Справочник бухгалтера на УСН. Сроки хранения документов ("Упрощенка", N 6, июнь 2012 г.)

Справочник бухгалтера на УСН. Сроки хранения документов

Сроки хранения документов, необходимых для расчета налогов и взносов

Наименование документа	Срок хранения	Пункт Перечня *
Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов	5 лет	392
Налоговые карточки по НДФЛ	5 лет - при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов - 75 лет	394
Сведения о доходах физических лиц	5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет	396
Реестры сведений о доходах физических лиц	75 лет	397
Декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты - 75 лет	395
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ: 1) годовые 2) квартальные	Постоянно 5 лет, а при отсутствии годовых - постоянно	390
Книги учета доходов и расходов "упрощенцев"	Постоянно	401
Реестры расчета земельного налога	5 лет	389
Расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка по расчету налоговой базы, о начисленных и уплаченных суммах налогов и о задолженностях по ним	5 лет	382, 400
Расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них	5 лет	384
Акты сверок, справки об уплате налогов зачетами	5 лет	385
Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями	5 лет после погашения налогов	386
Книги учета погашенных векселей на уплату налогов	5 лет после погашения налогов и при условии проведения проверки	459
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения	5 лет	398
Решения, справки, отчеты, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам	5 лет	399
Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями	5 лет - при условии проведения проверки	459
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах	5 лет	409
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Сроки хранения бухгалтерской отчетности, учетных регистров и первичных документов

Наименование документа	Срок хранения	Пункт Перечня *
Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно	351
Квартальная бухгалтерская отчетность	5 лет. При отсутствии годовых - постоянно	351
Месячная бухгалтерская отчетность	1 год. При отсутствии годовых и квартальных - постоянно	351
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним	Постоянно	353
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности	5 лет	354
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: 1) годовые 2) полугодовые, квартальные	Постоянно 5 лет	357
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)	5 лет	360
Регистры бухгалтерского учета	5 лет - при условии проведения проверки	361
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)	5 лет - при условии проведения проверки	362
Счета-фактуры	4 года	368
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов	5 лет после замены новыми	380
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей	5 лет	387
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях	5 лет	410
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)	5 лет - при условии проведения проверки	427
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий	Постоянно	427, 428
Книги, журналы, карточки учета основных средств	5 лет после ликвидации основных средств - при условии проведения проверки	459
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества	Постоянно	459
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)	5 лет - при условии проведения проверки	459
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц	5 лет	459
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Сроки хранения кадровых и иных документов, касающихся выплат работникам

Наименование документа	Срок хранения	Пункт Перечня*
Организация труда и служебной деятельности
Лицевые карточки, счета работников	75 лет	413
Журналы учета работников, совмещающих профессии	До минования надобности. Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда - 75 лет	574
Коллективные договоры	Постоянно. Присланные для сведения - до минования надобности	576
Отчеты, справки, информация, акты, докладные записки, заключения о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю	5 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет	583, 636
Табели, журналы учета рабочего времени	5 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет	586
Акты, сообщения, информация, докладные, служебные записки, справки, переписка о соблюдении дисциплины труда	3 года	587
Нормирование труда, тарификация, оплата труда
Положения об оплате труда и премировании работников	Постоянно	411
Сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и других выплат	5 лет - при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов - 75 лет	412
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат	5 лет - при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов - 75 лет	412
Переписка о выплате заработной платы	5 лет	414
Копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, переписка о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи	5 лет	415
Исполнительные листы работников (исполнительные документы)	До минования надобности, но не менее 5 лет	416
Заявления, решения, справки, переписка об оплате учебных отпусков	До минования надобности, но не менее 5 лет	417
Ведомости на выдачу дивидендов	75 лет	419
Справки, расчеты, докладные записки, предложения о разработке норм выработки и расценок	5 лет	590
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки	Постоянно	591
Справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 лет	595
Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы	5 лет	597
Утвержденные разряды оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников	Постоянно	598
Расчеты, справки, списки о премировании работников	5 лет	600
Охрана труда
Положения, протоколы, решения об аттестации рабочих мест по условиям труда	45 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет	602
Акты предписания по технике безопасности, справки, докладные, записки, отчеты об их выполнении	5 лет	603
Докладные записки, справки, отчеты, акты о состоянии условий и применении труда женщин и подростков	5 лет	610
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда	75 лет	613
Программы, списки, переписка об обучении работников технике безопасности	5 лет	624
Журналы, книги учета: 1) профилактических работ по технике безопасности; 2) инструктажа по технике безопасности; 3) проведения аттестации по технике безопасности	10 лет 10 лет 5 лет	626
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно	630
Акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях	75 лет. Документы, связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - постоянно	632
Докладные записки, акты, заключения, переписка об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием	3 года. При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет	637
Перечни профессий, работники которых подлежат прохождению обязательных медосмотров	Постоянно	645
Прием, перемещение, увольнение работников
Переписка о переводе работников в другие организации	3 года	651
Положения, инструкции о персональных данных работников	Постоянно	655
Личные дела (заявления, приказы, копии личных документов и др.): 1) руководителей организации; 2) иных работников	Постоянно 75 лет	656
Трудовые договоры, договоры подряда, личные карточки работников	75 лет	657, 658
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования. Невостребованные - 75 лет	664
Справки, докладные, служебные записки, копии приказов, заявления, не вошедшие в состав личных дел	5 лет	665
Командировочные удостоверения работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности	75 лет	668
Командировочные удостоверения иных работников	5 лет после возвращения из командировки	668
Служебные задания, отчеты, переписка о командировании работников	5 лет. Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 лет	669, 687
Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года	686
Графики предоставления отпусков	1 год	693
Книги, журналы, карточки учета приема, перемещения, перевода, увольнения работников, личных дел, карточек, трудовых договоров, соглашений, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	75 лет	695
Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально ответственного лица	457
Образцы подписей материально ответственных лиц	До минования надобности, но не менее 5 лет	458
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Сроки хранения различных договоров и касающихся их документов

Наименование документа	Срок хранения	Пункт Перечня*
Акты, сведения, справки, переписка о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 лет после проведения взаиморасчета	366
Переписка о сроках и размере арендной платы	5 лет	370
Переписка о выдаче и возврате ссуд	5 лет после погашения ссуды	378
Справки, акты, обязательства, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет	379
Протоколы разногласий по договорам	5 лет после истечения срока действия договора	437
Договоры дарения	Постоянно	439
Договоры подряда с организациями	5 лет после истечения срока действия договора	440
Договоры проката	5 лет после истечения срока действия договора	441
Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам	5 лет после истечения срока действия договора	443
Договоры поручения	5 лет после истечения срока действия договора	444
Договоры мены	5 лет после истечения срока действия договора	446
Договоры по лизингу имущества организации	Постоянно	449
Договоры по залогу имущества организации	10 лет после истечения срока действия договора	451
Документы по залогу недвижимого имущества	Постоянно	451
Прочие договоры и соглашения	5 лет после истечения срока действия договора	436
Паспорта сделок	Постоянно	453
Акты, справки, счета о приеме выполненных работ по трудовым договорам, соглашениям и договорам подряда	5 лет. При отсутствии лицевых счетов - 75 лет	456
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Санкции за отсутствие документов, срок хранения которых не истек

Вид правонарушения	Ответственные лица	Санкции	Ссылка на нормативный документ
Отсутствие (утрата) первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета за один налоговый период	Организации и индивидуальные предприниматели	10 000 руб.	Пункт 1 статьи 120 НК РФ
Отсутствие (утрата) первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета за несколько налоговых периодов	Организации и индивидуальные предприниматели	30 000 руб.	Пункт 2 статьи 120 НК РФ
Отсутствие (утрата) первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, которое повлекло занижение налоговой базы	Организации и индивидуальные предприниматели	20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб.	Пункт 3 статьи 120 НК РФ
Непредставление документов, истребованных налоговой инспекцией при проверке	Организации и индивидуальные предприниматели	200 руб. за каждый непредставленный документ	Пункт 1 статьи 126 НК РФ
Нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов не менее чем на 10%	Должностные лица	2000-3000 руб.	Статья 15.11 КоАП РФ
Непредставление истребованных территориальными органами ПФР или ФСС документов	Плательщики страховых взносов	200 руб. за каждый непредставленный документ	Статья 48 Федерального закона N 212-ФЗ от 24.07.2009
	Должностные лица	300-500 руб.	Пункт 3 статьи 15.33 КоАП РФ

"Упрощенка", N 6, июнь 2012 г.