Численность в отчетах в ПФР и ФСС РФ (Н.А. Ленская, "Зарплата", N 7, июль 2012 г.)

Численность в отчетах в ПФР и ФСС РФ

Время от времени бухгалтеру приходится определять показатели численности. Практически во всех случаях их расчета нормативные документы отсылают к единому порядку. Как его правильно применять для целей заполнения и сдачи отчетов по страховым взносам, расскажем в статье.

С 1 января 2012 года компании должны применять порядок расчета показателей численности, установленный Указаниями по заполнению ряда форм федерального статистического наблюдения, утвержденными приказом Росстата от 24.10.2011 N 435 (далее - Указания).

Для начала рассмотрим правила расчета списочной и среднесписочной численности, установленные Указаниями.

Как определять списочную численность работников

Среднесписочная численность работников за месяц рассчитывается исходя из численности работников списочного состава (п. 78 Указаний). Однако не все работники списочного состава включаются в среднесписочную численность.

Списочный состав

В списочном составе согласно пункту 79 Указаний учитываются штатные работники предприятия, включая тех, кто по разным причинам не вышел на работу, например находился в простое, отпуске (в том числе учебном, по уходу за ребенком, за свой счет), командировке, декрете, болел, прогуливал или был под следствием, ожидая решения суда.

Также учитываются:

- чужие сотрудники, направленные на работу из других организаций, если там за ними не сохраняется заработная плата;

- студенты-практиканты, занимающие во время практики штатные должности;

- собственники организации, которые трудились и получали заработную плату.

Несписочный состав

К лицам, которых не нужно включать в списочную численность, в частности, относятся (п. 80 Указаний):

- внешние совместители;

- сотрудники, направленные на работу за границу или в пределах РФ к другому работодателю без сохранения среднего заработка;

- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения;

- собственники, не получающие зарплату;

- привлеченные по договору военнослужащие и заключенные;

- исполнители работ по гражданско-правовым договорам.

Списочная численность

Показатель списочной численности считается за каждый день. Каждый учитываемый человек принимается за единицу. Все единицы складываются, и получается показатель списочной численности за один день. За выходной или праздничный (нерабочий) день берется списочная численность работников за предшествующий выходным рабочий день. Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени.

Кто и как учитывается для расчета среднесписочной численности

Порядок учета физических лиц для определения среднесписочной численности отличается от порядка их учета при подсчете списочной численности.

В списочной учитываются, а в среднесписочной нет

Не все физические лица, включаемые в списочный состав, учитываются при расчете среднесписочной численности.

Не учитываются (п. 81.1 Указаний):

- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

В списочной не учитываются, а в среднесписочную включаются

Согласно пункту 81.2 Указаний в среднесписочной численности учитываются лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями по предоставлению рабочей силы (военнослужащие и заключенные).

Учитываются в среднесписочной не целыми единицами

При определении среднесписочной численности некоторые категории физических лиц учитываются не целыми единицами.

Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные на него с письменного согласия работника, учитываются пропорционально отработанному времени (п. 81.3 Указаний).

Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке.

1. Определяем общее количество человеко-дней, отработанных данными сотрудниками. Для этого общее число отработанных ими человеко-часов следует разделить на нормативную продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели.

2. Определяем среднюю численность занятых неполное время работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого человеко-дни необходимо разделить на нормативное количество рабочих дней по календарю в отчетном месяце. За дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Пример 1. ОАО "Райский сад" работает по графику пятидневной рабочей недели. Пять работников в июне трудились неполное рабочее время. Два сотрудника отработали 20 рабочих дней по 6 часов в день. Три работника отработали по 4 часа в день 20, 15 и 11 рабочих дней соответственно. Как рассчитать среднесписочную численность указанных работников?

Решение. Каждого из первых двух работников следует учитывать за каждый рабочий день как 0,75 человека (6 ч : 8 ч). Остальных - за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 ч : 8 ч).

Таким образом, средняя численность работников, занятых неполное рабочее время, в июне составила 2,65 человека [0,75 х 20 раб. дн. х 2 чел. + 0,5 х 20 раб дн. + 0,5 х 15 раб. дн. + 0,5 х 11 раб. дн.) : 20 раб. дн.].

Поскольку среднесписочная численность определяется в целых единицах, работников, занятых неполное рабочее время, следует учитывать как 3 единицы.

Определяем среднесписочную численность работников

Показатель среднесписочной численности работников можно определить за любой период.

Среднесписочная численность за месяц

Чтобы определить среднесписочную численность сотрудников за месяц, работодатель должен сначала суммировать списочную численность работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни. Затем полученную сумму разделить на число календарных дней месяца. Такой порядок установлен в пункте 78 Указаний.

Среднесписочная численность за полугодие

Среднесписочная численность работников за полгода определяется как среднее арифметическое суммы показателей за шесть месяцев (п. 81.6 Указаний).

Пример 2. В ООО "Эдельвейс" среднесписочная численность сотрудников в 2012 году составляла: в январе - 340 человек, феврале - 356 человек, марте - 338 человек, апреле - 367 человек, мае - 359 человек, июне - 349 человек. Необходимо определить среднесписочную численность работников за 6 месяцев 2012 года.

Решение. Среднесписочная численность работников в 1-м полугодии составила 352 человека [(340 чел. + 356 чел. + 338 чел. + 367 чел. + 359 чел. + 349 чел.) : 6 мес.].

Когда нужно отклониться от методики

Мы рассмотрели порядок расчета показателей численности работников, предписанный Указаниями, к которым бухгалтера отсылает большинство нормативных документов, требующих рассчитать эти показатели.

На практике методика, описанная в Указаниях, может применяться только с учетом специфики целей расчета. Чтобы поставить точную цифру, бухгалтеру, как правило, приходится отступать от этой методики.

Напомним лишь некоторые нестатистические случаи, когда бухгалтер должен рассчитывать показатели численности:

- для подтверждения права на применение УСН (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ);

- подтверждения права на применение пониженных ставок страховых взносов организациями, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов (п. 3 ч. 1 ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ), а также организациями, оказывающими инжиниринговые услуги (ч. 5.4 ст. 58 Закона N 212-ФЗ);

- заполнения титульного листа формы-4 ФСС (приказ Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 216н) и формы РСВ-1 ПФР (приказ Минздравсоцразвития России от 15.03.2012 N 232н);

- выбора способа представления отчетности в ПФР и ФСС РФ в форме электронных документов (ч. 10 ст. 15 Закона N 212-ФЗ).

Рассмотрим подробнее, какие именно корректировки нужно произвести, чтобы определить значение показателей численности для целей составления и сдачи отчетности по страховым взносам.

Примечание. Неполное рабочее время по инициативе работодателя

Лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы (п. 81.3 Указаний).

Показатели численности для формы-4 ФСС

В пункте 5.16 Порядка заполнения формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма-4 ФСС), утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 216н, говорится, что в поле "Численность работников" следует указывать среднесписочную численность работников, рассчитанную в порядке, ежегодно определяемом приказами Федеральной службы государственной статистики, то есть Указаниями.

Если прямо применить Указания для расчета данного показателя, информация о численности может оказаться недостоверной. Разберемся почему.

Внешние совместители - вне списка

Внешние совместители не учитываются в списочном составе. Это следует из подпункта "а" пункта 80 Указаний. Поэтому сведения о них не участвуют в расчете среднесписочной численности работников. Очевидное следствие - занижение количества физических лиц, на выплаты которым начислялись страховые взносы. Это в свою очередь влияет на выбор способа сдачи расчета, а в некоторых случаях ставит под вопрос правомерность применения пониженных тарифов страховых взносов.

Для внешних совместителей - средняя численность

Если бухгалтер не учтет внешних совместителей при формировании показателей численности, это будет грубой ошибкой. Учесть их следует обязательно. Только не в составе показателя среднесписочной численности, а отдельным показателем средней численности. Такой порядок предусмотрен пунктом 82 Указаний.

Показатель средней численности рассчитывается так же, как численность лиц, работавших неполное рабочее время, то есть пропорционально времени исполнения трудовых обязанностей на условиях совместительства. Например, в организации с пятидневной рабочей неделей и восьмичасовым рабочим днем в течение месяца один внешний совместитель трудился по 4 часа в день. Тогда показатель средней численности внешних совместителей в этом месяце будет равен 0,5 человека (4 ч : 8 ч).

Для целей составления и сдачи формы-4 ФСС показатель средней численности внешних совместителей необходимо сложить с показателем среднесписочной численности работников.

Если внешнего совместителя посчитать как целую единицу

В этом случае показатель численности также может быть искажен, но теперь в большую сторону. Чем это может грозить?

Следует отметить, что показатели численности, которые страхователь приводит в форме-4 ФСС, используются в том числе для оценки уровня средней зарплаты на предприятии. Если результат получается меньше, чем МРОТ или средний показатель по региону (отрасли), руководителя организации могут вызвать на так называемую зарплатную комиссию. Подсчет численности внешних совместителей целыми единицами приводит к автоматическому занижению оценочного показателя средней зарплаты.

Примечание. Внутренние совместители

Внутренние совместители учитываются в среднесписочной численности работников один раз по месту основной работы (п. 80 Указаний).

Численность женщин

Показатели численности работников и численности женщин на титульном листе формы-4 ФСС связаны: численность женщин - часть численности работников.

На самом деле эта взаимосвязь условна. Показатель "численность работников" представляет собой сумму показателей среднесписочной численности работников и средней численности внешних совместителей.

Заметим, показатель "численность женщин" не является средним. В этом поле следует указывать численность женщин, на выплаты которым за отчетный период были начислены страховые взносы в ФСС РФ. Причем каждая женщина считается как отдельная единица, даже если она работала на условиях внешнего совместительства.

В некоторых случаях несопоставимость общего и частного показателей может привести к абсурдному соотношению: численность женщин может оказаться больше численности работников. Как поступить?

На семинаре*(1), организованном журналом "Зарплата", начальник отдела администрирования страховых взносов ГУ - Санкт-Петербургского регионального отделения ФСС РФ Татьяна Николаевна Захарова отметила, что в такой ситуации более важными являются показатели численности женщин.

Чтобы выйти из логического тупика, можно скорректировать показатель численности работников, доведя его искусственно до уровня численности женщин. Эти действия следует оформить документально с пояснением причин корректировки на тот случай, если в ходе проверки у инспектора возникнет вопрос об искажении показателя численности работников.

Показатели численности для формы РСВ-1 ПФР

Принципы расчета показателей численности, применяемые для составления и сдачи отчета, направляемого в ФСС РФ, справедливы для формы РСВ-1 ПФР. Но есть некоторые отличия в деталях.

Количество застрахованных лиц

Пунктом 4.13 Порядка заполнения формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР), утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 15.03.2012 N 232н (далее - Порядок заполнения РСВ-1 ПФР), установлено, что в поле "Количество застрахованных лиц" следует указывать количество застрахованных лиц, за которых должны быть представлены сведения индивидуального (персонифицированного) учета за отчетный период. То есть при формировании данного показателя каждое физическое лицо, на доходы которого были начислены страховые взносы, учитывается как целая единица.

Среднесписочная численность

Пунктом 4.14 Порядка заполнения РСВ-1 ПФР определено, что в поле "Среднесписочная численность" указывается среднесписочная численность работников, рассчитанная в порядке, ежегодно определяемом приказами Федеральной службы государственной статистики.

Кого опять забыли. При этом ничего не сказано относительно внешних совместителей и лиц, которым начислено вознаграждение по гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг (ГПД). Поскольку на их доходы начисляются страховые взносы в ПФР, они также должны включаться в показатель среднесписочной численности на титульном листе формы РСВ-1 ПФР.

Как включить исполнителей по ГПД. Вопросу учета таких лиц посвящен пункт 83 Указаний. Он ведется в показателях средней численности. Исполнители по ГПД учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. Средняя численность исполнителей по ГПД за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается как их численность за предшествующий рабочий день.

Кто не включается в расчет средней численности исполнителей по ГПД. В среднюю численность работников, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, не включаются:

- индивидуальные предприниматели;

- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

Если страховые взносы начисляются только в ФФОМС. Учитывать ли при расчете показателя средней списочной численности лиц, на доходы которых не начисляются страховые взносы в ПФР, например временно пребывающих высококвалифицированных иностранных работников? Да, учитывать. Такой вывод можно сделать из анализа состава показателей раздела 2 формы РСВ-1 ПФР. Он предусматривает отражение доходов и таких работников.

Итоговый показатель среднесписочной численности для формы РСВ-1 ПФР. Конечный показатель среднесписочной численности для титульного листа формы РСВ-1 ПФР формируется как сумма трех слагаемых:

- среднесписочной численности, рассчитанной в соответствии с нормами пунктов 78-81 Указаний;

- средней численности внешних совместителей;

- средней численности исполнителей по ГПД.

Примечание. Исполнитель по ГПД - штатный сотрудник

Если гражданско-правовой договор заключил работник списочного состава, он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам (п. 83 Указаний).

Н.А. Ленская,

аудитор

"Зарплата", N 7, июль 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Видеофрагменты семинара вы можете посмотреть на сайте журнала "Зарплата" по адресу: www.zarp.ru/video_seminar. - Примеч. ред.