Как регистрировать и хранить счета-фактуры (М. Полухина, "Арсенал предпринимателя", N 5, май 2012 г.)

Как регистрировать и хранить счета-фактуры

26.12.2011 было принято постановление Правительства РФ N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость", которое установило новые правила регистрации и хранения полученных и выданных счетов-фактур. Рассмотрим подробнее указанные изменения.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление N 1137) впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее - Журнал) (приложение N 3 к Постановлению N 1137). Журнал состоит из двух частей: части 1 - "Выставленные счета-фактуры" и части 2 - "Полученные счета-фактуры". Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала (Пример 1).

Пример 1

Приложение N 3

к постановлению Правительства РФ

от 26 декабря 2011 г. N 1137

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость,

Наименование налогоплательщика Индивидуальный предприниматель Иванов Денис Иванович

                               ----------------------------------------------------

ИНН/КПП налогоплательщика              772054119112/-

                               ------------------------------------------

                                        за II квартал 20 12 года

                                          ---            --

Часть 1. Выставленные счета-фактуры

N п/п	Дата выставления	Код способа выставления	Код вида операции	Номер счета-фактуры	Дата составления счета-фактуры	Номер корректировочного счета-фактуры	Дата составления корректировочного счета-фактуры	Номер исправления	Дата исправления	Наименование покупателя	ИНН/ КПП покупателя	Наименование и код валюты	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре - всего	В том числе сумма НДС по счету-фактуре	Разница стоимости с учетом НДС по корректировочному счету-фактуре		Разница НДС по корректировочному счету-фактуре
															уменьшение	уменьшение	уменьшение	увеличение
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19
	17.04.2012	1		17	07.03.2012	7	17.04.2012			ООО "Покупатель"	7707512947 / 770701001	Российский рубль			1100,00		100,00

Часть 2. Полученные счета-фактуры

N п/п	Дата получения	Код способа выставления	Код вида операции	Номер счета-фактуры	Дата составления счета-фактуры	Номер корректировочного счета-фактуры	Дата составления корректировочного счета-фактуры	Номер исправления	Дата исправления	Наименование продавца	ИНН/ КПП продавца	Наименование и код валюты	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре - всего	В том числе сумма НДС по счету-фактуре	Разница стоимости с учетом НДС по корректировочному счету-фактуре		Разница НДС по корректировочному счету-фактуре
															уменьшение	увеличение	уменьшение	увеличение
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19

Руководитель организации или иное уполномоченное лицо  ________________________    ______________________

                                                            (подпись)                     (ф.и.о.)

Индивидуальный предприниматель         Иванов                       Д.И. Иванов

                                ------------------------       ----------------------

                                      (подпись)                      (ф.и.о.)

Реквизиты свидетельства о государственной регистрации  серия 77 N 0089311727

индивидуального предпринимателя                        ---------------------

Теперь счета-фактуры можно выставлять не только в бумажном виде, но и в электронном. Кроме "обычного" счета-фактуры, мы сейчас имеем еще "корректировочный", причем их формы предусматривают возможность вносить исправления путем составления новых экземпляров счетов-фактур. Так вот, все перечисленные в этом абзаце разновидности счета-фактуры, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в новом Журнале.

В "шапке" Журнала указывается полное или сокращенное наименование налогоплательщика согласно учредительным документам, его ИНН и КПП, а также налоговый период, за который составлен Журнал. Раньше Журнал составлялся за год в целом, а теперь - за каждый налоговый период (для НДС налоговым периодом является квартал). Таким образом, за год необходимо будет составить 4 Журнала.

Журнал, составленный на бумажном носителе, подписывается личной подписью индивидуального предпринимателя (или уполномоченным им лицом), прошнуровывается, страницы нумеруются. Причем это делается по истечении каждого налогового периода (квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца. Страницы Журнала скрепляются печатью при ее наличии.

Если Журнал ведется в электронном виде с помощью бухгалтерской программы и у вас нет ЭЦП, его необходимо распечатывать по окончании каждого квартала для оформления в вышеуказанном порядке.

Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) ИП (уполномоченного лица). Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, при проведении налоговой проверки в соответствии со ст. 93 НК РФ).

Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 "Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость", утвержденных Постановлением N 1137).

При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код - 1, в электронном виде - 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель - по дате получения.

К сведению. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность. При использовании услуг спецоператора для обмена электронными документами в качестве даты регистрации выставленного счета-фактуры в Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. Если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени).

При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры.

Книга покупок и Книга продаж

В новой форме Книги покупок (приложение N 4 к Постановлению N 1137) состав показателей почти не изменился. В табличную часть Книги дополнительно внесены три графы (2а, 2б и 2в), в которые заносятся номер и дата исправлений и корректировочных счетов-фактур, в том числе их исправлений. Еще несколько изменились названия граф 6-12. Существенно это только для графы 6: теперь из ее названия следует, что страну происхождения нужно указывать в виде цифрового кода. См. образцы заполнения этих документов в Примерах 2 и 3.

Пример 2

Приложение N 5

к постановлению Правительства РФ

от 26 декабря 2011 г. N 1137

Книга продаж

Продавец          Индивидуальный предприниматель Иванов Денис Иванович

            ----------------------------------------------------------

Идентификационный номер и код причины постановки

на учет налогоплательщика-продавца              772054119112/-

                                     ------------------------------

Продажа за период с 01.04.2012 по 30.06.2012

                    ----------    ----------

Дата и номер счета-фактуры продавца

Номер и дата исправления счета-фактуры продавца

Номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца

Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца

Наименование покупателя

ИНН покупателя

КПП покупателя

Дата оплаты счета-фактуры продавца

Стоимость продаж, включая НДС, - всего

В том числе

стоимость продаж, облагаемых налогом по ставке

стоимость продаж, освобождаемых от налога

18 процентов

10 процентов

0 процентов

20 процентов*

стоимость продаж без НДС

сумма НДС

стоимость продаж без НДС

сумма НДС

стоимость продаж без НДС

сумма НДС

1

1а

1б

1в

2

3

3а

3б

4

5а

5б

6а

6б

7

8а

8б

9

09.04.2012, 71

17.04.2012, 7

ООО "Покупатель"

7707512947

770701001

1100,00

1000,00

100,00

Всего

1100,00

1000,00

100,00

Руководитель организации или иное уполномоченное лицо ________________________    ______________________

                                                            (подпись)                     (ф.и.о.)

Индивидуальный предприниматель         Иванов                       Д.И. Иванов

                                ------------------------       ----------------------

                                      (подпись)                      (ф.и.о.)

Реквизиты свидетельства о государственной регистрации  серия 77 N 0089311727

индивидуального предпринимателя                        ---------------------

_____________________________

* До завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгруженным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г.

Пример 3

Приложение N 4

к постановлению Правительства РФ

от 26 декабря 2011 г. N 1137

Книги покупок

Продавец          Индивидуальный предприниматель Иванов Денис Иванович

            ----------------------------------------------------------

Идентификационный номер и код причины постановки

на учет налогоплательщика-продавца              772054119112/-

                                     ------------------------------

Продажа за период с 01.04.2012 по 30.06.2012

                    ----------    ----------

N п/п

Дата и номер счета-фактуры продавца

Номер и дата исправления счета-фактуры продавца

Номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца

Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца

Дата оплаты счета-фактуры продавца

Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав

Наименование продавца

ИНН продавца

КПП продавца

Страна происхождения товара (цифровой код), номер таможенной декларации

Стоимость покупок, включая НДС, - всего

В том числе

стоимость покупок, облагаемых налогом по ставке

стоимость покупок, освобождаемых от налога

18 процентов

10 процентов

0 процентов

20 процентов*

стоимость покупок без НДС

сумма НДС

стоимость покупок без НДС

сумма НДС

стоимость покупок без НДС

сумма НДС

1

2

2а

2б

2в

3

4

5

5а

5б

6

7

8а

8б

9а

9б

10

11а

11б

12

1

07.03.2012, 71

17.04.2012, 7

ООО "Продавец"

7720541191

772001001

1100,00

1000,00

Всего

1100,00

1000,00

Руководитель организации или иное уполномоченное лицо ________________________    ______________________

                                                            (подпись)                     (ф.и.о.)

Индивидуальный предприниматель         Иванов                       Д.И. Иванов

                                ------------------------       ----------------------

                                      (подпись)                      (ф.и.о.)

Реквизиты свидетельства о государственной регистрации  серия 77 N 0089311727

индивидуального предпринимателя                        ---------------------

_____________________________

* До завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгруженным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г.

Счета-фактуры, полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 Журнала, подлежат регистрации в Книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты по НДС. Это касается всех разновидностей счетов-фактур: "обычных", исправленных и корректировочных, оформленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если продавец повторно направил ранее составленный счет-фактуру в электронном виде (в который на дату повторного направления внес изменения) с исправленными реквизитами, то такой счет-фактура, с указанием номера и даты исправления, по мере возникновения права на налоговые вычеты регистрируется покупателем в Книге покупок. А первоначально составленный счет-фактура (до внесения в него исправлений), направленный продавцом покупателю и не полученный покупателем, в Книге покупок покупателя не регистрируется.

Интересен вопрос о регистрации счетов-фактур, операции по которым облагаются по различным ставкам НДС или не подлежат налогообложению. В этом случае регистрация счета-фактуры в Книге покупок производится на ту сумму, на которую налогоплательщик получает право на вычет и которая определяется с учетом положений п. 10 ст. 165 и п. 4 ст. 170 НК РФ.

Не менее важный момент касается регистрации корректировочных счетов-фактур. Если происходит снижение стоимости товара, то этот документ в Книге покупок регистрирует поставщик. Если рост стоимости, то - покупатель.

Правила для ведения Книги продаж в основном аналогичны правилам ведения Книги покупок, поэтому не будем на них останавливаться подробно.

К сведению. Составленные счета-фактуры (в т.ч. электронные) подлежат регистрации в Книге продаж вне зависимости от даты их получения покупателями

В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.200 N 914 (далее - Постановление N 914) не был четко прописан порядок внесения корректировок в Книгу покупок и Книгу продаж в ситуациях, когда счета-фактуры исправляются в том же налоговом периоде, в котором они зарегистрированы в соответствующей Книге. Теперь дополнительные листы оформляются только в случае необходимости внесения изменений в Книгу за прошедшие налоговые периоды (п. 4 Правил ведения Книги покупок и п. 3 Правил ведения Книги продаж, утвержденных Постановлением N 1137). Корректировка Книги за текущий период производится непосредственно в ней, а не на дополнительном листе.

Составленные на бумажном носителе, Книги покупок и продаж подписываются личной подписью ИП (уполномоченного им лица), прошнуровываются, страницы пронумеровываются. При этом страницы скрепляются печатью. Оформлять документ необходимо по истечении налогового периода (каждого квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца.

Дополнительные листы Книг, составленных на бумажном носителе, также подписываются ИП и прикладываются к той Книге, в которой был зарегистрирован исправленный счет-фактура.

Если Книги ведутся в электронном виде, то они и дополнительные листы к ним должны подписываться электронной цифровой подписью ИП (уполномоченного представителя). Данный порядок установлен для передачи их в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.

Срок хранения счетов-фактур, Журнала и Книг

Раньше покупатели вели Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором они хранились, а продавцы вели Журнал учета выставленных счетов-фактур, где хранили их вторые экземпляры. При этом в старом Постановлении N 914 указан срок хранения Книги покупок и Книги продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур, который составлял 5 лет с даты последней записи (п. 15, 27 Постановлении N 914). Соответственно, и срок хранения счетов-фактур должен был быть таким же.

Но данный порядок не соответствовал требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где установлена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов в течение 4 лет.

С вступлением в силу Постановления N 1137 это противоречие устранено. Книгу продаж (Книгу покупок), составленную как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ней следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 24 Правил ведения книги покупок). Соответственно, и счета-фактуры, зарегистрированные в Книге, подлежат хранению в течение такого же срока.

Причем счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления/получения за соответствующий налоговый период.

К сведению. В Постановлении N 1137 все сроки хранения указаны только для Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также Книги покупок и Книги продаж - не менее 4 лет с даты последней записи. На этом основании мы и делаем вывод, что счета-фактуры должны иметь этот же срок хранения. Хотя напрямую Постановление N 1137 о надлежащем сроке хранения счетов-фактур не говорит! Зато есть прямое указание о правилах учета и хранении (также в течение 4 лет) документов, не регистрируемых в журнале учета, таких, как таможенная декларация, заявление о ввозе товара и об уплате косвенных налогов и т.д.

М. Полухина,

руководитель Департамента методологии и консалтинга

ЗАО "Деловой Профиль",

действительный член Палаты налоговых консультантов России

и ИПБ Московского региона, доктор экономики

"Арсенал предпринимателя", N 5, май 2012 г.