Наводим порядок с помощью Профиля должности (А. Листикова, "Управление персоналом", N 15, август 2012 г.)

Наводим порядок с помощью Профиля должности

Если вы немного запутались и не понимаете:

- какие именно люди нужны вашей компании, чтобы она работала эффективно;

- как понять, что сотрудник прошел испытательный срок;

- как оценивать, насколько результативны ваши работники;

- как оптимально распределять рабочие задачи между сотрудниками;

- чему учить сотрудников, чтобы выйти на нужные показатели работы.

Значит, самое время сформировать четкие и структурированные требования к должностям, или Профили должности.

В качестве введения приведем пример из практики:

В кадровое агентство обратился руководитель небольшой оптово-розничной компании, специализирующейся на поставках инновационного оборудования, с заявкой о подборе в его организацию торгового персонала: "Мне нужны хорошие менеджеры по продажам в офис и на склад". "Конечно, - ответил сотрудник агентства, - у нас есть такие в базе данных", - и предоставил руководителю несколько резюме соискателей со стандартным набором знаний и навыков. Руководитель внимательно перечитал резюме, озадаченно посмотрел на рекрутера и спросил: "Это что... хорошие?"

Замечательный вопрос! Чтобы устанавливать цели и успешно их достигать, необходима точка отсчета, с которой можно сравнить все остальное - будь то знания и умения сотрудника или показатели его работы. Если мы не представляем себе, как выглядит то, что мы хотим получить, то вряд ли этого достигнем.

Профиль должности, или структурированные и четкие требования к компетенциям и показателям работы сотрудника, могут стать нашей точкой отсчета при выстраивании работы с персоналом. С помощью Профиля должности можно:

- правильно подбирать персонал, то есть делать это соответственно рабочим задачам и специфике организации - такова одна из распространенных областей применения Профиля должности. Профиль должности позволяет сформулировать критерии отбора и, ориентируясь на них, отбирать кандидатов, максимально соответствующих должностям.

- оценивать эффективность новых сотрудников на испытательном сроке. Во время испытательного срока мы наблюдаем за работой нового сотрудника. Ориентируясь на показатели эффективности, установленные Профилем должности, и сравнивая их с результатами деятельности работника, принимаем решение о соответствии человека заявленным в Профиле требованиям и дальнейших действиях (перевод на нормальный режим работы, продление испытательного срока, расставание с сотрудником).

- оценивать эффективность существующих сотрудников. На основе Профиля должности можно провести оценку или аттестацию персонала, при этом собрать информацию о деятельности работника и сравнить ее с установленными в Профиле должности показателями, на основании чего принять решение по распределению рабочих задач, обучению персонала, оптимизации системы мотивации.

- распределять рабочие задачи оптимальным образом. Исходя из оценки сотрудника относительно Профиля должности, мы понимаем, какие задачи сотрудник решает лучше всего, решению каких задач его можно научить и какие задачи ему нельзя доверять, поскольку он с ними не справится.

- выявлять проблемное поведение работников и корректировать его. Сравнивая поведение сотрудника с заданными нормами требований к должности, выделяем поведение, не соответствующее или противоречащее стандартам. Если это поведение изменяемо, работаем над сотрудником (обучаем, мотивируем на другое, проводим критические беседы и т.д.). Если противоречащее стандартам поведение практически не изменить, расстаемся с сотрудником.

- составлять программы обучения, соответствующие потребностям в знаниях и умениях. Профиль должности помогает нам максимально точно определить потребности в обучении и развитии и сфокусировать обучающие мероприятия на приведение работников к определенным стандартам, закрепленным в Профиле должности.

В конечном итоге мы получаем четкое понимание того, как работать с персоналом, чтобы повысить его эффективность, что приводит к повышению качества работы компании и укреплению конкурентоспособности бизнеса в целом.

Модель работы с персоналом на основании Профиля должности может выглядеть следующим образом:

Соискатель, пришедший на собеседование

   Первичный  отбор  -  оценка  способностей, ценностей,    /-----------\

знаний,  умений  относительно   требуемых   (по  Профилю --|Не подходит|

должности)                                                  \-----------/

                             |

Новый сотрудник на испытательном сроке

   Адаптационная    программа,   обучение    недостающим

знаниям, навыкам

                             |

                                                           /-----------\

   Оценка усвоенных  знаний,  умений, оценка результатов --|Не подходит|

работы относительно требуемых (по Профилю должности)        \-----------/

                             |

Новый сотрудник, успешно прошедший испытательный срок, показывающий определенный результат в работе

   Аттестация  -  периодическая  оценка  знаний,  умений    /-----------\

показателей работы сотрудника, относительно  установлен- --|Не подходит|

ных в Профиле                                               \-----------/

      |                |               |            |  |

      |                |               |            |  \---------------\

Обучение недос-| Перераспределе-|Коррекция проб-|Составление ка-|Выделение кате-

тающим знаниям,|ние обязанностей|лемного поведе-|дрового резерва|горий сотрудни-

навыкам,   уме-|согласно    зна-|ния,  отклоняю-|               |ков

ниям для дости-|ниям,   навыкам,|щегося от уста-|               |

жения  показте-|умениям  сотруд-|новленного Про-|               |

лей,   установ-|ника,   прогнозу|филем должности|               |

ленных Профилем|по их  эффектив-|               |               |

должности      |ности           |               |               |

     |                 |               |            |                  |

     |                 |               |            |                  |

              Мотивация на поддержание и повышение результатов,

                     закрепление и развитие компетенций

Модель работы с персоналом на основании Профиля должности (четких требований к должности):

Что может включать Профиль должности? В зависимости от целей и задач, которые вы хотите решить в области управления персоналом с помощью Профиля должности, он может включать все указанные ниже составляющие либо некоторые из них:

1) Способности. Под способностями мы понимаем качества людей, заложенные в них от природы, которым нельзя или очень трудно научиться. Например, способность убеждать (как настойчивость в отстаивании своей точки зрения) или способность творчески подходить к решению задач (как гибкость мышления и видение нестандартных способов использования тех или иных предметов).

2) Знания - это определенный объем информации, которым обладает сотрудник. Знания дают сотрудникам понимание того, как решать те или иные задачи, обращаться с теми или иными предметами, знания помогают работникам более эффективно организовывать свою деятельность. Знания приобретаемы, им можно научить человека (если человек обладает способностью к обучению и запоминанию информации).

3) Навыки, умения. Под навыками мы подразумеваем то, что сотрудник умеет делать. Навыки и умения приобретаемы, они формируются в процессе деятельности путем многочисленного повторения одних и тех же операций. Навыки и умения могут быть доведены до автоматизма таким образом, что в одной и той же ситуации сотрудник будет применять тот или иной навык, даже не задумываясь.

4) Ценности - это некоторые убеждения и принципы, разделяемые сотрудниками относительно целей работы и средств их достижения. На основании ценностей человек принимает решения, ценности влияют на то, какие цели перед собой ставит работник и какие способы он выбирает, чтобы решать свои задачи. Например, порядочность и честность в отношении руководства, коллег и клиентов как ценность, на основании которой для сотрудника будет недопустимым использование обмана, незаконных технологий, лицемерия в работе.

5) Показатели эффективной деятельности - это объективно измеримые критерии работы в данной должности, по которым мы можем судить, насколько результативна деятельность сотрудника. Показатели деятельности отражают результат работы человека.

Если планируется строить работу с персоналом по выше обозначенной модели, тогда стоит включить в Профиль должности все элементы: способности, знания, навыки и умения, ценности, показатели работы.

Кроме этого, нужно описать, как должны качественно измениться знания, навыки, показатели работы (если мы предполагаем, что в процессе деятельности человек наращивает свои компетенции), а также способности и ценности (если мы собираемся проводить работу над изменением, формированием их) со временем. Мы должны описать их для разных периодов деятельности человека в должности.

Приведем пример Профиля должности для менеджера по подбору и развитию персонала, в котором описано:

- какими способностями, ценностями, знаниями, навыками и умениями должен обладать кандидат, чтобы его приняли на испытательный срок в компанию;

- какие знания, навыки и умения сотрудник должен приобрести в период испытательного срока, на какие показатели работы он должен выйти, чтобы руководство приняло решение о переводе новичка на нормальный режим работы;

- какие знания, навыки и умения, показатели работы отличают менеджера по подбору и развитию персонала, показывающего стабильный результат в работе, какие компетенции должны быть у сотрудника, чтобы он подтвердил свое соответствие должности во время плановой оценки.

Для должности, описанной в данном примере, предполагается, что со временем качественно должны меняться знания, навыки и показатели работы. Требования к личностно-индивидуальным особенностям сотрудников (здесь идет речь о способностях и ценностях человека) остаются неизменными как для кандидата на должность, так и для опытного менеджера отдела, поскольку в компании не ведется работа над их формированием.

Данный формат Профиля должности позволит нам грамотно планировать и выстраивать такие HR-мероприятия в компании, как оценка при отборе кандидатов, оценка по результатам испытательного срока, плановая оценка на соответствие требований к должности, мероприятия по обучению и развитию сотрудников, построению мотивации на достижение показателей. В результате мы сможем систематизировать работу с персоналом и за счет этого повысить эффективность работы компании в целом.

В завершение хочется отметить, что Профиль должности - это не тот документ, который разрабатывается единожды и навечно. Поэтому необходимо своевременно реагировать на все происходящие изменения (как внутри компании, так и во внешней среде, в которой она существует) и периодически вносить в Профиль должности соответствующие коррективы. Тогда результаты не заставят себя ждать, ведь вы получите реальный и эффективно работающий инструмент управления персоналом.

	Соискатель на должность "менеджер по подбору и развитию персонала"	Менеджер по подбору и развитию персонала, успешно прошедший испытательный срок	Менеджер по подбору и развитию персонала
Краткое описание	Кандидат, обладающий определенными способностями, знаниями и умениями, необходимыми для достижения успешных результатов в работе, потенциально способный выйти на нужные показатели по подбору и развитию персонала.	Новый менеджер, успешно прошедший испытательный срок, работающий в организации от 1 до 3 месяцев, освоивший и применяющий в работе определенные знания о специфике компании, рынке труда, технологиях рекрутмента, адаптации и обучении сотрудников, овладевший определенными навыками работы с персоналом и вышедший на необходимые показатели работы.	Менеджер по подбору и развитию персонала, отработавший в компании 6 месяцев (не считая периода испытательного срока), уверенно использующий знания о специфике компании, рынке труда, технологиях подбора, отбора и развития сотрудников в работе, имеющий закрепленные на практике навыки и умения работы с персоналом и показывающий стабильный определенный результат в работе.
Ценности	- Уважение и сотрудничество в отношениях с соискателями, коллегами и руководством - человек ценит в отношениях уважение, сотрудничество, поддержку и взаимопомощь, желает и умеет находить взаимопонимание с другими людьми, умеет жить в согласии с людьми разных взглядов и убеждений; готов помочь обратившемуся к нему за помощью, уважительно относится к коллегам по работе независимо от должности. - Инициативность и самоорганизованность в решении поставленных задач - человек предпочитает самостоятельно ставить перед собой цели и задачи, исходя из должностных обязанностей, умеет планировать свою деятельность, свое рабочее время, эффективно использует окружающую его информацию, инициируя процесс своего обучения и развития. - и т.д.
Способности	- Презентабельность в общении - человек способен располагать к себе во время общения, производить приятное впечатление на собеседника, умеет быстро сходиться с людьми, притягивает к себе. - Обучаемость - человек хорошо воспринимает, запоминает и использует новую информацию, способен быстро овладевать и манипулировать новыми информационными массивами, делает это с желанием, присутствует интерес к познанию нового, есть желание развиваться. - и т.д.
Знания	- Знания о профессии менеджера по подбору и развитию персонала - кандидат имеет ясное и четкое понимание выбранной профессии и своей реализации в данной профессии в настоящее время и в будущем (через год, три или пять лет), четко и ясно формулирует методы достижения своих целей в работе. - Знание технологий управления персоналом - кандидат уверенно владеет теоретическими знаниями в области кадрового планирования, привлечения персонала, развития и обучения сотрудников. (Образование по специальности "Управление персоналом", "Организационная психология"), - и т.д.	- Знание о специфике компании, ее конкурентной позиции на рынке - сотрудник знает: - профиль деятельности компании (специализация организации, выпускаемые продукты, особенности технологии работы на производстве, рынок сбыта, основные клиенты, основные поставщики, деловые партнеры, основные конкуренты) - структуру компании (юридическая структура компании, внутренние подразделения и их руководители, особенности внутренних бизнес-процессов) - особенности HR-процессов (внутренние регламенты по работе с персоналом, требования, установленные в Профилях должности сотрудников, стандарты проведения оценочных интервью, стандарты построения программы адаптации, стандарты построения внутренних тренингов). - Знание особенностей отраслевого рынка труда - сотрудник знает существующий на рынке спрос и предложения на нужных организации специалистов, имеющиеся тенденции в оплате труда, наполнении социальных пакетов, знает основные отраслевые ассоциации, в каких вузах идет подготовка специалистов, интересных компании, знает компании, характеристики которых близки нашей организации (где могут работать нужные нашей компании специалисты). - и т.д.	- Знание о специфике компании, ее конкурентной позиции на рынке - сотрудник уверенно владеет информацией о профиле деятельности компании, об особенностях внутренней структуры компании, принятых в организации нормах и правилах в отношении HR-процессов. Уверенно ориентируется в имеющемся массиве информации с целью проведения оценочного интервью, при построении PR-кампании во время собеседования, при написании программы адаптации, программы обучения для сотрудников на испытательном сроке. - Знание особенностей отраслевого рынка труда - сотрудник уверенно владеет информацией о специфике отраслевого рынка труда, умело использует свои знания рынка с целью поиска нужных компании специалистов и во время проведения переговоров с потенциальными кандидатами. - и т.д.
Навыки, умения	- Умение четко излагать свои мысли - человек умеет четко формулировать свои мысли, образно и логично рассказывать, передавать информацию, имеет хорошую дикцию. - Умение подводить оппонента к желаемой мысли - человек умеет донести до оппонента свою мысль, используя образы и жизненные примеры. - и т.д.	- Умение находить нужного кандидата и устанавливать контакт с ним - сотрудник может самостоятельно найти кандидата, отвечающего требованиям компании, установить контакт с ним, провести первичную мини-презентацию компании по телефону, заинтересовать кандидата и назначить встречу с ним. - Умение проводить первичное оценочное интервью по компетенциям - сотрудник умеет самостоятельно проводить интервью по компетенциям и первичную оценку соискателей на соответствие требованиям компании. - и т.д.	- Умение самостоятельно закрывать имеющиеся вакансии - сотрудник самостоятельно находит кандидата, отвечающего требованиям организации, назначает и проводит встречу с ним, проводит первичное интервью по компетенциям, организует и участвует в отборочных процедурах совместно с линейным руководителем подразделения, подобранный и принятый кандидат успешно проходит испытательный срок. - Умение самостоятельно разрабатывать программу обучения для сотрудника на испытательном сроке - сотрудник самостоятельно оценивает потребность в обучении новичка, принятого в компанию, и согласно установленному стандарту прописывает индивидуальную программу обучения для него в период испытательного срока. - и т.д.
Показатели эффективной деятельности в должности		- Наличие потенциальных кандидатов на вакансию - для каждой открытой вакансии найдено не менее одного потенциального кандидата, отвечающего требованиям компании к должности в установленные регламентами сроки. - Качество проводимых первичных оценочных интервью с кандидатами - на отбор клинейным руководителям отправляются кандидаты, имеющие требуемые должностью знания, навыки, умения, способности. Наличие требуемых компетенций у кандидата подтверждается на втором интервью с линейным руководителем и т.д.	- Количество самостоятельно закрытых вакансий - ежемесячно закрывает не менее XXX вакантных мест в установленные регламентами сроки. - Качество разработанных программ обучения для сотрудников на испытательном сроке - не менее ХХХ% сотрудников, прошедших обучение по разработанной программе, успешно проходят экзамен по результатам испытательного срока. - и т.д.

А. Листикова

"Управление персоналом", N 15, август 2012 г.