Табель учета рабочего времени (Ю.Л. Терновка, "Практическая бухгалтерия", N 7, июль 2012 г.)

Табель учета рабочего времени

Одним из первичных документов, обязательно истребуемых при проверке налоговиками и трудовой инспекцией, является табель учета рабочего времени по форме N Т-12 или Т-13.

Для чего нужно

Предназначен для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Необходим любой организации для: начисления заработной платы, составления статистической отчетности, обоснования расходов в базе по налогу на прибыль.

Форма

Табель учета рабочего времени имеет унифицированную форму N Т-12 и Т-13, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Документ составляется в одном экземпляре уполномоченным на это сотрудником, к примеру начальником отдела, и затем передается в бухгалтерию. Срок хранения табеля учета рабочего времени - 5 лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет (п. 586 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558).

Если организация выдает сотрудникам аванс (за первую половину месяца), то табель должен составляться два раза в месяц, отдельно за первую и вторую часть месяца.

Правила заполнения

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" (по форме N Т-12) без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени. Табель можно вести одним из следующих способов:

- методом сплошной регистрации (то есть явился или не явился сотрудник на работу);

- путем регистрации отклонений, например, неявки на работу, опоздания, сверхурочных часов и т.д.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в верхней строке табеля проставляются коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Пример

В ООО "Астра" установлена пятидневная рабочая неделя. Продолжительность рабочего дня 8 часов. Бухгалтер организации заполняет табель рабочего времени сплошным образом.

Табель составляется за отработанное время с 1 по 30 июня.

Генеральный директор П.Л. Востриков отработал месяц полностью.

Главный бухгалтер Е.Г. Николаенко была в оплачиваемом отпуске 6 и 7 июня, остальные дни отработала полностью.

Секретарь О.Д. Дмитревич с 1 по 7 июня работала, с 8 по 22 июня она находилась на больничном.

Менеджер Н.К. Ковалев является внешним совместителем и выполняет обязанности начальника склада. На последней должности график работы составляет: понедельник, среда, пятница по 4 часа. Месяц отработал полностью.

Слесарь Н.Д. Гавричук 6, 7 и 8 июня в связи с производственной необходимостью был отправлен в командировку в другой город. Остальные дни он отработал полностью.

Унифицированная форма N Т-13

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301008  |

                                                            |-----------|

                     ООО "Астра"                     по ОКПО|           |

---------------------------------------------------         |-----------|

                 (наименование организации)                 |           |

                                                            |           |

------------------------------------------------------------------------/

                 (структурное подразделение)

                       /-------------------------\/---------------------\

                       |   Номер   |    Дата     ||     Отчетный период |

                       | документа | составления ||                     |

                       |-----------+-------------||---------------------|

                       |     6     | 30.06.2012  ||    с     |     по   |

                       \-------------------------/|----------+----------|

                                                  |01.06.2012|30.06.2012|

                                                  \---------------------/

Табель
учета рабочего времени

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца																Отработано за		Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат						Неявки по причинам
			1	2	3	4	5	6	7	0	9	10	11	12	13	14	15	X	половину месяца (I, II)	месяц	код вида оплаты						код	дни (часы)	код	дни (часы)
																					корреспондирующий счет
			16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	дни		код вида оплаты	корреспондирующий счет	дни (часы)	код вида оплаты	корреспондирующий счет	дни (часы)
																			часы
1	2	3	4																5	6	7	8	9	7	8	9	10	11	12	13
1	П.А. Вошриков, ген. директор	001	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	В	Я	Я	Я	X	10	20
			8			8	8	8	8	8	8				8	8	8	X	80
			В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	-	10	160
					8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			80
2	Е.Г. Николаенко, гл. бухгалтер	003	Я	В	в	Я	Я	от	от	Я	Я	В	В	В	Я	Я	Я	X	8	18
			8			8	8			8	8				8	8	8	X	64
			В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	-	10	144
					8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			80
3	Н.К. Ковалев, менеджер	004	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	В	Я	Я	Я	X	10	20
			8			8	8	8	8	8	8				8	8	8	X	80
			В	в	Я	Я	Я	Я	Я	в	в	Я	Я	Я	Я	Я	в	-	10	160
					8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			80
4	Н.К. Ковалев, нач. склада	004	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	В	Я	Я	Я	X	10	20
			4			4	4	4	4	4	4				4	4	4	X	40
			В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	-	10	80
					4	4	4	4	4			4	4	4	4	4			40	80
5	О.А. Амитревич, секретарь	008	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Б	Б	Б	Б	Б	Б	Б	Б	X	5	10
			8			8	8	8	8									X	40
			Б	Б	Б	Б	Б	Б	Б	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	-	5	80
												8	8	8	8	8			40
6	Н.Д. Тавричук, слесарь	011	Я	в	в	Я	Я	К	К	К	Я	в	в	в	Я	Я	Я	X	7	17
			8			8	8				8				8	8	8	X	56
			В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	-	10	136
					8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			80

                   гл. бухгалтер          Е.Г. Николаенко

Ответственное лицо ------------- -------- ---------------

                   (должность)   (личная   (расшифровка

                                  подпись)    подписи)

Руководитель

структурного

подразделения ген. директор          П.Л. Востриков     "30" июня 2012 г.

              ------------- -------- ---------------    --- ------  --

              (должность)   (личная   (расшифровка

                            подпись)    подписи)

Работник

кадровой

службы        гл. бухгалтер          Е.Г. Николаенко    "30" июня 2012 г.

              ------------- -------- ---------------    --- ------  --

              (должность)   (личная   (расшифровка

                            подпись)    подписи)

                        Печатать с оборотом. Подписи печатать на обороте.

Ю.Л. Терновка,

редактор-эксперт

"Практическая бухгалтерия", N 7, июль 2012 г.