Порядок представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, а также ведения и хранения специальных журналов регистрации операций (И.А. Каминская, Л.Г. Скрипченко, "Главврач", N 6, июнь 2012 г.)

Порядок представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, а также ведения и хранения специальных журналов регистрации операций

В статье рассматриваются порядок предоставления отчетов о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, порядок ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Организация легального оборота наркотических средств и психотропных веществ (далее - НС и ПВ) как одного из видов деятельности лечебно-профилактических учреждений и фармацевтических организаций требует должного внимания как руководителя, так и работников, которые непосредственно в силу своих служебных обязанностей имеют доступ к НС и ПВ. Отчетность как форма контроля и регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ, является одним из ответственных этапов данной деятельности.

Согласно ст. 37 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ "О наркотических средствах и психотропных веществах" юридические лица, осуществляющие деятельность, связанную с оборотом наркотических средств, психотропных веществ, обязаны представлять отчеты о деятельности, связанной с оборотом НС и ПВ. Порядок представления отчетов установлен постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 N 644 "О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ".

Юридические лица - владельцы лицензий на осуществление видов деятельности, связанных с оборотом НС и ПВ, обязаны отчитываться о количестве каждого произведенного, изготовленного, ввезенного (вывезенного), отпущенного и реализованного наркотического средства и психотропного вещества, а также об их запасах по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Количество и запасы НС и ПВ в отчетах указываются в пересчете на действующие наркотическое средство и психотропное вещество.

Аптечные учреждения и имеющие аптеки лечебно-профилактические учреждения, осуществляющие в установленном порядке изготовление лекарственных средств, содержащих НС и ПВ, отпуск и реализацию НС и ПВ, представляют ежегодно не позднее 15 февраля в соответствующие территориальные органы Федеральной службы по контролю за оборотом наркотиков по форме 1-ОРАУ:

- годовой отчет о количестве изготовленных, отпущенных и реализованных наркотических средств и психотропных веществ;

- сведения о запасах наркотических средств и психотропных веществ по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Юридические лица, осуществляющие в установленном порядке использование НС и ПВ в медицинских, ветеринарных, научных и учебных целях, при проведении экспертиз с их использованием или для их идентификации представляют ежегодно не позднее 15 февраля в соответствующие территориальные органы Федеральной службы по контролю за оборотом наркотиков по форме 1-ИСП:

- годовой отчет о количестве использованных наркотических средств и психотропных веществ;

- сведения о запасах наркотических средств и психотропных веществ по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Таким образом, лечебно-профилактические учреждения, имеющие в своей структуре аптеку, обязаны представить в территориальный орган ФСКН России в срок до 15 февраля два годовых отчета:

- годовой отчет о количестве изготовленных, отпущенных и реализованных наркотических средств и психотропных веществ, сведения о запасах наркотических средств и психотропных веществ по состоянию на 31 декабря отчетного года (форма 1-ОРАУ);

- годовой отчет о количестве использованных наркотических средств и психотропных веществ, сведения о запасах наркотических средств и психотропных веществ по состоянию на 31 декабря отчетного года (форма 1-ИСП).

Рекомендуем в приказе руководителя учреждения здравоохранения назначить лицо, ответственное за подготовку и направление вышеуказанных отчетов в территориальные органы наркоконтроля.

Формы отчетов 1-ОРАУ и 1-ИСП даны в приложениях 6 и 7 к "Правилам представления юридическими лицами отчетов о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ".

Непредставление или несвоевременное представление в территориальные органы ФСКН России вышеуказанных отчетов или представление сведений, содержащихся в отчетах, в неполном объеме или в искаженном виде влечет административную ответственность, предусмотренную ст. 19.7 КоАП РФ.

Наиболее типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки представленных отчетов, являются:

1) отсутствие сведений о лицензиях, дающих право на осуществление деятельности, связанной с оборотом НС и ПВ;

2) отсутствие указания срока действия лицензий;

3) указание количества и запасов НС и ПВ в миллилитрах, без пересчета на действующее вещество;

4) составление отчетов лицами, у которых отсутствует допуск к работе с НС и ПВ.

Одной из важных составляющих деятельности, связанной с оборотом НС и ПВ в медицинских организациях, является ведение специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом НC и ПВ, включенных в перечень наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации, утвержденный постановлением Правительства РФ от 30.06.1998 N 681, в результате которых изменяются количество и состояние НС и ПВ.

В соответствии со ст. 39 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ "О наркотических средствах и психотропных веществах" при осуществлении деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, любые операции, в результате которых изменяются количество и состояние наркотических средств и психотропных веществ, подлежат регистрации в специальных журналах лицами, на которых эта обязанность возложена приказом руководителя юридического лица. Указанные журналы хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи. Порядок ведения и хранения указанных журналов установлен постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 N 644 "О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ".

Журналы регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ (далее - журналы регистрации), ведутся юридическим лицом и его структурными подразделениями, в которых осуществляется деятельность, связанная с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

К структурным подразделениям юридического лица могут быть отнесены филиалы, представительства и иные подразделения (обособленные и необособленные). Наименования структурных подразделений (отделения, группы, палаты, отделы и т.п.) должны быть отражены в учредительных и иных организационно-распорядительных документах юридического лица. Для каждого структурного подразделения юридического лица должно быть утверждено положение.

Журналы регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ, заводятся на один календарный год. Не использованные в текущем календарном году страницы журналов регистрации прочеркиваются и не используются в следующем календарном году.

Журналы регистрации должны быть сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя юридического лица и печатью юридического лица.

Приказом руководителя юридического лица назначаются лица, ответственные за ведение и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ, во всех структурных подразделениях. Только лица, указанные в приказе по учреждению, имеют право делать записи в журналах регистрации операций.

Регистрации в журнале подлежат все операции по приходу и расходу НС и ПВ либо в виде субстанций, либо в виде промышленно изготовленных лекарственных препаратов. При этом единицы измерения будут различны (граммы, флаконы, ампулы, пластыри, таблетки и др.).

Записи в журналах регистрации производятся лицом, ответственным за их ведение и хранение, шариковой ручкой (чернилами) в хронологическом порядке непосредственно после каждой операции по каждому наименованию НС и ПВ на основании документов, подтверждающих совершение этой операции.

Документы или их копии, подтверждающие совершение операции с НС и ПВ, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации.

К документам, подтверждающим совершение операций, относятся накладная, требование, расходные выписки и т.д.

Запись в журналах регистрации каждой проведенной операции заверяется подписью лица, ответственного за их ведение и хранение, с указанием фамилии и инициалов.

Нумерация записей в журналах регистрации по каждому наименованию НС и ПВ осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров. Данное положение вызывает трудности, особенно в отделениях анестезиологии и реанимации, в которых количество операций за год может составлять 1 тыс. и более. Нумерация записей в новых журналах регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах.

Исправления в журналах регистрации заверяются подписью лица, ответственного за их ведение и хранение. Подчистки и незаверенные исправления в журналах регистрации не допускаются.

Ежемесячно юридические лица (и их структурные подразделения при наличии отдельного баланса товарно-материальных ценностей) должны проводить инвентаризацию НС и ПВ. Инвентаризация проводится в соответствии с требованиями ст. 38 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ "О наркотических средствах и психотропных веществах", приказа Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" и приказа Минздрава СССР от 08.01.1988 N 14 "Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений", с созданием инвентаризационной комиссии, с оформлением описных инвентаризационных листов (форма ИНВ-3), выведением остатков НС и ПВ в суммовом выражении. В журнале регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ, в графе 16 проставляется отметка о проведенной инвентаризации (дата инвентаризации, номер сличительной ведомости или инвентаризационной описи). Сведения о расхождениях в балансе или несоответствии данных баланса результатам проведенной инвентаризации в трехдневный срок после их обнаружения доводятся до сведения органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Членами комиссии являются лица, имеющие допуск к работе с НС и ПВ (в состав комиссии входит работник бухгалтерии, допущенный в установленном порядке к работе с НС и ПВ).

Таким образом, в ходе ежемесячной инвентаризации проводится проверка наличия, сохранности НС и ПВ, соответствия записей, внесенных в журнал, приходным и расходным операциям, что позволяет выявить и устранить возможные ошибки в учете и хранении НС и ПВ.

Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении. Ключи от металлического шкафа (сейфа) и технически укрепленного помещения находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.

Заполненные журналы регистрации вместе с документами, подтверждающими осуществление операций, связанных с оборотом НС и ПВ, сдаются в архив юридического лица, где хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи. По истечении указанного срока журналы регистрации подлежат уничтожению по акту, утверждаемому руководителем юридического лица.

В случае реорганизации или ликвидации юридического лица журналы регистрации и документы, подтверждающие осуществление операций, связанных с оборотом НС и ПВ, сдаются на хранение:

- при реорганизации - новому юридическому лицу либо правопреемнику (правопреемникам) в соответствии с передаточным актом или разделительным балансом;

- при ликвидации - в государственный архив в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Примерная схема ведения журнала регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, приведена в письме Минздравсоцразвития России от 20.12.2006 N 6811-ВС.

На основании записей в соответствующем журнале регистрации юридические лица представляют в установленном порядке отчеты о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Для осуществления деятельности, связанной с оборотом НС и ПВ, в учреждении необходимо наличие следующих приказов (приказа) руководителя:

1. Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение и хранение журналов регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ во всех структурных подразделениях.

2. Положение о порядке хранения журналов регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ в учреждении.

3. Приказ о порядке проведения инвентаризации НС и ПВ в учреждении, о составе инвентаризационной комиссии.

Основные ошибки, допускаемые при ведении журналов регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ:

1) в графе 16 журналов регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ, отсутствуют отметки о проведенной инвентаризации (дата инвентаризации, номер инвентаризационной описи);

2) инвентаризационные описи не заполняются, баланс товарно-материальных ценностей не составляется;

3) допускаются незаверенные исправления в журналах;

4) не соблюдается хронология внесения записей в журнал;

5) журналы хранятся вне сейфов.

Осуществление государственного контроля (надзора) за соблюдением действующего законодательства в сфере оборота НС и ПВ направлено на обеспечение предупреждения возможности поступления наркотических средств и психотропных веществ из легального в нелегальный оборот, а также предупреждение причинения вреда жизни, здоровью населения, окружающей среде и т.д.

Важной составляющей контроля за оборотом наркотических средств и психотропных веществ является наличие эффективных и оптимальных законодательно установленных правил их оборота. Кроме того, установление четкого порядка и правил легального оборота наркотических средств и психотропных веществ является одним из важнейших элементов системы мер, направленных на предотвращение их незаконного использования.

Литература

1. Федеральный закон от 08.01.1998 N 3-ФЗ "О наркотических средствах и психотропных веществах".

2. Постановление Правительства РФ от 04.11.2006 N 644 "О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ".

3. Письмо Минздравсоцразвития России от 20.12.2006 N 6811-ВС "О разъяснении положений Постановления Правительства Российской Федерации от 04.11.2006 N 644 "О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров".

И.А. Каминская,

канд. фарм. наук,

доцент кафедры фармакологии и биофармации факультета

усовершенствования врачей Волгоградского

государственного медицинского университета

Л.Г. Скрипченко,

ст. оперуполномоченный отдела по контролю за легальным оборотом

наркотиков УФСКН России по Волгоградской области

"Главврач", N 6, июнь 2012 г.