Расчет отпускных - дело тонкое (Л. Салина, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2012 г.)

Расчет отпускных - дело тонкое

Наступило лето - время отпусков. В этот период одной из самых популярных операций у бухгалтеров становится расчет отпускных. Для правильного расчета отпускных нужно хорошо знать нормы трудового законодательства и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Порядок N 922). Чтобы помочь бухгалтерам учреждений культуры, мы расскажем о нормах трудового законодательства РФ в отношении ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска и расчете суммы отпускных.

Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска

Порядок предоставления отпусков работникам регулируется гл. 19 ТК РФ. Ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка предоставляются всем работникам. Первый раз работник имеет право уйти в очередной отпуск по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако стороны (работник, работодатель) могут договориться о более раннем предоставлении отпуска. Кроме того, по заявлению работника оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

В других случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодные отпуска также могут предоставляться до истечения шести месяцев непрерывной работы. Так, например, ст. 286 ТК РФ предусмотрено, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

В соответствии со ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года. Очередность предоставления отпусков устанавливается ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График отпусков должен быть утвержден в учреждении за две недели до начала нового календарного года.

Обратите внимание! График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ГК РФ).

Составляющими ежегодного оплачиваемого отпуска работника могут быть:

- основной оплачиваемый отпуск;

- дополнительный оплачиваемый отпуск.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются (ст. 121 ТК РФ):

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством РФ сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. При этом трудовым кодексом и иными федеральными законами может быть предусмотрен более длительный ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Например, работникам, не достигшим 18-летнего возраста, предоставляется отпуск продолжительностью 31 календарный день, а педагогические работники имеют право на ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск продолжительностью 56 или 42 календарных дня в зависимости от места работы.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Кроме основного оплачиваемого отпуска, Трудовой кодекс предусматривает предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков. Такие отпуска предоставляются работникам:

- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

- имеющим особый характер работы;

- с ненормированным рабочим днем;

- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Кроме того, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников в соответствии с коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления, определяется Правительством РФ. К сожалению, на момент написания статьи такой перечень не утвержден. По мнению автора, в него могли быть включены работники учреждений культуры и искусства.

Пока же работники учреждений искусства и культуры могут рассчитывать на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Его продолжительность определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Такой отпуск не может быть менее трех календарных дней.

Порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, - органами власти субъекта РФ, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.

Для справки. Ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников (ст. 101 ТК РФ).

В соответствии с Трудовым кодексом при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Продолжительность общего ежегодного оплачиваемого отпуска работника исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Замена отпуска денежной компенсацией допускается только в части, превышающей 28 календарных дней. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией может быть заменена часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Замена отпуска денежной компенсацией производится по заявлению работника.

Расчет отпускных

Сумма оплаты отпуска рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника. Как указывалось в преамбуле статьи, порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 ТК РФ и Порядком N 922.

Статьей 139 ТК РФ установлен единый порядок исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев ее определения.

Средний заработок рассчитывается исходя из всех видов выплат, предусмотренных системой оплаты труда в данном учреждении, независимо от источника этих выплат. Пунктом 2 Порядка N 922 определен перечень таких выплат. Указанный перечень является открытым. Среди выплат, предусмотренных системой оплаты труда, в частности, значатся:

- заработная плата согласно тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;

- сдельная заработная плата;

- заработная плата, выданная в неденежной форме;

- надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и др.

Обратите внимание! При расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.) (п. 3 Порядка N 922).

Для расчета отпускных сначала надо рассчитать среднемесячный заработок (средний заработок). Он рассчитывается исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Это правило применяется при любом режиме работы.

Среднемесячный заработок = Сумма заработной платы за 12 месяцев / 12

Затем необходимо определить среднедневной заработок за последние 12 календарных месяцев. Для этого сумму начисленной заработной платы за последние 12 календарных месяцев, предшествующих уходу в отпуск, надо разделить на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок = Среднемесячная заработная плата / 29,4

При исчислении среднего заработка следует иметь в виду, что из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы - в случаях, предусмотренных п. 5 Порядка N 922, а именно когда:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;

- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Порядка N 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Проиллюстрируем все сказанное примерами, используя принцип от простого к сложному. Вначале рассмотрим пример, где работник отработал полностью весь расчетный период.

Пример 1

Работник учреждения культуры Сидоров А.И. уходит в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 04.06.2012. Расчетным периодом в данном случае будет период с 01.06.2011 по 31.05.2012. Оклад Сидорова составляет 12 000 руб., ежемесячная надбавка к нему - 3 000 руб. В феврале 2012 года Сидорову выплачивалась премия за 2011 год в размере 24 000 руб. В мае 2012 года работник получил материальную помощь в связи с трудным семейным положением в размере 5 000 руб. В апреле 2012 года работнику была выплачена премия за I квартал 2012 года - 10 000 руб.

В начале надо сказать, что в июне один праздничный день, поэтому Сидоров А.И. выйдет из отпуска через 29 дней - 03.07.2012, а не 02.07.2012.

Затем определим, какие выплаты будут участвовать при расчете отпускных. К ним относятся:

- оклад - 144 000 руб. (12 000 руб. x 12);

- доплата к окладу - 36 000 руб. (3 000 руб. x 12);

- премия за I квартал 2012 года - 10 000 руб.;

- премия за 2011 год - 24 000 руб. (учитывается в полном объеме на основании п. 15 Порядка N 922, поскольку расчетный период отработан работником полностью).

Материальная помощь в связи с трудным семейными обстоятельствами не учитывается при расчете отпускных на основании п. 3 Порядка N 922.

Таким образом, заработок Сидорова А.И. за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск, составил 214 000 руб. (144 000 + 36 000 + 10 000 + 24 000).

Сумма отпускных, начисленная Сидорову А.И., будет равна 16 984,13 руб. (214 000 руб. / 12 / 29,4 x 28).

Теперь рассмотрим пример, когда расчетный период работником отработан не полностью.

Пример 2

Сотруднику Савельевой Л.П. предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 24.07.2012. В расчетном периоде с 01.07.2011 по 30.06.2012 не полностью были отработаны месяцы:

- август 2011 года - 14 календарных дней Савельева Л.П. находилась в отпуске без содержания, зарплата за август составила 7 920 руб.;

- февраль 2012 года - 8 календарный дней Савельева Л.П. была на больничном, зарплата за февраль составила 15 000 руб. (в том числе сумма пособия по временной нетрудоспособности 5 200 руб.);

- апрель 2012 года - 7 календарных дней Савельева Л.П. была в командировке. Заработок за апрель составил 15 000 руб., в том числе 3 000 руб. - сумма оплаты за дни командировки.

Данные за остальные 9 месяцев расчетного периода, отработанных полностью, следующие:

- заработная плата 140 000 руб.;

- количество календарных дней - 276 (2011 год - июль (31 дн.), сентябрь (30 дн.), октябрь (31 дн.), ноябрь (30 дн.), декабрь (31 дн.); 2012 год - январь (31 дн.), март (31 дн.), май (31 дн.), июнь (30 дн.)).

Рассчитаем количество календарных дней, включаемых в расчетный период, и приходящуюся на них сумму заработной платы за месяцы расчетного периода, отработанные не полностью.

Месяц расчетного периода	Количество календарных дней по календарю	Количество фактически отработанных дней	Сумма заработной платы, учитываемой при расчете отпускных, руб.	Количество календарных дней, учитываемых при расчете отпускных
Август 2011 г.	31	17 (31 - 14)	7 920	16,12 (29,4 / 31 x 17)
Февраль 2012 г.	29	21 (29 - 8)	9 800 (15 000 - 5 200)	21,29 (29,4 / 29 x 21)
Апрель 2012 г.	30	23 (30 - 7)	12 000 (15 000 - 3 000)	22,54 (29,4 / 30 x 23)
Итого			29 720	59,95

Всего количество календарных дней расчетного периода составит 335,95 дн. (276 + 59,95).

Сумма заработной платы за расчетный период равна 169 720 руб. (140 000 + 29 720) руб.

Среднедневной заработок для расчета отпускных составит 505,19 руб. (169 720 руб. / 335,95 дн.).

Сумма отпускных Савельевой Л.П. за 28 календарных дней равна 14 145,32 руб. (505,19 руб. x 28 дн.).

Л. Салина,

эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский и налоговый учет"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2012 г.