Документы по личному составу (К. Либерман, "Кадровый вопрос", N 2, февраль 2013 г.)

Документы по личному составу

При приеме на работу кадровый специалист должен оформить по каждому работнику целый пакет документов. А каждому принимаемому на новое место соискателю следует понимать, сколько всего ему стоит заполнить и узнать. В данной статье поговорим об этом.

Резюме

Резюме - это краткое изложение вашего опыта работы, личных качеств и достижений. Это информация о вас как о специалисте, с указанием образования, специальности (квалификации), профессиональных достоинств, трудовой биографии, своих целей в поиске работы.

Резюме - это инструмент самомаркетинга, своего рода развернутая визитная карточка или рекламный проспект, аттестующий вас как специалиста, который требуется на вакантную должность.

Любое резюме имеет одну цель - самым лучшим образом преподнести ваши знания, опыт и личные качества нанимателю, чтобы он обратил именно на вас свое внимание и пригласил на собеседование. Резюме должно стимулировать интерес к вам как потенциальному работнику, в краткой форме обобщая информацию о ваших уникальных качествах и способностях, хорошо развитых навыках и опыте работы, достижениях и успехах, что помогает выделить вас из общего ряда.

Многие соискатели часто задают себе и другим вопрос: "А зачем вообще писать резюме?". Ведь можно просто назначить встречу, прийти на собеседование и там про себя любимого и дорогого все рассказать. Здесь необходимо задуматься о том, а как вакансия нашла вас? Менеджер, начав работать над новой вакансией, дает рекламные объявления в СМИ и Интернет. Соискатели подготавливают и отсылают ему резюме. У данного менеджера порой бывает не один десяток резюме от людей, желающих получить именно эту работу. Невозможно создать первое впечатление о себе во второй раз. У вас есть только один шанс преуспеть с помощью резюме в тот момент, когда его читают впервые. Вы можете рассчитывать, что наниматель уделит несколько минут или даже секунд, изучая ваше резюме перед решением, рассматривать его дальше или отложить в резерв.

Менеджеру просто физически не хватит времени побеседовать со всеми желающими, поэтому из всех резюме он отбирает самые достойные и интересные и уже назначает встречу. Согласитесь: если ваша квалификация полностью соответствует предъявляемым требованиям, но у вас резюме немного хуже, чем у других, - вас могут не пригласить на собеседование. Поэтому позаботьтесь о качестве и тексте своего резюме!

Основные правила составления резюме:

1) краткость (не более 2 страниц машинописного текста);

2) аккуратность (без ошибок и исправлений, написано четко и ясно, на хорошей бумаге);

3) конкретность;

4) правдивость - любой работодатель сможет проверить информацию о вас, поэтому не включайте ложную информацию и правильно расставляйте акценты).

В отношении бумаги, на которой пишется резюме, хочется добавить следующее: на бумаге не экономьте. Оставляйте небольшие поля (работодатель может ставить пометки в отношении вас на резюме), резюме печатайте только с одной стороны листа. Текст резюме печатается на компьютере на чистой и плотной бумаге. Печать должна быть чистой и не пачкать бумагу.

Многие соискатели работы почему-то считают, что резюме - это документ, заменивший автобиографию. Но это не так. В резюме дается больше информации (названий компаний, фирм и организаций, занимаемых должностей, стажа и опыта работы, полученного образования, деловых качеств и пр.). Расскажем кратко о том, как правильно составить и подготовить резюме, что оно должно и не должно в себя включать, распространенных ошибках в составлении резюме, о распространении резюме и его рассылке в электронном варианте.

Любое резюме, как правило, содержит в себе следующие разделы:

1) личные данные (общие сведения о себе);

2) цель резюме (цель поиска работы);

3) образование;

4) опыт работы.

Также оно может содержать дополнительные сведения:

1) навыки, умения;

2) интересы, хобби, увлечения;

3) рекомендации.

Слово "Резюме" как название документа писать не нужно. Необходимо сразу начать с текста. Текст нужно писать шрифтом Times New Roman размером 12-14 по центру страницы. Не стоит использовать экзотические и замысловатые шрифты и яркие цвета. Также резюме не должно быть перегружено декоративными деталями: виньетками, рамочками, рисунками.

В самом начале резюме необходимо представиться и написать свое имя, фамилию и отчество (рекомендуется выделить жирным шрифтом). Далее укажите дату рождения и число ваших полных лет. Избегайте употребления местоимения "я".

Укажите ваши контактные телефоны (домашний, мобильный) и адреса (почтовый с индексом, электронный), семейное положение, наличие детей.

После ваших личных данных указывается цель вашего резюме (поиска вами работы). Здесь лучше всего кратко указать описание того, на получение какой должности вы претендуете. Все, что будет написано в вашем резюме после этого раздела (то есть ваше образование, опыт, деловые качества и пр.) должно обосновывать то, что вы являетесь сильным и интересным кандидатом на ту вакансию, которую вы указали.

Не забудьте, цель должна содержать в себе точное название должности, которую вы хотите получить. Формулировка вакантной должности должна абсолютно точно совпадать с тем, как она заявлена.

Не указывайте несколько должностей сразу. Из-за этого могут снизиться ваши шансы на успех. В данном случае можно посоветовать только то, что если вы адресуете свое резюме нескольким потенциальным работодателям, корректируйте его в каждом конкретном случае, "под вакансию". Должность пишите именно ту, что заявлена в объявлении о вакансии.

Если вы точно знаете, кто именно будет читать ваше резюме, в левом верхнем углу укажите: "Вниманию госпожи Юлии Станиславовны", к примеру, или "Вниманию руководителя Управления кадров и работы с персоналом". Это будет выглядеть элегантно и вежливо, и произведет необходимое впечатление на человека, который будет знакомиться с вами заочным образом.

Перед тем как перейти к кульминационным блокам резюме, таким как "Образование" и "Опыт работы", четко сформулируйте для себя ответы на такие важные вопросы, как:

1. Кто я?

2. Каковы мои профессиональные качества?

3. Чем я действительно хочу заниматься?

4. Каковы мои достоинства?

5. Каковы мои недостатки?

В разделе "Образование" необходимо указать, где, в какой период и в каком учебном заведении (высшего или среднего образования) вы обучались, какие у вас были оценки, есть ли у вас научная степень или ученое звание. При этом не пишите названия образовательных учреждений с помощью аббревиатур, не все же знают, что ВолГУ - это Волгоградский государственный университет, или что ПАГС - это Поволжская (а предположим не Псковская) академия государственной службы.

Помните! Громкими названиями престижных вузов сейчас никого не удивишь, и работодатель не кинется брать вас тут же на работу.

Необходимо в данном разделе также перечислить всевозможные награды на самых различных конкурсах, олимпиадах, конференциях, наличие у вас "красных" дипломов или золотой медали в школе. Пишите о своем образовании подробно, указывайте факультет, специализацию, тему дипломной работы.

Указывайте номера всех свидетельств, сертификатов, дипломов.

Если вы проходили стажировки, курсы, участвовали в тренингах (пусть и однодневных) - это тоже ваш плюс и о нем нужно изложить в вашем резюме.

В разделе "Опыт работы" вы должны быть наиболее правдивы и грамотны. Это самый важный и порой самый большой раздел в резюме. Избегайте лестных самооценок и преувеличений!

Здесь можно посоветовать следующее: к примеру, если ваша работа носила проектный характер (вы дизайнер, макетчик, верстальщик), то перечислите все ваши проекты, длившиеся более одного месяца. Если же работа была не проектной, а однородной (к примеру, вы были продавцом, менеджером по продажам пр.), то выделите в своей трудовой деятельности отдельные нюансы, особенности. Можно указать информацию о ваших заказчиках, крупных поставщиках, контактах с другими фирмами и клиентами.

По каждому виду деятельности (проекту или однородной работе) нужно указывать следующее:

1) период работы (период времени с точностью до месяца);

2) место работы;

3) наименование проекта (вида работы, особенности и нюансы трудовой деятельности);

4) краткую характеристику проекта или вида работы (в самом коротком варианте);

5) используемые во время работы навыки и умения (к примеру, компьютерные программы, технологии, Интернет и т.п.);

6) вашу роль в проекте, работе.

Перечень мест работ с их описанием в ваших же интересах сделать длиннее и интереснее, чтобы каждый работодатель захотел прочитать его до конца и увидел в вас грамотного и нужного специалиста.

Перечислять все работы (проекты) и нанимателей необходимо в обратном хронологическом порядке, то есть ваша последняя работа (с которой вы хотите уйти или только что ушли) должна быть записана первой, а самая первая работа указывается в последнюю очередь.

Постарайтесь не употреблять специальной терминологии, принятой в узкопрофессиональных кругах.

Стаж работы можно отразить и вторым способом, к примеру, если вы - представитель распространенной профессии, где обязанности одинаковы в любой организации и на любом предприятии (бухгалтер, юрист, экономист и пр.), можно первоначально указать свои профессиональные навыки, такие как компьютерные программы, которыми вы владеете (для юристов, это, например, справочно-правовые системы "Гарант", "Консультант плюс" и т.п.), офисное оборудование, с которым вы умеете обращаться (факс, сканер), а уже потом организацию, где вы работали или работаете в настоящее время и ваши должностные обязанности.

Именно при данном способе ваши профессиональные навыки выдвинутся на первый план и могут заинтересовать работодателя. К примеру, организации просто нужен юрист. А вы не просто юрист, а юрист, умеющий обращаться с факсом, сканером, знающий многие компьютерные программы, умеющий пользоваться Интернетом, электронной почтой и телетайпом.

Описание работы должно быть не слишком кратким и не слишком пространным, какие-то лишние подробности лучше опустить. Если за последнее непродолжительное время вы поменяли несколько мест работы, в резюме стоит указывать только одно. Почему? Да потому что так работодатель сможет создать более точное и правильное представление о ваших способностях, умениях, сможет рассмотреть те обязанности, которые вы выполняли ранее.

Если вы хотите поменять работу, профессию в целом и претендуете на новую специальность, то опыт работы вообще описывать подробно не надо. В резюме необходимо указать, что вы имеете желание трудиться по новому профилю.

Язык, на котором составлено резюме, должен соответствовать объявлению о вакансии. Если, к примеру, вакансия предлагается на иностранном языке, то вы и резюме должны составить на этом языке. В российские компании и кадровые агентства резюме пишутся по-русски. Необходимо обратить внимание на тот факт, что в некоторых объявлениях в самом конце и обычно мелким почерком пишется приписка: "Резюме только на английском языке".

Для выпускников необходимо писать краткие сведения о практике на предприятии, в фирме, в какой-то государственной структуре с описанием приобретенных знаний и навыков, подчеркнуть свои достижения. Это может быть и вузовская кафедра, и подработка, или даже торговля газетами или опыт разовых поручений в любой из областей.

Необходимо быть предельно конкретным в выборе формулировок, к примеру, не имеет смысла писать "занимался обучением новых сотрудников", "способствовал уменьшению ошибок", "быстро усваиваю новые знания". Лучше укажите, что вы "обучили троих новых сотрудников", "сократили количество ошибок на 20% и смогли сэкономить для своей фирмы более 50 тысяч рублей", "новые процедуры можете освоить в течение двух-трех недель".

Многие неграмотные соискатели, особенно молодежь, часто навязывают будущему работодателю свою "обучаемость" и открытость новым знаниям. Наниматель же просто может подумать, что подобный сотрудник ничего не умеет на данном этапе.

Не будьте слишком многословны. Пишите о том, что вы смогли выполнить на прежней работе, чего добились, в чем преуспели, какие методы и средства для этого эффективно использовали, за что отвечали. Также, если вы менеджер, можно написать, в чем конкретно вы помогали своим клиентам (консультировали их, знакомили с текстами договоров, отвечали на телефонные звонки и пр.); как вы повышали потенциал продукта на рынке (проводили рекламные акции, презентации, участвовали в конференции и подготавливали выставки).

Расскажите обо всех своих повышениях и об увеличении вашей заработной платы. Отразите в резюме ваш реальный опыт работы, а не просто сведения из трудовой книжки.

Резюме - это констатация фактов, но если при прочтении резюме четко прослеживается весь профессиональный путь с момента поступления в институт и до настоящего времени, у подобного резюме есть шанс.

Многие соискатели размещают свою фотографию в резюме. Но сами посудите, если резюме вы отправите по факсу, аппарат может значительно испортить ваше изображение и оттолкнуть от вас работодателя.

Не стоит также писать причины, по которым вы покидали прошлые места работы.

В данном разделе в зависимости от обстоятельств можно указать желаемый уровень оплаты труда. Существует мнение, что любой работник должен интересоваться своей зарплатой, иначе он плохой работник. Но с другой стороны, работодатель еще не знает вас, он даже вас не видел, как он может знать, что вы - отличный сотрудник, и пообещать вам высокооплачиваемое место?! Поэтому, если есть желание - можете просто указать конкретную сумму, то есть желаемый минимальный уровень, на который вы согласны, и обязательно уточните, что он минимальный, а не максимальный. И здесь не надо принижать себя и писать просто "микроскопический" уровень заработной платы в две-три тысячи рублей. Да ни один работодатель с вами просто не свяжется! Подозрительно слишком.

Работодатели часто идут на хитрость. К примеру, вы указали, что вы хотели бы получать 8 тыс. руб. Ваш наниматель столько вам и предложил. Вы начали работать, и тут необходимо сказать вашему начальству, что уровень в 8 тысяч рублей был минимальный, а ваша работа сложная и ответственная и стоит она гораздо больше! Не стесняйтесь говорить об этом и о своей зарплате!

Но помните - упор на финансовый момент в первом же предложении резюме не произведет хорошего впечатления ни в одной стране мира. Необходимо просто незаметно провести эту линию в истории о вас.

Если специфика вашей будущей работы требует указания в резюме дополнительных сведений о себе - указывайте и излагайте! Можно указать владение иностранным языком на определенном уровне. И опять же не стоит никого обманывать и завышать уровень знания вами английского, китайского и французского языков. Если вы на разговорном уровне знаете только английский, а другие языки слышали только на каналах без перевода - так и напишите, что хорошо знаете английский язык. Если знаете не очень хорошо, то у вас начальный уровень. Многие здесь пишут "Читаю и перевожу со словарем". Честно, не стоит так писать, иначе о вас подумают, что вы и работать будете с каким-нибудь пособием под рукой.

Если у вас отличное знание иностранного языка - указывайте "свободно владею".

Соблюдайте при написании резюме правила этики и субординации. Резюме - это ведь не прошение о встрече.

Далее обычно указывается работа с компьютером. Укажите уровень вашего владения Интернетом, умение пользоваться электронной почтой. Сейчас многие сотрудники в офисах, секретари, рядовые менеджеры и т.п. должны обязательно уметь этим пользоваться.

Нужно указывать владение бухгалтерскими программами, графическими редакторами, иными специализированными пакетами, с которыми вы работали или работаете.

Укажите ваше знание и умение обращаться с оргтехникой (ксероксом, сканером, факсом).

Также в разделе "Дополнительные сведения", если это требуется для вашей будущей работы, можно указать наличие у вас автомобиля и водительских прав, заграничного паспорта; аккуратность, внимательность, исполнительность, ответственность при работе с документами и пр. Помните, данный раздел должен включать в себя информацию, которая может позитивно заинтересовать работодателя или агентство.

В разделе "Личные подробности" можно перечислить два-три своих увлечения (хобби). Это могут быть спорт, горный туризм, альпинизм, танцы. Здесь также можно указать студенческие, профессиональные или общественные организации, политические партии, в которых вы состоите.

Еще можно посоветовать перед заполнением составить список ваших личных качеств, которые важны именно для выбранной вами профессии. Например, вы хотите работать программистом или специалистом по компьютерной безопасности в крупной западной компании, следовательно, укажите, что обладаете аналитическим складом ума, умеете работать с определенными компьютерными программами и высокими технологиями и т.п. Планируете стать юристом? Не забудьте об увлечении латинским языком, о внимательности, умении запоминать большой объем информации, умении выступать перед публикой, умении сопоставлять и анализировать.

Помните! Нет, и не может быть одного-единственного резюме на все случаи жизни и на все вакансии. Каждый раз вам следует подумать, какие именно ваши личные и деловые качества будут цениться на данной работе, и в соответствии с ними изменять свое резюме. Резюме ни в коем случае не должно быть длинным, не более одной-двух страниц. Ваше умение кратко и ясно формулировать и излагать - показатель высокой культуры вашего общения.

Ваша задача при написании и отправлении резюме, как мы уже писали ранее, добиться того, чтобы читающий его захотел с вами встретиться, чтобы что-то в вас запало ему в душу, так сказать, зацепило.

В резюме должна быть видна ваша личность. Люди должны кратко, как мы уже указывали ранее, описывать свои достижения, победы успехи. Так перед читающим возникает ваш образ, образ яркой и индивидуальной личности!

Подводя итог, дадим один хороший совет - написав резюме, прочитайте его пару раз самостоятельно, чтобы проверить, нет ли ошибок, опечаток. Затем дайте почитать его вашим знакомым и друзьям и лучше всего тем, что хорошо владеет русским языком. Не используйте в резюме сокращений, слишком умных и перегруженных смысловой нагрузкой фраз, выделите все заголовки и названия разделов жирным шрифтом или курсивом.

Резюме должно показать вашу цену как специалиста в прямом и переносном смысле.

Способы рассылки резюме:

1) по факсу;

2) по электронной почте.

Это одни из самых основных вариантов распространения для людей, активно ищущих работу. Первым делом составьте список организаций и компаний, в которых вы хотели бы работать и разослать резюме. Номера факсов компаний и адреса e-mail можно найти либо в обычном бизнес-справочнике или просто в Интернете. В отношении рассылки резюме по электронной почте помните о важном правиле: не стоит всем работодателям рассылать один и тот же шаблон письма. Резюме должно быть "теплым". Работодатель должен чувствовать, что письмо было написано именно ему. Вы же сами чувствуете, когда к вам приходит спам, а когда письмо от знакомого и даже незнакомого человека. Не ленитесь! Разошлите лучше десять, двадцать, тридцать писем, вместо одного, но с несколькими десятками адресов.

Резюме, размещенное на сайте кадрового агентства, работает на вас от нескольких недель до нескольких месяцев и причем абсолютно бесплатно. Оно может заинтересовать не одного, не двух, а многих работодателей.

Параллельно просматривайте газеты и журналы, в которых публикуются интересующие вас вакансии. Можно зарегистрировать себя как соискателя на специализированных сайтах, посвященных работе и ее поиску. Очень многие компании и фирмы в настоящее время ищут сотрудников именно через систему Интернет, просматривая на сайтах резюме, заполняя различные формы и размещая объявления.

Можно разместить ваше резюме в базе данных рекрутинговых агентств.

Если вас в будущем пригласили на интервью, необходимо в самом начале встречи предложить представителю компании ознакомиться с вашим резюме. Также здесь необходимо сказать о тех людях, которые могут дать вам положительную рекомендацию. Иногда полезно уже в резюме указать на лиц, которые смогут это сделать. Перечислите двух-трех человек, которые могут дать оценку вашей квалификации (ваш прошлый или настоящий начальник, коллеги или клиенты). Их имена, должности, места работы и номера телефонов необходимо включить в текст резюме.

Но все зависит от ситуации и иногда лучше этот список подготовить на собеседовании и там уже ссылаться на ваши рекомендации. Или в самом тексте резюме указать, что подобные "Данные предоставляются по требованию". То есть рекомендации у вас есть, и в случае необходимости вы их сможете предоставить.

Не каждый человек сможет составить грамотное и интересное резюме, бывает и такое, что краткость выступает недостатком резюме, а не его достоинством. Представим ситуацию: человек проработал в различных компаниях более двадцати лет, а его резюме занимает всего одну страницу! Это обычно происходит не из-за того, что человек такой уж плохой сотрудник, а просто он в данном документе указал только названия компаний и периоды работы у них, а сами виды работ, его функции и обязанности не пояснил. Необходимо указывать и профиль деятельности вашей бывшей компании. Должен же будущий ваш работодатель знать, чем вы раньше занимались и что делали, какие должностные обязанности имели и за что отвечали.

Избыточность тоже иногда присутствует в резюме. Чаще всего молодые специалисты расхваливают себя и пишут о своих двух-трех местах работы на пяти страницах! Причем это все происходит с подробным описанием хобби, увлечений, роста, веса и т.п. Избегайте этого! Помните - мы говорим о правдивом и конкретном резюме.

Оставляйте достаточно места между параграфами, чтобы ваше резюме не было перегруженным.

В конце резюме для верности можно продублировать ваши адреса, телефоны, e-mail в разделе "Контактная информация". Самые частые ошибки соискатели делают оттого, что не знают сами, чего же хочет от них работодатель. И неструктурированные, перегруженные резюме просто порой даже не прочитываются и выбрасываются.

А ведь резюме, мы уже ранее говорили об этом, - это своеобразная визитная карточка человека, желающего заявить о себе на рынке труда.

Заявления

При поступлении на любую работу гражданин обязан написать и подать работодателю письменное заявление, в котором должна быть изложена просьба о зачислении в штат организации, на предприятие, в учреждение, с указанием профессии, квалификации, специальности, должности.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной (свободной) форме, пишется от руки и может быть напечатано на компьютере. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4.

В заявлении необходимо писать "Прошу принять на работу менеджером по работе с клиентами" или "Прошу Вас принять меня на должность старшего продавца". Не принято употреблять следующие выражения "прошу не отказывать", "весьма убедительно", "заранее признателен", "заранее благодарен".

Реквизиты данного документа следующие:

1) адресат (кому адресуется заявление о приеме на работу, как правило, это работодатель или наниматель);

2) заявитель (имя, фамилия, отчество гражданина, ищущего работу);

3) наименование документа ("заявление");

4) текст самого заявления;

5) подпись гражданина и дата составления заявления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу соответствующего гражданина. В случае принятия отрицательного решения (то есть когда соискателя не принимают на работу), заявителю сообщают об отказе устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе, естественно, составляется, когда сотрудник желает перейти с одной должности на другую, из одного филиала организации в другой и т.п. В тексте подобного заявления необходимо указывать "Прошу перевести меня на должность... в связи...".

Обязательными реквизитами являются:

1) адресат (кому адресуется заявление о переводе на другую работу, как правило, это работодатель или наниматель);

2) заявитель (имя, фамилия, отчество гражданина);

3) наименование документа ("заявление");

4) текст самого заявления с наименованием должности (на которой сейчас работает и на которую просит перевести работник), наименованием структурного подразделения (филиала, представительства), причиной перевода;

5) подпись гражданина и дата составления заявления;

6) резолюция руководителя предприятия, руководителя структурного подразделения или иного должностного лица;

7) отметка об исполнении.

Заявление о переводе может быть написано на общем бланке или стандартном листе бумаги. В некоторых организациях и на предприятиях применяются трафаретные бланки, которые разрабатываются по соответствующим образцам.

В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Чтобы реализовать свое право на отпуск, работнику необходимо подать заявление работодателю.

Заявление о предоставлении отпуска содержит следующие реквизиты:

1) адресат (кому адресуется заявление о предоставлении отпуска);

2) заявитель (имя, фамилия, отчество);

3) наименование документа ("заявление");

4) текст самого заявления;

5) подпись гражданина и дата составления заявления;

6) резолюция руководителя предприятия, руководителя структурного подразделения или иного должностного лица;

7) отметка об исполнении.

В тексте самого заявления необходимо писать: "Прошу предоставить очередной отпуск с ... (число, месяц, год)".

Заявления о предоставлении учебного отпуска, заявления о предоставлении отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в своем тексте указание на наличие соответствующих документов для предоставления именно такого отпуска (это больничный лист, справка с места учебы и пр.).

Трудовая книжка

Трудовая деятельность абсолютно любого человека фиксируется в его трудовой книжке, которая ведется в любой организации независимо от формы собственности.

Трудовая книжка работника - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При приеме на работу трудовую книжку необходимо предоставить лицу, ведущему документацию по персоналу организации, предприятия или учреждения.

Трудовая книжка остается у любого сотрудника после увольнения его из организации и свидетельствует в будущем перед органами по пенсионному обеспечению обо всем, что происходило с работником за время его работы в организации, учреждении, на предприятии.

Основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек указаны в статье 66 ТК РФ. Также при ведении трудовых книжек следует руководствоваться нижеуказанными нормативными правовыми актами:

1) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (данные нормы были утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225;

2) Инструкция по заполнению трудовых книжек (была утверждена постановлением Министерства труда России от 10 октября 2003 года N 69 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г. N 5219));

3) Приказ Министерства финансов России от 22 декабря 2003 г. N 117н "О трудовых книжках";

4) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден приказом Минфина от 22 декабря 2003 года N 117н (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24 декабря 2003 г. N 5356));

5) Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства России от 24 июля 2002 года N 555 (в ред. от 8 августа 2003 г.));

6) Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утвержден постановлением Министерства труда от 24 июня 1994 г. N 50 (Зарегистрировано в Минюсте РФ 1 июля 1994 г. N 616));

7) Порядок подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы (был утвержден приказом Министерства здравоохранения и социального развития от 9 декабря 2004 г. N 312).

Трудовые книжки в организации заказывает служба или сами работники. Согласно пункту 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и бланков вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету, выдаче и заполнению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на самого работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение требований, установленных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, должностные лица несут ответственность, предусмотренную статьей 5.27 "Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ. В данной статье сказано о том, что нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 до 5 тыс. руб.; на юридических лиц - от 35 до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на индивидуальных предпринимателей - от 1 до 5 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до девяноста суток. В части второй настоящей статьи содержится норма о привлечении к административной ответственности должностного лица, ранее подвергнутого административному наказанию за совершения аналогичного правонарушения. Но в данном составе законодатель уже не предусматривает в качестве наказания штраф или приостановление деятельности, а заменяет их дисквалификацией на срок от 1 года до 3 лет.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и пункту 3 правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него больше пяти дней, в случае если работа в данной организации является для работника основной, а не по совместительству.

В случае если работник работает по гражданско-правовому договору, трудовая книжка на него заводиться не должна и никакие записи в трудовую книжку не производятся.

На работника, поступающего на работу впервые, как мы уже указали выше, заводится трудовая книжка по истечении пяти рабочих дней обязательно, и все записи в ней делаются на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию (диплом, свидетельство, сертификат).

Необходимо помнить, что некоторые кандидаты хотят просто оформить новую трудовую книжку при наличии уже существующей для того, чтобы скрыть увольнение по "нехорошей" статье, или чтобы не работать по совместительству, поэтому работнику управления (отдела) кадров можно посоветовать брать у любого работника заявление с просьбой завести ему трудовую книжку, чтобы снять с себя ответственность за заполнение новой трудовой книжки.

Трудовые книжки работников ведутся на государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, а на территории республики, входящей в состав России, и установившей свой государственный язык, также может использоваться и государственный язык этой республики (пункт 6 правил ведения и хранения трудовых книжек).

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество сотрудника полностью, без каких-либо сокращений. Дата рождения в данном документе должна содержать число, месяц и год, в принципе, как и в любом другом документе.

На титульном листе также обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации, где она была впервые заведена и заполнена соответствующим образом.

Дата заполнения трудовой книжки указывается таким же образом, как и дата рождения работника, - "24 февраля 2013 г.". После всех записей принимаемый на работу гражданин ставит свою подпись, заверяя тем самым правильность внесенных сведений о нем и его работе (пункт 2.2 инструкции по заполнению трудовых книжек).

Записи на последующих страницах трудовой книжки начинаются с постановки штампа (печати) организации или написания от руки наименования работодателя.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема на работу, в графе 3 - указание действия (переведена, принята, уволена) и должность, в графе 4 указывается основание соответствующего действия (приказ, его номер и дата).

Записи дат в трудовой книжке производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Записи в трудовой книжке работника должны производиться аккуратно, четко, ручкой черного, синего или фиолетового цвета.

Недопустимы никакие сокращения. Все названия в записях пишутся полностью. Нельзя писать "пр." вместо слова "приказ" или "расп." вместо "распоряжение".

Все записи имеют свой порядковый номер. Согласно пункту 10 правил ведения и хранения трудовых книжек все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, при этом все записи должны соответствовать тексту приказа или распоряжения.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья Трудового кодекса России (ее пункт или часть), то есть "Уволен в связи с расторжением трудового договора по инициативе работника, статья 80 ТК РФ", ставятся подпись должностного лица и печать организации.

С каждой новой записью, вносимой в его трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись работодателем в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке.

Согласно пункту 4 правил ведения и хранения трудовых книжек в данный документ вносятся следующие сведения:

1) сведения о работнике;

2) сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

3) сведения о награждении за успехи в работе.

В разделе трудовой книжки "Сведения о работе" указывается (в виде заголовка) полное наименование организации. Сокращенное наименование организации указывается только, если рядом указано полное наименование в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Указывать только сокращенное наименование недопустимо.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием организации (предприятия, учреждения).

Если за время работы в организации работник получает новый разряд (категорию, класс и т.п.), то в его трудовую книжку делается соответствующая запись, так же как и при получении второй профессии, специальности.

Если вдруг в графе "Сведения о работе" не осталось места, заводится специальный вкладыш к трудовой книжке.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся управлением кадров и т.п. по последнему месту работы на основании соответствующих документов: паспорта, свидетельства о расторжении брака, свидетельства о заключении брака, свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества и пр.

Эти изменения должны быть внесены в следующем порядке:

1) на первой странице трудовой книжки одной чертой зачеркивается, к примеру, прежняя фамилия или имя (отчество) и записываются новые данные;

2) на внутренней стороне обложки записываются ссылки на соответствующие документы (свидетельства и т.д.) и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного лица и печатью фирмы (организации) или печатью отдела (управления) кадров.

Аналогичным образом вносятся и изменения об образовании (на основании дипломов, свидетельств), профессии, специальности.

Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек, регламентируется правилами ведения и хранения трудовых книжек и инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Согласно пункту 27 правил ведения и хранения в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Изменение записей производится путем признания их недействительности и внесения правильных записей.

В соответствии с пунктом 1.2 инструкции по заполнению трудовых книжек при необходимости изменения конкретной записи в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней записи в данном разделе указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером .... недействительна". Далее производится правильная запись, и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются номер и дата приказа или иного документа, на основании которого вносится уже правильная запись.

Запись о прохождении военной службы, о службе в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органах вносится согласно Федеральному закону от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

Данная запись делается по месту новой работы со ссылкой на военный билет работника.

В трудовую книжку сотрудника также должны вноситься записи о времени его обучения на курсах, в школах по повышению квалификации, по переквалификации и переподготовке кадров.

Подобные записи должны вноситься в трудовые книжки теми организациями, в которых работают лица, обучающиеся в период работы. Согласно правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об обучении производятся на основании соответствующих аттестатов и иных документов.

Если предприниматель своевременно не издал приказ о приеме на работу в нарушение статьи 68 ТК РФ, то необходимо сделать это сейчас, издав приказ с обратной силой (то есть данный приказ будет распространять свою силу на прошлое время). Все даты в этом приказе будут подлинные: и дата издания приказа, и дата принятия сотрудника на работу.

Если до поступления на работу к индивидуальному предпринимателю работник совсем не имел трудовой книжки и не работал по трудовому договору, предприниматель обязан завести ему трудовую книжку, на титульном листе которой должна стоять подлинная дата ее выдачи.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету, выдаче и заполнению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на самого работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.

Трудовой договор

Заключение трудового договора между работником и работодателем означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива конкретной организации.

Трудовой договор - это согласно ст. 56 ТК соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте любого трудового договора указывается также и то, что работодатель обязан:

1) обеспечить необходимые условия труда для работника;

2) выплачивать ему заработную плату;

3) требовать от него выполнения функций, предусмотренных только трудовым договором, и не выходить за его рамки и мн. др.

Работник же в соответствии с трудовым договором должен выполнять определенную работу по конкретной должности или профессии и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются: фамилия, имя и отчество работника и наименование (название) работодателя (его фамилия, имя, отчество, если работодатель является физическим лицом), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями любого трудового договора являются:

1) место работы (с указанием структурного подразделения, филиала, представительства);

2) дата начала работы;

3) наименование должности, специальности, профессии с указанием соответствующей квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

Если согласно федеральным законам России с выполнением работ по определенным должностям, специальностям и профессиям связано предоставление льгот либо наличие каких-либо ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей, а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;

4) права и обязанности работника;

5) права и обязанности работодателя;

6) характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

7) режим труда и отдыха (если в отношении данного работника он отличается от общих правил, установленных в организации);

8) условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада сотрудника, различные доплаты к заработной плате, надбавки и поощрительные выплаты);

9) виды и условия социального страхования.

Также в трудовом договоре могут предусматриваться: условие о прохождении работником испытания, о неразглашении охраняемой законом тайны (коммерческой, государственной, служебной и иной), об обязанности отработать после обучения работником не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет работодателя, и иные условия, который ни в коей мере не ухудшают положение работника по сравнению с другим персоналом организации, а также по сравнению с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.

Трудовые договоры могут заключаться как на неопределенный срок, так и на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не указан в законодательстве.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указывается плюс к остальным условиям еще и срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения именно срочного трудового договора.

Трудовой договор оформляется в письменной форме, в двух экземплярах (ст. 67 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора выдается работнику под роспись. Второй экземпляр хранится у работодателя в личном деле работника или в специальной папке (деле), которая называется "Трудовые договоры с работниками".

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя к работе. При фактическом допущении работника к работе наниматель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения сотрудника к выполнению служебных обязанностей.

При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами или иными нормативно-правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения подобных договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим трудовым договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон (работника и работодателя) и обязательно в письменной форме.

С отдельными работниками также могут заключаться договоры о материальной ответственности.

Личная карточка

После подписания трудового договора на работника оформляется определенный пакет документов. В первую очередь заполняется личная карточка (унифицированная форма Т-2) на работников, принятых на работу, на основании приказа.

Личная карточка должна заполняться на каждого работника любой категории, оформленного по срочному или бессрочному трудовому договору, в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной в установленном порядке), страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса самого работника.

Личная карточка состоит из нескольких разделов:

1) общие сведения;

2) сведения об образовании;

3) сведения о научных трудах;

4) сведения о трудовой деятельности и стаже работы;

5) сведения о семейном положении;

6) сведения о воинском учете;

7) сведения о приеме на работу в организацию, о назначении на должности;

8) сведения о повышении квалификации;

9) сведения о поощрениях, наградах, отпусках;

10) другие сведения.

Таким образом, данная карточка формы Т-2 содержит в себе сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодном, учебном, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

Личная карточка, как уже было указано ранее, заполняется на основании личного опроса поступающего на работу и личных документов.

В личной карточке указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит основание, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Личные карточки можно хранить только в отдельном деле. В личной карточке работник расписывается об ознакомлении со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, а также об изменении окладов и надбавок.

Существуют организации, которые по специфике своей деятельности используют модификацию личной карточки Т-2. К примеру, это личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание и форму. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы именно спецификой государственной службы в нашей стране.

Имеется еще учетная карточка научного, научно-педагогического работника, которая заполняется параллельно с формой Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников, занимающих должности старшего научного сотрудника, преподавателя, ректора, проректора, младшего научного сотрудника и пр.

Каждый раздел личной карточки содержит описательную часть реквизита (пункта).

При заполнении формы текст записей-описаний не должен заходить за поле кодирования, в противном случае подобная карточка будет испорченной и подлежит переписке.

В текстовой части личной карточки и в поле кодирования не следует употреблять служебные символы: двоеточие (:), равно (=), косую черту (/).

При отсутствии записей в описательной части реквизитов (пунктов) или при отрицательных ответах на вопросы (не имею, не состою) кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

При указании какой-либо даты название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами, а кодируемые даты арабскими цифрами: в первых двух разрядах пишется число, во вторых двух разрядах - месяц, в третьих четырех разрядах - год.

Наименование организации (предприятия, учреждения) в личной карточке пишется полностью либо указывается условное наименование предприятия.

Табельный номер любого работника не должен быть длиннее шести цифр. Табельный номер присваивается каждому вновь принятому сотруднику или работающему и не меняется вплоть до самого его увольнения (ухода).

Пол работника (мужской, женский) должен записываться как "М", "Ж" или кодироваться:

1) мужской цифрой "1";

2) женский цифрой "2".

Фамилия, имя, отчество работника записываются полностью и разборчивым текстом. При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая фамилия в соответствии с представленными в отдел кадров документами (к примеру, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о заключении брака и т.п.).

Дата рождения работника устанавливается согласно паспорту и записывается полностью в текстовой зоне, к примеру, "24 февраля 1984 года", при этом код должен быть следующим - 24 февраля 84.

При указании места рождения следует учитывать следующие обстоятельства:

1) длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать в целом сто символов - "пос. Палатка Хасынского рн. Магаданской обл.";

2) все районы и области, как мы уже указали выше, пишутся в родительном падеже, без запятой, со следующими принятыми сокращениями:

город - гор.;

деревня - дер.;

край - кр.;

округ - окр.;

область - обл.;

поселок - пос.;

район - р-н.;

станция - ст.

Аул, село, кишлак и т.п. пишутся полностью.

Гражданство работника записывается без какого-либо сокращения. Запись гражданства и ее кодирование может быть прописано следующим образом:

1) гражданин Российской Федерации - 1;

2) гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) - 2;

3) иностранный гражданин - 3;

4) лицо без гражданства - 4.

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью, опять же без каких бы то ни было сокращений. Кодирование производится по справочнику-кодификатору языков.

Образование сотрудника записывается и кодируется согласно справочнику-кодификатору образования. При этом все работники, окончившие пятый и шестой классы средней школы (по десятилетней системе образования), должны быть отнесены к лицам с начальным образованием, а окончившие седьмой, восьмой или девятый классы (опять же по десятилетней системе образования) - к лицам с неполным средним образованием.

До 1935 года в нашей стране полное среднее образование давала школа-девятилетка. И соответственно в данном случае неполным средним образованием будет считаться семь и восемь классов.

Работники, обучающиеся и еще не окончившие средние специальные и высшие заведения, должны быть отнесены к лицам, имеющим общее или среднее специальное среднее образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в нынешнее учебное заведение.

Если работник закончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, то в личной карточке записываются оба учебных заведения.

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. К примеру, когда в наименовании образовательного учреждения входит слово "имени" какого-либо "светилы", то следует писать сокращенное "им.", если за словом имени идут слова "профессора", "академика" и пр. следует писать "им. профессора", "им. академика" и т.п.

Все сведения об образовании, как мы уже указывали ранее, должны устанавливаться на основании документов - аттестатов, дипломов, свидетельств об окончании, сертификатов об образовании.

Форма обучения, на которой учится работник, указывается посредством зачеркивания ненужных слов. Кодирование форм обучения осуществляется следующим образом:

1) очное (дневное) обучение - 1;

2) очно-заочное (вечернее) обучение - 2;

3) заочное обучение - 3;

4) экстернат - 4;

5) семейное образование - 5;

6) самообразование - 6.

Основная профессия работника указывается полностью, без сокращений, и в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Кодируется она также согласно ОКПДТР.

Специальность по диплому (свидетельству) указывается полностью. Код специальности указывается в соответствии с Общероссийским классификатором специальностей по образованию.

Второй профессией считается та профессия, которая не совпадает с ранее указанными профессиями и представляет интерес для организации (предприятия, учреждения).

Квалификация по диплому (свидетельству) указывается в следующем порядке:

1) для высших учебных заведений:

а) "бакалавр" по направлению.;

б) "магистр" по направлению.;

в) "специалист".

Следует отметить, что для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается "по направлению ...", а для специалистов указывается наименование специальности, предположим, "Юриспруденция";

2) для средних учебных заведений указывается:

3) "техник";

4) "товаровед";

5) "юрист";

6) "менеджер" и пр.

В таблице "Трудовая деятельность" указываются сведения о поступлении на работу, военную службу и т.д. Желательно производить записи без сокращений, полностью. При заполнении таких граф, как "Дата поступления" и "Дата ухода" указываются только год и месяц. В графе "Наименование организации" допускаются сокращения, но только с теми условиями, что были указаны выше.

Стаж работы указывается только на основании трудовой книжки сотрудника. Размер стажа (его длительность) указываются полностью, без сокращений. Кодирование стажа работы производится согласно справочнику-кодификатору. В основу кодирования положен принцип размера стажа.

Семейное положение записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями:

1) женат (замужем) - 1;

2) холост (не замужем) - 2;

3) разведен (разведена) - 3;

4) вдовец (вдова) - 4.

В составе семьи указываются только члены семьи.

Паспортные данные работника указывается согласно документу, конечно же, - паспорту. Паспортные данные никоим образом не кодируются.

Запись домашнего адреса осуществляется согласно порядку указания места рождения (указан ранее).

Сведения о воинском учете производятся в строгом соответствии с военным билетом, служебным удостоверением, иными документами. Если сведений недостаточно, делаются соответствующие пометки.

Данные о повышении квалификации указываются на основании документов, представляемых сотрудником при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В данном разделе необходимо указать:

1) вид повышения квалификации;

2) наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства); факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении; факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении; курсы повышения квалификации);

3) вид документа (свидетельство, диплом, удостоверение).

В аналогичном порядке указывается информация о профессиональной подготовке и аттестации.

При заполнении в личной карточке раздела "Поощрения, награды" необходимо указать виды поощрений, применявшихся к работнику, перечислить государственные награды Российской Федерации, награды Советского союза (СССР), присвоенные почетные звания при их наличии.

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета лиц, обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять дату поступления в данные учебные заведения и дату окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В данном же разделе также следует записывать и другие данные о работниках, к примеру, данные о работающих инвалидах и т.п.

В разделе "Отпуска" сведения указываются на основании приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска.

Администрация любого предприятия, организации, учреждения обязана ознакомить работника со всеми внесенными записями под расписку.

Объяснительная записка

Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Объяснительная записка позволяет прояснить ситуацию перед работодателем по указанной ситуации или возникшим вопросам с точки зрения работника (виновника событий). Данный документ порой помогает снять вину с участников, если они действительно не виноваты.

Текст любой объяснительной записки составляется в произвольной, свободной форме. В ней указываются причины, которые привели к нарушениям трудовой или иной дисциплины.

В объяснительной записке обязательно должно быть указано, кому она написана, от кого, в отношении какой ситуации, дата составления данного документа, подпись составителя.

Само название "объяснительная записка" уже подразумевает определенные объяснения.

Если работник виноват в создавшейся ситуации - в ответ на объяснительную записку работодатель и отдел кадров издают приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания к работнику. Данный приказ (распоряжение) вручается работнику в письменной форме под расписку в течение одного месяца со дня обнаружения проступка.

Доверенность

Доверенность согласно гражданскому законодательству - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

Доверенность выдается руководителем и должна содержать в себе следующие данные:

1) наименование организации (ООО "Руслан и Людмила");

2) наименование вида документа ("Доверенность");

3) дату документа и место его составления (город Саратов, 12 мая 2013 г.);

4) регистрационный номер документа;

5) текст документа;

6) подпись;

7) визы согласования;

8) печать организации.

Все реквизиты доверенности печатаются шрифтом Times New Roman 14 размера.

Доверенность необходимо оформить на фирменном бланке организации или просто на обычном листе формата А4.

Текст любой доверенности содержит в себе: наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя и отчество и паспортные данные); содержание и объем прав и полномочий; срок действия доверенности (максимальный срок - три года); иные сведения согласно законодательству.

Подпись заверяется печатью администрации или структурного подразделения.

Согласно российскому законодательству в доверенности на получение заработной платы и иных платежей, связанных именно с трудовыми отношениями, указываются:

1) фамилия, имя и отчество доверителя;

2) фамилия, имя и отчество представителя, его паспортные данные;

3) объем полномочий (прав) представителя;

4) дата и подпись.

Данные доверенности оформляются на обычных листах формата А4.

К. Либерман,

шеф-редактор журнала

"Кадровый вопрос", N 2, февраль 2013 г.