Бухгалтерский учет: прошлое и настоящее (Е.В. Белова, "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 2, февраль 2013 г.)

Бухгалтерский учет: прошлое и настоящее

Уже ни для кого не новость, что 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), которым было отменено в том числе предписание о применении организациями унифицированных форм первичных учетных документов. При этом данное положение распространяется не на все организации, а только на коммерческие. О том, что нового появилось в учетной политике в связи с принятием нового закона, в том числе по вопросу применения форм первичных учетных документов, вы узнаете из этой статьи.

Немного истории

Согласно ранее действовавшему Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Так, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1), унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100, унифицированные формы первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения утверждены Постановлением Росстата от 09.08.1999 N 66 и т.д.

При этом формы документов, не предусмотренные в этих альбомах, должны были содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Утверждались такие формы приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета в организации.

По своей форме первичный документ мог быть составлен на бумажном или машинном носителе информации (п. 7 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). При этом в документы можно было вносить исправления по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно подтверждаться подписями лиц, которые подписывали документ, с указанием даты внесения исправлений. Исключения составляли кассовые и банковские документы: в них вносить исправления было нельзя.

Унифицированные формы документов по учету кадров и рабочего времени и расчетов в персоналом по оплате труда, которые используются кадровыми службами, утверждены Постановлением N 1. При этом формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ. В государственных органах данные документы применяются с особенностями, касающимися бюджетных учреждений.

Документы по расчету с персоналом по оплате труда распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.

Унифицированные формы первичных учетных документов, в том числе по оплате труда, и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н.

Новое в бухгалтерском учете

Прежде всего Законом N 402-ФЗ установлено, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. К ним относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

- подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По сравнению с ранее действовавшим Законом N 129-ФЗ изменения в обязательных реквизитах незначительные. Так, понятие "хозяйственная операция" заменено на более широкое "факт хозяйственной жизни", означающее сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).

Также уточнено требование об указании в первичном учетном документе величины измерения факта хозяйственной жизни. Использование союзов "и (или)" указывает на возможность существования натурального и денежного измерения одновременно и одного из них. В частности, к первым относится, например, табель учета рабочего времени, ко вторым относятся все кассовые документы (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер и др.).

Еще одно отличие состоит в требовании указывать в первичном учетном документе, кроме подписей лиц, совершивших сделку или операцию либо оформивших событие, их фамилии и инициалы.

Законом N 402-ФЗ по сравнению с ранее действовавшим практически уравниваются в правах первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронной форме, заверенные электронной подписью. Если ранее копия первичного учетного документа, составленного на машинном носителе, в обязательном порядке должна была изготавливаться и на бумажном, то сейчас бумажная копия электронного документа изготавливается только по требованию контрагента и только в случае, если это предусмотрено законодательством или договором с ним.

Отметим также, что в отличие от Закона N 129-ФЗ, которым установлен запрет на внесение исправлений в кассовые и банковские документы, новым законом подобного ограничения не установлено, но при этом в нем содержится оговорка "если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета". А согласно п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П, и п. 2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного ЦБ РФ 19.06.2012 N 383-П, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Исправления же в других документах, кроме даты внесения исправлений и подписей лиц, заверявших документы изначально, сейчас должны содержать фамилии и инициалы этих лиц либо иные реквизиты, необходимые для их идентификации.

Кроме того, новым законом не регламентируется порядок предоставления права подписи первичных учетных документов, отсутствует перечень должностей лиц, подписывающих документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Ранее такие документы подписывались руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. В настоящее время данный вопрос регулируется работодателем самостоятельно.

Оформление первичных учетных документов государственными учреждениями

Обращаем ваше внимание, что в соответствии с Законом N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Однако данное положение не распространяется на организации государственного сектора. Согласно п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов для этих организаций устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

То есть государственные (муниципальные) учреждения по-прежнему применяют унифицированные формы, утвержденные приказами Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению", от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" и др.

При этом остается открытым вопрос, должны ли государственные (муниципальные) учреждения использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1, которые были разработаны в целях реализации требований не бюджетного законодательства, а Трудового кодекса. По всей видимости, да, тем более что данные формы документов применяются с учетом особенностей государственных учреждений, а другие формы нормативными правовыми актами РФ для них не разработаны. Учреждение вправе самостоятельно разработать только формы первичных документов, не предусмотренные в альбомах унифицированных форм, и утвердить их в своей учетной политике.

Примечание. Организации государственного сектора - государственные (муниципальные) учреждения, государственные академии наук, государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов, органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

Кроме этого, как и ранее, согласно Постановлению Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Все реквизиты утвержденных Госкомстатом РФ унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (в том числе свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Не запрещается при разработке форм по учету труда и его оплате брать за основу утвержденные ранее унифицированные формы и коммерческим организациям. При этом, конечно, следует учесть требования Закона N 402-ФЗ, а именно закрепить использование новых форм первичной учетной документации в бухгалтерской учетной политике.

Е.В. Белова,

эксперт журнала "Отдел кадров государственного

(муниципального) учреждения"

"Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 2, февраль 2013 г.