев
Профессиональный уровень
Профессиональный опыт	Стаж работы в государственном органе, стаж работы на госслужбе
Образование	Уровень образования, ученая степень, соответствие специальности сфере и/или направлению деятельности, профпереподготовка, повышение квалификации и стажировка
Профессиональные знания	Управленческие, организационно-экономические, планово-финансовые, правовые, информационно-аналитические, иностранный язык, иные
Компетентностный уровень
Личностно-деловые компетенции	Кооперативность, дисциплинированность, способность к самообучению, ответственность, внимательность, работоспособность, системность мышления
Коммуникативные компетенции	Коммуникабельность, толерантность, культура общения, настойчивость, способность к ведению переговоров, эмоциональная устойчивость
Управленческие компетенции	Способность к администрированию, организаторские способности, способность к руководству, лидерство

В случае отсутствия показателей, которые могут оказаться существенными для деятельности государственного органа, такой набор может быть дополнен.

Система показателей предусматривает также оценку на личном уровне возраста и здоровья и полноту реализации функций гражданского служащего, которая определяется через масштаб реализации функции, результаты реализации функции и трудопотери при реализации функции.

В зависимости от занимаемой должности и уровня управления к гражданскому служащему могут быть предъявлены требования различного уровня. Поэтому методика устанавливает требуемые (нормативные) уровни (достаточные для эффективной деятельности с точки зрения задач, подлежащих выполнению в конкретный период, и требований, предъявляемых конкретной должностью) и наличные (фактические). Информация для установления требуемого уровня показателей может быть получена на основе установленных законодательством нормативов, требований должностных регламентов, экспертной оценки непосредственного руководителя, руководителя подразделения. Информация для оценки наличного уровня показателей может быть получена на основе личного дела гражданского служащего, результатов аттестации, заключения непосредственного руководителя, руководителя подразделения.

Сравнение требуемого уровня и демонстрируемого гражданским служащим уровня оценка (табл. 2) производится с использованием шкалы значений показателей профессионального уровня и компетенций (табл. 3).

Таблица 2

Пример сравнения требуемого и наличного уровней критериев показателя профессионального уровня "Образование"

Показатели профессионального уровня и компетенций	Требуемый (нормат.) уровень	Наличный (факт.) уровень
Профессиональный уровень
Образование
Уровень образования	1,0	1,0
Ученая степень	1,1	1,0
Соответствие специальности сфере и/или направлению деятельности	1,1	0,9
Профпереподготовка, повышение квалификации и стажировка	1,1	0,9

Таблица 3

Фрагмент шкалы значений критериев показателя профессионального уровня "Образование"

Уровень образования	3 и более в/о	2 в/о	в/о	Средн./спец	Среднее
	1,20	1,10	1,00	0,9	0,8
Ученая степень	Д-р наук	Канд. наук	Отсутствует
	1,15	1,10	1,00
Соответствие специальности сфере и/или направлению деятельности	Полностью соответствует	Частично соответствует	Не соответствует
	1,10	1,05	0,90
Профпереподготовка, повышение квалификации и стажировка	От н. в. до 3 лет назад	От 3 до 5 лет назад	Более 5 лет назад	Отсутствует
	1,10	1,05	1,00	0,90

Система показателей является справочным материалом для перевода всех вариантов используемых оценок в стандартизированные баллы для дальнейшей обработки данных. Оценка как фактического, так и нормативного уровня определяется с учетом весовых коэффициентов, которые установлены экспертным путем. Так, в отношении показателя "Образование" (его весовой коэффициент составляет 25 из 100 всего профессионального уровня) каждый его критерий определен экспертами как 6,25.

Математическая модель определения потребности в кадрах государственного органа

В Методике используется экспертный подход к оценке объема трудозатрат деятельности гражданского служащего и выявлению полноты реализации функций должностного регламента и оценке трудопотерь при реализации функций должностного регламента. Основная расчетная формула в математической модели расчета основана на следующем представлении результата деятельности гражданского служащего:

, (1)

где - результат деятельности гражданского служащего (ед. изм. - балл); - профессиональный уровень гражданского служащего (ед. изм. - балл); - объем трудозатрат деятельности гражданского служащего (ед. изм. - балл).

Для измерения профессионального уровня государственного служащего используется экспертная оценка характеристик требуемого и наличного профессионального уровня: профессионального опыта, образования, компетенций и возрастного потенциала.

Для измерения объема трудозатрат деятельности гражданского служащего (требуемого и наличного) используется экспертная оценка объема реализации функций должностного регламента.

С учетом введенных диапазонов значений показателей и весовых коэффициентов для оценки профессионального и компетентностного уровней государственных служащих можно записать следующие соотношения:

1) общая для гражданского служащего оценка профессионального уровня и компетенций, необходимых для реализации функций (ПУ):

- нормативное значение:

, (2)

где - индекс показателя оценки квалификационного уровня гражданского служащего; - количество показателей оценки;

- фактическое значение:

, (3)

где - индекс показателя оценки профессионального уровня гражданского служащего;

2) общая для гражданского служащего оценка объема трудозатрат деятельности (ОУ):

- нормативное значение:

, (4)

где - нормативная оценка объема реализации функций должностного регламента; - нормативная оценка полноты реализации функций должностного регламента; - нормативная оценка трудопотерь при реализации функций должностного регламента;

- фактическое значение:

, (5)

где - нормативная оценка объема реализации функций должностного регламента; - нормативная оценка полноты реализации функций должностного регламента; - нормативная оценка трудопотерь при реализации функций должностного регламента;

3) общая для сотрудника оценка результатов деятельности (РУ):

- нормативная степень участия в реализации функций:

; (6)

- персональная (фактическая) степень участия в реализации функций:

; (7)

4) общая по должности (подразделению) оценка результатов деятельности:

- суммарная нормативная степень участия в реализации функций:

, (8)

где - индекс сотрудника соответствующей должности (группы должностей);

- суммарная персональная (фактическая) степень участия в реализации функций:

, (9)

где - индекс сотрудника соответствующей должности (категории должностей);

5) характеристика потребности в кадрах (ПК) - дефицит ("-")/избыток ("+"), - определенного квалификационного уровня по должности (группе должностей):

, (10)

где - количество сотрудников соответствующей должности (категории) структурного подразделения.

Полученные результаты необходимо проанализировать на предмет снижения потребности за счет оптимизации кадрового состава, возможной оптимизации распределения функций, а также на предмет возможного изменения потребности в кадрах за счет возможного изменения некоторых параметров, характеризующих наличный профессиональный уровень и уровень компетенций.

Очевидно, что максимально высокая итоговая оценка, необходимая для реализации конкретной функции, свидетельствует о возможности более полно и эффективно справляться с указанной функцией. Оценка, отстающая от "требуемого уровня", также информативна для решения вопроса о профессиональной переподготовке, учебе либо других кадровых решениях.

Например, сравнение показателей каждого гражданского служащего с требуемым уровнем дает материал для определения дополнительной потребности в обучении каждого гражданского служащего с очевидным направлением и объемом, а также в целесообразности этого (с учетом других оценочных показателей). Методика позволяет смоделировать ситуацию, произвести новый расчет и выявить, насколько изменится рассчитанная ранее потребность с учетом возможного обучения или переподготовки конкретного гражданского служащего. Это, в свою очередь, может послужить основанием для эффективности и целесообразности такого обучения или переподготовки.

В рамках методики разработаны формы основных оценочных, расчетных, вспомогательных и результирующих таблиц для проведения расчетов и анализа промежуточных и итоговых результатов планирования потребности в кадрах определенного профессионального уровня и компетенций в государственном органе, которые не приводятся в данной статье.

Для информационной поддержки реализации методики определения и планирования потребности в кадрах определенного профессионального уровня и компетенции путем автоматизированного ввода данных, их обработки и расчета потребности в кадрах определенного профессионального уровня и компетенций разработан макет программного обеспечения на базе пакета Excel (версия 2003 или выше) Microsoft Office и состоит из 5 электронных таблиц Excel, реализующих функции расчета потребности в кадрах определенного профессионального уровня и компетенции в соответствии с предложенным выше алгоритмом.

Особенность применения разработанной методики определяется тем, что в режиме реального функционирования методика не требует дополнительных материальных затрат по отношению к работе, которая ведется кадровой службой государственного органа. Методика является инструментом для получения полезной обоснованной информации на выходе, используя внутренние ресурсы государственного органа. Исходными материалами для нее служит стандартный набор документов (административные и должностные регламенты, штатное расписание), которыми располагает любая кадровая служба, а также система показателей и оценок, которые обычно используются для аттестации, проведения конкурсов, мониторинга и других кадровых мероприятий.

Помимо основной поставленной задачи определения и планирования потребности в кадрах методика позволяет решать следующие задачи:

- оценить эффективность распределения персонала по подразделениям при действующем кадровом составе, а также при его потенциальном изменении;

- прогнозировать повышение квалификации и профессиональной переподготовки конкретного гражданского служащего;

- обосновывать управленческие решения по поводу зачисления гражданского служащего в кадровый резерв.

Представленная методика планирования и определения потребности в кадрах может быть применена в любом государственном органе, располагающем кадровыми службами и возможностями анализа состояния и перспектив развития своей кадровой ситуации.

Библиографический список

1. Бабинцев В., Захаров В. Социально-технологическая компетентность государственного гражданского служащего // Государственная служба. - 2010. - N 3. - С. 90-93.

2. Оценка и профессиональное развитие государственных служащих / Под ред. д-р социол. наук, проф. А.И. Турчинова. - М.: РАГС, 2009.

3. Соловьев О.В. Система оценки персонала государственной гражданской службы (на примере практики Белгородской области) [Электронный ресурс] URL: http://www.ecsocman.edu.ru.

4. Методика проведения квалификационного экзамена государственных гражданских служащих Аппарата Правительства Республики Калмыкия (утв. приказом Аппарата Правительства Республики Калмыкия от 17.02.2012 N 50-п [Электронный ресурс] URL: http://gov.kalmregion.ru.

Е. Митрофанова,

д-р экон. наук, профессор кафедры управления

персоналом Государственного университета управления

О. Писарева,

канд. экон. наук, доцент, зав. кафедрой

экономической кибернетики Государственного

университета управления

Т. Лукьянова,

канд. экон. наук, доцент кафедры управления

персоналом Государственного

университета управления

Словарь управления персоналом

Государственный орган - это часть государственного аппарата, наделенная государственно-властными полномочиями и осуществляющая свою компетенцию по уполномочию государства в установленном им порядке.

"Кадровик. Кадровый менеджмент", N 1, январь 2013 г.