Управление денежными потоками организации при помощи решения SAP ERP (М. Коршунова, Р. Нурмухаметов, "Консультант", N 3, февраль 2013 г.)

Управление денежными потоками организации при помощи решения SAP ERP

Cash management - управление денежными потоками организации - это важнейший процесс, от которого зависят финансовый результат компании, ее доходность. В России услугами по управлению финансами, предоставляемыми некоторыми российскими и западными банками, пользуются, как правило, только крупные холдинги. Большинство же компаний предпочитает самостоятельно контролировать свои финансы. Поэтому в данной статье рассмотрим Cash Management не как банковскую услугу, а как метод планирования и оптимизации внутренних денежных потоков силами финансового департамента компании.

Эффективное управление корпоративными финансами достигается путем централизации казначейских функций. Владелец компании рассматривает доходность бизнеса в общем, ему важно видеть уровень ликвидности компании или группы компаний в режиме реального времени. Когда у одной компании наблюдается кассовый разрыв, а у другой - избыток ликвидности, выгоднее не пользоваться депозитами и кредитными линиями, а выполнять перенос средств. В таком случае будет обеспечена необходимая экономия и дополнительный доход.

На практике мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда процесс управления денежными потоками построен в компании по принципу "как проще", а не "как правильно". Один из примеров - это применение бухгалтерских терминов "доход" и "расход" в решении управленческих задач, что показывает качественно неверный управленческий результат. Другой пример - это упрощение процесса, приводящее к потере смысла (при заключении договоров и размещении заказов наличие средств в бюджете не проверяется, а все проверки выносятся на момент оплаты по счету, когда отказаться от закупки и вернуть товар очень сложно). Есть и другие проблемы при выстраивании правильных бизнес-процессов, поэтому для решения подобных задач многие компании обращаются к нам.

Помимо правильной методологии и написанных на бумаге процессов, нужна комплексная система, которая позволит реализовать эти процессы на практике. В современном мире сложно представить успешную компанию, которая бы не использовала передовые инструменты ИТ.

Повышать эффективность использования ресурсов на предприятии возможно с помощью ПО класса ERP. ERP-системы позволяют автоматизировать все основные бизнес-процессы (финансовый учет, производство, закупки, сбыт, управление персоналом и др.), предоставляя при этом руководителям разного уровня возможность грамотно планировать, контролировать выполнение регламентов и получать оперативную отчетность. Благодаря ERP руководители видят взаимосвязь множества видов ресурсов предприятия в режиме реального времени и грамотно оптимизируют их использование с помощью перераспределения между дефицитными и профицитными местами. Как правило, такие действия система выполняет автоматически согласно правилам, которые заданы в системе и соответствуют бизнес-процессам компании. Автоматизация перераспределения позволяет экономить время руководителя. При этом качество и скорость решений будут находиться на высоком уровне.

Подход к управлению денежными средствами может сильно различаться в зависимости от размера компании и ее финансовых результатов.

Рассмотрим проблемы и достижения отдельных организаций в рамках данного процесса, а также покажем, какие варианты решения предоставляют ERP-системы на примере программного решения, лидера на рынке - SAP ERP.

Для успешного функционирования управления финансами предприятия следует оптимизировать следующие процессы:

- планирование и контроль исполнения бюджета;

- согласование платежей;

- планирование денежных потоков, общее управление ликвидностью компании.

Процесс планирования и контроля исполнения бюджета

Процесс планирования и контроля исполнения бюджета позволяет руководству привести компанию к предсказуемой рентабельности. Качественное построение бюджетов балансирует деятельность подразделений компании, позволяет избежать излишнего или недостаточного производства и использования ресурсов. Как следствие, снижаются затраты и растет доходность предприятия в целом.

В процессе планирования создается несколько взаимосвязанных операционных бюджетов. К примеру, бюджет производства зависит от бюджетов продаж и остатков на складах. Операционные бюджеты сводятся в общие бюджеты: бюджет доходов и расходов (БДР) и (или) бюджет движения денежных средств (БДДС). Общие бюджеты позволяют руководителям видеть прогнозируемую картину деятельности предприятия в разрезе статей доходов и расходов. В случае непредвиденных ситуаций общие бюджеты дают возможность оперативно скорректировать работу подразделения с минимальным ущербом для деятельности всего предприятия.

Иногда руководителям заранее известны различные сценарии развития организации. В таком случае можно заранее разработать несколько версий бюджета под каждый сценарий и одну из них использовать в качестве текущей. Если сценарий развития изменился, тогда предприятие сможет в короткие сроки перестроить свою деятельность согласно другой версии бюджета. Рекомендуется иметь следующие версии общих бюджетов: "пессимистичная", "оптимальная" и "оптимистичная".

Модуль "Управление бюджетом" системы SAP ERP позволяет автоматизировать планирование бюджета, контроль поступлений и расходов, а также предоставить необходимую для работы отчетность. Рассмотрим на примерах некоторые возможности системы.

Некоторые активно развивающиеся компании постоянно открывают новые торговые точки. При этом результат деятельности этих точек зачастую сложно спланировать. Поэтому компании создают дополнительный вид бюджета, где планируются общие резервные средства для множества торговых точек. В случае исчерпания собственного бюджета магазин может использовать общие резервные средства. Система SAP ERP позволяет автоматически ссылаться на них. В системе можно создать неограниченное количество фондов, где хранятся резервные средства. Для оценки перерасхода бюджета магазинами можно отслеживать потребление общих резервных средств в режиме реального времени.

Функционал общих резервных средств также можно использовать в случае, когда необходимо автоматически покрывать небольшие перерасходы по каким-либо статьям бюджета подразделения в рамках общего лимита.

Зачастую в организации присутствует взаимосвязь между статьями доходов и переменными затратами: превышение плана продаж приводит к необходимости закупать большее количество сырья и выплачивать дополнительные бонусы специалистам по продажам. Система SAP ERP предоставляет возможность автоматического перераспределения сверхдоходов между переменными затратами согласно заданным правилам. Таким образом, система может автоматически корректировать плановые данные бюджета.

Дополнительным инструментом повышения ответственности руководителей подразделений или филиалов за результат исполнения бюджета является предоставление полномочий на совершение переносов между статьями затрат плановых сумм бюджета. При этом можно настроить систему таким образом, чтобы сумма переноса между статьями не могла превышать определенное заданное абсолютное или относительное значение. Данную операцию руководители подразделений или филиалов могут совершать самостоятельно без утверждения экономистами и прочими лицами. В случае использования гибкого бюджета наблюдается существенное повышение эффективности использования выделенных подразделению средств.

В процессе деятельности предприятия ERP-система автоматически в режиме реального времени обновляет фактические показатели в бюджете и пересчитывает остаток средств на последующие операции. В ходе оформления закупки при нехватке средств система автоматически блокирует создание заказа на покупку товаров или услуг до момента расширения бюджета или переноса средств из профицитной на дефицитную статью затрат.

В системе можно проследить связь между документами в цепочке закупки или продажи. На рис. 1 представлен перечень документов в рамках договора с поставщиком. В режиме одного окна ответственный сотрудник может просмотреть информацию по сделанным заказам на закупку, выставленным и оплаченным счетам, оформленной кредиторской задолженности.

Обработка входящих и исходящих платежей - ресурсоемкий процесс. SAP ERP позволяет существенно упростить работу пользователей за счет наличия функции автоматического выравнивания счетов и платежей. Менеджеры по продажам всегда могут получить необходимую информацию по оплате своих клиентов в онлайн-режиме.

Согласование платежей

Построение системы электронного согласования платежей позволяет сократить длительность процесса согласования, повысить контроль исполнительской дисциплины, сократить избыточное количество согласующих лиц для особых видов платежей, избежать оплаты несогласованных документов и предоставляет возможность просматривать историю согласования.

В различных организациях применяют разные подходы к согласованию оплат, при этом все стремятся сократить сроки этого процесса. С этой целью рекомендуется создавать упрощенные схемы согласования для платежей, которые являются критичными для бизнеса (к примеру, возврат кредитов, закупка сырья). Система позволяет настроить зависимость цепочки согласования от различных параметров согласуемого документа - подразделений компаний, статей расходов и сумм.

Некоторые компании используют следующий регламент работы: до наступления сроков платежа заявка на оплату с плановой суммой проходит процесс согласования; при поступлении счета на оплату сумма корректируется, и, если отклонения по сумме в большую сторону нет, процесс согласования счета состоит всего из одного этапа.

Многие организации проводят согласование в процессе закупки в один этап, когда нужно согласовать исходящий платеж. Для оптимизации ресурсов рекомендуется разделять процесс согласования платежей на две части - потребление бюджета и потребление реальных денежных средств.

Первый вид согласования должен происходить в процессе формирования заказа поставщику после успешной проверки наличия средств в бюджете. После поступления товара на склад проверять, есть ли на него средства в бюджете, уже поздно. В таких случаях на практике, как правило, прибегают к корректировке бюджета. Второй вид согласования должен происходить непосредственно перед оплатой. В нем участвуют только ответственные за наличные средства сотрудники, например казначейство.

Общее управление ликвидностью компании

В последнее время задача по управлению ликвидностью становится все более актуальной для большинства российских компаний. В первую очередь это связано с возможностью повысить чистый доход организации за счет минимизации заемных средств на сокращение кассовых разрывов.

Для анализа ликвидности может использоваться модуль системы SAP ERP "Управление наличностью и ликвидностью. Платежный календарь". Он содержит функционал дневной сводки о состоянии финансов и прогноз ликвидности. Ежедневная сводка о состоянии финансов показывает движения средств на банковских счетах компании на ближайшие дни, а прогноз ликвидности позволяет анализировать среднесрочные потоки платежей.

SAP ERP позволяет настроить перенос данных по банковским и кассовым счетам, а также счетам дебиторов и кредиторов в систему управления наличностью для дальнейшего анализа предстоящих платежей.

Источником данных являются банковские и кассовые проводки в учетной системе, причем информация актуальна на момент загрузки банковской выписки. Ожидаемые входящие и исходящие платежи определяются на основе открытых счетов дебиторов и кредиторов. При этом прогнозируемая дата платежа зависит от условий оплаты, указанных для заказчика или поставщика.

Отдельные заказчики используют отсрочку платежа как способ кредитования своего бизнеса. Иногда уровень кредитования довольно значителен. Чтобы избежать подобных ситуаций, в системе SAP ERP настраивается контроль уровня дебиторской задолженности. Данная возможность позволяет не допустить чрезмерной утечки оборотных средств компании, которые можно было бы использовать на развитие.

В небольших компаниях решение об оплате конкретному поставщику зачастую принимается на основе субъективной оценки его важности. Если в организации присутствует существенный дефицит денежных средств, то просрочка оплаты - это нередкое явление.

В России на практике оплата штрафных санкций за просрочку платежа применяется крайне редко. Приведем курьезный пример. В одной из компаний в сложные времена существовала так называемая лотерея на оплату, когда решение, кому сегодня заплатить, принималось на основе того, какой счет случайным образом был вытащен из стопки имеющихся счетов на оплату.

Имеющиеся в модуле SAP ERP отчеты позволяют выполнить анализ планируемых денежных потоков и оптимизировать их на основе полученной информации. В ходе проекта внедрения настраивается определенная структура отчетов по анализу ликвидности. Как правило, необходимо видеть остатки по счетам, приходы и расходы в течение заданного периода (см. рис. 2).

С целью упрощения анализа информации для пользователя в системе предусмотрена иерархичность в построении отчета, т.е. из отчета верхнего уровня можно перейти к просмотру более детальной информации, а из отчета последнего уровня можно просмотреть документы - источники данных. Система позволяет сформировать отчеты по всей группе компаний либо по отдельной компании (юридическому лицу) в валюте документа либо в рублях.

На базе имеющейся отчетности финансовый менеджер имеет возможность получить всю необходимую информацию для принятия решения.

Система позволяет осуществлять клиринг. Если на одном из банковских счетов организации возникает кассовый разрыв, ответственный сотрудник непосредственно из отчета может сформировать документ на перенос денежных средств с одного счета на другой.

В случае возникновения дефицита денежных средств в какой-либо краткосрочный период специалист по финансам может обратиться в отдел закупок или продаж, чтобы соответствующий менеджер договорился с клиентом или поставщиком об изменении даты оплаты. При изменении плановой даты оплаты в исходных документах информация по остаткам в отчете "Прогноз ликвидности" автоматически обновляется.

Также многие банки предоставляют возможность использования овердрафта для одной компании или группы компаний.

Если же организация испытывает избыток ликвидности, то финансовый менеджер может прибыльно разместить излишки ресурсов.

По итогам принятых решений данные из системы путем настройки специальной интеграции могут быть направлены в банк или бизнес-партнерам компании.

Таким образом, использование инструмента по управлению ликвидностью позволяет минимизировать свободные остатки на счетах, ликвидировать кассовые разрывы и обеспечить получение доходов от краткосрочных вложений. Функционал по управлению бюджетом дает возможность оптимизировать расходы компании. Использование же специальных технических решений, которые предоставляет ERP-система в целом, позволяет добиться единообразия и автоматизации процессов управления финансами, их полной прозрачности и за счет этого добиться большей экономии, эффективности и повысить прибыльность организации.

М. Коршунова,

заместитель руководителя Департамента SAP ERP,

компания Softline

Р. Нурмухаметов,

младший консультант группы финансов Департамента SAP ERP,

компания Softline

"Консультант", N 3, февраль 2013 г.