Трудозатраты компании на реализацию функции транспортного обеспечения (А. Бочко, "Нормирование и оплата труда на автомобильном транспорте", N 6, июнь 2012 г.)

Трудозатраты компании на реализацию функции транспортного обеспечения

В статье рассматриваются способы реализации транспортной функции компании как с использованием собственного автопарка, с вовлечением персонала различных подразделений компании, так и с помощью передачи данной функции на аутсорсинг.

С развитием каналов сбыта и увеличением производства многие предприятия сталкиваются с необходимостью построения эффективной транспортно-логистической цепи для обеспечения нужд производства, сотрудников предприятия и повышения эффективности бизнеса.

Говоря об участии персонала компании в реализации транспортной функции, важно понимать, что степень участия может быть различной - наравне с прямыми исполнителями (менеджерами парков, водителями, другими сотрудниками транспортных подразделений), в цепочке принимает участи большое количество персонала других подразделений: это и бухгалтерия, и кадровая служба, и рядовые сотрудники компании.

Рассмотрим степень участия подразделений в обеспечении транспортной функции, а также правовую сторону вопроса, возможные риски и ответственность предприятия-работодателя.

Механизм оценки затрат предприятия на реализацию транспортных функций

Качественное выполнение транспортных функций требует вовлечения большого количества сотрудников предприятия - как непосредственно ответственных за транспорт, так и сопряженных департаментов.

Для того чтобы было проще ориентироваться, рассмотрим среднюю торгово-производственную компанию, для которой транспортная функция не является источником дохода, с учетом следующих условий.

Суммарный автопарк компании - 500 единиц, приобретаемых в собственность. Автомобили эксплуатируются в компании 4 года, в год пробег составляет 30 тыс. км. Основная часть автомобилей передана сотрудникам (корпоративный транспорт), 20 автомобилей закреплены за топ-менеджерами компании и управляются водителями. Для всех автомобилей компания компенсирует затраты на топливо и на ремонт, автошины, страхование и техническое обслуживание. Для автомобилей, предоставляемых топ-менеджерам, также компенсируются расходы на парковку и мойку. Водители работают в пределах законодательной нормы выработки. Весь учет ведется в соответствии с требованиями законодательства (оформляются путевые листы, осуществляется ежедневный выпуск на линию водителей с предрейсовыми осмотрами).

Разбираемся в трудозатратах

Задачи, функции и выполняемые сотрудниками различных департаментов виды деятельности транспортного подразделения приведены в табл. 1.

Таблица 1

Задачи и функции транспортного обеспечения

Задачи	Транспортный департамент	Административный департамент	Финансовый департамент	Бухгалтерская служба	Кадровая служба		Прочие департаменты
1	2	3	4	5	6		7
Аналитика, планирование и бюджетирование
Анализ стоимости владения парком	Аудит текущего парка и затрат на его эксплуатацию, расчет эффективности использования парка	Сбор потребностей	Подготовка данных по затратам		Сбор потребностей сотрудников компании
Контроль целевого использования парка	Взаимодействие с сотрудниками компании, анализ способов использования	Дает комментарии транспортному департаменту при необходимости					Взаимодействие по вопросам использования парка
Формирование бюджетов и контроль их исполнения	Формирование бюджетов на приобретение, обслуживание, прочие затраты, регулярный контроль их исполнения	Направляет заявки	Контроль исполнения бюджетов, аудит, согласование			Направляет заявки на что-либо
Формирование парка
Формирование корпоративного парка (и вывод)	Анализ моделей на рынке, анализ потребностей сотрудников, формирование плана покупки, тендер на поставку авто, организация продажи авто	Участие в формировании парка в соответствии с транспортными политиками компании		Ведение бухгалтерского учета		Участие в формировании парка в соответствии с транспортной политикой компании
Страхование корпоративного парка	Проведение тендера, выбор страхового тарифа	-	Оформление страховых полисов	Ведение бухгалтерского учета		Ознакомление сотрудников с условиями страхования, подписание внутренней документации
Взаимодействие с госорганами (ГИБДД и др.)	Доставка автомобиля в органы ГИБДД, оформление документов, платежей	-	-	Ведение бухгалтерского учета		-		-
Обслуживание, ремонт, топливо, ДТП
Организация мойки и парковки автомобилей	Работа с поставщиками, обработка отчетов от водителей	Организационные вопросы	Разработка процедур учета (финансовый деп-т)	Ведение бухгалтерского учета		-		Ведение отчетности
Обеспечение расходными материалами	Работа с поставщиками	Организационные вопросы	Разработка процедур учета (финансовый деп-т)	Ведение бухгалтерского учета		-		Ведение отчетности
Обеспечение топливом	Работа с поставщиками, обработка отчетов от водителей	Организационные вопросы	Разработка процедур учета (финансовый деп-т)	Ведение бухгалтерского учета		Ознакомление сотрудников с нормами, подписание внутренней документации, заказ карт в транспортный деп-т		Ведение отчетности
Нормирование и учет ГСМ	Расчет норм, разработка политик	Организационные вопросы	Разработка процедур учета (финансовый деп-т)	Ведение бухгалтерского учета		Ознакомление сотрудников с нормами, подписание внутренней документации, заказ карт в транспортный деп-т		Ведение отчетности
Учет пробегов	Сбор информации от сотрудников, внесение в отчет	Организационные вопросы	Разработка процедур учета (финансовый деп-т)	Ведение бухгалтерского учета		-		Ведение отчетности
Учет ДТП	Ведение отчетности по ДТП	-	-	Ведение бухгалтерского учета		-		-
Урегулирование страховых случаев	Взаимодействие со страховыми компаниями, сбор документов по ДТП	-	-	Ведение бухгалтерского учета		-		Доставка автомобилей на ремонт/возврат с ремонта
Обслуживание и ремонт корпоративного парка	Оформление заявок на техническое обслуживание и ремонт, сбор и анализ заказ-нарядов	-	-	Ведение бухгалтерского учета		-		Доставка автомобилей на ремонт/возврат с ремонта
Контроль технического состояния парка	Регулярное обследование автомобилей (технического состояния)	-	-	Ведение бухгалтерского учета		-		-
Водители и безопасность
Организация выпуска на линию	Обеспечение предрейсовых осмотров а/м, оформление путевых листов	-	-	-		-		-
Обеспечение предрейсовых медицинских осмотров	Обеспечение предрейсовых осмотров медработником	-	-	-		-		-
Управление маршрутами	Координация работы водителей	Координация работы водителей	-	-		-		36,0
Учет рабочего времени водителей	Учет отработанного времени, планирование, составление графиков	-	-	Ведение бухгалтерского учета		Ведение кадрового учета		18,0
Контроль переработок водительского состава	Ежедневный контроль за переработками, отчетность	-	-	Ведение бухгалтерского учета		Ведение кадрового учета		Взаимодействие менеджеров с водителями, контроль работы
Проведение инструктажей по БДД	Сезонный инструктаж по БДД для всех сотрудников компании	-	-	-		-		Обучение по БДД
Обеспечение безопасности на дороге	Предрейсовый инструктаж по БДД для всех сотрудников компании	-	-	-		-		Обучение по БДД
Ведение документации (путевые листы, журналы и пр.)	Ведение документации: путевые листы, журналы БДД, контракты, пр.	Отчеты по маршрутам	Аудит отчетности	-		-		Ознакомление с документами
Наем водительского состава	Формирование требований к кандидатам, проведение собеседований, тестирование навыков БДД	-	-	Ведение бухгалтерского учета		Ведение кадрового учета		-
Проведение аттестации водительского состава	Регулярная аттестация на знание БДД, навыки управления	-	-	-		Ведение кадрового учета		-

Выполнение приведенных в табл. 1 функций приводит к трудозатратам, которые можно достаточно точно определить (табл. 2). Одним из наиболее распространенных (и наименее затратных) методов оценки является "фотография рабочего дня" сотрудника, выполняющего ту или иную задачу. Иным способом может стать привлечение внешнего/внутреннего консультанта, который, проводя наблюдения за деятельностью сотрудников, осуществляет учет трудозатрат и их нормирование.

Для рассматриваемой "усредненной" компании результаты экспертной оценки трудозатрат приведены в табл. 2 (в приведенной таблице не учтены часы работы водителей).

Таблица 2

Трудозатраты подразделений компании на реализацию функций транспортного обеспечения (часов в год)

Функции	Транспорт	Администрация	Финансы	Бухгалтерия	Персонал	Прочее	Итого
Планирование	77	3	22	20	4	5	131
Формирование парка	772	6	17	23	3	27	848
Обслуживание парка	2 622	3	20	2476	47	6693	11 861
Водители и безопасность	8463	3111	35	2823	1 983	587	17 002
Прочая деятельность	214	25	25	38	18	386	706
Итого	12 148	3148	119	5380	2055	7698	30 548

Правовая сторона вопроса

Возможны несколько моделей организации взаимоотношений с исполнителями транспортных задач. Каждая из моделей имеет свои преимущества и недостатки. Сравнение представлено в табл. 3.

Таблица 3

Возможные модели оформления взаимоотношений с исполнителями транспортных задач

Параметр	Сотрудники в штате / Договор гражданско-правового характера (ГПД)	Исполнители - индивидуальные предприниматели	Сотрудники оформлены в кадровом агентстве (лизинг персонала)	Исполнители - сотрудники компании - профильного подрядчика (функции переданы на аутсорсинг)
Тип заключаемого договора	Трудовой / ГПД	Оказание услуг	Оказание услуг	Оказание услуг
Обязательства по уплате налоговых отчислений	У предприятия	У исполнителя	У исполнителя	У исполнителя
Обязательства по ведению кадрового учета	У предприятия	У исполнителя	У исполнителя и у предприятия (обязательства по учету часов работы)	У исполнителя
Обязательства по обеспечению норм охраны труда	У предприятия	У исполнителя	У предприятия	У исполнителя
Социальные гарантии для сотрудников	Обеспечены работодателем (предприятием)	Отсутствуют	Обеспечены работодателем (исполнителем)	Обеспечены работодателем (исполнителем)
Возможность быстрой замены сотрудника	Зависит от эффективности работы кадровой службы предприятия	Отсутствуют	Относительно высокая скорость замены, ограничена периодом подбора	Максимальная скорость замены (как правило, из текущего штата исполнителя)
Обязательства в рамках действующего законодательства в случае нарушений	У предприятия	У исполнителя	У предприятия	У исполнителя
Риски в результате недобросовестной работы сотрудников	Несет предприятие	Несет предприятие	Несет предприятие	Несет исполнитель
Возможность компенсации ущерба предприятию	В рамках ТК РФ и положения о материальной ответственности	В рамках ответственности, отраженной в договоре оказания услуг (до 100% суммы ущерба)	Минимальна, возможно ограничение в рамках договора оказания услуг	В рамках ответственности, отраженной в договоре оказания услуг (до 100% суммы ущерба)
Влияние изменений в законодательстве РФ	Высокое, прямое (влияние на все аспекты взаимоотношений)	Возможно высокое в долгосрочной перспективе, модель слабо регулируется в настоящее время (стороны влияния, кроме стоимости, не очевидны в силу слабого регулирования)	Высокое, прямое и косвенное (косвенное - на стоимость услуг агентства, прямое в части соблюдения норм охраны труда)	Высокое, косвенное (влияет на стоимость оказываемых услуг)

Выбор модели оформления взаимоотношений о реализации транспортных функций, как правило, зависит от конечной стоимости использования той или иной модели для предприятия.

Особенности учета рабочего времени водительского состава

Одним из важных составляющих организации деятельности транспортных подразделений является система организации труда и отдыха водительского состава. Построение полностью соответствующей законодательным требованиям системы часто является очень трудоемким и затратным для предприятий, и, к сожалению, многие компании принимают для себя возможность рисков и выбирают наиболее простые и наименее трудоемкие системы.

Формально любой сотрудник компании, управляющий транспортным средством, принадлежащим компании, во время управления является водителем (даже если он, например, бухгалтер), и к нему применяются определяемые в отношении транспорта и водителей нормы (прохождение ежедневного предрейсового медицинского осмотра для того, кто управляет автомобилем, и технический осмотр - в отношении транспортного средства).

С точки зрения законодательства водитель не может управлять автомобилем предприятия до того, как будут проведены эти осмотры, внесены записи в соответствующие журналы и выдан путевой лист.

Как часто поступают в компаниях: ежемесячно формируют путевые листы без отметок механика и врача и используют эти путевые листы в бухгалтерском/налоговом учете (хотя такие путевые листы являются недействительными).

А как правильно? Существует несколько решений. Расскажем об одном из наиболее оптимальных. В мировой практике корпоративный автомобиль является элементом компенсационного пакета сотрудника, в том числе и с точки зрения учета. В ряде компаний в России эта практика также успешно применяется. Преимущества: не требуется формирование путевых листов, не требуется обеспечение медосмотров. Особенности: предоставление автомобиля, стоимость его обслуживания, стоимость топлива определяются как доход сотрудника в неденежной форме, и возникает необходимость исчисления и уплаты НДФЛ.

Но, конечно, если водителем является на самом деле водитель, по штатному расписанию, с записью в трудовой книжке, то, конечно, всевозможные "простые схемы" являются нарушением законодательства. Кроме того, применяются положения приказа Минтранса России от 20.08.2004 N 15 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей" (далее - приказ Минтранса N 15).

Напомним основные положения. Недопустимо: управление автомобилем более 9 часов без перерыва; выезд "на линию" без прохождения медицинского осмотра и инженерного осмотра; "домашние" парковки, т.е. автомобиль должен выпускаться компанией и возвращаться в гараж компании; междусменный перерыв менее 9 часов также является нарушением.

Российское законодательство допускает переработки для водительского состава, но суммарное количество часов не должно быть более 210 в год (в среднем не более 10 часов в месяц). В зависимости от применяемой системы учета рабочего времени (суммированный учет или нормальный учет) количество переработок "подряд" тоже может варьироваться. В любом случае общее количество часов работы водителя не может превышать 12 часов с учетом времени на отдых и прием пищи.

С точки зрения расчета оплаты труда водительского состава сумма выплаты будет зависеть от общего количества отработанных часов, применяемой системы учета рабочего времени и времени суток.

Рассмотрим на практическом примере (табл. 4) расчет оплаты труда водителя, отработавшего две смены продолжительностью 12 часов и приступившего к работе в 15.00. Ставка часа данного водителя "в пределах нормы" составляет 200 руб. (на руки). Все расчеты в таблице приводятся также "на руки", налоговая составляющая не учтена. Комментарий: ключевым отличием в оплате между двумя системами является оплата часов с повышающим коэффициентом 1,5: для нормального учета каждые первые два часа переработки в смену оплачиваются с таким коэффициентом, а при суммированном - только первые два часа переработки в периоде (установленном как базовый для суммированного учета: месяц, квартал, год). Все остальное время переработки оплачивается с коэффициентом 2.

Таблица 4

Пример расчета оплаты труда водителя при применении системы нормального и суммированного учета рабочего времени

Расчет оплаты при нормальном учете рабочего времени	Оплата в пределах нормы 15.00-22.00	Оплата с "ночным" коэффициентом" 20%	Оплата с учетом коэффициента 1,5 (+ "ночная" надбавка)	Оплата с учетом коэффициента 2 (+ "ночная" надбавка)
Количество часов к оплате	7 (- 1 час обеденного перерыва) = 6 + 6	2 + 2	2 + 2	1 + 1
Ставка за 1 час	200 руб.	240 руб.	360 руб.	480 руб.
Итого к оплате - 4560 руб.	200 х 6 + 200 х 6 = 2400 руб.	2 х 240 + 2 х 240 = 960 руб.	2 х 360 = 720 руб.	480 руб.
Расчет оплаты при суммированном учете рабочего времени	Оплата в пределах нормы 15.00-22.00	Оплата с "ночным" коэффициентом" 20%	Оплата с учетом коэффициента 1,5 (+ "ночная" надбавка)	Оплата с учетом коэффициента 2 (+ "ночная" надбавка)
Количество часов к оплате	(-1 час обеденного перерыва) = 8 + 8	-- *ночной коэффициент не применяется	2 + 0 *ночной коэффициент не применяется	1 + 3 *ночной коэффициент не применяется
Ставка за 1 час	200 руб.	-	300 руб.	400 руб.
Итого к оплате - 5000 руб.	200 х 8 + 200 х 8 = 3200 руб.	-	2 х 300 = 600 руб.	400 х 4 = 1200 руб.

Возможные риски

Решая задачу обеспечения транспортной функции самостоятельно (путем создания подразделений и выполнения необходимых функций), предприятие находится в зоне высоких рисков. Рассмотрим подробнее ключевые риски компании при таком подходе в табл. 5.

Таблица 5

Риски, возникающие у предприятия в результате некачественного выполнения функций транспортного подразделения

Некачественная реализация функции	Риск	Потери
Обеспечение мойки и парковки автомобилей	Махинации с чеками/стоимостью, низкое качество услуг, невозможность отразить документы в бухучете	От 8000 руб. на один автомобиль в год
Обеспечение расходными материалами	Завышение стоимости материалов, низкое качество, невозможность отразить документы в бухгалтерском учете	Прямые - от 2000 руб. на один автомобиль в год, косвенные - до 10% от стоимости автомобилей (например, поломки вследствие заправки некачественными техническими жидкостями)
Обеспечение топливом	Махинации с чеками и заправками, невозможность отразить документы в бухгалтерском учете	До 50% от суммарных расходов на топливо
Обеспечение предрейсовых медицинских осмотров	Нарушение законодательства об охране труда, нарушение Федерального закона N 196 "О безопасности дорожного движения"	Административная ответственность: ст. 5.27 КоАП РФ Уголовная ответственность: ст. 143 УК РФ
Учет рабочего времени, управление маршрутами	Нарушение законодательства об охране труда, ст. 139 главы 51 ТК РФ, приказа Минтранса N 15	Административная ответственность: ст. 5.27 КоАП РФ Уголовная ответственность: ст. 143 УК РФ

К сожалению, в условиях современной экономической реальности предприятия придают малое значение рискам, связанным с охраной труда и безопасностью. Основные последствия возникнут в случае, если произойдет ДТП с участием автомобиля компании.

Таким образом, независимо от масштаба предприятия и способа использования транспортных средств важно точно оценивать и понимать реальную стоимость реализации данной функции для предприятия.

В случае принятия решения о внесении изменений в технологию реализации транспортной функции, первым шагом является оценка трудозатрат компании на реализацию функции и после этого - прочих прямых и косвенных затрат, а также КПД в расчете на одно транспортное средство.

Некачественная реализация отдельных функций транспортного обеспечения может привести к существенным рискам и потерям для предприятия. Выбирая способ управления транспортной функцией, необходимо четко регламентировать возможные риски и ответственность исполнителя (аутсорсингового поставщика или внутреннего сотрудника) в случае их наступления.

Библиографический список

1. Феоктистов И.А., Филина Ф.Н. Все о расчете, начислении и налогообложении заработной платы. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008.

2. Масуев М. А. Проектирование предприятий автомобильного транспорта. - М.: Академия, 2007. - 221 с.

3. Керимов В.Э. Учет затрат, калькулирование и бюджетирование в отдельных отраслях производственной сферы. Учебник. - М.: Дашков и К°, 2005. - 484 с.

4. Приказ Минтранса России от 20.08.04 N 15 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей".

5. Иванкина Т.В. Об особенностях режима работы водителей автомобилей [Электронный ресурс] URL: http://www.kadrovik.ru.

А. Бочко,

руководитель группы маркетинга и продаж

компании RAIDEN

"Нормирование и оплата труда на автомобильном транспорте", N 6, июнь 2012 г.