Вход
Справка 2-НДФЛ. Порядок заполнения (Е. Тарасова, "Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2013 г.)
-
Справка 2-НДФЛ. Порядок заполнения (Е. Тарасова, "Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2013 г.)
-
Крупнейшие компании и филиалы
-
Адрес налогоплательщика
-
Доходы по разным ставкам
-
Что отражаем
-
Дата получения дохода
Справка 2-НДФЛ. Порядок заполнения
Ежегодно до 1 апреля компании как налоговые агенты обязаны подавать в налоговую инспекцию справки о доходах по форме 2-НДФЛ *(1). Сведения представляют по каждому сотруднику или другому лицу, которое получило доход от организации. Что нужно учесть при заполнении данной справки в 2013 году, расскажем в статье.
Прежде всего отметим, что большинство фирм должны подавать сведения по форме 2-НДФЛ в электронном виде. Бумажный формат могут использовать только те компании, в которых численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек*(2). Рассмотрим особенности заполнения данной справки в различных ситуациях.
Крупнейшие компании и филиалы
В общем случае компании представляют справки по форме 2-НДФЛ по месту своего учета. Сведения по работникам, трудящимся в обособленных подразделениях организации, подают в налоговый орган по месту учета соответствующих подразделений*(3). В этом случае после ИНН через разделитель (/) указывают КПП по месту нахождения подразделения. При заполнении кода ОКАТО проставляют код того административно-территориального образования, на территории которого находится это обособленное подразделение*(4).
Но может быть такая ситуация: компания относится к крупнейшим налогоплательщикам и при этом имеет обособленные подразделения. По первому основанию она должна представлять все декларации и расчеты в инспекцию по месту своего учета*(5). При этом, как мы отметили ранее, по сотрудникам, работающим в обособленных подразделениях, сдавать справку по форме 2-НДФЛ компания должна по месту учета подразделений. По мнению контролирующих ведомств, крупнейшие налогоплательщики вправе сами выбрать способ представления сведений о доходах физических лиц - сотрудников обособленных подразделений: в инспекцию по месту нахождения подразделения или в режиме "одного окна" в налоговую по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика*(6).
Адрес налогоплательщика
При заполнении данной строки формы 2-НДФЛ нередко возникают вопросы. Дело в том, что зачастую адрес налогоплательщика по прописке и по месту фактического пребывания не совпадает. В этом случае указывать нужно именно адрес постоянного места жительства. Данные вносятся на основании паспорта или иного документа, подтверждающего такие сведения. При этом, как разъяснили специалисты ФНС России, код региона, на территории которого физлицо имеет постоянное место жительства, выбирается из соответствующего справочника. Если какой-либо элемент адреса отсутствует, отведенное для него поле не заполняется*(7).
Доходы по разным ставкам
Если сотрудник в течение года получал от организации доходы, облагаемые по разным ставкам, компания оформляет одну справку 2-НДФЛ. При этом в заголовке раздела 3 справки указывают ту ставку налога, в отношении которой он заполняется. Если налоговый агент выплачивал физлицу в течение отчетного периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то разделы 3-5 справки заполняются для каждой из таких ставок. Если справка не может быть составлена на одной странице, то надо заполнить необходимое количество страниц. При этом страницы нумеруются, на каждой из них указывается наименование справки и заполняется раздел 1 "Данные о налоговом агенте".
Обратите внимание: если сотрудник в течение года трудился в нескольких подразделениях компании с разными кодами ОКАТО, то о его доходах нужно заполнять несколько справок*(8). Их число зависит от количества административно-территориальных образований, на чьей территории находятся обособленные подразделения, в которых работник получал доходы.
Что отражаем
В справке отражают все доходы, выплаченные компанией сотрудникам в течение года. Однако по некоторым выплатам из этого правила сделано исключение. Так, например, если компания покупает у сотрудника то или иное имущество, в отношении выплаченных ему доходов налоговым агентом она не является. Сотрудник обязан самостоятельно отчитаться по таким доходам перед налоговой инспекцией и при необходимости заплатить налог. Следовательно, обязанности указывать такие доходы в справке у компании нет. Такую точку зрения высказали Минфин России и ФНС России*(9).
Аналогичная ситуация складывается и с суммами, полностью не облагаемыми налогом. Например, с материальной помощью, не превышающей 4000 рублей в год, или с подарками, стоимость которых находится в пределах этой же суммы. По мнению Минфина России, подобные выплаты указывать в справке также не нужно.
Письмо Минфина России от 2 марта 2012 г. N 03-04-06/9-54
Хотя, на наш взгляд, данные суммы в справку лучше все же вписать. Это как минимум устранит вероятность какого-либо спора с проверяющими. Тем более что данным выплатам присвоены определенные коды, которые подлежат отражению в справке (напр., материальной помощи - 2710, подаркам - 2720), равно как и суммам, которые не учитывают, рассчитывая налог с этих выплат (материальной помощи - 503, подаркам - 501).
Все доходы сотрудника вписывают в раздел 3 справки. Здесь же отражают суммы, не облагаемые налогом. Например, материальную помощь в пределах 4000 рублей и подарки стоимостью не более 4000 рублей.
Отметим, что стандартные, социальные и имущественные вычеты, которые были предоставлены сотруднику компанией, в раздел 3 справки не вписывают. Для них предназначен раздел 4. В нем указывают общую сумму каждого предоставленного вычета.
Дата получения дохода
Нередко у бухгалтеров возникает вопрос: нужно ли отражать в справке за год зарплату за декабрь, начисленную и выплаченную в январе, то есть уже в следующем году? Ответ однозначный - да, этот доход должен быть указан в разделе 3 справки. При этом по строке 5.5 отчета отражают сумму налога, перечисленного за налоговый период, включая налог, перечисленный за декабрь в январе месяце. Такие разъяснения по данному вопросу неоднократно давала налоговая служба*(10). Вывод чиновников основан на том, что датой фактического получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который начислен такой доход*(11).
Письмо ФНС России от 3 февраля 2012 г. N ЕД-4-3/1692@
Аналогичная ситуация возникает и с отпускными выплатами. Датой фактического получения доходов в виде отпускных является день их выплаты*(12). Причем независимо от того, за какой месяц начислены отпускные. В связи с этим при заполнении справки указанные доходы отражают в тех месяцах налогового периода, в которых они фактически выплачены.
В одном из писем *(13) налоговая служба рассмотрела следующую ситуацию. Работнику были начислены отпускные и, соответственно, с них был удержан НДФЛ. Позднее по приказу руководителя работник был отозван из отпуска. Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы НДФЛ были сторнированы, а за отработанные дни начислена зарплата и исчислен налог. В этом случае, по мнению ФНС России, отражать такие суммы отпускных в разделе 3 справки не нужно, поскольку сотрудник их фактически не получил.
Рассмотрим порядок заполнения справки 2-НДФЛ на примере.
Пример
Иванов Иван Иванович - гражданин России, работает в ЗАО "Салют" (ИНН/КПП - 7729578658/772901001, код по ОКАТО - 45286586000, тел.: 8-916-065-06-34). В течение 2012 г. его ежемесячный оклад составлял 30 000 руб.
Иванов имеет право на стандартный налоговый вычет на первого и второго ребенка в размере 1400 руб. на каждого.
В отдельных месяцах 2012 г. доходы Иванова составили:
- в марте - 37 000 руб. (в том числе: 30 000 руб. - заработная плата, 7000 руб. - материальная помощь);
- в июне - 28 600 руб. (в том числе: 8500 руб. - заработная плата, 20 100 руб. - отпускные);
- в ноябре - 21 800 руб. (в том числе: 15 000 руб. - заработная плата, 6800 руб. - выплаты по больничному листу);
- в декабре - 35 000 руб. (в том числе: 30 000 руб. - заработная плата, 5000 руб. - подарок к Новому году).
Вычетом на детей в размере 1400 руб. Иванов имеет право пользоваться 9 месяцев года. С октября его доход превысит 280 000 руб.
Общая сумма стандартного налогового вычета, предоставляемого на содержание детей, составит:
1400 руб. х 9 мес. = 12 600 руб. - на первого ребенка;
1400 руб. х 9 мес. = 12 600 руб. - на второго ребенка.
Приложение N 1
к приказу Федеральной налоговой службы
от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@
Форма 2-НДФЛ
(с изм. от 6 декабря 2011 г.)
Код формы по КНД 1151078
СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА за 2012 год N 55 от 31. 12. 2012 признак 1
-- ----- --- --- ----- ---------------
1. Данные о налоговом агенте в ИФНС (код) 7707
-------
1.1. ИНН/КПП для организации или ИНН для физического лица 7729578658 / 772901001
--------------------- --------------
1.2. Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица
ООО "Актив"
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1.3. Код ОКАТО 45286586000 1.4. Телефон (916) 065-06-34
----------------------- ---- ----------------
2. Данные о физическом лице - получателе дохода
2.1. ИНН 770726489012 2.2. Фамилия, имя, отчество Иванов Иван Иванович
------------- ---------------------------------------------------------
2.3. Статус налогоплательщика 1 2.4. Дата рождения 11 . 08 . 1979 2.5. Гражданство (код страны) 643
----- --- --- ----- -------
2.6. Код документа, удостоверяющего личность 21 2.7. Серия и номер документа 45 04 256 428
---- -----------------------------
2.8. Адрес места жительства в Российской Федерации: почтовый индекс 109125 код региона 77
-------- ----
район город Москва населенный пункт
------------------------ ----------------------- -----------------------
улица Люблинская ул. дом 9 корпус 1 квартира 45
------------------------------------------- ------ ------ ------
2.9. Адрес в стране проживания: Код страны Адрес
----- -----------------------------------------------------
3. Доходы, облагаемые по ставке 13 %
---
/---------------------------------------------------\ /---------------------------------------------------\
|Месяц | Код | Сумма дохода | Код | Сумма | | Месяц | Код | Сумма дохода | Код | Сумма |
| | дохода | | вычета | вычета | | | дохода | | вычета | вычета |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 01 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 02 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 03 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 03 | 2710 | 7 000 | 503 | 4000 | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 04 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 05 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 06 | 2000 | 8 500 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 06 | 2012 | 20 100 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 07 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 08 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 09 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 10 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 11 | 2000 | 15 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 11 | 2300 | 6 800 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 12 | 2000 | 30 000 | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| 12 | 2720 | 5 000 | 501 | 4000 | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| | | | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| | | | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| | | | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| | | | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| | | | | | | | | | | |
|------+--------+---------------+--------+----------| |-------+--------+---------------+--------+---------|
| | | | | | | | | | | |
\---------------------------------------------------/ \---------------------------------------------------/
4. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты
4.1. Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов
/----------------------\ /----------------------\ /-----------------------\ /----------------------\
| Код | Сумма вычета | | Код | Сумма вычета | | Код | Сумма вычета | | Код | Сумма вычета |
|вычета| | |вычета | | | вычета | | |вычета | |
|------+---------------| |-------+--------------| |--------+--------------| |-------+--------------|
| 114 | 12 600 | | 115 | 12 600 | | | | | | |
\----------------------/ \----------------------/ \-----------------------/ \----------------------/
4.2. N Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет ______________________________
4.3. Дата выдачи Уведомления __ . ___ . ____ г. 4.4. Код налогового органа, выдавшего Уведомление __________
5. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке 13_%
---
| 5.1. Общая сумма дохода | 362 400 |
| 5.2. Налоговая база | 329 200 |
| 5.3. Сумма налога исчисленная | 42 796 |
| 5.4. Сумма налога удержанная | 42 796 |
| 5.5. Сумма налога перечисленная* | 42 796 |
| 5.6. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом | 0 |
| 5.7. Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | 0 |
Налоговый агент Главный бухгалтер Петрова Петрова А.Ю.
------------------------ ------------------ ------------------------
М.П. (должность) (подпись) (Ф.И.О.)
_____________________________
* Настоящий пункт заполняется в отношении сумм налога, исчисленных с доходов, полученных начиная с 2011 года.
Е. Тарасова,
заместитель главного редактора
Экспертиза статьи:
К. Котов,
заместитель начальника отдела ФНС России
"Актуальная бухгалтерия", N 3, март 2013 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@
*(2) п. 2 ст. 230 НК РФ
*(3) письма Минфина России от 04.12.2012 N 03-04-06/8-341, от 16.12.2011 N 03-04-06/3-348, от 21.09.2011 N 03-04-06/3-229, ФНС России от 30.05.2012 N ЕД-4-3/8816, от 28.03.2011 N КЕ-4-3/4817
*(4) письмо ФНС России от 14.10.2010 N ШС-37-3/13344
*(5) абз. 4 п. 3 ст. 80 НК РФ
*(6) письмо ФНС России от 26.12.2012 N ЕД-4-3/22280@ (согласовано с Минфином России письмом от 24.12.2012 N 03-04-08/3-444)
*(7) письмо ФНС России от 09.04.2012 N ЕД-4-3/5895@
*(8) Раздел II Рекомендаций, утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@; письма Минфина России от 07.12.2012 N 03-04-06/8-345, ФНС России от 05.12.2012 N ЕД-4-3/20473
*(9) письма Минфина России от 07.12.2011 N 03-04-06/3-339, ФНС России от 01.08.2012 N ЕД-4-3/12769@
*(10) письма ФНС России от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1698, N ЕД-4-3/1692, от 12.01.2012 N ЕД-4-3/74
*(11) п. 2 ст. 223 НК РФ
*(12) подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ
*(13) письмо ФНС России от 09.04.2012 N ЕД-4-3/5888@
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Актуальная бухгалтерия"
Особенный журнал о налоговом и бухгалтерском учете. Решение сложных профессиональных вопросов, возникающих у бухгалтера в повседневной работе; оперативные и подробные комментарии к изменениям в законодательстве; консультации по вопросам, связанным с работой бухгалтерии. Все это излагается в доступной форме, сопровождается наглядными примерами, схемами, таблицами и рисунками.
"Ноу-хау" "Актуальной бухгалтерии" - многоступенчатая проверка информации экспертами редакции, независимыми специалистами в области налогов и бухгалтерии, а также со стороны авторитетных чиновников Минфина и ФНС России. Ошибки практически исключены. Периодичность - 1 раз в месяц. Ежемесячник выпускается компанией "ГАРАНТ".
Чтобы регулярно получать "Актуальную бухгалтерию", обратитесь к Официальному партнеру компании "Гарант", который Вас обслуживает.