Учет топливных карт (С. Последовская, "Актуальная бухгалтерия", N 7, июль 2012 г.)

Учет топливных карт

Многие компании в своей деятельности используют автомобили. Одним из способов их заправки являются топливные карты. Разберемся, что такое топливная карта и как затраты на ее приобретение проводить в учете. Статья подготовлена на основе книги "Годовой отчет - 2012".

Топливные карты позволяют определить, где, когда, сколько и на какую сумму сотрудник приобрел ГСМ. Поэтому в настоящее время такие карты имеют большой спрос среди компаний. Как в бухгалтерском и налоговом учете отражать затраты на их покупку, расскажем в статье, которая основана на материалах книги "Годовой отчет - 2012".

Бухгалтерский учет карты

Топливные карты не удовлетворяют признакам денежного документа, изложенным в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств*(1).

К таким признакам, например, относят:

- удостоверенное право на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму, причем, как правило, безусловное право;

- из документа должно следовать, на какую сумму в денежном выражении (номинал денежного документа) можно приобрести товар (услугу) (это основной отличительный признак денежного документа);

- при предъявлении денежного документа, как правило, предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость, что свидетельствует о приобретении данного товара (услуги), то есть можно говорить о некоторой "одноразовости" денежного документа.

Топливные карты этим признакам не соответствуют. Так, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты, и топливо при ее предъявлении отпущено не будет. В результате нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта не имеет номинала, то есть стоимости, на которую можно приобрести топливо.

По сути, это техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Работнику компании при выдаче топливной карты фактически не передаются денежные средства. Поэтому для отражения данных операций использование счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и 50 "Касса", субсчет 3"Денежные документы" не обосновано.

Учитывать топливные карты на счете 10 "Материалы" как самостоятельный объект учета в связи с тем, что они имеют материальную форму, также не следует. Дело в том, что в качестве материально-производственных запасов принимаются активы*(2):

- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

- предназначенные для продажи;

- используемые для управленческих нужд организации.

Следовательно, активы, определенные в качестве МПЗ, должны иметь ценность сами по себе либо использоваться компанией в качестве предметов труда. Топливные карты данному требованию не отвечают.

Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива. То есть включать в стоимость бензина, приобретенного по ним. Однако так поступать можно не всегда. Зачастую карты являются многоразовыми, и их стоимость сложно соотнести с определенной партией полученного топлива. В данной ситуации их стоимость можно включить в состав расходов по обычным видам деятельности*(3).

При этом в зависимости от того, на какой счет затрат списывается стоимость топлива, израсходованного тем или иным автомобилем, следует списывать и стоимость карты, выданной водителю для заправки. Для учета карт, стоимость которых включена в расходы компании, можно использовать забалансовые счета. Например, 012 "Топливные карты". Это необходимо для организации контроля за их использованием. Кроме того, компания может вести журнал учета выдачи и возврата карт. В нем нужно предусмотреть, в частности, следующие реквизиты:

- дату выдачи и возврата карты;

- номер топливной карты;

- лимит выдачи топлива по карте;

- марку топлива;

- марку, государственный номер автомобиля, который заправляется топливом;

- Ф.И.О. держателя топливной карты и его подпись.

Пример

Компания приобрела топливную карту. Ее стоимость составила 944 руб. (в т.ч. НДС - 144 руб.). Операции по покупке карты бухгалтер отразил записями:

Дебет 19 Кредит 60

- 144 руб. - учтен "входной" НДС по карте;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60

- 800 руб. (944 - 144) - списана стоимость карты;

Дебет 68 Кредит 19

- 144 руб. - принят к вычету НДС по топливной карте;

Дебет 012

- 800 руб. - стоимость карты учтена на забалансовом счете.

Налог на прибыль

Затраты на покупку (выпуск, обслуживание, восстановление при утере и пр.) топливной карты могут быть отнесены к расходам при исчислении налога на прибыль. В зависимости от вида деятельности компании затраты на топливную карту вправе учитывать как:

- материальные расходы*(4);

- расходы на содержание служебного транспорта*(5);

- прочие расходы, связанные с производством и реализацией*(6).

Свой выбор фирма должна закрепить в учетной политике.

Если топливную карту выдают с условием возврата при оплате ее залоговой стоимости, то в налоговом учете сумма залога не является ни доходом, ни расходом, поэтому она не участвует при расчете налога на прибыль*(7).

С. Последовская,

эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи:

Е. Тарасова,

шеф-редактор издания "Годовой отчет - 2012"

"Актуальная бухгалтерия", N 7, июль 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49

*(2) п. 2 ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н

*(3) п. 5 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н

*(4) ст. 254 НК РФ

*(5) подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(6) подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(7) подп. 2 п. 1 ст. 251, п. 32 ст. 270 НК РФ