О командировочных расходах (А. Солнцева, "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2012 г.)

О командировочных расходах

При направлении сотрудника в служебную командировку часто возникают нестандартные ситуации, при которых непонятно, как принимать к учету командировочные расходы. Нельзя также найти однозначного ответа и в законодательных документах. В статье мы рассмотрим некоторые из таких ситуаций, которые связаны с принятием командировочных расходов к учету.

Можно ли принять расходы на проезд на такси, если сотрудником представлены квитанции, выданные водителем? Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения.

При использовании в служебной командировке легкового такси сотрудник должен приложить к авансовому отчету кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, выданную водителем, в качестве подтверждения платы за пользование легковым такси (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).

В приложении 5 к этому документу указано, что в квитанции на оплату пользования легковым такси должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

б) наименование фрахтовщика;

в) дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

г) стоимость пользования легковым такси;

д) фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

Следовательно, расходы можно учесть при условии, что оправдательные документы, подтверждающие оплату проезда на легковом такси, оформлены соответствующим образом.

Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина РФ от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549.

Работник был отозван из отпуска и направлен к месту командировки из места отдыха, а после завершения служебного задания опять вернулся в место отдыха. Можно ли в этом случае признать расходы на проезд? Как было указано выше, сотруднику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы на проезд.

Следовательно, учреждение вправе учесть в составе расходов затраты на проезд работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.

Аналогичный вывод приведен в Письме Минфина РФ от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545.

По возвращении из заграничной командировки сотрудник приложил к авансовому отчету документы, составленные на иностранном языке. Нужно ли переводить их на русский язык и кто имеет право на их перевод? Как следует из п. 13 Инструкции N 157н*(1), бухгалтерский учет должен вестись в валюте РФ - в рублях. То есть документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета нужно осуществлять на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таким образом, для отражения первичных документов, составленных на иностранном языке, в бухгалтерском учете необходимо иметь их построчный перевод на русский язык.

В Письме Минфина РФ от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202 указано, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самого учреждения.

Сотрудник, направленный в служебную командировку, вследствие нелетной погоды не смог вовремя вернуться из командировки. Нужно ли ему оплачивать суточные за время задержки в пути? Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения N 749*(2)).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Из пункта 11 Положения N 749 следует, что возмещение суточных сотруднику осуществляется за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Однако п. 19 Положения N 749 предусмотрено, что в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя учреждения с предъявлением документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

В случае задержки рейса из-за нелетной погоды таким документом может являться справка из аэропорта, подтверждающая задержку рейса, с указанием фактического времени прибытия (Письмо Минфина РФ от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244).

Данная справка является основанием для издания работодателем приказа о продлении срока командировки в связи с чрезвычайными обстоятельствами.

При выполнении всех вышеуказанных условий суточные сотруднику выплачиваются и за время задержки в пути.

Сотрудник, находясь в служебной командировке, добирается от места проживания до места нахождения учреждения, в который он командирован, и обратно городским транспортом. Возмещаются ли ему эти расходы? Исходя из п. 12 Положения N 749 сотруднику возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также на страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

О возмещении расходов, производимых сотрудником в связи с проездом от места проживания до места нахождения учреждения, в который он был командирован, и обратно городским транспортом, в этом пункте не сказано.

Поскольку перечень транспортных расходов четко определен, следовательно, сотруднику не могут быть возмещены расходы на проезд городским транспортом от места проживания до места нахождения учреждения, в которое он командирован, и обратно.

Будут ли являться документальным подтверждением факта осуществления проезда маршрут/квитанции и ваучер на проживание в отеле, если посадочный талон утерян? При приобретении сотрудником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), подтверждающими документами являются (Письмо Минфина РФ от 05.02.2010 N 03-03-07/4):

а) в части произведенных расходов по оплате:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо;

- подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета;

- другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) в части подтверждения факта произведенной перевозки:

- распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном билете маршруту.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими факт полета, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок:

- маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

- посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Из пункта 84 Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей", утвержденных Приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 N 82, следует, что посадочный талон выдается пассажиру при его регистрации на рейс, в котором указываются его инициалы и фамилия, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

В случае утери посадочного талона, выдаваемого авиаперевозчиком, документом, подтверждающим факт осуществленного авиаперелета, может являться справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6).

Следовательно, предъявляемые сотрудником маршрут-квитанция и ваучер на проживание в отеле не могут рассматриваться в качестве документов, подтверждающих факт осуществления авиаперелета.

К авансовому отчету сотрудника, возвратившегося из служебной заграничной командировки, приложена бумажная копия электронного авиабилета и посадочный талон. Могут ли они являться документальным подтверждением авиаперелета? При ответе на предыдущий вопрос были перечислены документы, которые могут служить подтверждением расходов по оплате и факта произведенной перевозки. Среди них не было указано, что в качестве подтверждения совершенного авиаперелета может служить бумажная копия электронного билета.

Следовательно, бумажная копия электронного билета не может являться оправдательным документом, подтверждающим факт авиаперелета.

Аналогичное мнение выражено в Письме Минфина РФ от 23.09.2011 N 03-03-07/34.

При направлении сотрудника в служебную командировку оплата билетов на проезд к месту командирования и обратно была произведена банковской картой другого лица. Следует ли в этом случае производить возмещение сотруднику расходов на проезд? Ответ на аналогичный вопрос приведен в Письме ФНС РФ от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876. В нем указано, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов сотруднику учреждения является факт осуществления им затрат, в том числе с использованием его банковской карты.

К авансовому отчету в этом случает нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты сотрудника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и других, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Для возмещения сотруднику расходов по оплате билетов на проезд, оплаченных банковской картой иного лица, следует подтвердить, что последнему указанные средства возвращены в полном объеме.

В качестве подтверждения произведенных сотрудником во время командировки расходов на проезд к авансовому отчету нужно приложить расписку лица с подтверждением того, что ему возмещены понесенные им расходы, произведенные с использованием его банковской карты.

Сотруднику перед отправкой в заграничную служебную командировку был выдан аванс на командировочные расходы в иностранной валюте. После возвращения из командировки им составлен авансовый отчет и приложены подтверждающие документы, в которых суммы указаны в валюте. Остаток неиспользованной валюты сдан в кассу учреждения. Нужно ли в этом случае производить перерасчет иностранной валюты? В соответствии с п. 215 Инструкции N 157н учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Исходя из п. 203 Инструкции N 157н сумма аванса, выданного в валюте, не подлежит пересчету на дату представления работником авансового отчета. То есть при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в валюте под отчет.

Однако при принятии иностранной валюты в кассу учреждения нужно произвести ее перерасчет по курсу валюты, установленному ЦБ РФ на дату совершения операции (дату возврата) (п. 154 Инструкции N 157н).

Перед отправлением в служебную командировку сотруднику был выдан аванс на командировочные расходы в валюте РФ. Им была самостоятельно приобретена соответствующая сумма валюты. По возвращении из командировки им представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные им расходы в иностранной валюте. По какому курсу следует пересчитать в рубли расходы, произведенные сотрудником? В Письме Минфина РФ от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 разъясняется, что работодатель должен компенсировать сотруднику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Из этого следует, что при наличии у него справки о покупке иностранной валюты расходы пересчитываются в рубли по курсу покупки валюты.

Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то пересчет командировочных расходов в рубли нужно производить по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Из вышеуказанного следует, что принятие решения, по какому курсу следует производить пересчет в рубли произведенных сотрудником командировочных расходов, зависит от наличия или отсутствия первичных документов по обмену валюты.

А. Солнцева,

эксперт журнала "Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.