Благодарность сотруднику, или Виды мотивации (Ю.Л. Терновка, "Практическая бухгалтерия", N 7, июль 2012 г.)

Благодарность сотруднику, или Виды мотивации

В предыдущих номерах "Практической бухгалтерии" мы разбирали темы, как наказать сотрудника. Однако нужно использовать не только кнут, но и пряник. Рассмотрим, как правильно выражать благодарность сотруднику и как правильно ее оформить.

Работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, можно и нужно поощрять. Трудовым законодательством установлено, что сделать это можно следующими способами:

- объявить благодарность;

- выдать премию;

- наградить ценным подарком, почетной грамотой;

- представить к званию "лучший по профессии".

Работодатель может установить и другие виды поощрений. Их нужно прописать в трудовом договоре. Поскольку будет меньше проблем со списанием поощрительных выплат в налоговом учете и, как следствие, претензий со стороны налоговиков.

Разберемся по порядку с каждым видом поощрения.

Премии

Премии являются наиболее распространенным способом поощрения сотрудников. Поскольку материальное составляющее - главный стимул для работника.

Премии относятся к стимулирующим выплатам и являются составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). Законодательством порядок премирования никак не закреплен, поэтому работодатель выбирает наиболее удобную для него систему поощрения сотрудников.

Напомним: для того чтобы учесть премии в базе по налогу на прибыль, их выплату нужно упомянуть в трудовом договоре. В письме ФНС России от 1 апреля 2011 г. N КЕ-4-3/5165 чиновники отмечают, что для учета сумм премий в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли необходимо:

- наличие документов, подтверждающих отношение выплат в виде премий к системе оплаты труда в организации;

- документы, подтверждающие достижение работниками конкретных показателей оценки труда (фактически отработанное время, количество созданных трудом материальных ценностей, суммы полученных с привлечением труда доходов и пр.);

- первичные документы о начислении конкретных сумм выплат в пользу работников по действующей в организации системе оплаты труда, оформленные в соответствии с законодательством (например, расчетно-платежные ведомости).

Если в трудовом договоре указано, что премия предусмотрена системой оплаты труда, то она учитывается в расходах по налогу на прибыль. Если же она выплачивается по иным основаниям, то подобные выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Решение о выплате премий производится на основании приказа руководителя. Такой документ имеет унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Если премируется один сотрудник, то нужно использовать форму N Т-11, если же несколько - форму N Т-11а (см. пример ее заполнения на стр. 64).

                                             Унифицированная форма N Т-11

                                 Утверждена постановлением Госкомстата РФ

                                                  от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301026  |

                                                            |-----------|

                     ООО "Астра"                     по ОКПО| 32567489  |

---------------------------------------------------         \-----------/

               наименование организации

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                                 |       45-н        |     22.06.12     |

                         Приказ  \--------------------------------------/

                     (распоряжение)    

                 о поощрении работника

                                                    /-------------------\

                                                    |  Табельный номер  |

                                                    |-------------------|

                Петрова Николая Игоревича           |        356        |

------------------------------------------------------------------------/

                 фамилия, имя, отчество

                             Отдел продаж

-------------------------------------------------------------------------

                        структурное подразделение

                           Начальник отдела продаж

-------------------------------------------------------------------------

                      должность (специальность, профессия)

      За добросовестный труд и в связи с 55-летием со дня рождения

-------------------------------------------------------------------------

                           мотив поощрения

-------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

                                  премия

-------------------------------------------------------------------------

   вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. - указать)

-------------------------------------------------------------------------

                         Тридцать пять тысяч руб. 00 коп.

в сумме -----------------------------------------------------------------

                                   прописью

                                         (   35 000    руб.    00   коп.)

                                          -----------       -------

                                            цифрами

Основание: представление о поощрении от 22.06.2012 г. N 12

-------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

Руководитель организации Генеральный директор            В.А. Чуднов

                         -------------------- --------- -----------------

                           должность           личная      расшифровка

                                               подпись        подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен                          "22"      июня       2012 г.

                          -----------------  ----  -------------    ----

                            личная подпись

Для того чтобы контролирующие органы не исключили премии из состава расходов, помимо приказа руководителя необходимо предусмотреть положение о премировании. Законодательством не регулируется, какие положения должен заключать в себе такой документ. Для того чтобы избежать споров с налоговиками, рекомендуем указать в нем, какие виды премий предусмотрены в организации, круг сотрудников, на которых распространяется такая премия, и условия, при которых она выплачивается.

Если положения о премировании нет или премия выплачивается по решению руководства, то налоговые инспекторы, скорее всего, исключат суммы поощрений из состава расходов.

К примеру, в письме Минфина России от 22 сентября 2010 г. N 03-03-06/1/606 отмечается, что расходы по выплате премий работникам могут быть учтены для целей налогообложения прибыли на основании положения о премировании работников при условии, что в трудовых договорах, заключенных с работниками, дается отсылка на это положение и эти выплаты соответствуют пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса. Как видим, наличие ссылки в трудовом договоре на положение о премировании является определяющим фактором для учета подобных расходов в базе по налогу на прибыль.

Грамота или ценные подарки

Одним из экономных способов выразить поощрение за выполненную работу или достижение определенных целей является награждение сотрудника грамотой. Данная процедура имеет несколько официальный тон, однако выражает внимание работодателя к каждому сотруднику, который ее получил. Награждаемых сотрудников указывают в локальном документе, который утверждается начальниками отделов и подписывается руководителем организации. Как правило, грамоты выдаются за:

- высокие показатели в работе;

- многолетний труд и преданность компании;

- профессионализм в работе;

- ответственное выполнение своих обязанностей.

Что касается награждения ценным подарком, то это может быть любой сувенир. К примеру, что-то напоминающее об организации или коллективе, бытовая техника или более ценный подарок.

Напомним, что подарок стоимостью свыше 4000 рублей подлежит обложению НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Особые условия. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам (ст. 191 ТК РФ).

Как вариант, чтобы выразить признательность "передовым" сотрудникам, может быть занесение фотографии на доску почета. Под фотографией, как правило, указывается имя, фамилия, отчество сотрудника, а также его должность. Фото сотрудника обычно размещается на определенное время за достижение каких-то результатов. В последнее время распространено размещение фотографии "выделившихся" сотрудников на корпоративных сайтах.

Как вариант, компания может вручить сотруднику значок или награду (как правило, в виде логотипа компании) в знак признательности за хорошо выполняемую им работу и ответственное ее исполнение.

Звание "лучший по профессии"

Этот вид поощрения не очень распространен, поскольку проводится в виде конкурса, по итогам которого определяется лучший по профессии. К присвоению такого звания представляются квалифицированные сотрудники, проработавшие не менее пяти лет в данной организации. Представительство о награждении сотрудника должно содержать характеристику награждаемого лица с перечислением его заслуг, протокол трудового коллектива о вынесенном решении. Награждение обычно сопровождается вручением премии, грамоты, значка или именной ленты.

Благодарность

Однако не стоит забывать поблагодарить сотрудника добрым словом. Так как инвестиции, направленные на своих работников, имеют отдачу в виде наиболее быстрого решения целей компании, увеличения выручки, улучшения производственных показателей. И поощрение в виде благодарности работникам - хороший способ показать, как они ценны для своего работодателя. Люди подсознательно будут чувствовать, что они нужны данной компании. Поэтому словесное выражение благодарности - важная составляющая мотивации работника. Иной раз доброе, подбадривающее слово руководства значит куда больше, чем предоставление материальных или иных благ.

Ю.Л. Терновка,

редактор-эксперт

"Практическая бухгалтерия", N 7, июль 2012 г.