Заполнение формы "Потребность привлечения трудовых ресурсов" (К. Фокин, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2013 г.)

Заполнение формы "Потребность привлечения трудовых ресурсов"

Для определения потребности в необходимом персонале автором разработана и реализована на практике методика прогнозирования выбытия персонала по профессиям и определения потребности в них на будущий период, предложена форма "Потребность привлечения трудовых ресурсов", даны рекомендации по ее заполнению.

Кризисные явления в экономике в 2008-2009 годах явились причиной ухудшения состояния большинства сфер народного хозяйства. Рынок труда отреагировал одним из первых - работодатели повсеместно стали снижать численность персонала, переходить на неполные формы занятости. В 2010 году ситуация на рынке труда стала стабилизироваться, однако большинство работодателей в вопросах планирования численности ориентируется на кризисные подходы, т.е. максимально возможное неувеличение работающего персонала. При этом лишь немногие, проводя анализ рынка труда, учитывают ситуацию "перегретого рынка работника" (2007 год - середина 2008 года). Для определения количественной и качественной потребности в персонале на посткризисный период необходимо активизировать процессы кадрового планирования в организации с учетом не только сегодняшнего состояния рынка труда, но и предыдущих периодов стабильного развития экономики. Это позволит определить реальную потребность в кадрах нужной квалификации, спланировать необходимые мероприятия для её покрытия, а следовательно, не попасть в ситуацию неожиданного недостатка кадров, вызванную демографической ямой и интенсивным ростом во многих отраслях экономики.

Для определения потребности в необходимом персонале разработана методика прогнозирования выбытия персонала по профессиям и определения потребности в них на будущий период. Данный подход применяется при прогнозировании количества выбывающих работников и планировании комплектования комбината в соответствии с квалификационно-количественной потребностью в персонале.

Для прогнозирования ожидаемого выбытия работников по профессиям и определения на его основе плана привлечения выпускников образовательных учреждений и работников со свободного рынка труда разработана форма "Потребность привлечения трудовых ресурсов" (далее - Форма). Для простоты использования в Форме выделены три смысловые части:

1. Расчет основных показателей в базовый период (часть 1).

2. Составление прогноза выбытия и определение плана потребности (часть 2).

3. Определение источников комплектования требуемого персонала (часть 3). Поэтапное заполнение Формы позволяет рассчитать выбытие персонала с учетом большинства значимых факторов и на его основе спрогнозировать потребность в персонале необходимого количественного и качественного состава с указанием возможных источников комплектования. Форма заполняется с использованием приложения Excel MS Office.

Часть 1 Формы - "Расчет основных показателей в базовый период"

При расчете основных показателей для повышения степени достоверности необходимо использовать данные как минимум за три прошедших года (базовый расчетный период). Не расчетные, а фактические показатели берутся из базы данных или бумажных источников. Расчетные и фактические показатели округляются до сотых по правилам округления.

Столбец 1 - "Профессия". Формируется список всех профессий предприятия. В случае отсутствия специфики определенной профессии (работник этой профессии может работать в любом подразделении предприятия) в том или ином производстве (например: электрогазосварщик) допускается укрупнение профессиональных групп. Если специфика работы по одной профессии в различных подразделениях требует разных уровней образования, проводить укрупнение не рекомендуется (например: резчик металла, в одном подразделении необходимо начальное профессиональное образование по специальности "вальцовщик стана горячей прокатки", в другом - среднее или высшее профессиональное по специальности "обработка металлов давлением").

Столбец 2 - "Плановая численность (штат)". Указывается плановая (штатная) численность по каждой профессии (группе профессий).

Столбец 3 - "Списочная численность на дату (факт)". Указывается списочная (фактическая) численность по каждой профессии (группе профессий). Списочная численность необходима для расчета существующей потребности (избытка) персонала по определенной специальности.

Столбец 4 - "Среднесписочная численность за БРП". Указывается суммарная среднесписочная численность по каждой профессии (группе профессий) за каждый год расчетного периода. Необходима для расчета средневзвешенного Коэффициента текучести за БРП.

Столбец 5 - "Уволено по профессии по причинам текучести за период". Указывается суммарное количество человек, уволившихся с предприятия по причинам, относимым к текучести (собственное желание, нарушение трудовой дисциплины) за каждый год расчетного периода по определенной профессии. Необходим для расчета средневзвешенного Коэффициента текучести за БРП.

Столбец 6 - "Количество принятых за период". Указывается суммарное количество человек, трудоустроенных на предприятие за каждый год расчетного периода по определенной профессии. Необходим для расчета коэффициента ротации.

Столбец 7 - "Количество уволенных за период". Указывается суммарное количество человек, уволившихся с предприятия по всем причинам за каждый год расчетного периода по определенной профессии. Необходим для расчета коэффициента ротации.

Столбец 8 - "Коэффициент ротации". Показывает отношение принятого персонала к уволенному персоналу за расчетный период. Необходим для определения степени ротационности определенной профессии (то есть величины использования внутренних ресурсов предприятия для заполнения вакансий). Рассчитывается по формуле:

, (1)

где - коэффициент ротации персонала;

- число принятых за период, чел. (столбец 6);

- число уволенных за период, чел. (столбец 7).

Степень ротационности определяется исходя из значения коэффициента ротации, если , профессия комплектуется из внешних источников, , профессия комплектуется из внутренних источников.

Столбец 9 - "Коэффициент текучести БРП". Показывает отношение работников, уволившихся с какой-либо профессии по причинам текучести за БРП к среднесписочной численности работников по этой профессии за тот же период. На основе данного коэффициента определяется количество персонала, увольняемого по причинам текучести за каждый год прогнозируемого периода.

Рассчитывается по формуле:

(2)

где - коэффициент текучести персонала;

- число уволенных по причинам текучести за период, чел. (столбец 5);

- среднесписочная численность за период, чел. (столбец 4).

Столбец 10 - "Количество работающих пенсионеров на начало прогнозируемого периода". Указываются только работающие пенсионеры по возрасту (мужчины 60 лет, женщины 55 лет). Пенсионеры по льготным спискам не учитываются. Необходим в качестве фактической точки отсчета при планировании выбытия пенсионеров в будущих периодах.

Столбцы 11, 13, 15 - "Пенсионеры на начало года". В данных столбцах указывается количество пенсионеров по возрасту (мужчины 60 лет, женщины 55 лет) на 1 января каждого года БРП.

Столбцы 12, 14, 16 - "Уволенные пенсионеры". В столбцах указывается количество пенсионеров по возрасту, уволенных за каждый год, включенный в БРП.

Столбец 17 - "Коэффициент оборота по увольнению пенсионеров". Коэффициент показывает, какая доля от общего количества пенсионеров по возрасту уволилась за расчетный период. Рассчитывается по формуле:

(3)

где - коэффициент оборота по увольнению пенсионеров;

- суммарное количество уволенных пенсионеров по возрасту за каждый год, включенный в БРП, чел. (столбец 12 + столбец 14 + столбец 16);

- суммарное количество работающих пенсионеров по возрасту на начало каждого года, включенного в БРП, чел. (столбец 11 + столбец 13 + столбец 15);

- первый год прогнозируемого периода;

- каждый последующий год прогнозируемого периода.

Часть 2 Формы - "Составление прогноза выбытия и определение плана потребности"

В разработанной Форме прогноз выбытия равен прогнозу потребности, скорректированной на коэффициент внутренней ротации персонала.

Столбцы 18, 24, 30 - "Количество персонала, уволенного на пенсию по возрасту за каждый год прогнозируемого периода". Рассчитывается по формуле:

(4)

где - количество персонала, уволенного на пенсию по возрасту за каждый год прогнозируемого периода;

- коэффициент оборота по увольнению пенсионеров, чел. (столбец 17);

- количество работающих пенсионеров на начало периода каждого прогнозируемого года, чел. (столбцы 10, 23, 29);

- первый год прогнозируемого периода;

- каждый последующий год прогнозируемого периода.

Столбцы 19, 25, 31 - "Количество персонала, увольняемого по причинам текучести за каждый год прогнозируемого периода". Рассчитывается по формуле:

(5)

где - количество персонала, уволенного по причинам текучести за каждый год прогнозируемого периода;

- списочная численность, чел. (столбец 3);

- коэффициент текучести персонала в БРП (столбец 9).

Столбцы 20, 26, 32 - "Выбытие за год (всего)". Показывает количество выбываемого персонала (по причинам текучести и на пенсию по возрасту) за каждый год прогнозируемого периода. Для первого года прогнозируемого периода показатель рассчитывается по следующей формуле:

(6)

где, - численность выбываемого персонал за первый год прогнозируемого периода, чел.;

- фактический дефицит персонала, рассчитывается по формуле:

- плановая численность, чел. (столбец 2);

- списочная численность, чел. (столбец 3);

- количество персонала, уволенного на пенсию по возрасту за первый год прогнозируемого периода, чел. (столбец 18);

- количество персонала, уволенного по причинам текучести за первый год прогнозируемого периода, чел. (столбец 19).

Для каждого последующего года прогнозируемого периода показатель рассчитывается по следующей формуле:

(7)

где - количество персонала, уволенного на пенсию по возрасту за каждый год прогнозируемого периода, чел. (столбцы 24, 30);

- количество персонала, уволенного по причинам текучести за каждый год прогнозируемого периода, чел. (столбцы 25, 31).

Столбцы 21, 27, 33 - "Итоговая потребность". Показывает, какое количество персонала потребуется на каждый год прогнозируемого периода, с учетом того, что часть освободившихся вакансий укомплектуется за счет внутренних переводов с других профессий (ротации). Рассчитывается по формуле:

(8)

где - потребность в персонале на каждый год прогнозируемого периода;

- численность выбываемого персонал за каждый год прогнозируемого периода, чел. (столбцы 20, 26, 32);

- коэффициент ротации (столбец 8):

- первый год прогнозируемого периода;

- каждый последующий год прогнозируемого периода.

Столбцы 22, 28 - "Количество новых пенсионеров за каждый год прогнозируемого периода (на 31 декабря)".

Столбцы 23, 29 - "Количество работающих пенсионеров на 1 января каждого прогнозируемого года (кроме первого)". Рассчитывается по формуле:

(9)

где - количество работающих пенсионеров на начало периода каждого прогнозируемого года, чел.;

- количество работающих пенсионеров на начало периода предыдущего прогнозируемого года, чел. (столбцы 10, 23);

- количество персонала, уволенного на пенсию по возрасту за предыдущий год прогнозируемого периода, чел. (столбцы 18, 24);

- количество новых пенсионеров за предыдущий год прогнозируемого периода, чел. (столбцы 22, 28);

- первый год прогнозируемого периода;

- каждый последующий год прогнозируемого периода;

- предыдущий год для каждого из прогнозируемых лет.

Часть 3 Формы - "Определение источников комплектования требуемого персонала"

Необходимо отметить, что данная форма учитывает прогноз на 2012-2014 годы.

Столбец 34 - "Образовательное учреждение". В соответствии с требованиями штатной должности составляется список потенциальных образовательных учреждений по всем видам образования (начального профессионального, среднего профессионального, высшего профессионального).

Столбец 35 - "Специальность по образованию". В соответствии с требованиями штатной должности составляется перечень специальностей образовательных учреждений. Для каждой профессии (столбец 1) указывается специальность по образованию, которая соответствует характеру выполняемой работы, после чего проводится сортировка по образовательному учреждению и специальности. Определение уровня образования и специальности для каждой профессии осуществляют работники службы подбора персонала на основании своего опыта и анализа комплектования этих профессий в предыдущих периодах. Если профессия не комплектуется из образовательных учреждений, то комплектование осуществляется со свободного рынка труда, а столбцы 34 и 35 объединяются.

Столбцы 36, 43, 50 - "Выпуск образовательного учреждения". Указывается количество выпускников каждого образовательного учреждения по специальностям, исходя из фактической численности учащихся и студентов определенной группы. Данные предоставляются образовательными учреждениями по запросу службы подбора персонала.

Столбцы 37, 44, 51 - "Ожидаемая вероятность трудоустройства (всего)". Показывает, какое количество выпускников трудоустроиться на предприятие после окончания учебы. Рассчитывается по формуле:

, (10)

где - ожидаемая вероятность трудоустройства, чел.;

- выпуск образовательного учреждения по специальности, чел. (столбцы 36, 43, 50);

- коэффициент трудоустройства, который рассчитывается по формуле:

, (11)

где - число трудоустроенных выпускников в конкретном расчетном году, входящим в БРП;

- общее число выпускников в конкретном расчетном году, входящим в БРП;

- первый год БРП;

- количество лет БРП.

Столбцы 38, 45, 52 - "Ожидаемая вероятность трудоустройства (по профессиям)". Ожидаемая вероятность трудоустройства выпуска по специальности (всего) распределяется между профессиями, которым необходим данный уровень образования. Распределение осуществляется в соответствии с потребностью, скорректированной на коэффициент ротации (столбцы 21, 27, 33).

Столбцы 39, 46, 53 - "Остаток от выпуска". Показывает, какое количество выпускников по каждой специальности не будет трудоустроено. Рассчитывается по формуле:

, (12)

где - остаток от выпуска, чел.;

- выпуск образовательного учреждения по специальности, чел. (столбцы 36, 43, 50);

- ожидаемая вероятность трудоустройства, чел. (столбцы 37, 44, 51).

Столбцы 40, 47, 54 - "Дефицит (всего)". Показывает, какую потребность в персонале по каждой профессии не удастся покрыть за счет трудоустройства выпускников образовательных учреждений, то есть комплектование будет осуществляться за счет свободного рынка труда. Рассчитывается по формуле:

(13)

где - дефицит, чел.;

- сумма итоговой потребности по каждой профессии, для которой в качестве источника комплектования указана соответствующая специальность образовательного учреждения, чел. (столбцы 21, 27, 33);

- сумма ожидаемой вероятности трудоустройства по каждой профессии, для которой в качестве источника комплектования указана соответствующая специальность образовательного учреждения, чел. (столбцы 38, 45, 52).

Дефицит по определенной профессии разделяется на два направления: легкокомплектуемая потребность и сложнокомплектуемая потребность в персонале.

Столбцы 41 и 42, 48 и 49, 55 и 56 - "Закрытие потребности в персонале за счет работников со свободного рынка труда - легко комплектуемые профессии (столбцы 41, 48, 55) и сложно комплектуемые профессии" (столбцы 42, 49, 56). Данные столбцы заполняются работниками службы подбора персонала предприятия на основании экспертной оценки, анализа предыдущих периодов комплектования и оценки ситуации на рынке труда города (региона).

Формирование выходной формы документа

В зависимости от цели и места предоставления данного документа его наполнение может быть разным. Обобщенный вид выходной Формы представлен в Приложении 4. Данный вид позволяет наиболее информативно и наглядно проводить анализ выбытия и прогнозирование привлечения необходимого персонала в организацию.

Использование рассмотренной методики планирования потребности в персонале позволяет на основе количественных данных оценивать возможное выбытие персонала, внутриорганизационное движение, а затем формировать источники комплектования персонала, чтобы удовлетворить рассчитанную потребность. Наличие данного инструментария в системе управления персоналом способствует формированию "прозрачного" прогноза количественного и качественного состава персонала, что обеспечивает снижение рисков, связанных с персоналом, при планировании стратегии развития организации.

Примерный образец

Часть 1 Формы. Расчет основных показателей в базовом периоде*

Профессия	Плановая числ. (штат), чел.	Списочная числ. (01.04.2012), чел.	Среднесписочная численность (2006 + 2007 + 2008), чел.	Уволено по проф. по текучести (2006 + 2007 + 2008)	Кол-во принятых 2006 + 2007 + 2008, чел.	Кол-во уволенных 2006 + 2007 + 2008, чел.	Коэффициент ротации	К текучести БРП (2006 - 7 - 8)	Кол-во работающих пенсионеров (01.04.2012), чел.	Количество по годам						Коэф. оборота по увольнению пенсионеров, %
										2006		2007		2008
										Пенсионеры на начало года, чел.	Уволенные пенсионеры, чел.	Пенсионеры на начало года, чел.	Уволенные пенсионеры, чел.	Пенсионеры на начало года, чел.	Уволенные пенсионеры, чел.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17
Вальцовщик стана горячей прокатки	131	129	398	12	5	19	0,3	0,03	20	24	1	24	2	23	4	0,1
Оператор поста управления стана горячей прокатки	181	182	581	8	7	35	0,2	0,02	60	67	7	65	5	69	15	0,1
Итого по предприятию	312	311	979	20	12	54	0,2	0,09	80	91	8	89	7	92	19	0,1

Часть 2 Формы. Составление прогноза выбытия и определение плана потребности

Выбытие по годам (на пенсию, по текучести) = потребность по годам, чел.
2012						2013						2014
Выбытие			Итого потребность	Кол-во новых пенсионеров в 2010	Кол-во работающих пенс. на 01.01.2011	Выбытие			Итого потребность	Кол-во новых пенсионеров в 2011	Кол-во работающих пенс. на 01.01.2012	Выбытие			Итого потребность
на пенсию	по текучести	всего				на пенсию	по текучести	всего				на пенсию	по текучести	всего
18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	32	33
2	2	6	2		18	2	2	4	1		16	2	2	4	1
8	1	9	2	6	58	10	1	11	2	3	51	9	1	10	2
10	3	15	4	6	76	12	3	15	3	3	67	11	3	14	3

Часть 3 Формы. Определение источников комплектования требуемого персонала

Образовательное учреждение	Специальность по образованию	Источник комплектования по годам, чел.
		2012							2013							2014
		Выпуск	Ожидаемая вероятность трудоустройства		Остаток от выпуска	Дефицит			Выпуск	Ожидаемая вероятность трудоустройства		Остаток от выпуска	Дефицит			Выпуск	Ожидаемая вероятность трудоустройства		Остаток выпуска	Дефицит
			Всего	По профессии		Всего	в том числе свободный рынок труда			Всего	По профессии		Всего	в том числе свободный рынок труда			Всего	По профессии		Всего	в том числе свободный рынок труда
							легко	сложно						легко	сложно						легко	сложно
34	35	36	37	38	39	40	41	42	43	44	45	46	47	48	49	50	51	52	53	54	55	56
Городской металлургический техникум	Вальцовщик стана горячей прокатки	22	11	1	11	2	1		0	0	0	0	3	1		0	0	0	0	3		1
				1			1				0			1	1			0				2
	22	11	2	11	2	2	0	0	0	0	0	0	2	1	0	0	0	0	3	0	3

Прогноз выбытия рабочих по профессиям и потребность в них на 2012-2014 годы (выходная форма)

Профессия	Выбытие									Образовательное учреждение	Специальность по образованию	Комплектование
	2012			2013			2014					2012			2013			2014
	Выбытие		Итого потребность	Выбытие		Итого потребность	Выбытие		Итого потребность			Трудоустройство выпускников	Со свободного рынка труда		Трудоустройство выпускников	Со свободного рынка труда		Трудоустройство выпускников	Со свободного рынка труда
	на пенсию	по текучести		на пенсию	по текучести		на пенсию	по текучести					легко	сложно		легко	сложно		легко	сложно
Вальцовщик стана горячей прокатки	2	2	2	2	2	1	2	2	4	Городской металлургический техникум	Вальцовщик стана горячей прокатки	1	1		0	1		0		1
Оператор поста управления стана горячей прокатки	8	1	2	10	1	2	9	1	10			1	1		0	1	1	0		2
Итого по предприятию	10	3	4	12	3	3	11	3	14			2	2	0	0	2	1	0	0	3

-------------------------------------------------------------------------

* Примечание: в   качестве  базового  расчетного  периода  выбран  период

2006, 2007, 2008 гг., т.е.  период,  в котором  нивелировано  влияние  на

рынок труда кризисных явлений в экономике.

Библиографический список

1. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестации. - М.: Экзамен, 2005. - 416 с.

2. Спивак В.А. Управление персоналом для менеджеров: уч. пособие. - М.: Эксмо, 2007. - 624 с.

3. Егоршин А.П. Управление персоналом: учеб. для вузов. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - 1100 с.

4. Экономика труда. 2-е изд. / Под ред. Н.А. Горелова. - СПб.: Питер, 2007. - 704 с.

5. Одегов Ю.Г. Управление персоналом в структурно-логических схемах: учебник для вузов. - М.: Академический проект, 2005. - 1088 с.

К. Фокин,

канд. экон. наук, доцент кафедры

бухгалтерского учета и аудита Сибирского

государственного индустриального

университета, Новокузнецк

Словарь кадрового делопроизводства

Базовый расчетный период (БРП) - период времени (не менее 3 лет), используемый в качестве статистической базы при определении числовых значений и тенденции изменения показателей.

Дефицит персонала фактический - определяется как отклонение плановой (штатной) численности от фактической численности персонала.

Коэффициент ротации - отношение принятого персонала за период к уволенному персоналу за тот же период.

Основные показатели - показатели, являющиеся базовыми для проведения всех дальнейших расчетов и составления прогноза потребности в персонале.

Потребность легкокомплектуемая - потребность в персонале, комплектование которой осуществляется службой подбора персонала в установленные сроки и без привлечения дополнительных ресурсов.

Потребность сложнокомплектуемая - потребность в персонале, комплектование которой осуществляется службой подбора персонала с привлечением дополнительных ресурсов и увеличением срока комплектования.

Степень ротационности - показатель, указывающий возможное движение (переводы) с определенной профессии на другие в рамках одного предприятия. Показывает, за счет каких источников (внутренних или внешних) комплектуется определенная профессия.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2013 г.