Вход
Особенности расчетов с депонентами (И. Зернова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2012 г.)
-
Особенности расчетов с депонентами (И. Зернова, "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2012 г.)
-
Порядок отнесения неполученных сумм на депонент
-
Порядок ведения аналитического учета депонированных сумм
-
Порядок выдачи депонированных сумм
-
Бюджетный учет депонированных сумм
Особенности расчетов с депонентами
В случае невозможности получения сотрудниками в установленный срок денежного довольствия (заработной платы) или иных выплат их суммы относятся на депонент. В статье рассматривается порядок организации учета депонированных сумм, отражения операций по их движению в бюджетном учете.
На депонент относятся наличные денежные средства, предназначенные для выдачи сотрудникам, полученные в учреждении банка, но не выплаченные по причине либо отсутствия сотрудников на работе, либо неприбытия в указанный срок для получения этих сумм, либо их отказа в получении.
В учреждении организацию учета депонированных сумм нужно осуществлять в соответствии с порядками, утвержденными нормативными актами:
- порядком отнесения неполученных сумм на депонент;
- порядком ведения аналитического учета депонированных сумм;
- порядком выдачи депонированных сумм.
Порядок отнесения неполученных сумм на депонент
Основным документом, регулирующим порядок отнесения неполученных сумм на депонент, является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П (далее - Порядок N 373-П).
Из пункта 4.6 этого документа следует, что продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам денежного довольствия, заработной платы (приравненных к ним платежей, стипендии, пособия по социальному страхованию, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алиментов и иных денежных сумм) (далее - выплаты) не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
В течение этого срока может возникнуть ситуация, когда кто-то не смог получить начисленные ему выплаты. В этом случае в последний день выдачи наличных денег кассир должен сделать следующее (п. 6 Порядка N 373-П):
- в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0301009) напротив фамилий сотрудников, которым не произведена выдача наличных денег, проставить оттиск штампа или сделать надпись "Депонировано";
- в итоговой строке указать сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;
- сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости;
- оформить реестр депонированных сумм;
- подписать расчетно-платежную ведомость, реестр депонированных сумм;
- передать для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости и подписания главному бухгалтеру (бухгалтеру), при их отсутствии - руководителю.
Форма Реестра депонированных сумм (ф. 0504047) утверждена Приказом Минфина РФ N 173н*(1).
Обратите внимание! Депонированные суммы сдаются в банк (абз. 5 п. 4.6 Порядка N 373-П).
Порядок ведения аналитического учета депонированных сумм
Согласно п. 271 Инструкции N 157н*(2) аналитический учет депонированных сумм ведется в Книге (книгах) аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия военнослужащих и стипендий (ф. 0504048).
В заголовочной части регистра аналитического учета указывают наименование учреждения и код по ОКПО, название структурного подразделения, дату (период времени), единицу измерения (наименование и код по ОКЕИ), даты открытия и закрытия депонентской задолженности.
В данный регистр аналитического учета вносятся записи по каждому депоненту. При отнесении неполученных сумм на счет депонентов (кредит) указываются месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы по каждому работнику.
При выплате отнесенных на депонент сумм (дебет) напротив фамилии депонента записывают номер расходного кассового ордера и месяц выплаты.
В конце месяца в книге нужно подсчитать итоги по графам "Отнесено на счет депонентов (кредит)" и "Выплачено (дебет)" и вывести остаток на начало следующего месяца.
Правильность и обоснованность образовавшихся сумм депонентской задолженности должны проверяться при проведении инвентаризации расчетов.
Списанная с регистров бюджетного учета до истечения срока исковой давности (три года (ст. 196 ГК РФ)) депонентская задолженность должна учитываться на забалансовом счете 20 "Списанная задолженность, не востребованная кредиторами" (п. 371 Инструкции N 157н).
Аналитический учет по этому счету следует организовать в разрезе видов выплат (поступлений), по которым на балансе учреждения учитывалась депонентская задолженность, с указанием ФИО сотрудника.
Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета) (п. 371 Инструкции N 157н).
Порядок выдачи депонированных сумм
Учреждение обязано произвести выдачу депонированных выплат лицу, своевременно их не получившему, по первому его требованию. Сотрудник должен в письменной форме обратиться в учреждение с требованием о выплате.
Если при обращении за выплатами сотрудник получает отказ, это рассматривается как нарушение его прав, поэтому он на полном основании может обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своих прав (ст. 392 ТК РФ).
При гибели (смерти) сотрудника не полученные к этому времени выплаты должны выдаваться членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении погибшего (умершего) на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).
К сведению. К членам семьи относятся супруг, родители (усыновители) и дети (в том числе усыновленные) (ст. 2 СК РФ).
Под иждивением понимается получение от кормильца полного содержания либо помощи, которая была для данного лица постоянным и основным источником средств к существованию. Факт иждивения должен быть документально доказан. Доказательством может служить решение суда, установившего этот юридический факт (ст. 264 ГПК РФ).
Для подтверждения родства в бухгалтерию должно быть представлено свидетельство о браке - для супруга, свидетельство о рождении - для детей, родителей, братьев и сестер.
Учреждение должно произвести выдачу депонированных сумм не позднее одной недели со дня представления в бухгалтерию соответствующих документов.
Бюджетный учет депонированных сумм
Учет расчетов с депонентами ведется на счете 0 304 02 000 "Расчеты с депонентами" (п. 107 Инструкции N 162н*(3)).
Не полученные в установленный срок выплаты относятся на депонент, эта операция отражается проводкой:
Дебет счетов 1 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате", 1 302 12 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам", 1 302 13 830 "Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда", 1 302 26 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам", 1 302 91 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам"
Кредит счета 1 304 02 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"
Выдача депонированных сумм сопровождается следующей бухгалтерской записью:
Дебет счета 1 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"
Кредит счета 1 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения".
Списание невостребованных депонированных сумм по истечении срока исковой давности отражается проводкой:
Дебет счета 1 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"
Кредит счета 1 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами"
Пример
В мае 2012 г. в учреждении было отнесено на депонент:
а) денежное довольствие:
- Павлова И.П. в сумме 25 000 руб.;
- Кравцова В.К. в сумме 30 000 руб.;
б) компенсация расходов на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно Кравцову В.К. в сумме 15 000 руб.
В июне были произведены следующие действия:
- эти депонированные суммы были выплачены из кассы учреждения;
- списано с регистров бухгалтерского учета по истечении срока исковой давности депонированное денежное довольствие Крюкова И.С. в сумме 18 000 руб.
В бюджетном учете учреждения эти операции отразятся следующим образом.
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Май 2012 года | |||
Отражение в составе депонентской задолженности, не полученных в установленные сроки сумм: | |||
- денежного довольствия; | 1 302 11 830 | 1 304 02 730 | 55 000 |
- компенсации | 1 302 12 830 | 1 304 02 730 | 15 000 |
Июнь 2012 года | |||
Списание с лицевого счета не полученных в срок депонированных сумм: | |||
- денежного довольствия; | 1 210 03 560 | 1 304 05 211 | 55 000 |
- компенсации | 1 210 03 560 | 1 304 05 212 | 15 000 |
Получены наличные средства в кассу учреждения | 1 201 34 510 | 1 210 03 660 | 70 000 |
Выданы из кассы депонированные суммы | 1 304 02 830 | 1 201 34 610 | 70 000 |
Списание депонированной суммы, не востребованной Крюковым И.С. по истечении срока исковой давности | 1 304 02 560 | 1 401 10 173* | 18 000 |
* Эта корреспонденция счетов Инструкцией N 162н не предусмотрена. Здесь использованы правила списания кредиторской задолженности, приведенные в п. 167 приложения 1 к Инструкции N 162н. Рекомендуется согласовать такую корреспонденцию счетов с главным распорядителем (финансовым органом) и закрепить в своей учетной политике (абз. 5 п. 2 Инструкции N 162н). В данном случае списание невостребованной депонированной задолженности произведено по истечении срока исковой давности, поэтому учету на забалансовом счете 20 она не подлежит. | |||
Исходя из условий примера приведем образец оформления реестра депонированных сумм и книги аналитического учета депонированной оплаты труда.
Книга
аналитического учета
депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий
/-------------\
| Коды |
|-------------|
Форма по ОКУД | 0504047 |
|-------------|
Дата | 07.05.2012 |
|-------------|
Учреждение Учреждение "х" по ОКПО | |
--------------------------------------------- |-------------|
Структурное подразделение | |
------------------------------ |-------------|
Единица измерения: руб. по ОКЕИ | 383 |
\-------------/
Табельный номер | Фамилия, имя, отчество | Отнесено на счет депонентов (кредит) | Выплачено (дебет) | Остаток | |||||||||||||||
Месяц, год | Сумма | Номер счета бухгалтерского учета | Январь | Февраль | Март | Апрель | Май | Июнь | Июль | Август | Сентябрь | Октябрь | Ноябрь | Декабрь | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
018 | Крюков И.С. | 05.2009 | 12 | 18 000 | Акт | 18 000 | 0 | ||||||||||||
035 | Павлов И.П. | 05.2012 | 68 | 25 500 | 1 304 02 830 | 44 | 25 000 | 0 | |||||||||||
059 | Кравцов В.К. | 05.2012 | 70 | 45 300 | 1 304 02 830 | 45 | 45 000 | 0 | |||||||||||
Итого за месяц | 70 000 | 88 000 | 0 | ||||||||||||||||
Итого с начала года | 88 000 | 88 000 | 0 | ||||||||||||||||
/-------------\
Реестр депонированных сумм | Коды |
|-------------|
Форма по ОКУД | 0504047 |
|-------------|
" 07 " мая 2012 г. Дата | 07.05.2012 |
---- ---------- ---- |-------------|
Учреждение Учреждение "х" по ОКПО | хххххх |
--------------------------------------------- |-------------|
Структурное подразделение | |
------------------------------ |-------------|
Единица измерения: руб. по ОКЕИ | 383 |
\-------------/
/--------------------\ /--------------------\
Дебет счета | 1 302 11 830 | Кредит счета | 1 304 02 730 |
\--------------------/ \--------------------/
Структурное подразделение | Номер платежной ведомости | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Сумма |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
68 | Павлов Иван Петрович | 035 | 25 000 | |
70 | Кравцов Владимир Константинович | 059 | 45 500 | |
Итого | 70 000 | |||
Главный
бухгалтер Зарубина Зарубина К.Б. "07" мая 2012 г.
-------------- --------------------- -- -------- --
(подпись) (расшифровка подписи)
Кассир Пивоварова Пивоварова И.П.
-------------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
И. Зернова,
эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:
бухгалтерский учет и налогообложение"
"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2012 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".
*(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.
*(3) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы издательства "Аюдар Инфо"
На страницах журналов вы всегда найдете комментарии и рекомендации экспертов, ответы на актуальные вопросы, возникающие в процессе вашей работы. Авторы - это аудиторы-практики, налоговые консультанты и работники налоговых служб, они всегда подскажут вам, как правильно строить взаимоотношения с налоговой инспекцией, оптимизировать налоги законным путем, помогут разобраться в новом нормативном акте, применить его на практике и избежать ошибок в работе.
Издатель: ООО "Аюдар Инфо"